Розділ 4. Відображення в обліку грошових потоків підприємств в умовах комп'ютерної бухгалтерії

Автоматизація обробки облікової і контрольної інформації на підприємствах охоплює весь комплекс задач по синтетичному і аналітичному обліку, контролю і аудиту. Передує цьому організація централізованої бази даних і розподілених баз даних на місцях обробки інформації. Для реалізації задач обліку, контролю, аналізу і аудиту операцій підприємства з постачальницько-збутової діяльності створюється інформаційна база з використанням автоматизованого робочого місця бухгалтера.

До основних методологічних принципів автоматизації бухгалтерського обліку на базі автоматизованого робочого місця бухгалтера (АРМБ), що покликані забезпечити єдність прийомів розробки і функціонування її як єдиної системи, необхідно віднести [6]:

­ децентралізовану організаційну форму експлуатації засобів автоматизації в місцях виникнення облікової інформації, безпосередньо в бухгалтерії і інших службах;

­ використання функціонального змісту автоматизованої форми бухгалтерського обліку;

­ автоматизація складання первинних документів на паперових і магнітних носіях на ділянках з масовим характером виникнення господарських операцій і передавання цих даних бухгалтеру відповідної ділянки обліку для автоматизованого введення і відображення даних в бухгалтерського обліку.

На сучасному ринку інформаційних послуг з’являється багато програмних продуктів, призначених комп’ютерних систем обліку. Найбільш повною є класифікація програм бухгалтерського обліку, яка склалася при проведення конкурсів програмного забезпечення в межах СНД. Згідно цієї класифікації всі відомі бухгалтерські програми поділяються на чотири класи [11, 15]:

• 1. Програми для ведення домашньої бухгалтерії призначені для автоматизації обліку особистих доходів і витрат фізичних осіб, планування сімейного бюджету, складання податкових декларацій. Такі програми можуть бути використані для автоматизації обліку в фермерських господарствах. Найбільш відомі пакети «1С: Деньги» (1С) та MS Money (Microsoft) [24].
• 2. Міні-бухгалтерії реалізують введення і обробку бухгалтерських записів, роз друк первинних документів та звітності. Такі програми застосовують в бухгалтеріях з 1 — 3 працівниками, без спеціалізації. До цього класу бухгалтерських програм відносяться «1С: Бухгалтерія (базова версія)» (1С), «Инфин-бухгалтерия» («Инфин»), «Финансист» (Атей), «Соло для бухгалтера с компютером» («Баланс-центр»), «Сводныйучетфинансов» («Логос»).
• 3. Універсальні бухгалтерські системи (міді-бухгалтерії) орієнтовані на бухгалтерії малих та середніх підприємств, які використовують всі розділи обліку. Такі системи поєднують облікові функції, в тому числі й функції кількісного обліку в межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп’ютері. Деякі програми призначені для роботи на кількох комп’ютерах в локальній мережі. Найбільш відомі програми даного класу: «Турбо Бухгалтер 6» («ДИЦ»), «1С: Предприятие» (1С), «БОСС-Бухгалтер» («АйТи»), «ГАН-БУХ» («Гранит-Центр»), «Инфо-Бухгалтер» («Информатик») та інші.
• 4. Управлінські системи — це функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також модулями прийняття рішень. Важливими особливостями таких систем є взаємозв'язок всіх складових, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головної задачі бізнесу — прибутку, відкритість архітектури, масштабованість. До цього класу відносяться програми: «Галактика» («Галактика»), «Парус» («Парус»), «БОСС-компания» («АйТи»), «БЭСТ-4» («Интеллект-сервис») та інші [25].

Наведемо коротку характеристику найбільш відомих програмних пакетів за допомогою яких можна здійснювати автоматизований бухгалтерський облік.

