Види класифікації документів

Залежно від прийнятої основи поділу розрізняють кілька основних видів класифікації документів:

• — формальна класифікація документів;
• — предметна класифікація документів;
• — систематична класифікація документів.

Формальна класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів, що об'єднані формальними ознаками. Формальною називають ознаку, яка не стосується змісту документа. Формальна ознака може стосуватися носія інформації, на якому виконаний документ. Вона може характеризувати матеріал, із якого зроблений носій інформації (папір, фотоплівка, пергамент тощо), зовнішній вигляд документа (книга, журнал, компакт-диск тощо), місце документа у просторі його зберігання, його формат, вартість тощо.

Кожна з перелічених формальних ознак може бути покладена в основу розподілу документів за класами. Прикладом формальної класифікації документів може служити алфавітний каталог, у якому бібліографічні записи документів розташовані за формальною ознакою, якою виступають прізвище автора або назва документа.

Предметна класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів, що об'єднані за змістом предметним словом або словосполученням (предметною рубрикою). Предметна класифікація будується на основі розподілу документів (як правило, їх бібліографічних записів) за змістом, за ознакою предмета, про який у них йдеться. Предметна класифікація застосовується, як правило, у поєднанні з формальними, наприклад, алфавітною класифікацією, тому її називають також алфавітно-предметною класифікацією.

Систематична класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів (або їх бібліографічних записів), за галузями знань у відповідності до їх змісту.

Систематична класифікація (класифікація за галузями знань) займає провідне місце серед інших видів класифікацій, що розкривають документний фонд за змістом. Це пов’язано з тим, що галузевий принцип відіграє важливу роль у науці і практичній діяльності. Він лежить в основі організації виробничої, наукової діяльності, в основі системи навчання у середній та вищій школах. Тому значна кількість інформаційних потреб споживачів документної інформації носить галузевий характер. Групування документів за галузями знань полегшує добір документів, а тому сприяє задоволенню інформаційних потреб споживачів інформації.

Систематична класифікація має велике значення ще й тому, що вона, на відміну від інших класифікацій, широко використовується не лише для класифікації документальної інформації, але й для класифікації з метою розстановки й збереження документів. У бібліотечно-бібліографічній теорії й практиці склалося так, що мають на увазі саме систематичну класифікацію, коли вживають термін «бібліотечно-бібліографічна класифікація».

Суть систематичної класифікації полягає у тому, що вся сукупність людських знань, яка знайшла відображення у документах, поділяється на відділи (класи) у відповідності з основними галузями знання. У середині відділу створюються дрібніші відділи — підвідділи для питань, проблем, які відносять до даної галузі знань тощо; у підвідділах створюються ще дрібніші підрозділи і таке інше. Наприклад, у відділі природничих наук створюються підвідділи фізики, хімії, біології та інших природничих наук. У середині підвідділу хімії будуть подані розділи для окремих галузей хімії, наприклад, загальної, органічної, неорганічної, які, у свою чергу, теж можуть поділятися на окремі підрозділи.

Систематичні класифікації, крім свого основного призначення, застосовуються також для складання систематичних картотек, групування матеріалів у бібліографічних посібниках, словниках і довідниках.