Школа учасника виставки: Організаційний процес

Школа учасника виставки: Організаційний процес

Организационный процес з участю у незвичайній виставці ділиться втричі етапу: підготовка, робота стенда й подальша обробка даних. Навіть якщо його початок виставки ще далеко, часу підготовка має бути відведено досить багато.

План термінів виконання работ.

В плані термінів виконання слід визначити всі види діяльності - в залежність від конкретних завдань — у чіткій тимчасової послідовності. Витрати часу виконання робіт також мають бути розраховані. Разом з датами виконання й завершення враховуються усі строки, що тільки може бути заплановані заздалегідь, включаючи встановлені організатором виставки терміни монтажу й розбирання.

Общее кількість необхідного часу зумовлено тими сферами діяльності, які вимагають планування тривалий тривалий термін наперед (концепція стенда, експонати). Інші види діяльності розраховуються з певним зазором, тобто термін початку даної роботи може змінюватися відповідно до необхідним її виконання кількістю часу.

План потрібно скласти те щоб до неї ввійшли всі ті найважливіші моменти, без яких замало, коли хочеш по-справжньому підготуватися до виставки:

Определение значення у системі маркетингу

Сбор інформації про Німеччину як країні виставок.

Конкретизация цілей участі у виставці.

Отбор і прийняття рішень.

Составление кошторису витрат.

Организационный процес.

Привлекательный виставковий стенд.

Хорошо організована робота стенда.

Соответствующая реклама і паблік рілейшнз.

Тщательная наступна обробка даних.

Формы участі у виставці.

Индивидуальное участь у виставці своєю власною стендом дає найбільші шанси для успішної презентації. Для «першого виступи «на арені виставки можна вибрати інші форми участі, причому вони звільнять новачка багатьох організаційної турботи.

Государственные установи, спілки й інші інститути — наприклад, Торговельно-промислова палата — організовують разом із мають великий досвід організаторами виставок спільна країн чи галузей, або ж загальні стенди багатьох експонентів під однієї дахом. Така форма участі - вигідна можливість без особливих фінансових і тимчасових витрат набути досвіду на виставці.

Участие як субэкспонента на стенді дружнього підприємства також може бути спершу корисно, оскільки знайомить із практикою виставки. У цьому виставлені субэкспонентом товари повинні відповідати номенклатурі. Дані про субэкспонентах точно як і вносять у каталог.

Выбор експонатів і виставкової программы.

Выставочная програма виробляється відповідно до цілям маркетингу і найбільш виставки.

Цель участі у виставці: збільшення збуту.

Все експонати дійсно повинні поставлятися не більше відведеного при цьому часу.

Цель участі у виставці: демонстрація технічного прогресу, інновацій і дизайну.

Выставляемые предмета мають відповідати новітнім технічною освітою і естетичним стандартам (на виставках нема місця лежалому товару!). Товарні новинки повинні функціонувати бездоганно і бути дійсно застосовними практично.

Цель участі: продемонструвати відповідність рекламних заяв — технічної функціональності та програмах технічної надійності товару — навіть за неординарних обставин.

Специально підкреслюються високий рівень прогресу й особливі функції відібраних при цьому верстатів і приладів, і навіть методи їхнього застосування.

Выставочная програма випливає з відповіді нижченаведені запитання:

Следует чи представляти повний спектр продукції/послуг чи лише окремі, виразно представлені проблемні рішення?

Что обов’язково випливає показати на виставці?

Какие продукты/услуги є новими, поліпшеними, перевершують конкурентів?

Какие моменти слід особливо наголосити?

Какой продукт відповідає перспективним запитам цільової групи?

Учтены чи актуальні тенденції (економічно, технічно)?

В порядку чи дизайн, забарвлення, упаковка?

Нужно чи виготовити спеціальні моделі для виставки?

Что повинні роз’ясняти текстові табло, дисплеї, відеоматеріали?

Могут чи товари бути показані діє, близький до реальної практиці?

Какие допоміжні кошти й обладнання цього потрібно (електричний струм, газ, стиснений повітря)?

Сколько місця цього потрібно?

Потом за списком експонатів визначається необхідну кількість місця та загальна концепція стенда.

Регистрация.

Места на багатьох німецьких виставках «розходяться «нас дуже швидко. Рекомендується тому завчасно подавати заявку про участь у виставці. Прийом заявок закінчується за шесть-восемнадцать місяців (залежно від циклу) на початок заходи. Бо у заявці потрібно необхідну кількість площі, то, на підставі списку експонатів мусить бути відразу вироблено приблизна концепція стенда.

