Організація роботи з документами у бухгалтерії

АКАДЕМІЯ УПРАВЛІННЯ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ.

РЕСПУБЛІКИ БЕЛАРУСЬ.

Факультет менеджмента.

Кафедра інформаційних технологій управления.

САМОСТІЙНА РАБОТА.

за курсом «Делопроизводство».

на тему:

Бухгалтерська документація у процесі управления.

|Студент |Н.Г.Микульская | |Найменування навчальної групи |ЭУП-1 | |Керівник |В.Ф.Быченков |.

Мінськ, 2000.

|1. ЗАПРОВАДЖЕННЯ… |…| | |3 | |2. ДІЛОВОДСТВО У БУХГАЛТЕРІЄЮ… |…| | |4 | | 2.1. Види які у бухгалтерії документів… |…| | |5 | | 2.2. Організація роботи з документами в бухгалтерії… |…| | |8 | |3. ВИСНОВОК… |…| | |.11| | ЛІТЕРАТУРА… |…| | |.12| | ДОКЛАДАННЯ… |…| | |.13|.

1 Введение.

У разі розвитку ринкових відносин також створення широкої мережі недержавних структур, істотно змінюється роль такого традиційного всім установ, організацій та підприємств структурного підрозділи, як бухгалтерія. Замість простого облікового органу бухгалтерія стає однією з найважливіших підрозділів, визначальних фінансову стратегію фірми і які впливають розвитку її господарської деятельности.

Облікова політика фірми, грамотний аналіз фінансово-господарської діяльності, взаємодію Космосу з податковими службами — це принципові, ключові моменти у роботі будь-який недержавної структури, яка має повної самостійністю і выживающей за умов гострої конкурентної борьбы.

Значимість даного структурного підрозділи вимагає постійної вдосконалення організації і діяльності бухгалтерії, поліпшення її кадрового складу, впровадження прогресивних інформаційних технологій обробки економічної информации.

Важливий напрямок поліпшити роботу будь-який бухгалтерії є вдосконалення організації та ведення діловодства у тому підрозділі. Численні види документів (фінансових, расчетногрошових, первинних дисконтних, отчетно-статистических, організаційнорозпорядчих) — «продукт» праці працівників бухгалтерії, який відбиває життєздатність фірми і її подальшого существования.

Основним літературним джерелом під час написання цієї роботи була книга Андрєєвої В.І. «Діловодство в бухгалтерії», що містить маловідомі працівникам комерційним структурам загальні вимоги до оформленню службових документов.

2 Діловодство в бухгалтерии.

У бухгалтерії, як у сфері управління у цілому, все працюють із документами як носіями інформації. Документ є і результатом праці сфері управления.

ГОСТ визначає документ як «матеріальний об'єкт з туристичною інформацією, закріпленої створеним людиною способом на її передачі в часу й просторі». З визначення документа видно, що головне призначення документа, причиною його появи — необхідність зафіксувати информацию.

Зафіксувавши інформацію, документ цим забезпечує його збереження й накопичення, можливість передачі іншій юридичній особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часу. Документ, реєструючи явища, виконує функцію обліку, використовують як доказ чогоабо. Отже, документ може виконувати кілька функций.

Особливе місце серед документів бухгалтерії займає організаційнораспорядительная документація, забезпечує як організацію роботи бухгалтерії (положення про бухгалтерії, посадові інструкції співробітникам бухгалтерії), і нормативно-правову основу багатьох фінансових і расчетногрошових операцій (накази і розпорядження, акти ревізій, доповідні і пояснювальні записки і д.р.).

Правильне впорядкування і оформлення цих документів мають у відповідність до діючими нормативами — одне з обов’язків працівників у бухгалтерии.

Другой істотною стороною ведення діловодства бухгалтерії є систематизація і збереження всіх які виникають тут документів, необхідних згодом як для аналізу фінансово-господарську діяльність фірми, але й пред’явлення цих документів при аудиторської перевірці, а також і здачі для зберігання установленому порядку в відомчі і державні архивы.

2.1 Види які у бухгалтерії документов.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями у цьому числі становищем про бухгалтерії, посадовими інструкції працівники цього структурного підрозділи, інструкціями і правилами.

Положення — нормативні акти, має зведений кодификационный характер й що визначають порядок освіту, структуру, компетенцію, обов’язки, і організацію роботи системних органів держави. Наприклад, Положення про бухгалтерський облік і звітності Республіка Білорусь чи Положення про документах і документообігу у бухгалтерському учете.