Програма «Парус-Предприятие7.11"комплексною програмою автоматизації бухгалтерського обліку підприємств малого і середнього бізнесу. Після встановлення програми немає необхідності проводити будь-які серйозні налагодження, однак користувач має право налагодити програму відповідно до умов функціонування підприємства та організації обліку: переналагодити план рахунків, номенклатуру запасів, створити бланки, зразки заповнення документів, правила їх обробки в обліку тощо.

Програма складається з функціонально відокремлених модулів: «Администратор», «Бухгалтерия», «Реализация и склад», кожен з яких містить один або декілька додатків, тобто програм, що працюють в OC MS Windows.

Інформація, яка вводиться в програму, надходить в базу даних, що є єдиною для всіх модулів програми. База даних може знаходитись на жорсткому дискові комп’ютера в мережі за умови користування програмою кількома користувачами у мережі [50].

В програмі «Парус-Предприятие7.11» крім налагодження облікових параметрів і інтерфейсу обов’язково проводиться налагодження робочого місця. Робоче місце в програмі - конкретний модуль програми, встановлений на конкретному комп’ютері. Вся інформація зберігається в різних об'єктах, зареєстрованих в програмі. Об'єктом можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари, тощо.

Програма «Парус-Предприятие7.11» включає три види розділів: облікові регістри, функціональні розділи та словники. В облікових регістрах зберігається та обробляється інформація про об'єкти, в якості яких можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки. Функціональні розділи забезпечують виконання операцій з обробки інформації одночасно з кількох облікових регістрів. Словники представляють собою особливий вид розділів. Словник — будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами, а деякі допоміжні відомості («План рахунків, «Шаблони документів», «Контрагенти», «Номенклатура» та ін.).

Факти господарської діяльності, призначені для обробки в бухгалтерському обліку, знаходять своє відображення в журналі обліку господарських операцій. Інформація до журналу надходить з документів, інвентарних картотек, валютних активів та пасивів, спеціалізованих модулів та зовнішніх програм.

Програмний комплекс «Галактика» підходить до будь якого профілю підприємства і форми його власності, підсистеми охоплюють весь спектр типових виробничо-економічних функцій, при цьому, можливе налаштування на специфічні особливості господарської, фінансової і виробничої діяльності самих різних підприємств — даний продукт можуть ефективно використовувати невеликі компанії і великі корпорації. Окрім цього, користувачі можуть самостійно розвивати систему шляхом достатньо простих інструментальних засобів. Система «Галактика» ефективно експлуатується в багатоофісних корпораціях і компаніях з віддаленими філіями, завдяки підтримці розподілених баз даних.

Комплекс «Галактика» — середовище управління бізнесом в промисловості та торгівлі, в якій реалізується повний ринковий цикл: аналіз ринку, макропланування, бізнес планування, планування операцій, виконання господарських операцій, відображення здійснених дій в бухгалтерському обліку, формування звітності, аналіз господарської та фінансової діяльності.

Основні принципи, які реалізовані в системі:

­ інтелектуальність — вирішуються задачі управління підприємством за рахунок наявності блоку «Аналіз оперативної інформації по господарським операціям» (доповнення до традиційної схеми реєстрації та накопичення даних в бухгалтерії);

­ інтегрованість — «наскрізне» проходження операційних та організаційних документів через різні підрозділи підприємства;

­ модульність — можливість поетапного впровадження та формування системи з модулів за вибором користувача;

­ корпоративність — підтримка розподіленнях баз даних, необхідна для інформаційної взаємодії в середині корпорації (холдінга) або підприємства з декількома офісами та територіально віддаленими філіалами (складами).

Система «Галактика» підтримує як виробництво робіт, так і надання послуг дозволяє вести паралельний облік в декількох стандартах (Україна, Росія, GAAP, IAS, HGB й др.). Крім того, маючи засоби економічного аналізу, система дозволяє виявити чітку схему оподаткування та визначити структуру платежів з ціллю запобігання податкових перевиплат та штрафів [53].

На базі комплексу створюється та розвивається єдина операційна-інформаційна система підприємства, яка допомагає персоніфікувати відповідальність мінімізувати податки, налагодити виробничу та технологічну дисципліну. Більш 6000 клієнтів по всій території СНГ використовують розроблені корпорацією програмні продукти.