Для реєстрації експонент одержує вигоду від організатора виставки такі документи і інформацію:

Планы території.

Планы павільйонів.

Документы для реєстрації.

Документы послуги.

Предлагаемые місця для стенда.

Условия проведення виставки.

Инструкции.

В заявці слід зазначити такі дані:

минимальные і максимальні розміри стенда (в м2).

расположение в павільйоні чи відкритої майданчику (інфраструктура) габарити стенда (довжина і ширина).

тип стенда (у низці, кутовий, головний чи блок-стенд).

отклонения від заздалегідь заданої схеми розподілу місця.

конструкцию (однечи двоповерховий стенд).

данные про виставлених товарах (структура за галузями).

субэкспоненты і додатково представлені фірми.

данные про кількість ожидающихся відходів та їх види.

При спільну участь у незвичайній виставці заявку подає та установа, який займається в цьому випадку організаційними питаннями.

Условия участі у выставке.

В документі щодо умов участі у виставці регулюються цих пунктів договору як: допуск на виставку, орендної плати за стенд, умови оплати, можливе розірвання договору, реєстрація субэкспонентов і додатково експонованих фірм.

В технічну частину намічаються строки й даються інструкції монтажем й розбирання, вказівки на оформлення стенда, характеристики будівельних матеріалів, які дозволено застосовувати, зобов’язання в запобіганню зайвих відходів та їх повторного використання, висота стенда, допусти-мая навантаження зайняту поверхню, називаються технічні установки обслуговування стенда, даються вказівки щодо показів і реклами на стендах, протипожежної охорони, попередження нещасних випадків й виконання вимог техніки безпеки, матеріальну відповідальність і страхування.

В разі відмови від участі у незвичайній виставці виплачується неустойка у різних розмірах — залежно від конкретних термінів. Інакше від участі України незадовго до заходи, можливо, за певних умов доведеться сплачувати повну суму орендної і щодо оплати стенд.

Требования техніки безопасности.

Для ввезення технічних засобів на виставку існують певні інструкції, де пред’являються високі вимоги до техніки безпеки. Виставлені прилади, що передбачається продати у Німеччині, повинні відповідати вимогам. На виставковому стенді потрібно помістити таке оголошення: «Ця продукція приходить у виконанні, яке відповідає вимогам країни-імпортера » .

На німецьких виставках великій ролі грає торгівля третіх країн. Якщо експонат призначений лише заради цих країн і тому сконструйовано відповідно до їхніх вимогам до техніки безпеки, то написано має бути так: «Тільки для експорту поза межами Федеративної Республіки Німеччина » .

Страхование.

В принципі експонент повинна сама подбати про достатньої страхової захисту. Оскільки участь у виставці у багатьох відносинах ризикованим, вже кілька десятиріч тому розроблена спеціальна система страхування на виставках. Організатор виставки несе лише загальну матеріальну відповідальність за збитки, завданий людині чи майну.

Страховка експонента, діюча протягом виставки, забезпечує покриття шкоди у час транспортування і перебування на на виставці й то, можливо міститься через типовий договір з організатором. Виставкова страховка захищає від усіх небезпек, яких може піддаватися майно експонента, стенд і устаткування стенда, починаючи з моменту транспортування з фірми експонента, далі монтажу і лише періоду виставки, до розбірки і повернення майна цього разу місце її сталого зберігання.

Страховка набирає чинності у разі заподіяння шкоди при навантаженню-розвантаженню, під час транспортування чи перебування дома, при розбиранні та власне на виставці. Збитки, завданий публікою на виставці, теж відшкодовано. Додатково то, можливо укладено договори страхування матеріальну відповідальність експонента.

Предложение сервісних послуг експонентові.

В принципі організатор та кримінальною справою, і радою допомагає експонентам, особливо тим, хто вперше бере участь у виставці, у всіх організаційних і технічних питань.

Вместе з документом щодо умов участі у виставці чи з підтвердженням виділення стенда експонентові пересилаються формуляри замовлення на різноманітні сервісні послуги. Крім допоміжних засобів до роботи з пресою і реклами, біля організатора або в фірм, із якими уклав договори, можна зробити замовлення до цілого ряду послуг — безкоштовно або по твердим розцінками.

Сюда входять:

арендованный стенд.

