Методичні основи аудиту наявності та руху матеріалів на складах і в бухгалтерії

Під методикою аудиту запасів слід розуміти сукупність способів та прийомів вивчення перевірки даних бухгалтерського обліку і показників фінансової звітності, що стосуються запасів суб'єкта господарювання, з метою висловлення незалежної думки аудитора про їх достовірність в усіх суттєвих аспектах та про відповідність вимогам законів України.

На початку аудиту матеріалів слід перевірити стан складських приміщень, оснащення місць зберігання цінностей вагами, мірною тарою та іншими вимірювальними приладами. Склади мають бути оснащені стелажами та іншими пристроями для збереження матеріалів.

Аудитор повинен розглянути стан охорони підприємства і дотримання пропускного режиму.

Важливим фактором підвищення ефективності виробництва і конкурентоспроможності виготовленої продукції є нормування витрат матеріалів. Перевірка обґрунтованості встановлених норм досягається шляхом контрольного запуску сировини і матеріалів у виробництво. Тому у разі необхідності з метою визначення істинних витрат матеріальних ресурсів під час проведення аудиту здійснюються контрольні запуски матеріалів у виробництво. За їх результатами складається відповідний робочий документ аудитора, в якому вказується кількість сировини, що передана у виробництво, технологічні режими та обладнання, які використовуються для її обробки, кількість продукції (вузлів, напівфабрикатів), яка виготовлена з цієї сировини.

Такі дані можуть бути використані для відновлення обліку витрат матеріалів. Ці відновлені дані необхідно зіставити з фактичними витратами окремих груп матеріалів, визначити результат (економію чи перевитрату), а від матеріально відповідальних і посадових осіб отримати пояснення з цих питань.

Невід'ємним елементом контролю є забезпечення суворого лімітування відпуску матеріалів та сировини у виробництво. Ліміти встановлюються, виходячи з науково обґрунтованих норм витрат, обсягу виробничої програми, з урахуванням залишків матеріалів, не витрачених на початку місяця.

З метою перевірки збереження матеріальних цінностей і достовірності облікових даних під час аудиту повинна обов’язково проводитися інвентаризація матеріалів [15, c.136].

Інвентаризація проводиться раптово й одночасно на всіх об'єктах із залученням фахівців, які добре знають технологію і порядок обліку, збереження та використання окремих видів матеріальних ресурсів, а також представників громадських організацій. Інвентаризація матеріалів, як правило, здійснюється в порядку розташування цінностей у даному приміщенні. У разі зберігання цінностей однією матеріальною відповідальною особою у різних ізольованих приміщеннях інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опломбовується, і комісія переходить для роботи у наступне приміщення. Факт опломбування засвідчується актом, у якому обов’язково вказуються члени інвентаризаційної комісії, дата складання акта, місцезнаходження та назва складу, кількість пломб та їхні номери. Акт підписується всіма членами інвентаризаційної комісії. Склад після цього охороняється.

Під час проведення інвентаризації аудитор повинен обстежити приміщення, перевіривши надійність забезпечення зберігання цінностей від можливих крадіжок, пожеж, псування. У разі, якщо будуть знайдені недоліки в зберіганні цінностей або у порядку ведення їх обліку, їх необхідно вказати в робочому документі аудитора.

Після закінчення інвентаризації аудитору слід перевірити якість її оформлення та правильність регулювання інвентаризаційних відмінностей. При цьому звертають увагу на те, щоб вартість надлишків і нестач у порівняльних відомостях була наведена відповідно до їх оцінки, показаної в облікових регістрах. Потім слід приступити до перевірки правильності проведення заліків залишків і нестач внаслідок пересортиці [20, c.217].

У разі нестачі матеріалів, які підлягають списанню на витрати в міру відпуску їх у виробництво та обліковуються лише у кількісному виразі, розмір збитків визначається, виходячи з ринкових цін на аналогічні матеріали, зменшених пропорційно до фактичного зносу, але не менше, ніж на 50% ринкової ціни.

Аудитор має перевірити також точність оцінки матеріалів. Як відомо, придбані (отримані) або вироблені запаси оцінюються за первинною вартістю. Первинною вартістю запасів, що придбані за плату, є їх собівартість, яка складається з таких фактичних витрат:

• — сум, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю) за вирахуванням непрямих податків;
• — сум ввізного мита;
• — сум непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;
• — сум транспортно-заготівельних витрат (витрати на заготівлю запасів, оплата тарифів (фрахту) за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів);
• — інших витрат, які безпосередньо пов’язані з придбанням і доведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях [7, c.214].

