Документ система

року міністерство освіти Російської Федерации.

Далекосхідний державний технічний университет.

Кафедра економіки та управления.

Реферат на тему:

Документ як система.

Виконала: студентка групи у- 0621.

Мелентьєва Е.А.

Проверила:

Устикова Н.М.

Владивосток.

2004 г.

1Введение 3.

2Свойства документів 4−6.

2.1 Ознаки документа 7−8.

2.2 Функції документа 9−11.

2.3 Матеріальні носії інформації 12.

2.4 Реквізити документів 13−19.

3 Заключение.

4 Список використаної літератури. 21.

1.

Введение

Делопроизводство сьогодні визначається стандартом як «галузь діяльності «, забезпечує документування й організацію роботи з документами «(ГОСТ Р51 141−98 Діловодство і архівну справу. Терміни і визначення.), тобто. весь процес від часу створення документи й до його знищення передача для зберігання архив.

Появляется термін спочатку в мовлення (орієнтовно на XVII в.) і означає процес рішення (виробництва) справи — «справа виробляти «(вирішувати питання). Позаяк у ході рішення будь-якого питання виникали документи, аби досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, то, можливо забуте, перекручене під час передачі чи ні зрозуміло), вже у XVI в. вживається слово справу, як «збори документів, які стосуються якому або справі, питання ». Вперше нинішнього понятті слово «справа «зафіксовано у документах в 1584 г.

Документ виник передусім щоб зафіксувати інформації і дати їй юридичної чинності. Латинське documentum — доказ, свидетельство.

2. Властивості документа Как і кожен об'єкт, документ має безліччю властивостей (відмітних якостей). Прийнято виділяти кілька основних властивостей документа, які характеризуються відповідними ознаками: юридична сила, оригінальність, подлинность.

Юридическая сила документа. Яке властивість документа може бути юридичну чинність? Це властивість бути справжнім доказом тих фактів, подій і безкомпромісність дій, які відбито у документе.

Что впливає придбання документом юридичної силы?

1. Дотримання організацією, її посадовими особами, які готують документ, положень чинного законодательства.

2. Документування передбачає дотримання встановлених правил записи інформації. Ці правила специфічні кожному за типу документів і майже регламентуються ГОСТами та інші нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа — властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством, компетенцією який видав органу і встановленим порядком його оформления.

Юридическая сила документа може бути гарантована які встановлені кожної різновиду документів комплексом реквізитів, тобто. обов’язкових елементів оформлення документів: найменування організації - автора документа, підпис, дата, реєстраційний номер документа, гриф затвердження, печатку та др.

Оригинальность документа. Слово «оригінал «походить від латинського слова «originalis », що означає - початковий, самобутній. Ознакою оригіналу є його уникальность.

Нередки «помножені оригінали », тобто. оригінали, составляемые у кількох примірниках. Наприклад, договір між державами давніх часів складається у кількості примірників, відповідних числу договірних сторін, у своїй кожен примірник є оригиналом.

Оригиналы документів зі свого зовнішнім виглядом може бути беловиками і черновиками.

Черновик — це документ в попередньої редакції. Чернетковий документ: рукописний чи машинописний документ, який відбиває роботу чи редактора її текстом.

Беловик — це остання, переписану чи передрукована набіло редакція документа. Беловой документ: рукописний чи машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа чи написано без жодних виправлень і исправлений.

Для службових документів оригіналом є чистовик, підписаний посадовими особами, із фотографією, часом, печати.

Оригиналы службових документів можуть друкуватися на бланках.

Различают автографи — документи, переписані чи правленные (після передруки і чи листування) рукою автора.

Подлинность документа. Як синонім слова оригінал вживається оригінал, що у перекладі з латини означає достовірний. Справжній документ: документ, відомостей про автора, час і місце створення якого, які у самому документі чи виявлені інакше, підтверджують достовірність її походження. Отже, документ у прикінцевій редакції, відповідним чином оформлений і підписаний, називається оригіналом офіційного документа. Це то, можливо перший чи одиничний примірник оригінального документа. Дублікат документа: повторний примірник першотвору документа, має юридичну силу.

Копийность документів. Копія документа — це документ, повністю який відтворює інформацію справжнього документи й усі його зовнішніх ознак чи частину їх, яка має юридичну силу.