прокат меблів, кухонного устаткування, покриттів для статі, освітлювальних приладів, аудіовідеотехніки.

услуги експедиції.

помещения для зберігання тари.

резервирование житла.

уборка і охорона стенда.

транспортная і виставочна страховка.

проводка електрики, води, нагнетаемого повітря.

подключение телекомунікацій.

предоставление підсобних робочих.

фотообслуживание.

Уже дома під час монтажу пропонуються та послуги, продаж і прокат квітів, декоративний матеріал і матеріал для монтажу стенда, продаж товарів повсякденного попиту, надання нової робочої сили й т.д.

В сервіс належить видача посвідчень персоналу стенда. Відповідно величині стенда його персоналу лунають безкоштовні пропуску; інші посвідчення учасників можна отримати роботу за плату. Платні довгострокові пропуску для паркування можуть вимагатися заздалегідь на відповідному бланку замовлення.

Каталог і інформаційні системы.

Бланки внесення даних до каталогу і інформаційні системи пересилаються, як правило, разом із офіційним допуском. Слід звернути увагу, що виставковий каталог підписується до друку щодо рано, оскільки він мав відбутися о розпорядженні зацікавлених кіл за кілька тижнів до початку заходу, що вони встигли підготуватися до візиту на виставку.

Внесение даних до каталогу звичайно за трьома лініях: в алфавітному порядку за назв фірм (ми інколи з коротким викладом програми поставки), по найменувань товарів чи номенклатурі, і, нарешті, по павільйонам разом із відповідним планом павільйону. Якщо потрібне, то продукція експонента то, можливо позначена у різних товарних групах. Також, за плату, в каталозі публікують товарні чи фірмові знаки. Можна опублікувати і оголошення.

Для внесення змін до електронні системи інформації для відвідувачів застосовується хоча б принципу розподілу. Тут також почасти є можливість для реклами. Що стосується систем, то тут рекомендується першого дня виставки перевірити ще раз внесені дані і порівняти його з даними конкурентів, щоб встигнути зробити поправки.

Транспортировка і хранение.

Разумное планування і здійснення транспортування запобігає зайві матеріальні втрата часу та скорочує додаткові видатки, виникаючі через поспіху. Якщо йдеться про великогабаритних предметах, то рекомендується співробітництво з досвідченою виставкової експедицією. У планування транспортування входять такі пункти:

вид транспорта грузовики, контейнери для меблів, автомобили-шиньоны, особисті транспортні засоби, залізниця, водний транспорт, літак.

возможности транспортировки индивидуальный транспорт, з попутним вантажем, збірна партія вантажу.

средства транспортуванню (багаторазового употребления) картон, ящики, коробки, контейнер

документы для транспорта проформа-счет, доручення на пересилку, договір за зберігання, переклади документів, супровідні папери, документи на автомобіль для перетинання кордону.

складирование порожній тари біля виставки.

Если не вважати власні кошти доставки з фірми власних і вантажних автомобілях, біля виставки за доставку і зворотний транспортування, а також забезпечення розвантажувальною техніки відповідальні лише спеціальні експедитори виставки.

С одного боку, річ тут за умов страхування, з іншого — експедитор виставки перебирає (замість організатора) відповідальність за доставку і відправку, сплату мита на експонати та, крім того, за зберігання тари. Експедиційні бюро на виставках працюють постійно: і під час монтажу, й у час самого заходи, і під час розбірки. Замовлення послуги експедиції мають бути зроблені своєчасно, до виставки.

От зарубіжних учасників при транспортуванні вантажів і виконання пов’язаних із цим митних формальностей потрібно знання відповідних правил. Експедитори, мають досвід роботи з міжнародних виставках і найчастіше є партнерами по договору самих компаній, опікуються ходом пересування усіх вантажів, нерідко використовуючи можливості збірних контейнерів багатьом експонентів відразу. Вони гарантують дотримання інструкцій і добре знають можливості погрузо-разгрузочной техніки, яка зараз переживає їхньому розпорядженні дома виставки.

При оформленні транспорту через експедицію улагоджуються ще й митні формальності. На міжнародних виставках є власні пункти митного огляду. Компанії з організації виставок публікують інформацію про правильному оформленні виставкових вантажів, які підлягають митному контролю, інструменти й лазерній техніці для монтажу стенда, про продукти харчування або рекламних сувенірах і друкованої продукції.

Участие у спільній программе.

