Базовые елементи підготовки до переговорів

Базовые елементи підготовки до переговорам

Борис Суренович Саркісян, кандидата технічних наук, практичний психолог, понад десять років проводить корпоративні тренінги в розвитку персоналу, ведення переговорів і технологіям продаж.

Для розробки плану переговорів та його проведення на доброму фаховому рівні необхідна певна підготовка. Ця підготовка включає у собі досить широкий, спектр питань, що можна розкласти втричі основні складові забезпечення переговорного процесса:

информационная;

психологическая;

тактическая.

Это це і є базові елементи підготовки до проведення переговорів. Їх особливість у тому, що вони передусім визначають нашу поведінку переговорів і є підвалинами вибору стратегії, методи і прийомів їхнього реалізації. Визначимо кілька докладніше кожен із базових элементов.

Информационная підготовка. Інформація — одне з найважливіших етапів підготовки до переговорам. Інформацію умовно можна підрозділити втричі категории:

информация про власні цілі, плани та умови, визначальних рішення задач;

информация про партнері. Цю інформацію не буває надмірної. Вона містить у собі особистісні характеристики опонента, фінансове становище його фірми, особливості їхньої продукції, його ділові зв’язки тощо. п.;

информация про зовнішнього середовища, у якій йдуть переговори. Під довкіллям треба розуміти політична обстановка, ситуація над ринком, умови функціонування коштів доставки, закони та становища, які регламентують той чи інший вид діяльності, податкове та митне законодательство.

Психологическая підготовка. Включає у собі дві основні аспекта:

личная психологічна подготовка;

общая психологічна підготовка, необхідна до створення певного клімату переговоров.

Тактическая підготовка. Включає розробку таких тактичних прийомів, застосування яких дозволяє «вести інший бік» та домагатися поставленої цілі з мінімальними потерями.

Информационная підготовка. Інформації про партнерах має визначальне значення і може суттєво вплинути на результати переговорів. Це нібито аксіома. Однак у деяких випадках існує думка, що високий професіоналізм перемовника можна з лихвою компенсувати відсутність необхідної інформації про партнере.

Анализ власної позиции Постановка завдання. Перш ніж розпочинати переговори, слід визначитися, у чому наші інтереси, який то, можливо результат, чим можна пожертвувати щодо його досягнення. І потім всебічної оцінки цього накреслити собі цель.

Определение мети здавалося б здається нескладно, тому що припустити, чого конкретно домагається будь-який учасник переговорів. Але все далеко ще не так усе просто, якщо розглядати стратегічний сенс питання. І він перебуває над тому, «у мене хочу домогтися цих переговорах?», суть у тому, «чому хочу цього домогтися?» У цьому контексті сам акт переговорів виявляється підлеглим більш всеосяжної мети, яка вирішує широке коло завдань, виходять далеко за межі теми переговоров.

Для здобуття права кваліфіковано сформулювати постановку завдання, необхідно вирішити ряд вопросов:

минимально припустимий вариант;

максимально можливий вариант;

план дій, якщо угоду нічого очікувати оформлено;

каковы альтернативи обговорюваному соглашению.

Определитесь, у чому ваші інтереси, яким повинен бути результат, які альтернативи ним звершене і можна пожертвувати щодо його досягнення. Цю інформацію є підвалинами визначення мети переговоров.

Минимально припустимий варіант. У окремих випадках він визначається не так важко. Наприклад, під час закупівлі і наступного перепродажу товару можна прогнозувати гірший варіант і які з цього накладні витрати. Тут у першу чергу великій ролі грає досвід минулого і здатність передбачати становище на рынке.

В інших випадках визначення мінімального варіанта необхідно розглянути безліч можливих. Іноді такий аналіз можуть призвести до парадоксальним на погляд результатам.

Допустим, собі хочете продати своє маленьке кафе. І можна розглянути ряд варіантів. Можливо, підготувати собі наступника, передати кафе, а самому зайнятися новим бізнесом? Чи, можливо, здати частина приміщення кафе під ігрові автомати? А то, можливо, якщо місце дозволяє, відкрити при кафе книгарню? Таких варіантів може бути досить багато. Розпишіть кожен із новачків і оцініть з економічної погляду. Порівнюючи перспективність і її різних варіантів, ви зможете визначити мінімальний рівень своїх вимог в майбутніх переговорах. У окремих випадках такий аналіз варіантів може призвести до несподіваним, начебто, результатам.

Для визначення мінімально припустимого варіанта необхідно розглянути безліч можливих. Оцініть кожен із новачків. Порівнюючи перспективність і можливість різних варіантів, визначте мінімальний рівень своїх требований.

Максимально можливий варіант. Хоч би яким міг стати найкращий результат переговорів? Йдеться не у тому, потім ви розраховуєте, йдеться про тому, можна було б очікувати, розвертайся події по-вашому. Цього варіанта яких і визначає початковий рівень ваших вимог. Максимальні вимоги забезпечують вас «запасом міцності», а опонента змушують поставитися до вашим вимогам серйозніше. З іншого боку, початкова ціна продажу та сума угоди збігаються рідко. Безсумнівно лише одне — ви будь-коли отримаєте більше, ніж запросили сами.

Однако рівня вимог повинен відбивати стан справ над ринком. Стоїть у своїх вимогах вийти межі розумного, як опонент відразу доведе їх неспроможність, цим зводячи на «немає» будь-який план, що ви заготовили напередодні. Щоб цього не сталося, найкраще підкріпити свої докази документально. Приготуйте звіти, рахунки, пропозиції конкурентів — будь-які матеріали, що тільки вдасться собрать.

Уровень максимальних вимог повинен відбивати стан ринку. Істотне нерозумне підвищення меж за вартістю або іншими параметрами дає хороший привид докази неспроможності вимог. Рекомендується докази підкріплювати документально (звіти, рахунки, дані конкурентов).

Недостатки позицій, заснованих на виключно граничних варіантах. Через війну тиску, або інших обставин переговорного процесу може завершитися угодою, від яким ви мали була. Учасники переговорів зазвичай намагаються законодавчо захистити себе від такої результату, продумуючи заздалегідь найгірший варіант, який можуть піти, — свій «межа». Коли ж ви купуєте, межею є найвища ціна, яку ви можете заплатити. Якщо вже ви щось продаєте, межею є сама низька, прийнятна вас, цена.

Когда межа встановлено, легше опиратися тиску і спокусам моменту. Якщо з вашого боку в переговорах бере участь більше людини, спільно певний межа дає гарантій, що вам вийде задовольнятися меншим. Ці гарантії взято з те, що у вашому команді не зможе натякнути боці, що ви міг би задовольнятися меньшим.

Вы можете убезпечити себе: посилаючи співробітника для переговорів, обговоріть з нею відповідний предел.

Однако захист, яку забезпечує встановлений межа, тягне у себе і високі витрати. Цей прийом обмежує ваші можливості користуватися інформацією, яку у вас з’являється на переговорах. За визначенням межа — це позиція, яку ви можете змінити. Вирішивши заздалегідь, що жодні докази і аргументи з іншого боку не змусять вас змінити межа, ви позбавляєте себе можливості слушать.

Предел також придушує уяву. Він знижує стимул до розробки й пошуку нових рішень, які б узгодити різні інтереси задля досягнення взаємовигідних угод. Майже кожні переговори надають більше варіанта решения.

Если нижню межу встановлено, легше опиратися тиску. Проте захист, яку забезпечує встановлений межа, тягне у себе обмеження. Він знижує стимул до розробки та пошуку нових рішень, які б узгодити різні інтереси задля досягнення взаємовигідних соглашений.

Для розробки альтернатив обговорюваному рішенню необхідно розробити спосіб, який можна буде економічно оцінити будь-яке угоду. Такий спосіб оцінки захистить вас від ухвалення невигідних умов і та умовами економічно вигідних, але з настільки очевидних перший взгляд.

Подготовьте план дій, якщо угоду нічого очікувати досягнуто. Хоч би якими були райдужними сподівання укладання угоди, завжди корисно мати план дій у разі, якщо угоду нічого очікувати досягнуто. Проробка альтернативних можливостей для проведення операції з іншими партнерами лише посилить ваші позиції цих переговорах. Розгляньте кілька реальних варіантів. Ви повинні потерпіти фіаско ані за яких обстоятельствах.

Информация про опонентові і фирме

Информация про опонентові. Конче важливо знати якнайбільше людей, із якими ви маєте намір розпочати переговоры.

Большинство людей передбачувано. Персональний стиль поведінки позначається в усьому, що де вони робили, зокрема й переговори. Перш ніж чи з опонентом, спробуйте з’ясувати в його друзів, ворогів і тих, хто мав з нею контакт, особливості його характеру. З’ясуйте, де живе, хто оточує, коло його интересов.

Наиболее цінної є інформацію про стилі поведінки його за переговорах: здатність відстоювати думку, прагнення жорсткості або до компромісу, здатність адекватно і швидкого реагування на швидко що змінюється переговорів. Це дуже важливу інформацію, особливо у випадках, коли мають бути тривалі спільні праці та перший вдалий контакт визначає подальший рівень отношений.

Важно побільше дізнатися минуле опонента, проаналізувати його попередні угоди та ділові підприємства, особливо потерпілі невдачу. Найчастіше невдачі кажуть людей більше, ніж перемоги. Старанно розглянувши причини провалів, ви краще зрозумієте спосіб мислення опонента, її спосіб діянь П. Лазаренка та психологічний настрій. Усе це допоможе краще зрозуміти її інтересів праці й перевагу на переговорах. Розвідайте, які пропозиції він висував сама і які пропозиції протилежного боку відхилив, наскільки гнучко вів торг і піддавався эмоциям.

В окремих випадках зазначена інформація важкодоступна і є явно недостатньою вступу в контакт. У цій ситуації може бути застосований метод отримання у вигляді осіб, котрі за вашому вказівкою вступають в переговори. Ці розмови найчистіше блеф, бо за проведенні відпрацьовуються всі найважливіші вам аспекти, з’ясовується докладна інформацію про реакції опонента на цікаві для вас питання, але в результаті переговори «зриваються». І ось, отримавши усю інформацію, ви починаєте переговори. Це дуже трудомісткий, але занадто вже ефективний спосіб отримання інформації. Питання — у іншому: наскільки етично його применение?

Информация фірму. Найчастіше інформацію про особистості опонента й інформація фірму, яку представляє, взаємопов'язані. І все-таки про стан фірми можна буде говорити отдельно.

Для повноцінного аналізу діяльності фірми з успіхом використовувати офіційні джерела: бюджетно-фінансові плани, публікації й звіти, рекламу й публічні выступления.

Почти всю інформацію, яку, як вам здається, важко давалися, то, можливо здобута так званим прямим методом з допомогою телефону. І тут необхідно продумати такі непрямі питання, які надавали б у відповідь цікаві для вас питання. Ніяк не доберу, як багато закриту інформацію можна було одержати таким чином. У той інколи важко повірити, але це. Аби у тому, організуйте такий дзвінок себе фірму й подивіться, що від цього выйдет.

Один з найуспішніших способів отримання фірму — це і відвідування приміщення фірми. Знаходячись у приймальні, подивіться друковані матеріали: рекламні проспекти, корпоративні бюлетені, журнали для робітників і службовців — скрізь може бути відомості для «внутрішнього користування», корисні вам. Зверніть увагу до які імена і компанії посади людей; ознайомтеся з переліком намічених заходів, нових придбань чи з виробничими повідомленнями. Якщо буде можливості, постарайтеся уникнути опіки співробітників фірми і побувайте в фірмовому кафе, у місцях куріння і скупчення людей. Ви отримаєте неформальну інформацію фірму, відчуєте клімат у ній. Усе це дозволить в подальшому правильно спланувати переговоры.