Повторное, точне відтворення оригіналів (з метою розмноження) є копією. Саме поняття копія (латів. сopia — безліч) пов’язані з розмноженням оригіналу будь-якого вида.

Среди копій различаются:

Выписка — копія частини документа. Виписка повинна містити відтворення повного тексту рішення з певному питання. Юридичну силу виписка набуває після його запевняння посадовою особою організації, або нотаріусом. Особливий вид — фотоі світлокопії, відмінністю яких є точне відтворення оригіналу. Вони є виглядом факсимільних, автоматичних копій. Крім копій, знятих безпосередньо з оригіналу чи отриманих автоматично, тобто. разом з оригіналом, може бути кратні копії: копія з копии.

Юридическая сила копий:

1) копія повинна містити точний текст першотвору (зокрема й бланк, на якому підготовлений документ), розшифровку печаток, підписів посадових лиц.

2) свідчення юридичної сили копії документа — позначка про її заверении.

Заверение копій має виробляється організацією чи, по необхідності, нотаріусом. Нотаріального запевняння зазвичай вимагають для копій установчих документів організації, які надаються у різні державні структури (судові, податкові і ліцензійні органи, комітети із управління майном тощо.) Але у принципі будь-яка копія документа, не що суперечить закону і котра має юридичну значення, може бути завірено нотаріально. Нотаріус сличает оригінал з копією і завіряє її. Забороняється нотаріальне свідчення копій паспортів, військових квитків, службових удостоверений.

Сами організації заслуговують запевняння документів, створюваних у тих організаціях. Також організації можуть посвідчувати документи громадян прийому працювати (диплом, атестат, посвідчення на пільги і т.д.).

Копии посвідчуються керівником організації, або уповноваженим посадовим обличчям (наприклад, начальником відділу кадрів чи зав. канцелярією). Завірені копії, направлені на організації, засвідчуються печатью.

2.1 Ознаки документа.

Документ, що у суспільстві входить у відповідну систему документації як її елемента. Окремі види й різновиду документів становлять систему документації. До нашого часу в документоведении немає несуперечливої наукової класифікації видів і різновидів документов.

Важнейшим ознакою для класифікації документів є його зміст. Службові документи можуть підрозділятися: по адміністративним питанням; матеріально-технічного постачання; планування; оперативну діяльність; бухгалтерського обліку; підготовки і розстановки кадрів; фінансово-кредитним і зовнішньоторговельним питань, і т.д.

Все документи, які звертаються для підприємства, можуть класифікуватися по наступним признакам.

По найменуванням є безліч різновидів документів. Наведемо лише ті: накази, розпорядження, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, телеграми, стандарти, технічні умови, платіжні вимоги, і доручення, доручення і т.д.

По способу фіксації інформації документи бувають письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені на розмножувальних апаратах, надруковані на персональні комп’ютери), графічні і фотофонокинодокументы.

По ступеня складності документи класифікують на прості складні. Прості - це документи, у яких розглядається одне питання, у непростих висвітлюється кілька вопросов.

По ступеня гласності розрізняють документи відкриті (нетаємні) і документи з обмеженою доступом. Документи з обмеженою доступом бувають різною ступеня таємності: цілком таємні, секретні, документи для службового користування (ДСК), з «конфіденційно » .

По юридичної силі документи поділяють на справжні і підроблені. Справжні документи бувають справжні і недійсні. Недійсним документ стає у результаті закінчення термін дії або скасування його іншим документом.

По термінів виконання документи класифікуються на термінові і несрочные. Терміновими є документи з термінами виконання, встановленими законом і відповідними правовими актами, і навіть телеграми інші документи з грифом «терміново » .

По походженню документи класифікують на службові, підготовлені на підприємствах, в організаціях, та особисті (листи громадян із викладом скарг, пропозицій, просьб).

По термінами зберігання документи діляться на документи тимчасового та сталого терміну зберігання. Документи тимчасового зберігання ЕВР у своє чергу поділяються на документи з терміном зберігання до 10 років і більше 10 лет.

По ступеня обов’язковості документи бувають інформаційні, містять відома і факти про виробничу краще й іншої організацій, і директивні - обов’язкові виспівати, що носять характер юридичної чи технічної нормы.

