Використання інформаційних технологій для обліку праці та заробітної плати

Вибір програмного забезпечення є важливим моментом при створенні автоматизованого робочого місця (АРМ) облікового працівника. Для цього необхідно здійснити порівняльний аналіз програм, які пропонуються на ринку. На вітчизняному ринку програмного забезпечення для ведення обліку оплати праці та складання звітності пропонується багато програм різних виробників. Вони мають подібне функціональне наповнення, але відрізняються технологією перетворення вихідних даних у результативну інформацію та інтерфейсом.

Дані програмні продукти дозволяють вирішувати наступні завдання:

підвищується точність, ясність і прозорість розрахунків з персоналом;

впровадження програмних рішень забезпечує своєчасність розрахунків з оплати праці, а також формування внутрішніх управлінських звітів (про прибуток, недостачі, брак, рентабельність, продуктивність праці тощо), які є відправною точкою для формування преміальної складової заробітної плати;

автоматизовані системи формують статистичні і динамічні звіти по заробітній платі, що підвищує якість прийнятих управлінських рішень і вимагає менших затрат часу.

Автоматизована система обліку оплати праці може функціонувати як окрема система для розв’язання задач тільки цієї ділянки обліку, як складова комплексної автоматизованої облікової системи або ж як складова інтегрованої автоматизованої системи управління підприємством.

Найбільш розповсюдженими програмними продуктами з автоматизації обліку праці та її оплати на території України є програми таких розробників як «1С», «ПАРУС — Підприємство», «Галактика», «БЕСТ ЗВІТ» та ін.

Для підвищення ефективності управління підприємством фірма «1С» в програмному комплексі «1С: Підприємство» створила конфігурацію по управлінню кадрами та розрахунку заробітної плати. Якщо раніше такою програмою булла конфігурація «1С: Зарплата і Кадри 7.7», то з розвитком ринку і появою підвищених вимог до інформаційних технологій фірма «1С» випустила більш досконалий продукт «1С: Зарплата і Управління персоналом 8», яка відповідає усім запитам працівників, які здійснюють кадрове управління, планування і розрахунок заробітної плати. Причому остання версія програми «1С: Зарплата і Управління персоналом 8.2» є найбільш досконалим продуктом у своїй галузі.

Конфігурація «1С: Зарплата і Управління персоналом 8 для України» забезпечує: планування потреби у персоналі; управління атестацією, навчанням та фінансовою мотивацією працівників; ефективне планування зайнятості персоналу; ведення обліку кадрів і аналіз кадрового складу; ведення штатного розпису підприємства; розрахунок заробітної плати персоналу; розрахунок регламентованих законодавством податків, утримань із заробітної плати та нарахувань на фонд оплати праці; автоматизацію розрахунку нарахувань та утримань за будь-якими алгоритмами; відображення нарахованої заробітної плати і податків у складі витрат підприємства; управління грошовими розрахунками з персоналом, включаючи депонування; проведення розрахунків «заднім» числом; формування розрахункових листків будь-якого виду; розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань типу бригадних нарядів; формування платіжних відомостей з упорядкуванням інформації за різними критеріями шляхом розподілу її за категоріями, підрозділами та іншими ознаками; розрахунок лікарняних листків, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за попередні розрахункові періоди [2, c. 67]; тощо.

В порівнянні з конфігурацією «1С: Зарплата і Кадри 7.7» можна виокремити наступні переваги:

• — ведення обліку декількох організацій в єдиній інформаційній базі. Організації можуть використовувати спільні списки фізичних осіб, класифікатори аналітичної інформації;
• — ведення не тільки регламентованого обліку нарахувань, а й управлінського обліку заробітної плати: стимулюючих надбавок і бонусів. Можливість описувати додаткові нарахування;
• — удосконалено механізм обліку використання робочого часу. Підтримуються індивідуальні, зведені індивідуальні і «гнучкі» графіки роботи; детальні чи зведені графіки роботи; оплата погодинних невиходів;
• — у кадрову аналітичну звітність включені звіти з руху працівників і наочні діаграми відпусток довільним спискам працівників, військовий облік з формуванням звітності.

