Характеристика первинних та зведених бухгалтерських документів

Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні документи є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.

Первинні документи можуть бути створені як у письмовій, так і в електронній формі.

Будь-які документи мають силу первинних документів лише в разі фактичного здійснення господарської операції. Якщо ж фактичного здійснення господарської операції не було, відповідні документи не можуть вважатися первинними документами навіть за наявності всіх формальних реквізитів.

На практиці я ознайомилася з такими первинними документами: ПКО, ВКО, виписка по обліку банківських операцій: платіжне доручення, грошовий чек; розрахункових операціях із покупцями та постачальниками: накладна, рахунок-фактура; по основним засобам та НМА: інвентарна картка обліку ОЗ.

Прибутковий касовий ордер — первинний документ, застосовується для оформлення надходжень готівки до каси підприємств.

Видатковий касовий ордер — це первинний документ, що застосовується для оформлення видачі готівки з каси підприємств.

Платіжне доручення — це розпорядження обслуговуючому банку про перерахування визначеної суми на рахунок іншого підприємства оформлене на спеціальному бланку.

Грошовий чек (готівковий) — чек, оплату якого здійснюють шляхом виплати грошей пред’явникові чека.

Накладна — супровідний документ, що надається продавцем покупцеві і вміщує перелік товарів, їх кількість і ціну, за якою вони будуть поставлені покупцеві, формальні особливості товару (колір, вага тощо), умови постачання і зведення про відправника і одержувача.

Зведений документ — документ, складений на підставі декількох первинних документів для отримання узагальнених даних.

До цих документів належать: звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), розрахунково-платіжні відомості, відомості накопичення витрат на виробництво продукції за її найменуваннями, відомості накопичення непрямих витрат та ін.

Під час практики я ознайомилася з такими зведеними документами: звіт касира, звіт про використання грошових коштів виданих під звіт або на відрядження, проста оборотна відомість по синтетичних рахунках, оборотна відомість по аналітичних рахунках, шахова відомість.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках будується у вигляді таблиці, яка включає послідовно: назву синтетичних рахунків, початкове сальдо за дебетом або кредитом, обороти за місяць за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо за дебетом або кредитом. За кожною графою оборотної відомості підраховують підсумки.

Оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний період, а також їх стан на початок і кінець звітного періоду.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка.

Шахова оборотна відомість — оборотна відомість, що складається за допомогою шахової форми. На відміну від звичайної оборотної відомості вона містить кореспонденцію рахунків і є складнішою за будовою. Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій же послідовності: по вертикалі й горизонталі, за дебетом і за кредитом. Сума в клітинці шахової оборотної відомості показує, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. Це порівняно з простою оборотною відомістю дає ширшу картину змін господарських засобів та процесів, що відбулися.