Облік грошових коштів в касі

Згідно з П© БО 4 «Звіт про рух грошових коштів» під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках у банках та депозит до запитання.

В касі підприємства можуть зберігатися не тільки готівкові кошти, але і цінні папери, грошові документи, бланки сурової звітності (бланки довіреностей тощо). Керівники підприємств, зобов’язані обладнати касу і забезпечити зберігання грошей у приміщенні каси, а також у разі доставки їх з установи банку і здавання в установу банку.

Після видання наказу про призначення відповідного працівника на посаду касира керівник підприємства, зобов’язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. На підприємствах, де за штатним розкладом не передбачена посада касира, обов’язки останнього може виконувати бухгалтер чи інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність.

Підприємства мають право зберігати протягом 3 робочих днів понад встановлений ліміт у касах готівку, що одержана в банку для виплат, пов’язаних з оплатою праці. Після закінчення цих строків суми готівки, що не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня і в подальшому видаються підприємствам за їх першою вимогою на ті самі цілі.

Касові операції оформляються документами типової форми:

№КО — 1 «Прибутковий касовий ордер».

№КО — 2 «Видатковий касовий ордер».

№КО — 3, 3а «Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів».

№КО — 4 «Касова книга».

№КО — 5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».

Надходження готівки до каси оформляється прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером. При цьому особі, яка здала грошові кошти, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером і касиром, завірена печаткою (штампом) касира, або відбитком касового апарата.

Складається прибутковий касовий ордер в одному примірнику на бланку форми №КО — 1.

На підприємствах, що здійснюють розрахунки в безготівковому порядку, гроші до каси надходять з поточного рахунку в банку через касира (або іншу уповноважену особу) за грошовими чеками.

Видача готівки з кас підприємств здійснюється за видатковими касовими ордерами. Видатковий касовий ордер застосовується для оформлення операцій з видачі коштів з каси підприємства при: здачі готівки в банк, оплаті рахунків постачальників та інших кредиторів, виплати заробітної плати й інших виплат; видачі коштів у підзвіт працівникам підприємства.

Видача грошей з каси підтверджується підписом одержувача у видатковому касовому ордері.

Оплата праці, виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними відомостями, без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача. На титульній сторінці платіжної відомості робиться дозвільний напис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноважених, із зазначенням термінів видачі грошей і суми прописом. Напроти прізвищ осіб, яким не зроблено виплати за платіжною відомістю, касир ставить штамп або робить позначку від руки «Депоновано». В кінці відомості робиться запис про фактично виплачену суму і про суми, що підлягають депонуванню. Їхній загальний підсумок має відповідати підсумку за платіжною відомістю. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати зарплати на загальну, виплачену за платіжною відомістю суму виписується видатковий касовий ордер. Здача готівки в каси установ банків оформляється заявою на переказ готівки. Прибутковий касовий ордер і квитанція до нього, а також видатковий касовий ордер заповнюється чітко, без виправлень, навіть тих, що застережені.

Видача касових документів на руки особам, які вносять або одержують гроші забороняється. Приймання та видача грошей здійснюється лише у день складання касових ордерів.

Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма №КО — 3, 3а).

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Кожне підприємство, що має касу, веде одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована й опечатана печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписом керівника і головного бухгалтера підприємства. Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами.

Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Непідтверджені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються касиром одразу після отримання або видачі грошей по кожному ордеру. В кінці кожного робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає як звіт касира другий примірник з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку бухгалтера в касовій книзі.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Сальдо дебетове відображається в розділі активу балансу «Оборотні активи» у статті «Грошові кошти та їх еквіваленти».

Дані про касові операції за журнально — ордерної форми обліку систематизуються у двох багатографних реєстрах: в журналі - ордері № 1 по кредиту рахунка 30 «Каса» і в дебетовій відомості № 1.1 по дебету рахунка 30 «Каса».

Підставою для складання журнала-ордера № 1 і відомості 1.1 є звіт касира з доданими до нього документами. Записи у відповідних графах журналу — ордеру і відомості робляться підсумком за день в розрізі кореспондуючих рахунків.

По закінченні місяця в облікових реєстрах за рахунком 30 підводять підсумки в розрізі кореспондуючих рахунків. Обороти за місяць із журналу — ордеру переносять у Головну книгу. Залишок грошових коштів в касі відображають у відомості 1.1 лише на початок і кінець місяця.

Залишок грошових коштів, відображений в відомості 1.1 на кінець місяця, має відповідати залишку на кінець останнього касового звіту і залишку, відображеному в Головній книзі.

Основні бухгалтерські проводки за рахунком 30 «Каса».

на кожному підприємстві проводиться інвентаризація каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі. Для проведення інвентаризації каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення в процесі інвентаризації нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума недостачі або лишку і обставини їх виникнення.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками грошових коштів і інших цінностей, що знаходяться у касі, з даними бухгалтерського обліку регулюються в наступному порядку:

• — грошові кошти та інші цінності, які виявлені в надлишку, підлягають оприбутковуванню та зарахуванню відповідно до збільшення доходу підприємства;
• — нестачі грошових коштів і інших цінностей, які виявлені при інвентаризації каси, стягуються з матеріально — відповідальних осіб.

Кореспонденція бухгалтерських рахунків за результатами інвентаризації каси.

Облік операцій на рахунках в банках Чинним законодавством України не встановлено обмежень щодо кількості поточних рахунків, які можуть відкривати юридичні чи фізичні особи в банківських установах.

Для відкриття поточних рахунків підприємства подають установам банків такі документи:

• 1) заяву на відкриття рахунку встановленого зразку. Заяву підписують керівник та головний бухгалтер підприємства.
• 2) копію свідоцтва про державну реєстрацію, засвідчену нотаріально або органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію;
• 3) копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально або органом, який реєструє;
• 4) копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку;
• 5) картку зі зразками підписів осіб, яким надане право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально У картку включається також зразок відбитка печатки підприємства;
• 6) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

Операції на рахунках виконують за розрахунково-грошовими документами, затвердженими банком.