Контроль операцій розрахунків з підзвітними особами

При здійснені контролю розрахунків за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», необхідно перевірити:

• 1) список підзвітних осіб;
• 2) дотримання діючого порядку видачі підзвітних сум на операційні та адміністративно-господарчі видатки, службові відрядження;
• 3) своєчасність здачі авансових звітів про використання підзвітних сум і виконання завдань по службових відрядженнях;
• 4) законність і доцільність проведених витрат та правильність оформлених виправдувальних документів та арифметичних підрахунків у них;
• 5) правильність бухгалтерської кореспонденції рахунків щодо отримання і використання підзвітних сум;
• 6) своєчасність повернення невикористаних підзвітних сум.

Підставою для перевірки розрахунків із підзвітними особами є накази, розпорядження керівника підприємства, які мають безпосереднє відношення до цих операцій, авансові звіти та додатки до них, записи в регістрах аналітичного і синтетичного обліку за рахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», звіти касира та ін.

Проведення контролю потрібно розпочинати з перевірки дотримання встановленого порядку видачі готівки в підзвіт. Здійснюється за методом нормативної перевірки за датами видачі з каси, обсягами сум, цільовим призначенням. За даними аналітичного обліку субрахунку 372 необхідно встановити, чи не було випадків видачі авансів понад встановленого обсягу, а також видачі їх до повного розрахунку за раніше отриманими авансами, передачі авансів однією підзвітною особою іншій, прихованого авансування на особисті потреби тощо. Своєчасність здачі авансових звітів перевіряється шляхом зіставлення дати закінчення роботи щодо виконаного завдання з датою здачі звіту.

Перевіряючи авансові звіти використання підзвітних сум на операційні і адміністративно-господарські витрати, насамперед слід з’ясувати, чи не можна оплатити такі витрати безготівковим способом та визначити законність і доцільність витрат. Разом з тим необхідно уважно вивчити документи, прикладені до авансових звітів на підтвердження проведених витрат, на оплату готівкою вантажно-розвантажувальних робіт та послуг, придбання матеріальних цінностей і т.п. При виникненні сумнівів щодо їх достовірності доцільно провести зустрічну звірку.

Значну частину розрахунків із підзвітними особами складають операції з відшкодування витрат на службові відрядження. Грошові кошти на службові відрядження видаються в попередньо розрахованих нормах оплати вартості проїзду, норми оплати добових та проживання.

При здійсненні контролю керуються Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом МФУ № 59 від 13.03.98 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 N 362).

В процесі контрольних заходів проводиться:

• 1. Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформлення відряджень окремих працівників. При цьому доцільно застосовувати методи аналізу та логічного взаємозв'язку виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи і компетенції підзвітної особи, цільового завдання і строків відрядження, фактичного виконання.
• 2. Контроль авансових звітів на повноту та достовірність документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових звітів. Здійснюється візуальна перевірка наявності основних реквізитів документів відповідно до чинного законодавства про документацію подібних операцій. Особлива увага звергається на те, чи немає в них виправлень, чи не належать вони до фіктивних або таких, що не можуть бути підставою для відшкодування витрат по відрядженнях.
• 3. Перевірка правильності визначення розмірів відшкодування витрат на відрядження по авансових звітах. Особлива увага звертається на дотримання встановлених законодавством норм добових при відрядженнях у межах країни і за кордон при включенні в документи на оплату житла вартості харчування в готелях.

Також проводиться контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі-ордері № 7 при відображенні операцій з видачі авансів, повернення надлишкових невикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів.

Закінчуючи перевірку операцій за журналом-ордером № 7 за місяць, потрібно перевірити правильність узагальнень (підсумків оборотів за місяць), визначення залишків у розрізі підзвітних осіб на кінець місяця та відповідності їх даним на початок місяця у журналі-ордері в наступному місяці, а також даним книги Головних рахунків щодо обсягів оборотів за дебетом і кредитом рахунку 372 та залишків.

Перевірка стану контролю бухгалтерії за своєчасністю розрахунків (контроль термінів здачі авансових звітів та невикористаних залишків авансів).

Відповідно до чинного законодавства підзвітні особи повинні до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи здати до бухгалтерії авансовий звіт. У разі порушення цього терміну вся сума виданого підзвітній особі авансу зараховується як перевищення ліміту грошей у касі, що підлягає сплаті в дохід бюджету. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку.