Номенклатура справ. 
Підготовка документів для зберігання ЕВР у архіві

Номенклатура справ. Підготовка документів для зберігання ЕВР у архиве.

Кирсанова М.В.

1. Загальні положения.

Номенклатура справ —це затверджений систематизований перелік справ, заводимых у пихатій інституції, з термінів їх збереження у порядку. Номенклатура справ використовують як схема і розподілу і угруповання виконаних документів мають у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і майже справ, термінів їх зберігання, і навіть як схема побудови довідкової картотеки не виконаних документів. З іншого боку, вона є облікованим документом в діловодстві і архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) хранения.

Номенклатура справ необхідна до швидшого пошуку документів з їхньої змісту і видам. Від того, чи добре вона складена, залежать оперативність роботи з документами та його схоронність. Наявність номенклатури справ у кожному установі, організації, підприємстві обязательно.

Основные положення з складання номенклатури справ викладені у Єдиної державної системі діловодства (ЕГСД).

Номенклатура справ то, можливо конкретної, з приблизною і типовий. З іншого боку, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділи і учреждения.

Конкретная номенклатура відбиває документи однієї конкретної заклади, чи структурного подразделения.

Примерные і типові номенклатури справ відбивають документи певної категорії установ з однотипним характером роботи і складом документації. З іншого боку, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов’язковою. Приблизна номенклатура є рекомендательной.

Составлению номенклатур справ у організації передує підготовчу роботу, мета якої — забезпечити облік справ, заводимых в діловодстві, відповідність видам та змісту відкладаються документів, правильну їх класифікацію в відповідність до ділянками праці та питаннями діяльності организации.

Работа зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, і установи загалом, координується діловодної службою і, зазвичай, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, і навіть комплексу документів, виходячи з яких формулюватися найменування справ України та визначатися принципи формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для угруповання документів з «Для службового користування», довідкові картотеки.

Утвержденные екземпляри номенклатур справ є документами постійного збереження і входять у склад справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони входять у склад справ секретаря-референта.

После затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки із відповідних її розділів від використання в работе.

Номенклатура справ установи, не передавального документи на державне зберігання, схвалена експертної комісією (ЕК), щорічно стверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається щонайменше 10 лет.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається задля забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається виходячи з номенклатур справ структурних подразделений.

Номенклатура справ установи друкується у кількох примірниках. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий — використовується цієї службою за робочу примірника, третій — перебуває у відомчому архіві (у особи, відповідального за архів) як облікового документа, четвертий — чи державній архіві, куди передаються документи даного учреждения.

Номенклатура справ установи переглядається не менше десь у п’ять років. Що стосується докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується й утверджується заново.

Согласованная з певним установою державної архівної служби номенклатура справ установи наприкінці кожного року уточнюється, стверджується керівником організації та вводять у дію з початку нового календарного року. У протягом року у затверджену номенклатуру справ вносяться інформацію про закладі справ, включення нових справ України та т.д. Зразок оформлення номенклатури справ представлено прилож. 7.1.

2. Формування дел.

Формирование справ — це віднесення документів до якогось справі і систематизація документів усередині нього. Річ — сукупність документів (чи документ), які стосуються одного чи ділянці роботи і поміщених у окрему обложку.

Формирование справ має відповідати наступним основним вимогам: оперативність оброблення і пошуку документів; надійність документационного обслуговування; схоронність документів. У справу поміщають лише виконані документи (оригінали чи завірені копії), оформлені відповідно до вимогами Держстандартів і ЕГСД. Документи, які відповідають заголовку справи, неправильно оформлені (повертаються виконавцю для доопрацювання), підлягають поверненню, чернетки, варіанти, розмножені копії до справи не помещают.

Дела формуються централізовано (в канцелярії) і децентрализованно (в структурних підрозділах). Під час упорядкування зведеної номенклатури справ кожному структурному підрозділу присвоюється індекс. Наприклад, прийомна відділу виховної праці та соціального захисту Комітету з початковому професійної освіти — індекс 03, відділ стратегії та розвитку профосвіти Комітету — 02, бухгалтерія — 04 тощо. Контроль над формуванням справ у структурних підрозділах здійснює завідуючий архівом заклади, чи обличчя, відповідальне за архив.