По ступеня уніфікації розрізняють документи індивідуальні, типові, трафаретні, приблизні і уніфіковані як анкети і таблицы.

Индивидуальные документи розробляються конкретними організаціями для внутрішнього пользования.

Типовыми є документи, створювані вищестоящими органами для організацій з однорідними функціями і їх носять обов’язковий характер.

Трафаретные документи мають заздалегідь надрукований текст з прогалинами, які заповнюються при остаточному оформленні документа залежно від конкретної історичної ситуації. Такі документи перспективні, т.к. заощаджують час на подготовку.

Примерные документи носять орієнтовний характері і йдуть на упорядкування та оформлення документів по аналогии.

Анкета — спосіб подачі уніфікованого тексту, у якому стала інформація розташований у лівої частини аркуша, а змінна вносять у документ у його складання в праву частина листа.

Таблица — документ, у якому стала інформація розміщається в заголовках граф і боковика (заголовки рядків), а змінна (в цифровому чи словесному вираженні) — на перетині відповідних граф і строк.

Текст, поданий у вигляді таблиці, має великої інформаційної ємністю, дозволяє суворо класифікувати і кодувати інформації і легко підсумовувати аналогічні дані. У табличній формі оформляються штатне розклад, план, графік відпусток та інші документы.

2.2 Функції документів. Усі документи документ полифункционален (многофункционален), тобто. містить у собі різні функції, що з часом змінюють своє домінуюче значення. Виділяються функції спільні смаки й спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція учета.

Рис 1.

Функції документа [pic].

Информационная функція визначається потреби у запечатлении інформації із метою збереження і передачі й властива всім без винятку документам. Причина появи будь-якого документа — необхідність фіксувати інформацію про фактах, подіях, явищах, практичної і мисленнєвої деятельности.

Информацию, що є в документах можна підрозділити на: 1) ретроспективну (що стосується минулому); 2) оперативну (поточну); 3) перспективну (що стосується майбутньому). Є й інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; щодо жанрів; видам; носіям і проч.

Каждый документ має інформаційну ємність (чи інформаційний потенціал), тобто. кількість і якість информации.

Информационная ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Що ці показники, вартіснішою є документ.

Социальная функція теж властива багатьом документам, т.к. створюються вони для задоволення потреб як суспільства загалом, і конструкції окремих його членів. Документ також сам впливає соціальні відносини них же в залежність від призначення, роль даному суспільстві, причому може лише стимулювати їхній розвиток соціальних процесів, а й тормозить.

Коммуникативная функція виконує завдання передачі в часі та просторі, інформаційної зв’язок між членами суспільства. Без обміну даними, думками, ідеями соціальні зв’язку що неспроможні підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, у яких яскраво виражена комунікативна функция:

1) документи, орієнтовані щодо одного напрямі (закони, укази, розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідних записок і др.);

2) документи двостороннього дії (ділова й особисте листування, договірні документи тощо.) .

Культурная функція — здатність документа удається зберігати й передавати залишались культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті суспільстві (кінофільм, фотографія, науково-технічний документ і др.).

Управленческая функція виконується офіційними документами, які спеціально створено цілей і під час управління (закони, становища, статути, протоколи, рішення, зведення, звіти та інших.). Ці документи грають великій ролі в інформаційному забезпеченні управління, вони різноманітні, відбивають різні рівні прийняття решений.

Правовая функція властива документам, у яких закріплюються зміни правових і правопорушень. Можна виділити дві категорії документів, наділених правової функцією: спочатку які мають нею які отримують її тимчасово .

В першу групу входять всі документи, встановлюють, котрі закріплюють, які змінюють правові норми і правовідносини чи котрі припиняють їхня цілющість, а також інших документів, манливі у себе юридичні наслідки. Сюди можна адресувати правові акти органів структурі державної влади (закони, укази, постанови та інших.), судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти, все договірні, удостоверительные документи (паспорти, пропуску, посвідчення тощо.) і оправдательно-финансовые документи (накладні, прибуткові ордера, счетно-платежные вимоги, і т.п.).

Ко другої категорії ставляться документи, котрі з час набувають цю функцію, будучи доказом будь-яких фактів суді, органах слідства й прокуратурі, нотаріат, арбітражі. У принципі так будь-який документ може бути свідченням і тим самим тимчасово буде наділений правової функцией.