Положення затверджуються у встановленому порядке.

Інструкція — «правової акт, друкований органом державного управління (чи затверджуваний з його керівником) з встановлення правил, регулюючих організаційне, науково-технічний, фінансові та інші спеціальні боку діяльність науково-дослідних закладів, організацій, посадових осіб і граждан».

Інструкції видаються й у цілях роз’яснення й визначення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. Наприклад: «Інструкція за статистикою чисельності та заробітної плати робітників і кількість службовців на підприємствах, організаціях», «Інструкція про порядок заповнення бухгалтерського звіту предприятия».

До розпорядницьким документам відносять постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки. Бухгалтерія, зазвичай, отримує до відома копії розпорядчих документів по основний роботи і обов’язково копії наказів з особового складу, якими нараховується зароблена плата.

Наказ є поширеним виглядом розпорядницького документа, які у практиці управління. Наказ видається з питань створення, ліквідації, реорганізації установ чи його структурних частин; твердження положень, правив і т.п.

По засобом наказу керівник ставить основні завдання перед працівниками, вказує шляхи вирішення принципових питань. Наказ обов’язковий всім працівників цієї організації чи галузі. Наприклад: «Наказ з особового складу». Його копія обов’язково передається в бухгалтерию.

Протокол. Працівникам бухгалтерії, які входять у склад різних комісій, нерідко доводиться оформляти протоколи засідань. Протокол можна з’ясувати, як документ, фіксуючий хід обговорення запитань і прийняття рішень чи як документ із записом всього того що відбувається зборах. Протокол ведеться, зазвичай, під час засідання. Оформлюється протокол по формі загального бланка чистою аркуші папери. Повністю підготовлений протокол підписується головою і секретарем. Потім вона формується в справа разом із документами, створеними у процесі підготування заседания.

Найчастіше працівникам бухгалтерії доводиться складати акты.

Акт — документ складений кількома особами та підтверджує встановлений факт, подія, дію. Найчастіше акти складаються комісіями. Працівники бухгалтерії входять в численні комісії, особливо пов’язані з урахуванням чи списанням тих матеріальних цінностей. Приводи для складання акту, можуть різнитися, тому й дуже багато різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств); акт прийомупередачі (на зміну керівництва, тих матеріальних цінностей; акт прийому об'єктів і т.п.

Акт незалежно від різновиду складається за єдиною схеме.

Службові листи — узагальнену назву великий групи управлінських документів різного змісту, які є засобом спілкування з установами, організаціями та приватними особами, повідомлення чогось, повідомлення про щось. Службові листи застосовуються на вирішення численних оперативних питань, що виникають у управлінської діяльності, звідси випливає розмаїтість виду листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, зауваження, вимоги, і т.п.

Службові листи займають до 80% вхідні і що виходить документації установи загалом і найчастіше використовують у діяльності бухгалтерии.

Супровідне лист — часто составляемый документ, який інформує адресата про повернення щодо нього докладених до листа документів. Упорядкування супровідних листів припустиме лише у разі, якщо необхідно щось роз’яснити чи доповнити до докладеним документам: вказати термін виконання, пояснити причину затримки і т.д.

Також можуть складатися листа-запрошення, інформаційне лист, рекламне лист, письмо-извещение, гарантійного листа і т.п.

Доповідна записка — документ, адресований керівнику даного закладу і информирующий його над ситуацією, що відбулася явище чи факті, про виконання работы.

2.2 Організація роботи з документами в бухгалтерии.

Бухгалтерія, як структурне підрозділ, виконує специфічні функції ведення бухгалтерського обліку. У невеличких організаціях роботу може виконувати одна людина — бухгалтер. Однак у випадках функція бухгалтерського обліку є одним із функцій управлінської деятельности.

Бухгалтерія у роботі з документами керується Інструкцією з діловодства у цій організації та номенклатурою справ у бухгалтерии.

Оскільки бухгалтерія — це структурне підрозділ установи, організації, або підприємства, документи бухгалтерії є частиною документального фонду організації у цілому і включені у загальний документооборот.

Під документообігом розуміється «рух документів мають у організації з моменту їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення». У Положенні документи і документообігу у бухгалтерському обліку зазначено, що «Рух первинних документів мають у бухгалтерський облік регламентується графиком».