Первинною вартістю запасів, які виготовляються власними силами підприємства, визнається собівартість їх виробництва. Не належать до первинної вартості запасів:

• — понаднормові втрати і нестачі запасів;
• — проценти за користування позиками;
• — витрати на збут;
• — загальногосподарські та інші подібні витрати, які безпосередньо не пов’язані з придбанням і доставкою запасів та приведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання.

Транспортно-заготівельні витрати, як правило, обліковуються на окремому субрахунку, тому аудитору необхідно встановити законність і правильність розподілу транспортно-заготівельних витрат між сумою залишку матеріалів на кінець звітного місяця і сумою матеріалів, що вибули (використані, реалізовані, безоплатно передані тощо) та перевірити відповідні розрахунки.

Під час аудиту слід перевірити питання щодо переоцінки матеріальних ресурсів. Якщо підприємство проводить щомісячну дооцінку матеріалів, аудитор повинен перевірити підстави її проведення (нові ціни у рахунках постачальників або довідки підприємств-постачальників про нові ціни на їхню продукцію).

Під час надходження матеріальних цінностей перевіряється виконання постачальником договірних зобов’язань. Матеріали на склад від постачальника доставляє експедитор. Під час здачі експедитором матеріальних цінностей на склад матеріально відповідальна особа (завідувач складом) повинен перевірити відповідність кількості, якості та асортименту матеріалів, що надійшли, документам постачальника.

При повній відповідності кількості зазначених матеріальних цінностей документам постачальника матеріально відповідальна особа виписує прибутковий ордер у день надходження матеріалів. З метою зменшення кількості первинних документів дозволяється і бездокументальне оформлення цінностей, які надійшли. Якщо відхилень ні в кількості, ні в якості матеріалів немає, то в документах постачальника проставляється спеціальний штамп з реквізитами прибуткового ордеру [14, c.325].

Джерелом інформації для перевірки розрахунків із постачальниками є журнал-ордер № 3, аналітичний облік в якому організовується в розрізі кожного прибуткового і платіжного документа. Журнал-ордер № 3 ведеться по кожному постачальнику, що дає змогу аналізувати стан розрахунків підприємства щодо кожного з них. У журналі записується номер рахунка, реєстраційний номер, найменування постачальника, номер прибуткового ордера, вартість матеріалів, що надійшли, та сума податку на додану вартість. Суми претензій записуються на підставі складених актів. У банківських виписках робиться відмітка про оплату кожного рахунка.

Об'єктом особливої уваги під час перевірки мають бути факти відвантаження матеріалів за межі підприємства, їх реалізація своїм співробітникам чи комерційним структурам. Здійснюючи аналіз законності й доцільності реалізації виробничих запасів, аудитор повинен з’ясувати такі питання:

• — кому і як часто реалізуються матеріали;
• — які саме матеріали реалізуються (чи нема серед них гостродефіцитних);
• — за якими цінами вони відпускаються (у порівнянні зі середньобіржовими цінами на ці матеріали на момент реалізації);
• — чи сплачують покупці податок на додану вартість;
• — чи додержуються принципу попередньої оплати при цьому.

Безпосередній огляд бухгалтерських документів здійснюється для перевірки правильності арифметичних підрахунків у них, їх правильного оформлення. Зіставлення даних бухгалтерського обліку з даними оперативного обліку використовується для вивчення господарських операцій. Дані оперативного обліку не можуть бути основою для облікових записів, тому бухгалтери й аудитори їх не використовують. За документами оперативної звітності можна визначити справжній характер та обсяг операцій, пов’язаних з матеріальними цінностями. Однак це не може бути достовірною інформацією для висновку аудитора. Вони лише допомагають вибрати правильний напрямок дослідження.

Значення правильного вибору методу оцінки матеріальних цінностей полягає в тому, що перекручення цього показника впливає на величину ліквідності.

Найпоширенішими методами порушень є такі:

• — відкриття кількох карток складського обліку на одні й ті самі види МЦ та списання тих, які є найбільш вигідними в певній угоді;
• — недотримання послідовності застосування вибраного методу оцінки;
• — списання фактично неіснуючих на складі матеріальних цінностей один раз протягом періоду, що перевіряється. На накладних відсутні дані відпуску цінностей [11, c.227].

Отже, основними завданнями аудиту виробничих запасів є: перевірка збереження цінностей, контроль за дотриманням норм витрат матеріалів і встановлених норм запасів, перевірка правильності оцінки і раціонального використання матеріалів у виробництві, а також аналіз стану обліку і внутрішнього контролю за рухом матеріалів.

аудит матеріал запас склад.