Функция історичного джерела вивчається історичної наукою. Існує дві погляду: перша — документ стає історичним джерелом з моменту його на архівне зберігання; друга — документ наділяється цієї функцією з її виникнення, але усвідомлюється цю функцію людиною лиш, коли документ вступає у архів. Отже, цю функцію починає домінувати у документі, коли він постає як джерело інформації для історика, исследующего той чи інший проблему.

Функция обліку дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, що з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їхнього аналізу та контролю. Основні види обліку — статистичний, бухгалтерський, оперативний позначаються на статистичних і фінансово-економічних документах, планової, звітної, документации.

Автор документа, зазвичай, наділяє його одній функцією, об'єктивно ж це документ несе й інші функції і з часом питому вагу тій чи іншій функції змінюється. Перелічені функції можна підрозділити на функції оперативного характеру, термін дії яких обмежена (управлінська, правова, обліку) і функції постійно діючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела). Наприклад, атестат зрілості містить інформаційну, культурну, соціальну, правову і функцію історичного джерела, ін. примеры.

.

2.3 Матеріальні носії информации Для створення документів використовуються різні матеріальні об'єкти (папір, магнітні і оптичні диски, саме вона та інших.), які є закріплення і збереження ними мовної, звуковий чи образотворчої інформації. Один із можливих класифікацій носіїв інформації то, можливо представлена так: 1) паперові носії (носії інформації на папері несветочувствительные, носії для репрографических процесів — термобумага, диазобумага, фотоплівка, калька тощо.), 2) микроносители візуальної інформації, 3) звуконосители, 4) відеоносії, 5) магнитные носії, 6) перфоносители магнітні для записи кодованої информации.

Информатизация суспільства, бурхливий розвиток микрографии, комп’ютерна техніка також проникнення його в всі сфери людської діяльності визначили поява документів на новітніх, нетрадиційних, тобто. небумажных носіях информации.

Понятие «новітній «і «нетрадиційний «документ багато в чому умовні і служать для назви групи документів, які у відмінність від традиційних, тобто. паперових, зазвичай, вимагають на відтворення інформації використання технічних засобів. До цій групі належать документи у вигляді фільмів, микрофиш, звукових магнітних записів, соціальній та вигляді дискетных носіїв для комп’ютерного читання (дисків, дискет) і т.п.

Документы на новітніх носіях інформації ставляться до класу технічнокодованих, містять запис, доступну на відтворення тільки з допомогою технічних засобів, зокрема звуковідтворюючої, проекційної апаратури чи компьютера.

Документы на новітніх носіях інформації ділять на:

1. Документи на перфорованих носіях інформації (перфоленты, перфокарти і др.).

2. Документи на магнітних носіях (магнітні карти, стрічки, дискети і жорстких дисків, видеодиски).

3. Документи на оптичні носії інформації (оптичні документи) — микрографические документи (мікрофільми, микродиски, микрокарты) і оптичні диски, інформація, із яким зчитується з допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, відеодиски, магнитооптические диски).

4. Документи на галографических носіях інформації (галограммы).

3 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА.

Кожен документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, належним чином розміщених у документі, становить формуляр Основних напрямів. Формуляри, характерні для певного виду документів називаються типовими. Графічні моделі чи схеми побудови документів мають назва «формуляробразец » .

Усього існує 5-ть груп реквізитів, куди входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів листку паперу форматом А4.

I группа.

«Реквізити назви документов».

У неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквізит № 1 «Державний герб».

Написання — ставлять у вигляді гербової печатки на бланках документів органів структурі державної влади, інших органів, міністерств, відомостей, і навіть підприємств, організацій передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можуть опинитися носити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (ведомство).

Розташування на документі - у верхній лівому кутку. Вживається для затвердження прав певних осіб, при фіксації фактів використання грошей і тих матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавною форми власності запрещается.

Реквізит № 2 «Емблема організації, або предприятия».

Написання — символічне, графічне зображення, які відкриває, напрям діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошук документа, але з заміняє найменування организации.

Розташування — у верхній полі документа правіше від першого реквизита.

Реквізит № 3 «Зображення наград».

Написання — застосовується замість внесення назв орденів в найменування установи. Покращує вид документа. Зменшує обсяг заголовка.