Документы постійного насилля і тимчасового зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали і копії, річні, квартальні, місячні плани, звіти тощо.). У виняткових випадках документи постійного насилля і тимчасового зберігання, пов’язані з розглядом запитання, групують щодо одного справі — реєстраторі чи швидкозшивачі. Після закінчення розгляду цих документів, прийняття рішень і закриття справи документи постійного зберігання вилучаються і переносяться до справи постійного зберігання. Якщо поділ справи на два передбачено номенклатурою, звідси робиться запис в графі номенклатури «Примечание».

В справи групують документи одного діловодного року. Винятки становлять перехідні в судові справи; особисті справи, створених в протягом період роботи даної особи у пихатій інституції; навчальна документація, создающаяся у навчальних установах (формується за навчальний год).

В справі має міститися трохи більше 250 аркушів при товщині 30—40 мм. При великому кількості документів їх формують самостійні справи з хронології чи вузьким питанням. Наприклад: справа «Листування щодо постачання металу» можна розділити втричі: «Листування щодо постачання лиття», «Листування щодо постачання прокату», «Листування щодо постачання арматури і проволоки».

Документы до засіданням аж, згруповані на окремий справа, систематизують за номерами протоколів засідань. Усередині групи документів, які стосуються одному протоколу, їх мають в послідовності вирішення питань; групи документів по одного першим підшивається ініціативний, та був інші документы.

Поручения вищих органів групують у справи за напрямами діяльності установи. Документи всередині справи мають у хронологічній последовательности.

Документы у особистих справах поселяють у наступній послідовності: внутрішня опис документів, наявних у особовій справі; заяву про зарахування працювати, напрям чи уявлення; анкета, листок з обліку кадрів; автобіографія, документи про освіті, виписка з наказів про призначення, переміщенні, звільнення (копії записок про зарахування працювати, перекладі, звільнення); доповнення до особистого аркушу з обліку кадрів; доповнення до особистого аркушу з обліку заохочень. Довідки з місце проживання, про стан інші документи другорядного значення групуються окремо від особисті справи. У межах тих груп документи мають за хронологією. Копії наказів про накладення стягнень, про заохочення, зміні прізвища та т.д. у зв’язку з внесенням цих записів на додаток до особовому аркушу з обліку кадрів на особисте справа не помещают.

3. Підготовка документів до наступному збереження й использованию.

Завершающим етапом процесу діловодства є підготування виконаних документів до збереження й використанню. Основна мета упорядкування й зберігання виконаних документів — створення умов їхнього використання їх у довідкової роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ.

Подготовка виконаних документів до збереження та використання включает:

экспертизу (оцінку) наукової і з практичної цінності документів;

оформление справ;

описание документів постійного насилля і тривалого зберігання;

обеспечение їхньої цілісності;

передачу справ у архів установи, тобто. в відомчий архів. (Відомчим називається архів, що у безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, не яка входить систему державної архівної служби, чи є структурним підрозділом організації.) Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі на державне зберігання.

Экспертиза цінності документів мають у діловодстві проводиться під час складання номенклатури справ, їх формуванні. Для «організації та проведення експертизи цінності документів, добору, і підготовки їх задля передачі на державне зберігання, а також і контролю над правильністю віднесення документів до різним справах телебачення і надання методичної допомоги у) проведенні експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (ЭПК). Розробляється становище, у якому визначаються її функції, правничий та порядок работы.

На експертні комісії крім організації щорічного відбору документів за зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання, зокрема і з особового складу, актів виділення до знищення документів і майже справ, що підлягали подальшому зберігання, про непоправному ушкодженні документів постійного збереження і про необнаружении справ, які підлягають передачі на державне зберігання; питань про зарахування на відомче зберігання документів особистого походження; підготовка і в руки ЭПК пропозицій встановити і зміні термінів зберігання документів; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій по діловодству і т.п.