В таблиці 4.1. приведемо порівняльну характеристику програмних продуктів.

Таблиця 4.1 Порівняльна характеристика програмного забезпечення обліку, аналізу та аудиту.

Отже, підприємству СТОВ «ЛАН» можна порекомендувати для автоматизації бухгалтерського обліку програмний пакет «1С: Підприємство 7.7» оскільки він підтримує потужний аналітичний облік, кількісний та валютний облік, облік праці та заробітної плати, інші операції, а також мають високий рівень пристосування до середніх за розмірами підприємств.

Система програм «1С: Підприємство» призначена для комплексної автоматизації економічної діяльності підприємств різних напрямів діяльності і форм власності. «1С: Підприємство» дозволяє організувати в єдиній системі ефективний бухгалтерський, кадровий, оперативний торговий облік, а також розрахунок заробітної плати.

У даний пакет входять компоненти «Бухгалтерський облік», «Оперативний облік» і «Розрахунок», працюючий з єдиною конфігурацією.

Комплексна конфігурація «1С: Підприємство 7.7» забезпечує інтегроване ведення обліку, яке включає єдину систему ведення нормативно-довідкової інформації, автоматичне відображення торгово-складських операцій і розрахунку заробітної плати в бухгалтерському обліку, фінансовий облік по декількох юридичних особах, консолідований управлінський облік [59].

У поставку також входять окремі конфігурації, що реалізовують автоматизацію бухгалтерського обліку (Типова конфігурація), оперативного торгового обліку (конфігурація «Торгівля + Склад») і розрахунку заробітної плати і кадрового обліку (конфігурація «Заробітна плата + Кадри»).

Компонента бухгалтерський облік забезпечує облік операцій по банку і касі, основних коштів і нематеріальних активів, матеріалів, товарів і послуг, валютних операцій, взаєморозрахунків з організаціями, дебіторами, кредиторами, взаєморозрахунків з підзвітними особами, розрахунків з бюджетом, а також будь-які інші розділи обліку.

Компонента «Бухгалтерський облік» може бути використана для реалізації будь-якої схеми бухгалтерського обліку і надає гнучкі можливості обліку (декілька планів рахунків, багаторівневий і багатомірний аналітичний облік, складні проводки і можливість як ручного, так і автоматичного введення бухгалтерських операцій, виведення, і роздруку різних первинних документів, а також формування і печатей різноманітних звітів.

Можливості компоненти оперативний (торговий) облік включають ведення обліку складських запасів товарів і їх рухи; облік комплектації і розукомплектації товарів, оформлення рахунків, резервування товарів і контроль оплати, відстеження стану взаєморозрахунків з контрагентами, формування необхідних первинних документів, рахунків-фактур, книг продажу і купівель і т. д., ведення обліку купівлі і продажу товарів, грошових коштів на розрахункових рахунках і в касі, відстеження товарних кредитів і товарів на реалізації, автоматизація розрахунку цін списання товарів, облік товарів в різних одиницях вимірювання, а грошових коштів у різних валютах; отримання різноманітної аналітичної звітної інформації про фінансові і товарні рухи.

Крім основної функції, що реалізовує автоматизацію складського обліку і торгівлі, компонента «Оперативний облік» може бути використана для автоматизації будь-якого обліку наявності і рушення коштів в реальному часі.

Компонента «Розрахунок» призначена для розрахунку заробітної плати і ведення кадрового обліку забезпечує автоматизацію розрахунку нарахувань і утримань по будь-яких алгоритмах; проведення розрахунків «заднім» числом; формування розрахункових листків будь-якого вигляду; розрахунки як індивідуальних, так і групових нарахувань типу бригадних підрядів; формування платіжних відомостей з впорядкуванням інформації по різних критеріях з розбивкою її по категоріях, підрозділах і інших ознаках; розрахунок лікарняних листів, відпусток, оплати по середньому заробітку на основі даних за минулі розрахункові періоди; повний розрахунок зарплати як по місячному, так і по тижневому циклу; стандартні звіти для податкової інспекції і пенсійного фонду.