На цілий ряд спеціалізованих виставок за межах програми, яка передбачає доповіді экспонентов-специалистов, виступити від імені фірми з реферативними повідомленнями про окремих товарах або про технології. Про ці доповідях треба своєчасно заявити. А ще звичайно потрібно спеціальних витрат. Адміністрація надає приміщення і він рекламу і оповіщення відвідувачів.

Экспонент може брати участі відносини із своїми товарами й у спеціальному показі. Такі спецпокази зазвичай бувають оголошено окремо; вони організовані таким чином, що жоден фірмою не виявляється перевагу.

Экспонент може розраховувати що у спеціальних конференціях, конгресах чи обговореннях, щоб освіжити знання про сучасний стан справ. Але від від цього на повинен постраждати обслуговування стенда.

Приезд, від'їзд перебування на выставке.

Чтобы отримати номер потрібної категорії, найрозумніше заздалегідь письмово його забронювати. Організатор виставки, в такий спосіб, отримує разом із документами про участь заповнений бланк на бронювання номери. На всіх виставках є бюро обслуговування, котрі беруть він резервування житла до початку виставки.

Как правило, квартирні бюро протягом усієї виставки функціонують і центральному вокзалі міста, й у аеропорту, на території виставки. Ці бюро по перевазі підшукують житло тим відвідувачів, які заявили заздалегідь про своє приїзді.

За кордоном часто організуються групові поїздки на виставки. Довідки звідси можна було одержати у виставковців й у зарубіжних представництвах.

Защита оточуючої среды.

Охрана природи й довкілля — одну з найважливіших завдань економіки та суспільства. Саме тому дотримання вимог екології - нагальна потреба для кожного. Облік екологічних аспектів в практичну роботу приносить підмогу в організаторів виставки, для дизайнеров-оформителей виставкових стендів й у експонентів. Через це рекомендується як говорити про охорону довкілля, а й дотримуватися екологічні вимоги практично.

На лічених квадратних метрах виставкових стендів швидко виростають купи сміття. Що з неминучими і предотвратимыми відходами — одне із питань екологічного менеджменту. Необхідна координація дій організаторів виставки, дизайнеров-оформителей виставкових стендів і експонентів. З принципу «що менше, тим більше коштів », варто з початку прогнозувати й уміти враховувати поява відходів — як кількісно, і у якісному (матеріали тощо.) відношенні. Це скоротити і навіть запобігти відходи.

Возникновение великої кількості відходів усім ярмарках і виставках вимагає особливо продуманої організації монтажу й розбирання. 75−80% вcex відходів, які з’явились у процесі участі у виставці, вимагають негайного видалення. Необхідна також сортування відходів з наступним напрямом окремих матеріалів на переробку і вторинне використання.

Все більше фірм-організаторів ярмарків вводять принцип чіткої структури витрат і компенсації побічних витрат учасниками ярмарки, «винними «у тому виникненні. Учасники виставки, в такий спосіб, економічно також зацікавлених у тому, щоб за можливості недопущення відходів. Той, хто залишає у себе сміття, платить. Розрахунок простий: що менше сміття, тим менше витрат з видалення відходів.

Таким чином, облік екологічних аспектів в практичну роботу учасника виставки пов’язане з такими перевагами:

Видимые ознаки дбайливого ставлення навколишньому середовищі викликають реакцію відвідувачів.

Продуманный вибір матеріалів сприяє заощадження ресурсів.

Сокращение відходів знижує витрати з їх видалення.

Бережное ставлення до навколишньому середовищі - потенціал, що можна змогли ефективно використати в маркетингової роботі.

Для того, щоб участь у виставці відповідало вимогам екології, необхідно заздалегідь врахувати такі моменти:

системный підхід до планування, у якому всі рішення і дії перевіряються з місця зору, їх наслідків довкілля;

изыскание можливостей скорочення відходів з участю в ярмарках і виставках;

заблаговременное отримання інформації про систему призначення і щодо оплати видалення відходів у організатора ярмарки;

применение многооборотной тари і упаковки при транспортуванні;

сведению до мінімуму відходів отруйних і шкідливі речовини і складних багатошарових матеріалів;

применение виробів, розрахованих на багаторазове використання або вторинну утилізацію;

предотвращение забруднень, ушкоджень, пилу, нераціонального витрати матеріалів під час монтажу й розбирання стендів;

взять на озброєння девіз: «Запобігати — Скорочувати — Повторно використовувати » .

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із російського сайту internet.