Дана конфігурація формує всі необхідні уніфіковані форми з обліку праці і заробітної плати та інші необхідні звіти, які дозволяють отримувати інформацію за будь-який розрахунковий період.

Також популярною є програма інтегрованої системи автоматизації управління підприємством «Галактика». При розробці і розвитку системи «Галактика» велику увагу було приділено питанням оптимізації управління ресурсами виробничого підприємства.

Взаємодія модулів системи при наявності єдиної комп’ютерної мережі здійснюється в оперативному режимі. Всі модулі використовують єдину базу даних, для управління якою, за вибором замовника можуть використовуватися системи управління базами даних (СУБД) Pervasive SQL, MS SQL-server або Oracle [9, c. 82].

Одним із функціональних контурів (функціональних блоків) системи «Галактика» є контур «Управління персоналом». Даний контур складається із двох модулів «Управління персоналом» і «Заробітна плата», які забезпечують автоматизований облік кадрів і виконання розрахункових процедур, пов’язаних з оплатою праці персоналу підприємства.

Модуль — це прикладна програма системи, призначена для автоматизації певної ділянки господарського обліку. Він має відносну самостійну стійкість і може експлуатуватись як у складі комплексу, так і локально [5, c. 16].

Модуль «Управління персоналом» забезпечує процес формування, зберігання і корегування штатного розкладу і особових карток працівників підприємства за підрозділами, а також отримання звітів по штатному розкладу і кадрам. Ведення картотеки здійснюється шляхом формування типових наказів про прийняття на роботу, переміщення по службі, звільненні, надання відпусток, а також формування записів про непрацездатність працівника [10, c. 83; 5, c. 186].

Модуль «Управління персоналом» автоматизує наступні функції: підбір персоналу; працевлаштування; ведення кадрової документації; облік заробітної плати; облік робочого часу і аналіз ефективності його використання; облік, планування і контроль трудових ресурсів підприємства; персоніфікований облік; формування статистики, форм і різноманітних звітів.

Модуль «Заробітна плата» дозволяє автоматизувати облікові і розрахункові процедури, які пов’язані з оплатою праці персоналу підприємства при почасовій та відрядній системах оплати праці [3, c. 63].

ТОВ «БЕСТ ЗВІТ» є розробником програми «БЕСТ ЗАРПЛАТА», яка призначена для обліку праці та заробітної плати для малих і середніх підприємств. Дана програма здійснює автоматичний розрахунок заробітної плати згідно діючого законодавства, перерахунок заробітної плати при будь-якому коригуванні даних та сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства. Програма містить: типовий перелік видів оплат, фондів та їх нарахувань; типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність; простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими обліковими системами та управління підприємством та ін. «БЕСТ ЗАРПЛАТА» автоматично передає сформовані звітні документи в систему формування звітів до державних структур «БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС» [7].

Проведений аналіз вищенаведених програмних продуктів свідчить про те, що вони не призначені для ведення нормативного методу обліку витрат, а лише можуть порівнювати фактичні витрати ресурсів з плановими. Ця ситуація пов’язана насамперед із відсутністю у Плані рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій спеціальних рахунків, а ті, підприємства, які ведуть облік за нормативним методом, використовують транзитні рахунки або вводять значення норми затрат ресурсів для формування звітів за нормативними та фактичними даними. Також у розглянутих програмах відсутні алгоритми для отримання оперативної інформації за причинами та винуватцями відхилень від норм затрат ресурсів. Визначальною рисою цих програм є те, що вони дозволяють оперативно й достовірно визначати розмір заробітної плати з урахуванням різноманітних видів стимулюючих та компенсаційних виплат та формувати внутрішні системні та зовнішні звіти, однак не передбачають формування звітних показників по ефективності використання праці.

Отже, незважаючи на те, що автоматизація обліку оплати праці значно спростила його ведення, основною її метою є формування інформації необхідної для всіх рівнів управління для прийняття обґрунтованих рішень з метою ефективного використання роботи працівників.