Розташування — у верхній, лівому полі документа правіше від другого реквизита.

Реквізит № 4 «Код підприємства, установи, організації з УКПО».

Розташування — у верхній правом углу.

Реквізит № 5 «Код форми документа по УКУД».

Розташування — другого рядку під четвертим реквизитом.

Написання — четвертий і п’ятий реквізити вказуються у разі необхідності погоджується з відповідними классификаторами.

Реквізит № 6 «Назва міністерства чи ведомства».

Написання — відзначається найменування міністерства чи відомства (вищої організації, чи основателя).

Розташування — у верхній частині документа, під третім реквизитом.

Реквізит № 7 «Назва учреждения».

Написання — повна його назва установи, організації, або підприємства — автора документа.

Розташування — у верхній частині документа під шостим реквизитом.

Реквізит № 8 «Назви структурного подразделения».

Написання — пишеться цей реквізит, коли необхідно. Повне назва структурного підрозділи (шостий, сьомий, восьмий реквізити пишуться в називному падеже).

Розташування — пишеться під сьомим реквизитом.

Реквізит № 9 «Адреса отправителя».

Написання — пишеться індекс підприємства зв’язку, поштовий і телеграфний адресу, номер телетайпа (абонентного телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунок у банку. Порядок і форма записів відомостей про поштовий і телеграфний адреси організацій повинні відповідати поштовим правилам. Цей реквізит розміщається лише з бланках для писем.

Розташування — під восьмим реквизитом.

Реквізит № 10 «Назва виду документа».

Написання — окреслюється найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) — це одне із обов’язкових реквізитів, які відповідають прискореному вивченню документа. Назва виду ділової папери (відсутня тільки на службових листах) дає першу виставу про призначення, оскільки певні управлінські рішення мають оформлятися відповідними видами документов.

Розташування — у верхній частині формуляра документа, під дев’ятим реквізитом, на шостий строке.

Реквізит № 15 «Гриф секретности».

Написання — проставляється для засекречування документів. Документ з грифом таємності - з обмеженою доступом, призначений для певних особ.

Розташування — у верхній правій частині документа, цього разу третьої рядку під п’ятим реквизитом.

II группа.

«Реквізити датування і індексації документов».

У неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.

Реквізит № 11 «Дата».

Написання — дата є обов’язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичної чинності. Дата підписання чи затвердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їх підписання, датою плану чи інструкції - день затвердження. Окрему групу становлять такі документи, як протокол, акт, датою якого є час фіксування у яких фактів, явищ, поступков.

Датою документа, який приймається колегіальним органом, є дата його прийняття. Датою набрання чинності розпорядницького документа — день його одержання адресатом, якщо документ не обговорено іншим терміном. Елементи дати пишуться трьома парами арабських цифр, поряд, в послідовності: число, місяць, рік. Обов’язковому датированию і підписання підлягають все службові документные позначки пов’язані зі своїми походженням (резолюції, узгодження, візи, позначки про виконання документи й спрямування його в дело).

Розташування — проставляють дату підписання документа у його лівої верхньої боці разом із що виходить номером (лівіше від цього) на сьомий рядку. Якщо він складено не так на бланку, час її проставляється нижче левее.

Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер).

Написання — часто включає три пари арабських чисел, де перша пара — індекс структурного підрозділи автора документа, друга — номер справи де перебуває (зберігається) копія документа, третя — порядковий номер по журналу учета.

Розташування — який у лівій верхню частину документа на сьомий рядку правіше від одинадцятого реквизита.

Реквізит № 13 «Посилання на документ».

Написання — включає у собі дату і індекс, зазначені установою, яке видало документ, який дається відповідь. Зазначений реквізит листується особливої, що становить документ з ініціативного документа.

Розташування — пишеться восьмій рядку під одинадцятим реквизитом.

Реквізит № 14 «Місце складання чи видання документа».

Написання — включає у собі назва назви населеного пункту, де видається документ.

Розташування — проставляється правіше від тринадцятого реквизита.

III группа.

«Реквізити оформлення текста».

У неї входять реквізити: 16, 19, 21.

Реквізит № 16 «Адресат» (кому призначений документ).

