Системы календарного планування проектів

Системы календарного планування проектов

Системы обліку, зокрема кошторисні, дають оцінку проекту з погляду обсягів робіт, вартості, загальної потреби у ресурсах у проекті, але з надають таких важливих для успішного виконання проекту відомостей, як календарний план робіт, графік потреби у ресурсах, календарний профіль затрат.

В будівельних організаціях існує висока потреба у програмне забезпечення саме з календарному планування. Оскільки перебування оптимального способу реалізації проекту з часу при максимально ефективне використання ресурсів є ключовими чинниками успіху, а при зростання з дня на день конкуренції - гарантом виживання организации.

Среди запитів від будівельних компаній майже завжди фігурують такі пункти:

Планирование широкого спектра ресурсів: як виконавців, і механізмів (поновлюваних ресурсів), і матеріалів (витрачених ресурсів).

Проигрывание різних варіантів планування — при жорстких часових обмеженнях і за обмежених ресурсах. Варіювання цих способів допоможе знайти найбільш вдалий компроміс в дилемі - швидше — дешевше.

Нахождение найбільш «економного» варіанта реалізації проекту з допомогою оптимізації вартісних характеристик проекту під час проведення проекту на різні терміни, залученні інших ресурсів.

Построение графіка потреб у ресурсах, графіка витрати коштів на проект загалом і до окремого виду робіт, ресурсів — планування ресурсного забезпечення.

Анализ розподілу витрат за елементи об'єкта, на будівельні роботи різних типів.

Интеграция з іншими програмними додатками, можливість імпорту-експорту до програм складання будівельних кошторисів, складські, бухгалтерські програми.

Для рішення таких завдань використовується спеціальний клас програмного забезпечення -системи календарного планування і місцевого контролю реалізації проектів (далі СКПК), які забезпечують підтримку основних процесів тимчасового, ресурсного і вартісного планування і функцію контролю з урахуванням алгоритмів мережного планування і методу критичного пути.

Строительные проекти лежали біля джерел мережного планування. Власне метод критичного шляху розробили для координації робіт з будівництва заводів хімічного концерну «Дюпон». Нині дуже багато будівельних компаній у Росії починає застосовувати системи календарного планування підвищення ефективності своєї работы.

Ниже наводиться коментарі Віктора Коротина, фахівця з інформаційних технологій МТФ «Мостоотряд 18» про ефективність застосування одній з систем календарного планування — Time Line 6.5 у межах будівельних проектов:

В зв’язки й з обмеженнями для проведення робіт на Москва річці вдень, ми зіштовхнулися із необхідністю чіткого планування використання плавзасобів на будівництві мосту у центрі Москви (проект Москва-СИТИ). Time Line дозволив нам побудувати модель проведення робіт, розрахувати і скоординувати розкладу роботи устаткування й графік поставки матеріалів і дистрибуції комплектуючих. Завдяки оперативному контролю над перебігом робіт відхилення від плану не перевищували одного-двох дней.

На проекті відновлення Храму Христа Спасителя наша компанія виконувала роботи, пов’язані з підготовкою фундаменту під храм й навколо об'єкта. Історичний місце розташування Храму відомо складним будовою грунтів. Це зажадало використання складних сучасних технологій будівництва й визначало складність проекту. Багато соисполнителей цьому проекті вимагало узгодження наших планів із роботами інших субпідрядників. У окремі періоди будівництва (наприклад, перед святкуванням Великодня) графік робіт був такий напруженим, що графіки робіт планувалися в Time Line і контролювалися з точністю до часа.

Основные можливості СКПК

Менеджер і команда проекту можуть ефективно застосовувати автоматизовані системи календарного планування різними етапах проекту:

На прединвестиционном етапі чи етапі тендера.

Произвести укрупнену оцінку тимчасових і вартісних параметрів проекту, його можливості бути реалізованим і ефективності, потреби у ресурсах наукових і виробничих потужностях, сформувати якісну тендерну документацію чи бізнес-план.

На етапі планування.