Если неофіційно чи з допомогою підставних осіб відвідати фірму вдається, а попереду досить складні переговори, можна запланувати зустріч. І тут корисно спершу зустрітися ще з партнером та чесно викласти від своєї ідеї, її переваги. Для вас було б чимось на кшталт «розвідки боєм». На таку зустріч беруть підготовлених матеріалів, вона затягується. Отримавши необхідну додаткову інформацію фірму і опонентах, ви плануєте наступну зустріч як головну в серии.

Любые договірні зобов’язання містять певну частку ризику, що можна істотно знизити, коли ви подбали своєчасно про отриманні повної інформації фірму, з якою збираєтеся взаємодіяти. Інформацію можна отримати прямими методами з офіційних джерел постачання та непрямими шляхами опитування і контактів із співробітниками фирмы.

Информация про зовнішнього середовища. Під довкіллям ми розуміємо тут політичну обстановку, ситуацію над ринком, умови функціонування коштів доставки, закони та становища, які регламентують той чи інший вид діяльності, податкове та митне законодательство.

Вся цю інформацію досить велика. Великі фірми мають відповідні аналітичні і юридичні відділи, завдання яких полягає — відстежувати усі нововведення у законодавстві і ринку. Для малого підприємства мати такі відділи найчастіше у змозі. І тут щодо переговорів залучають експертів й консультанти. У кожному разі, завжди корисно виписувати видання аналітичного характеру, щоб бути, у курсі подій не ринку й в мире.

В час можна одержувати будь-яку цікаву для вас інформацію, залучаючи консультантів, але досвід проведення свідчить: ніякі магнітні чи інші носії інформації не замінять вам власної эрудиции.

Читайте закони, законодавчі акти, укази, постанови, розпорядження будь-якими, які стосуються вашої у сфері діяльності. Попереду зустріч із будь-ким, працюючим на іншому терені, — вивчайте всі закони, які стосуються його сфері діяльності; виникне суперечка — перемога буде за вами.

Не приймайте цитату опонента на закон на віру. Будьмо пильними, запам’ятайте — який закон цитується. Якщо не названо, не соромтеся — запитаєте номер статті Закону і додатки щодо нього. Вивчіть закон хоча перед другим раундом переговорів, якщо не вдалося зробити раньше.

Защитите свої тили. При вступ у переговори ви найчастіше вважаєте, що партнер матиме в розпорядженні інформацією про вас і ваш бізнес, яку ви йому поставляти. Проте зовсім який завжди ваш впевнений тон й посвідку можуть приховати ваші слабких місць. Можливо, ви зараз борги, ви маєте досвідом проведення великих операцій, не сильні під час розрахунків не дуже компетентні у деяких вопросах.

По всіх цих питаннях необхідно зробити захисні меры:

что можна — сховайте; ви зобов’язані давати що ганьбить вас информацию;

заготовьте необхідне пояснення з того що приховати нельзя;

переговорите з тими, хто може дати про вас інформацію, перш ніж зробить ваш оппонент;

наймите консультанта з питань, які ви недостатньо компетентні сами;

приучайте себе робити паузи, дайте собі час, як ви почнете говорить.

Внимательно проаналізуйте власні слабких місць і потурбуйтесь про їхнє захисту. Заздалегідь підготуйте необхідні пояснення з приводу своїх слабкостей, які можна — сховайте, найміть консультантів з питань, у яких ваша компетенція недостатня. Постарайтеся до переговорів сформувати певне ставлення до вам оппонента.

Мы розглянули основні питання, пов’язані з інформаційної підготовкою. Кожна конкретна ситуація вимагає свого обсягу необхідної інформації, і його міру визначає переговорник, виходячи зі свого досвіду, здорового глузду і интуиции.

Психологическая подготовка

Закономерности працездатності. Нерідко переговори — це змагання, яка потребує великий витримки, волі, швидкого аналізу і вжиття рішень. Усе це потребує великих витрат: вольових, розумових і фізичних. Основне завдання психологічної підготовки у тому, аби піти до початку переговорів мали в найкращою формі. І тому треба зазначити особливості своєї вдачі і її фізичне можливості організму. Це дозволить застосувати відбудовні заходи для згладжування природних спадів працездатності й підтримання оптимальної режиму праці та отдыха.