Написання — документи може бути адресовані установі, його структурних підрозділах, чи конкретної службової особі, їх найменування пишуться в називному падеже.

Розташування — на дев’ятій рядку документа, по середине.

Реквізит № 19 «Заглавие до тексту» (приказ).

Написання — невід'ємний елемент тексту документа, незалежно з його виду та призначення (крім телеграм, телефонограм, і відповіді листи громадян). Цей реквізит відбиває головну ідею тексту. Заглавие має бути лаконічним і точним. Друкується заголовок маленькими літерами через один межстрочный інтервал. Наприкінці заголовка точка не ставиться.

Розташування — пишеться на дев’ятій рядку який у лівій стороне.

Реквізит № 21 «Текст документа».

Написання — головний реквізит документа заради чого створюється документ. Приступаючи до написання тексту, насамперед необхідно визначити її мета, переконатися у відповідність змісту компетенції обраного установи, вірно знайти вид документа для фіксації управлінського рішення. Зв’язковою текст документа може також складатися з урахуванням трафарету, чи макета, які розміщують постійну інформації і мають пропуски внесення зміненої информации.

Розташування — посередині документа, на десятої рядку, під реквізитом номер шестнадцать.

IV группа.

«Реквізити затвердження документа».

У неї входять реквізити: 17, 23, 24, 25, 26,.

Реквізит № 17 «Гриф утверждения».

Написання — якщо документ стверджується конкретної особливої (службової), то гриф затвердження містить також елементи: слово «УТВЕРЖДАЮ», найменування посади, особиста підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. У затверджені документи не можна вносити які - або поправки, виправлення чи доповнення без дозволу особи, що їх утвердила.

Розташування — у правій верхньої боці бланка на четвертої рядку, навпаки восьмого реквизита.

Реквізит № 23 «Подпись».

Написання — обов’язковий реквізит службового документа. У установах, що функціонують з урахуванням единоначальности, документ підписує одна службова особа — її керівник, його заступник чи управляючий структурного підрозділи. Право підписи встановлюється наказом управляючого заклади, чи інструкцією по делопроизводству.

Документи, які вирушають на вищі організації, і навіть розпорядницькі і найважливіші внутрішні, підписує управляючий установи, або його заступник. До складу підписи входить: визначення посади (повна, якщо документ надруковано не так на бланку), особиста підпис, ініціали та прізвище особи, підписавши документ.

Розташування — підпис ставиться на нижньому полі документа, у правій частини на дванадцятої строке.

Реквізит № 24 «Гриф согласования».

Написання — оформляється погоджується з відповідними вимогами в двох варіантів: узгодження з конкретною посадовий особливої; узгодження з колегіальним органом. У першому випадку після слова «УЗГОДЖЕНО» визначаться найменування посади службової особи. Включають назва затвердження, з яким узгоджується документ, особиста підпис, розшифровка підпис дата. У другий випадок після слова «УЗГОДЖЕНО» визначається вид документа, його номер й час. Слово «УЗГОДЖЕНО» друкується великими літерами без лапок на лицьової сторінці документа.

Розташування — ставлять у правої частині документа. Під двадцять третім реквизитом.

Реквізит № 25 «Виза».

Написання — складається з особистої підписи особи, яка візує і дати. У разі потреби відзначається посаду того, хто візує, а підпис розшифровується, тобто вказується прізвище, ім'я, отчество.

Розташування — на документі внутрішнього використання віза ставиться на першому примірнику, розташована на тринадцятої рядку правіше від двадцять четвертого реквізиту в нижньому полі документа.

Реквізит № 26 «Печать».

Написання — підпис відповідальної особи стверджується печаткою на документах, які прагнуть затвердження прав громадян, і юридичних осіб, фіксації факту витрати від грошей і тих матеріальних цінностей, і навіть передбачених актами (трудові книжки, титульні списки). З іншого боку, печатку проставляється на статутах (положеннях) установ, договорах, дорученнях. Печатки ставляться на копіях документів, які відсилаються в іншу установу. Відбиток друку треба робити те щоб він накривав частина найменування посади особи, підписавши документ.

Розташування — проставляється печатку в нижньому правом полі документа правіше від двадцять третього реквизита.

V группа.

«Реквізити про набуття у виконанні документов».

В неї входять реквізити: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

Реквізит № 18 «Резолюция».