Оформление справи — це комплекс робіт з його переобліку, нумерації аркушів, складання заверительной написи, внутрішньої опису документів; починається вона з моменту запевняння справи в самісінький діловодстві і спливає процесі підготовки його до передачу відомчий архів по закінченні календарного року, протягом якого було заведено. Оформлення справ проводиться працівниками служби діловодства. Залежно від термінів зберігання виробляється повне чи часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають часткового оформленню, їх допускається зберігати в скоросшивателях, без внутрішньої пере систематизації документів, без нумерації аркушів, і навіть без складання заверительной надписи.

При оформленні обкладинок справ постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу мають бути вказані такі реквізити: найменування заклади і його безпосередня підпорядкованість; найменування структурного підрозділи, індекс справи; анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, містять особливо цінні документи); дата справи (томи, частини); кількість листів на справі; термін зберігання справи; архівний шифр справи. З іншого боку, на обкладинках справ постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву і учреждения.

Следует підкреслити особливо, що архівний шифр на обкладинках справ постійного зберігання проставляється чорнилом в відомчому архіві тільки після включення справ у річні розділи зведених описів справ, затверджених ЭПК відповідного установи державної архівної служби (перед цим проставляється олівцем). Архівні шифри на обкладинках справ довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу проставляються чорнилом після включення справ у річні розділи зведених описів справ, схвалених ЦЭК (ЕК) установи, узгоджених з ЭПК відповідної установи державної архівної служби (для описів справ за особового складу) і затверджених керівником учреждения.

При заповненні реквізитів обкладинки справи необхідно дотримуватися такі вимоги: назва установи пишуть цілком згодна з зазначенням підпорядкованості в називному відмінку чи вказують його прийняте скорочена найменування; заголовок і номер справи переносять на обкладинку з номенклатури (останній доцільно проставляти і корінці справи для зручності пошуку справ при вертикальному способі їх хранения).

В кінці діловодного року у оформлення обкладинки справи постійного чи довгострокового (понад 10 років) зберігання вносяться необхідні уточнення. Якщо назва установи (вищого відомства, структурного підрозділи) змінилося чи справа передана у іншу фінансову установу (структурне підрозділ), на обкладинці дописують назва цієї наукової установи (структурного підрозділи). Заголовок справи на обкладинку переноситься з номенклатури справ організації, узгодженої з ЭПК відповідної установи державної архівної служби. У необхідних випадках (наприклад, якщо заголовок на обкладинці не відбиває змісту документів мають у справі) до нього вносяться додаткові відома і уточнения.

В заголовках справ, містять копії документів, повинна указуватися їх копийность. Справжність документів справи в самісінький заголовку не обмовляється. Якщо є про копийности документів належать до всім документам справи, їх поміщають за заголовком (в рядок, після точки, з великої букви), і якщо дані ставляться до частини документів або до жодного з них, їх пишуть після описи документів (в дужках з малої букви). За наявності справі кількох томів (частин) на обкладинку кожного томи (частини) виносяться загальний заголовок справи і заголовок кожного томи (части).

Важным реквізитом обкладинки справи є дата справи, тобто. роки закладу та закінчення справи в самісінький діловодстві. Правильне датування справ залежить від всебічного обліку характеру і виду документів, яким вони сформовані. Датою справи, що містить распорядительную, творчу й іншу документацію (доповіді, стенограми, листи тощо.), котрим точна датування має важливе значення, і навіть справи, які з кількох томів (частин), є крайні дати документів, тобто. число, місяць, рік реєстрації (складання) найраннішого і самої до найпізнішого з документів, включених в дело.

Датой справи, що містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо., є дати складання першого заступника та останнього протоколів чи дати їх затвердження (якщо вони затверджуються). Датою особистого справи є дати підписання наказів про зарахування і звільнення особи, яким воно заведено.

В кінці кожного справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання для обліку кількості і фіксації особливостей нумерації аркушів на на окремому листі складається заверительная напис, у якій цифрами і прописом вказується кількість пронумерованих листів, і окремо через знак «+» (плюс) — кількість аркушів внутрішньої опису (за її наявності). Заверительная напис пишеться розбірливо, із зазначенням посади упорядника, дати упорядкування та підписується упорядником з розшифровуванням підписи. Наступні зміни у складі - й стані справи (недостача документів, приєднання нових, заміна справжніх документів копіями тощо.) відзначаються в заверительной напису зі посиланням на відповідний акт.