Произвести розрахунок і оптимізацію планових термінів реалізації проекту з урахуванням існуючих обмежень на ресурси. У СКПК менеджер може легко програти різні варіанти реалізації проекту — при жорстких часових чи ресурсних обмеженнях. В мені весь системи СКПК закладено математичні алгоритми оптимізації використання різних типів ресурсів, з допомогою яких зазнає суттєвого спрощення рішення завдань:

Построения графіків потреби проекту на трудових ресурсах, машинах й механізми, оптимізації завантаження наявних виробничих потужностей,.

Определения потреб проекту на матеріалах, формування графіка постачання і закупівель матеріалів,.

Определения необхідних витрат за реалізацію проекту й його окремих фаз, і навіть розподілу фінансових потреб проекту на часу, на елементи об'єкта, на будівельні роботи різних типів.

Немаловажным чинником є легкість і зручність отримання різної звітної і аналітичної інформації з проекту в графічному, табличном вигляді, діаграм Гантта, мережевих графіків і т.д.

На етапі реалізації проекта СКПК дозволяє зберігати у своїй моделі проекту планові показники у проекті (терміни, вартості, об'єми та т.д.) і вводити фактичні дані про ходу реалізації проекту. Звісно ж вихідний календарний план «пливе ». Але система дає можливість прозирнути цих відхилень, оцінювати наслідки на проект загалом, програти і вибрати собі оптимальний варіант реакцію зміни, за необхідності перепланувати решту проекту з урахуванням нових реалій, оперативно внести в документацію у проекті. На цьому етапі система виявляє свої найкращі риси — модель проекту живе разом із реальним проектом. Менеджер одержує у своїх рук інструмент як контролю над доконаними подіями, а й прогнозування майбутніх. У той самий час, зручні, прості кошти генерації звітності у проекті дозволяють легко довести необхідну інформацію з проекту до усіх зацікавлених осіб, у необхідної формі.

На етапі завершення проекта Накопление статистичних даних із проектам компанії (опис ресурсів, типові набори робіт, вартісні оцінки і т.п.) можуть дозволити надалі істотно підвищити якість планування та управління проектами.

Модель проекту на СКПК

В статті вже кілька разів згадувався термін модель проекту на СКПК. У основі його лежать три елемента:

Структура робіт проекту.

Структура ресурсів.

Матрица призначень ресурсів на роботи проекту.

Структура робіт проекту- є перелік етапів та виконання робіт проекту, у якому визначаються правила вкладеності (одна робота складається з набору інших), взаємозв'язку між роботами (стартувати після завершення, стартувати це й ін.), орієнтовні тривалості робіт. По переліченим параметрами система розраховує календарний графік проекту, визначаючи дати старту і фінішу окремих робіт і лише проекту, тимчасові резервы.

Сами роботи також можуть гідно різні характеристики, наприклад:

Желаемый характер планування робіт — якомога швидше чи як і пізніше (зручно використовуватиме робіт типу платіж: спізнюватися не можна, а й раніше платити небажано).

Календарные обмеження на роботи — за контрактом можуть визначити якісь граничні дати й терміни — розпочати роботи пізніше, завершити етап саме тоді. Такі умови легко можуть бути включені до проекту.

Менеджер проекту виходячи з проектної документації, директивних вказівок керівництва чи умов контракту виробляє визначення складу робіт і розрахунок тривалості проекта.

Особенностью планування в СКПК і те, що ми, зазвичай, не прив’язуємо роботи до конкретними датами, а лише указуємо їх структуру, взаємозв'язок і тривалості. Це дозволяє системі надалі, використовувати різні алгоритми оптимізації проекту, динамічно відстежувати зміни календарного графіка проекту на ході реализации.

Используя процедури оптимізації календарних планів з методу критичного шляху, варіюючи параметри робіт, характер перетинів поміж ними менеджер може істотно скоротити початковий термін реалізації проекту. Не враховуючи поки що обмеження проекту з ресурсам.

Структура ресурсів проекту — людські, механізми, матеріали, фінанси. Зазвичай, у компаніях ведуться електронні довідники ресурсів компанії з описом їх основних характеристик: вартості, продуктивності, доступного кількості. Для деяких типів ресурсів можна ставити календарі їх використання коштів і т.д.

Матрица призначень — які ресурси, яких типів, як використовуються на роботах проекта.

В системі зберігаються даних про потребах робіт у ресурсах, властивості і кількості ресурсів, календарний план робіт. Менеджер виробляється призначення ресурсів на завдання проекту й перерахунок календарного плану проекту з урахуванням обмежень на ресурсы.