Когда чи стане? У одних людей найвища працездатність, підйом зусиль і почуттів творяться у ранковий час тривають всю першій половині дня. Після обіду прагнення працювати поступово падає, мінімум працездатності посідає ніч. Такі люди ранкового биоритмического типу — «жайворонки» — воліють рано лягати спати і раніше вставать.

Для іншим людям підйом працездатності зрушать на вечірні чи вночі. Це люди вечірнього типу — «сови». Їх краще пізній відхід до сну і відповідно пізніший підйом вранці. Першу половину дня їм — це болісна боротьби з сонливостью і небажанням працювати. Статистика підтвердила з прикладу біржових маклеров-«сов», що ранок — цей час значної частини помилок для таких людей. Водночас в другої половини дня них мотивів: робота кипить в руках!

Существует третій тип людей, не що належить до першим двом. У них рівень працездатності протягом доби змінюється мало.

Следует особливо відзначити те що, що відмінності працездатності «жайворонків» і «сов» уранці й увечері досить значні. У спеціальних спостереженнях зі створенням аварійних ситуацій «сови» вранці робили 1,7 помилок на хвилину, а ввечері всього 0,7. У «жайворонків» спостерігаються самі відхилення в работоспособности.

При обліку ритмічною сили можна підвищити продуктивності праці на 25%. У цьому зв’язку річ цілком очевидна прагнення призначити час переговорів зручний вас час. Цей додаткове джерело енергії може спричинити ефективність кінцевого результата.

Итак, ви визначили, якого типу ставитеся з погляду биоритмологии. З урахуванням цього ви призначили час переговорів. Тепер на питання про зміну продуктивність праці залежно з його продолжительности.

Работоспособность бізнесмена характеризується п’ятьма периодами.

1. Період адаптацію діяльності триває 20−30 хвилин. Принаймні докладання вольового зусилля працездатність зростає до включення механізмів автоматичного, стереотипного действия.

2. Період оптимальної працездатності, у якому продуктивність утримується високому рівні і вольові зусилля незначні. Тривалість періоду 3−4 часа.

3. Період компенсації. Рівень працездатності продовжує залишатися стійким, але вимагає виражених вольових зусиль, вкладених у подолання стомлюваності. Період триває 1−2 часа.

4. Період нестійкою компенсації. Характеризується коливаннями працездатності, але не матимуть закономірною тенденції до їх зниження. З’являються явні ознаки втоми. Період триває 1−2 часа.

5. Період зниження працездатності. Продуктивність вихоплює 20−25%. З’являються ознаки втоми. Тривалість періоду 1−2 часа.

На тлі типовою динаміки прояви працездатності певні зміни можуть зумовлюватися психологічними і фізіологічними причинами. Найчастіше зниження працездатності пов’язані з перервою у роботі і із психологічним угнетением.

Перерыв у роботі прийому їжі призводить до зниження працездатності, яка відразу відновлюється після обеда.

Угнетающее вплив на людей, що у переговорах, негативних емоцій, викликаних неприємними новинами, образливими зауваженнями, образами, не можна недооцінювати. Пригнічений стан може істотно знизити працездатність і призвести до помилок, які потім доведеться дорогою ціною платить.

При проведенні переговорів із урахуванням викладеного необхідно брати до уваги следующее:

необходимо знати динаміку працездатності, щоб коригувати своєї діяльності при проведенні переговоров;

колебания пильності (обережності) перемовника пов’язані зі зміною працездатності. Це важливо після ухвалення відповідальних решений;

длительные перерви під час переговорів призводять до спаду як працездатності, а й уваги. Звідси великий ризик припуститися помилки при рішенні задач;

снижение працездатності наприкінці дня або тижні вимагає зниження ритму і величини навантаження тим часом та особливого уваги до профілактики прийняття невдалих прийняття рішень та срывов.

Учет цих особливостей є важливим і можна використовувати опонентом. Мало хто втримається від спокуси використовувати «безневинні» прийоми, дозволяють знизити працездатність опонента на 25−30% без будь-яких явних усилий.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.