Написання — напис на документі сделаная управляючим заклади, чи його підрозділи, яке містить вказівок про виспівати документа. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. У резолюціях на документі з типовими термінами виконання, які вимагають спеціальних (додаткових) вказівок виспівати, відзначається виконавець, ставиться підпис автора резолюції, дата.

Розташування — ставиться на шостий рядку у верхній полі документа, лівіше від десятого реквізиту (вид документа).

Реквізит № 20 «Постанова документа на контроль».

Написання — відзначається словом «КОНТРОЛЬ» чи буквою «До», яку можна писати рукою (червоним, синім чи зеленим кольором), чи з допомогою гумового штемпеля.

Розташування проставляється у лівій верхньому поле, на сьомий рядку на самому краї бланка.

Реквізит № 22 «Позначка про приложении».

Написання — докладання доповнюють, пояснюють деякі питання документа чи документ загалом. За наявності додатків, доповнення йдеться у тексті чи помирають після тексту документа, перед підписом. Доповнення повинні оформлятися на стандартних аркушах плюс всі необхідні для конкретної документа реквизиты.

Розташування — в нижньому правом полі документа над двадцять третім реквизитом.

Реквізит № 27 «Позначка про копіях» (виготовленні і утверждении).

Написання — реквізит містить даних про копіях (їх кількості), місце їх перебування, адресати тих, кому вони були спрямовані. Кількість копій визначається нормативними актами (особливо документів з обмеженою доступом) чи диктується практичної необходимостью.

Розташування — ставлять у правом нижньому полі документа правіше двадцять другого реквизита.

Реквізит № 28 «Позначка про виконавця даного документа».

Написання — містить прізвище безпосереднього музиканта, і номер його робочого телефона.

Розташування — проставляється на звороті документа у нижній частини (в останній рядку слева).

Реквізит № 29 «Позначка про виконання документи й відправленні їх у дело».

Написання — складається з короткій довідки про виконання (якщо ні документа про виконання), слів «У справу» і номери справи, і номери справи, до якому документ буде підшитий, дати напрями його до справи і підпису виконавця. Цей реквізит свідчить про те, що над документом завершена.

Розташування — ставлять у нижньому лівому полі лівому кутку в останній строке.

Реквізит № 30 «Позначка перенесення інформації на ЭВМ».

Написання — включає інформацію, перенесену на ЕОМ, дату перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення данных.

Розташування — проставляється у нижній частині документа, в останній рядку, (посередине).

Реквізит № 31 «Позначка про отримання документа» (вхідний номер).

Написання — ця позначка містить такі елементи: скорочена назва установи, дата отримання документа, індекс документа. Позначка робиться від руки чи з допомогою гумового штемпелі организации.

Розташування — проставляється в нижньому правом полі документа, на останньої рядку, у правому углу.

3.

Заключение

.

В укладанні хотілося сказати що він є систему.

Он відображає факти, події, предмети, явища об'єктивної дійсності і мисленнєвої діяльності. Він створюється у вигляді листи, графіки, малюнка, фотографії, звукота відеозаписи. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папері, фотоплівці і т.п.).

Чтобы документ мав юридичної чинності, процес його створення регламентується здійснюється за встановленими правилами. Це підкреслено і у визначенні терміна документ у законі «Про інформацію, інформатизації і захист інформації «: «документована інформація (документ) -зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати » .

Документ, зафіксувавши (відбивши) інформацію, цим забезпечує її збереження й накопичення, можливість передачі іншій юридичній особі, багаторазове використання, повернення до інформації в времени.

Как носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якого установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодія їх частин. Інформація є необхідною підставою до ухвалення управлінські рішення, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, і навіть матеріалом для справочно-поисковой роботи. У управлінської діяльності документ виступає як і предмет праці, як і результат праці, оскільки своє рішення записується, закріплюється в документе.

Список використаної литературы.

1. Сучасне діловодство Кірсанова М.В.

М: Инфра — М 2000.

2.Документоведение. Кушнаренко М. М, Киев.:Знание 2000.

3.Зиновьева Н. Б, Сояпина Н. А…

Документ комунікації і сприйняття. Лекції за курсом «документоведение».

Краснодар: 95 г.

4. Діловодство. Кузнєцова Т. В М:2003г.