Комплексна конфігурація «Бухгалтерія + Торгівля + Склад + Зарплата + Кадри» «1С: Підприємства» реалізовує найбільш загальні схеми обліку і може використовуватися в більшості організацій. «1С: Підприємство» також має режим запуску «Конфігуратор», який дозволяє настроювати систему на різні види обліку і реалізувати будь-яку методологію обліку (таблиця 4.2).

Розглянемо реалізацію в комп’ютерній бухгалтерії синтетичного і аналітичного обліку реалізації продукції [60].

Для автоматизації обліку реалізації готової продукції використовуються документи:

• — рахунок-фактура. Цей документ не проводиться і не формує бухгалтерських проводок.
• — накладна на реалізацію. Документ використовується для проведення продажу продукції та робить проводки з рахунку продукції на рахунок собівартості продукції та одночасно за дебетом рахунку розрахунків з клієнтами у кредит рахунку доходу. Зобов’язання за ПДВ та валові доходи враховуються згідно чинного законодавства за першою подією. Вид валових визначається із угоди, а ПДВ визначається за константою, визначеною в довіднику констант.

Таблиця 4.2 Ознаки програми «1С: Бухгалтерия 7.7» та їх характеристика.

Документ «Рахунок-фактура» дає можливість автоматизувати процес виписки рахунків на реалізацію. Має форму для виводу на друк.

Оперативне введення нового рахунку можливе з пункту «Рахунок-фактура» меню «Документи — Розрахунки з клієнтами» головного меню програми.

Будь-які можливі операції з рахунками (введення нового, редагування, перегляд, пошук, друк) доступні з журналу «Реалізація», який викликається з пункту «Реалізація» меню «Журнали».

Усі створені програмою рахунки заносяться програмою у журнал «Реалізація» та у загальний журнал.

Для коректної роботи документа потрібно заповнити усі реквізити. Документ проводок не формує.

Документ використовується для друку рахунків та може використовуватися для вводу на підставі «Актуприйома-передачі» виконаних робіт, «Накладної на реалізацію» або «Податкової накладної».

Документ «Накладна на реалізацію» дозволяє відобразити реалізацію довільних товарів, матеріалів або послуг. Накладна на реалізацію продукції має свою форму діалогу для введення значень реквізитів та форму для виводу на друк.

Оперативне введення нового рахунку можливе з пункту «Накладна на реалізацію» меню «Документи — Розрахунки з клієнтами» головного меню програми.

Будь які можливі операції з накладною на реалізацію (введення нового, редагування, перегляд, пошук, друк) доступні з журналу «Реалізація», який викликається з пункту «Реалізація» меню «Журнали». Усі створені програмою накладні заносяться програмою у журнал «Реалізація» та у загальний журнал.

Документ можна вводити на основі створеного раніше рахунку-фактури, що значно спрощує і прискорює оформлення документу (додатки).

Для коректної роботи документа потрібно заповнити всі реквізити. В шапку документа вносяться параметри покупця (рахунок клієнта, контрагент, договір та номер рахунка). Обов’язково вказується рахунок продукції, ставка ПДВ та матеріально-відповідальна особа, яка відвантажує продукцію. Документ дає можливість вводити додатково номер та дату довіреності, якщо така видавалась.

В таблицю заносяться параметри та реквізити продукції, яка реалізуються. Довідково в нижній частині документа вказується залишок продукції на складі. Також можливо зробити підбір за каталогом («Підбір за каталогом» — Вибрати вид продукції, при цьому необхідно двічі клацнути на потрібному виді продукції, щоб занести її в документ, після заповнення закрити журнал підбору).

Документ використовується формує проводки з рахунку продукції на рахунок собівартості продукції та одночасно за дебетом рахунку розрахунків з клієнтами у кредит рахунку доходу. Зобов’язання за ПДВ та валові доходи враховуються згідно чинного законодавства за першою подією.