Для певних категорій справ постійного насилля і довгострокового (понад 10 років) термінів зберігання, облік яких викликаний специфікою котра міститься у яких документації (особливо цінні, особисті, судові справи і слідчі справи, справи про надання учених ступенів і присвоєння вчені звання, справи на авторські свідчення рідних та патентні винаходу і т.д.), і навіть сформованих по різновидам документів, заголовки яких немає розкривають їх конкретного змісту, складається внутрішня опис документів. Після закінчення діловодного року всі завершені справи постійного насилля і тимчасового зберігання, минулі експертизу цінності, вносять у опису. Опис справ є систематизований перелік заголовків справ, розкриває до їхнього складу і зміст, що закріплює систематизацію справ у межах фонду, й їх облік. Крім цього, опис є одночасно облікованим документом і основними видами научно-справочного стандарту, які забезпечують оперативний облік справ України та описей.

С моменту заклади й до здачі в відомчий архів справи зберігаються у робочих кімнатах чи спеціально відведених цієї мети приміщеннях. Справи вміщують у напівзачинені шафи, які повинні гарантувати схоронність документів, і ставлять корінцями наружу.

Изымать і давати документи з цих справ постійного зберігання можна тільки у виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) із дозволу керівника установи. Причому у справа обов’язково вкладають точну завірену копію документи й акт про причини вилучення першотвору. Копії та витягу з документів від використання у роботі заклади, чи у сфері окремих громадян роблять із дозволу керівництва чи посадових осіб, яким таке право надано відповідними відомчими инструкциями.

В протягом діловодного року із справи дозволяється видавати документи для роботи співробітникам установи. При видачі документа його місце поміщають лист-заместитель, у якому вказують, який документ, кого і який час видано. Після закінчення діловодного року документи з цих справ не видаються. За необхідності видають справа, де знаходиться документ. На видане справа заповнюють карточку-заместитель, у ній вказують структурне підрозділ, у якому видано справа, номер справи, дату видачі і повернення, прізвище й обійняв посаду особи, який отримав справа, і навіть передбачаються графи для розписок у отриманні і прийомі дела.

За схоронність документів, що у стадії діловодства, несуть відповідальність завідуючий канцелярією, секретар, діловод тощо. Вони мають забезпечувати контролю над збереженням документів мають у структурних підрозділах в окремих виконавців, своєчасно доповідати керівництву установи про наявні нарушениях.

Структурные підрозділи установи передають у відомчий архів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) збереження і з особового складу. Передача справ роблять лише по описам. Разом зі справами у комп’ютерний архів передаються регистрационно-контрольные картки діловодної служби установи (канцелярії, секретаріату, загального відділу тощо.). Заголовок кожної картотеки входить у опись.

Передача справ у відомчий архів здійснюється, зазвичай, за графіком, складеного завідувачем відомчим архівом (або посадовою особою, відповідальних архів), попередньо узгодженим із тоді керівниками структурних підрозділів, і затвердженого керівником учреждения.

Дела тимчасового (до 10 років включно) зберігання передачу відомчий архів не підлягають і дружина мають зберігатися централізовано в канцелярії, секретаріаті чи інший службі діловодства заклади, чи в структурних підрозділах. У виняткових випадках у вирішенні керівника організації є підстави передано у відомчий архів по описам чи номенклатурі справ, який визначає відомчий архив.

Правильность формування та оформлення справ, відповідність їхньої кількості опису і номенклатурі справ перевіряється співробітником архіву попередньо, на стадії підготовки справ до передачу відомчий архів структурними підрозділами. Якщо її формуванні та оформленні справ встановлено недоліки, працівники структурних підрозділів зобов’язані їх устранить.

Дела приймає завідуючий відомчим архівом (спеціальний співробітник архіву) чи обличчя, відповідальне за архів, у присутності працівника здає структурного підрозділи. Передача справ проводиться у разі опису, в обох її примірниках проти кожного переданого справи робиться позначка про нього. Наприкінці опису у кожному її примірнику цифрами і прописом вказується кількість фактично які у архів справ, дата прийому-передачі справ, і навіть ставляться підписи співробітника відомчого архіву й обличчя, що передав справи. Під час прийому особливо цінних справ перевіряється кількість листів на деле.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.