Решается класична дилема: збільшити термін реалізації проекту чи збільшити вартість проекту рахунок залучення додаткових мощностей.

Собственно оптимізація використання ресурсів ось у чому — до різних типів ресурсів вирішуються різні управлінські завдання:

Для людських ресурсів немає і механізмів необхідно забезпечити рівномірну завантаження (екскаватор не може працювати одночасно у двох місця, та його простий також небажаний).

Для ресурсів типу матеріал необхідно налагодити безперебійне постачання його за об'єкті у потрібний час у потрібній кількості.

Удобство динамічної моделі проекту на СКПК у цьому, що систему зберігає не конкретний варіант календарного плану проекту, а набір параметрів, характеристик елементів проекту (роботи, ресурси, призначення). Виходячи з цього формуються календарні графіки, діаграми, таблиці тощо. Менеджер проекту, помінявши одне із параметрів проекту, наприклад, вартість бетону, автоматично отримує змінений план проекту. У разі зміниться профіль витрат за проект і вартість всього проекта.

Особенно це важливо на етапі контролю реалізації проекту. По запровадженим фактичним даним про виконанні робіт, витраті матеріалів, термінах — система динамічно перераховує календарний план проекту. Менеджер може порівнювати планові і фактичні, планові і прогнозовані показники проекту (з урахуванням реального ходу виконання проекту) і приймати управлінські решения.

Уровни використання СКПК в будівельних компаниях

В системах календарного планування можна одержувати дані з різноманітною ступенем деталізації, що уможливлює використання один і те програмного забезпечення різних рівнях управління:

Руководство компанії - визначення та контроль укрупнених параметрів проекту — гроші, терміни,.

Менеджер проекту — планування складу робіт, оптимізація використання виробничих потужностей, контроль і управління виконанням робіт з проекту.

Службы постачання — аналіз потреби проекту на матеріальних ресурсах, формування графіків закупівель, поставок матеріалів.

Финансовые служби — вирішення питань фінансування проекту, контроль витрат, розрахунок зарплат тощо.

Исполнители, підрядні організації - введення чи надання фактичних даних із проекту за встановленими формам.

Конечно в конкретних організаціях перелік рівнів і розв’язуваних з їхньої основі завдань може істотно змінюватися. Але системи календарного планування дозволяють для кожного рівня сформувати свій набір функцій, що дозволяє будувати розподілені системи управління проекту й, відповідно, підвищувати якість управления.

Выбор СКПК

В справжнє час практично будь-яку систему календарного планування має коштів для побудови календарного графіка робіт, вартісного аналізу, отримання звітів. Клас програми вже визначається не кількістю робіт та часових ресурсів, які можна «загнати» до системи, і швидкістю перерахунку проекту, а потужністю процедур ресурсного планування, організацією роботи у мультипроектном режимі, коштів інтеграцію з іншими програмними приложениями.

На Російському ринку представлені три «види програмного забезпечення даного класу. З простіших систем слід зазначити вже згадуваний Time Line 6,5 і Microsoft Project 98. З професійних систем — Open Plan Professional і Primavera.

Чтобы порівняти рівень цих системи невеличкий пример.

В Microsoft Project 98 як ресурсів можна використовувати тільки ті і механізми. При цьому, відповідно, можна поставити календарі роботи, вартості призначення, роботи, роботи в позаурочний час. Можна поставити зміна вартості ресурсу у часу й багато іншого. Але планування витрачених ресурсів типу матеріал вкрай не зручно. Втім, у впровадженні систем календарного планування, питання планування матеріальних ресурсів зачіпаються до останньої очередь.

В Open Plan Professional можливо планувати ресурси всіх типів. Можна ставити ієрархічну структуру ресурсів (наприклад, організаційно-штатну структуру компанії). Можна визначити список кваліфікацій виконавців, і надалі планувати на роботи лише конкретних виконавців, а й спеціальності. Що збільшує спроби з оптимізації використання ресурсів. Можна вказувати альтернативні призначення ресурсів, якщо конкретного бракуватиме в наявності тощо. Тобто професійних системах з більшої ймовірністю описати модель проекту, отже, і підвищити якість планування і управления.