Вид валових визначається із угоди, а ПДВ визначається за константою, визначеною в довіднику констант.

Для створення податкових накладних застосовується документ «Податкова накладна» (меню Документи — Податковий облік — Податкова накладна). Бухгалтерських проведень документ не формує. Записи про введені документи реєструються в журналі операцій і журналі документів «Книга продаж» .

Податкову накладну можна вводити на підставі документів «Накладної на реалізацію», «Прибуткового ордеру», «Банківської виписки». При введенні на підставі багаторядкової банківської виписки буде запропоновано вибрати рядок, за яким буде сформована податкова накладна.

При введені на підставі «Накладної на реалізацію» табличну частину буде скопійовано повністю, інформація на закладці «Основні"аналогічна видатковій накладній. Документ містить посилання як на замовлення (рахунок-фактура), так і на документ-підставу (видаткова накладна). На закладці Додатковоє група реквізитів «Суми першої події», що дозволяють розрахувати суми першої події залежно від термінів і виду оплати (повністю, частково, переплата). іноді буває важко визначити номенклатуру, яку треба зазначити в табличній частині, наприклад: було здійснено оплату за договором без зазначення рахунка-фактури; сплачено більше, ніж наперед відвантажено; відвантажено більше, ніж наперед оплачено [61].

У цьому випадку для того, щоб коректно сформувати податкову накладну, можуть використовуватися службові ТМЦ, визначені в константах «Авансовий платіж» і «Часткове відвантаження», а в полі «Сума"буде зазначено суму першої події. Для підприємств, що використовують кільцеві постачання, передбачено можливість виписати податкову накладну за всіма постачаннями підсумком за місяць. Для цього документом-замовленням має бути «Договір», у якому встановлено прапорець «По договору виписуються підсумкові податкові накладні за місяць».

Хоча документ не формує проведень, для коректного формування книги продажу він має бути проведений. Також потрібно провести автоматично створені податкові накладні. За проведеними податковими накладними формується звіт «Книга продаж» .

Аналіз стану та руху грошових потоків можна отримати за допомогою звіту «Оборотно-сальдова відомість по рахунку». В ній для кожного синтетичного рахунку відображаються залишки на початок і кінець періоду, а також обороти за поточний період.

Для отримання більш детальної інформації (в результаті яких проводок з’явились ті чи інші суми) призначені звіти «Аналіз рахунку по датах», «Аналіз рахунку по субконто».

Програма «1С: Бухгалтерія» є універсальною програмою автоматизації діяльності підприємства, може бути використана для будь-яких розрізів економічної діяльності, в тому числі для обліку маркетингової діяльності. В програмі для отримання детальної інформації про наявність та рух продукції передбачено ведення аналітичного обліку. Ведення аналітичного обліку може бути встановлено у відповідності з потребами користувача. Набір стандартних звітів програми дає можливість отримати узагальнену та детальну інформацію по будь-яких ділянках обліку, що особливо важливо для маркетингової діяльності на підприємстві [61−63].

Після формування звітних форм можна інтегрувати 1С «Підприємство 7.7.» з аудиторською програмою IT Audit: «Аудит Профессионал 2.4.1».

Після інтеграції програм потрібно обрати форму звітності яку ми бажаємо дослідити, в нашому випадку, це оборотно-сальдова відомість (рис. 4.2).

Рис. 4.1 «Початкові данні»

Рис. 4.2 Оборотно-сальдова відомість

Після цього буде сформований робочий документ аудитора (рис. 4.3).

Рис. 4.3 Робочий документ аудитора

Отже, ефективного розв’язання задач оперативного аудиту грошових потоків можна досягти за умови проектування їх на базі сучасних інформаційних систем. Це вимагає, своєю чергою, коректної постановки задач, ретельного з’ясування технічних умов їх реалізації та зваженості у виборі відповідного апаратного та програмного забезпечення [1].