Вимоги до первинних документів

Первинні документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних записів (не паперовій формі) для надання юридичної сили повинні містити такі обов’язкові реквізити:

• — назву документа (форми);
• — номер та дату складання документа;
• — назву установи, від імені якої складений документ;
• — місце складання документа;
• — назву отримувача коштів;
• — зміст операції (підставу для її здійснення);
• — суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі, або якщо це передбачено нормативними актами Державного казначейства України;
• — номери рахунків за дебетом та кредитом;
• — назву банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і його номер коду;
• — підписи осіб, відповідальних за проведення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного коду працівника або електронного підпису);
• — Призначення платежу: назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцептного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);
• — коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;
• — коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу (при перерахуванні коштів до бюджету);
• — суму податку на додану вартість або напис «без податку на додану вартість» ;
• — на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;
• — зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити — для окремих документів.

Використання факсиміле при підписі, виправленні та підчистці у розрахункових документах не допускаються та органами Державного казначейства до виконання не приймаються. Внесення виправлень до первинних документів не допускаються, крім випадків, встановлених розпорядчими документами Державного казначейства України.

Первинні документи, які не містять обов’язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються меморіальні документи. До їх складу входять меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги — доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження операційному відділу (фінансове розпорядження), чеки тощо.

Меморіальні ордери повинні містити всі необхідні реквізити: номер меморіального ордеру, дату і місце складання, номер рахунку за дебетом та кредитом, назву банку, органу Державного казначейства, що обслуговує платника та одержувача коштів, суму цифрами та прописом, ідентифікаційний код, короткий зміст проведеної операції.

Електронні документи — розрахункові документи, повідомлення визначеного формату, які містять встановлені реквізити і несуть інформацію про перерахування коштів у вигляді файлу при передачі електронною поштою.

Державне казначейство України самостійно визначає порядок формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів для всіх органів Державного казначейства, що забезпечують їх суворе збереження.

У випадку зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на електронних носіях інформації органи Державного казначейства зобов’язані мати їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників операцій.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів та звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи мають право зняти копії документів та зобов’язані скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.