Уся документація бухгалтерії ділиться втричі документальних потока:

* Вхідні (вступники) документы;

* Вихідні (відправлені) документы;

* Внутрішні документы.

Бухгалтерські документи вступають у загальному потоці документів, адресованих установі. Вони виходять й обробляються експедицією чи спеціально виділеним працівником. З отриманням документів, після перевірки правильності їх доставки, конверти розкриваються та перевіряється правильність вкладення та її цінність, тобто. наявність всіх сторінок документи й всіх додатків. Для факсу також перевіряється як загальна кількість отриманих сторінок, відповідність зазначеному кількості першою аркуші факсу, і їх читаність. Що стосується неповного отримання факсимільного повідомлення чи погану якість окремих сторінок звідси повідомляється отправителю.

Закінчується первинна обробка документів сортуванням їх у реєстровані і нерегистрируемые і подачею нерегистрируемых документів мають у відділи. Бухгалтерські документи досить специфічні, тому звичайно входить у список документів, що підлягали централізованої реєстрації, і відразу передаються в бухгалтерію. З іншого боку, в бухгалтерію надходить досить багато документів від отделов.

Подальша обробка бухгалтерських документів має власну специфіку та відбувається на бухгалтерії. Відповідно до розподілом службових обов’язків що поступив документ передаються тому працівникові бухгалтерії, за яким закріплено цю ділянку роботи. Наприклад, фінансову діяльність, матеріальна, розрахунок заробітної плати т.д.

Усі первинні документи, що надійшли в бухгалтерію, підлягають обов’язкової перевірці як за формою (повнота і правильність оформлення первинних документів, заповнення реквізитів), і за змістом (законність документируемых операцій, логічна ув’язка окремих показників) [3].

«Перевірені і взяті до врахування документи систематизуються дат скоєння операцій (в хронологічному порядку) і оформляються меморіальними ордерами (накопичувальними відомостями)» [4] чи «які у прийнятих до обліку первинних документах інформація, необхідна відбиття в бухгалтерський облік, накопичується і систематизується в дисконтних регістрах» [5].

Порядок записів і форми накопичувальних дисконтних документів визначені у інструкціях по бухгалтерського учету.

Підготовка організаційно-розпорядчих документів ведеться в бухгалтерії по загальними правилами упорядкування та оформлення службових документов.

Відправлення та обробка вихідних документів бухгалтерії виробляється у загальному потоці документів установи через секретаря-референта чи канцелярію (экспедицию).

При відправлення перевіряється правильність оформлення документа:

* Наявність подписи;

* Наявність даты;

* Наявність заголовка;

* Правильність адресования;

* Наявність всіх сторінок на документі та всіх зазначених приложений.

Якщо він оформлений неправильно чи представлений над повному комплекті, він повертається у бухгалтерію для доработки.

3 Заключение Документ, як носій інформації, виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодія їх частин. Інформація є необхідною підставою для прийняття управлінські рішення, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, і навіть матеріалом для справочно-поисковой работы.

Многие форми управлінської діяльності виражаються у вигляді відповідних документів. Отже, документація, будучи тісно пов’язана з всі форми управлінської діяльності, використовується апаратом управління у ролі способу і кошти реалізації покладених нею функций.

Кроме того, документування у часто обов’язковий, пропонується законом і актами управління, тому вона одна із коштів зміцнення законності і контроля.

Від чіткості і оперативності обробітку грунту і руху документів мають у кінцевому результаті залежить швидкість прийняття рішень. Тож у раціональної організації документообороту завжди приділяється велика увагу, особливо у бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів можуть призвести до негативним економічним последствиям.

1. Андрєєва В.І. Діловодство в бухгалтерії. — М., 1994.

2. ГОСТ 16.487−83. Діловодство і архівну справу. Терміни і определения.

— М., 1984 с. 4 п.37.

3. Інструкція по бухгалтерського обліку у державних установах та організаціях, які перебувають на бюджеті. п. 16, з. 11.

4. Горбачов М. М. Методичне посібник за курсом «Діловодство». Частина I;

II. — М.: Академія управління за Президента Республіки Білорусь у, 1997. -.

142 с.

5. Киреанова М. В., Аксьонов Ю. М. Документационное забезпечення управління. ;

Новосибірськ, 1986.