Кстати, Open Plan Professional єдину зі згаданих систем повністю локалізована (перекладена російською язык).

То, яке програмне забезпечення стоїть залучити до організації, залежить багатьох обставин і зокрема, вибору моделі управління проектами у створенні. Часто у питаннях вибору потрібної саме з вас системи календарного планування можна буде звернутися до специалистам.

Направления інтеграції СКПК з корпоративним програмним обеспечением.

Успешное функціонування системи календарного планування істотно залежить від повноти і достовірності вихідних даних. У той самий час, зазвичай, у компаніях вже функціонують різні інформаційні системи (бухгалтерські, кошторисні системи, програми матеріального обліку, і т.д.), у межах яких більшість інформації вже є. Звісно виникає бажання об'єднати і взаимодополнить інформаційні потоки, породжувані різними системами. Напрями інтеграції так можна трактувати за групами:

Финансы

Информация про планованому профілі витрат з проекту з СКПК можна використовувати в системах фінансового планування і політичного аналізу проектів і системами бюджетування компанії. І навпаки, дані з цих систем можуть бути директивними обмеженнями для формування календарного плану проекту.

Информация про використанні людських ресурсів, про обсяг виконаних у проекті робіт може бути використана до розрахунку зарплати.

Материалы, склад робіт

В СКПК неважко сформувати графік потреби проекту на ресурсах і далі залучити до системах матеріального обліку чи постачання на формування графіків закупівель і поставок.

Информацию про складі робіт, достатній кількості матеріалів і європейських механізмів можна отримати СКПК з кошторисних систем.

Нормирование

Сметные системи зазвичай містять норми витрати матеріалів різні види робіт, продуктивності машин і європейських механізмів, поодинокі вартості матеріалів. Однак найчастіше ці дані настільки відповідають сьогоднішнім реаліям, що використовувати їх для реальних розрахунків не можна. Багато компаній йдуть шляхом створення своїх відомчих нормативних баз і інтеграції його з системами календарного планування.

Тем щонайменше, реалізація зв’язку кошторисних програм з СКПК приваблює більшість будівельних компаній, котрі займаються впровадженням в собі систем календарного планирования.

Пример реалізації зв’язок між кошторисної системою та СКПК

Идея згаданої зв’язки не нова існує у різні варіанти. Основні можливості її участі можна розглянути з прикладу модуля експорту даних із кошторисної системи WinАВеРС, розробленого спільні зусилля компанії Эрти-Soft, виробника WinАВеРС і консалтингової компанії, у сфері управління проектами A-Project.

В справжнє час такий модуль працює з такими системами управління проектами:

Microsoft Project 98.

Time Line 6.5.

Open Plan Professional.

Результирующий файл проекту містить у таку информацию:

список завдань (етапів робіт) та його параметри.

список ресурсів (матеріали і механізми) та його параметри.

назначения ресурсів немає і їх параметри.

Большинство систем календарного планування неможливо стандартно планувати обсяги робіт у термінах фіз. Обсягів. Тож збереження інформацію про обсягах робіт і нормах в СКПК використовуються додаткові користувальні поля.

Предлагаемый механізму передачі даних із кошторису дозволяє значно скоротити час створення плану будівельного проекту, оскільки зайвими введення значних вхідний информации.

Но після перекидання даних в СКПК необхідно зробити ряд додаткових дій зі формуванню календарного плану проекту:

задать логічні зв’язок між роботами,.

добавить людських ресурсів, позаяк у кошторисних програмах в ресурси включено виконавці,.

произвести призначення людських ресурсів на проект і перелічити тривалість робіт проекту з урахуванням продуктивності ресурсів немає і одиничної трудомісткості та обсягів робіт.

Уже зазначалося, що у різних програмах календарного планування існують різні спроби з опису ресурсів немає і способів їх призначення завдання проекту. Відповідно, до різних СКПК розроблено спеціальні набори процедур і форм, для оптимального використання отриманою з кошторисів информации.

В професійної системі календарного планування Open Plan виробляється розбивка ресурсів на поновлювані (механізми) і витрачені (матеріали), що дозволяє надалі коректно проводити ресурсне планування. У спрощену систему типу Microsoft Project який завжди є сенс перекидати список матеріалів.

Список литературы

Трубицын Юрій. Системи календарного планування проектов.