Узагальнення інформації про операції з виробничими запасами в реєстрах бухгалтерського обліку і звітності

Форми бухгалтерського обліку — це певна система взаємопов'язаних облікових регістрів установленої форми і змісту для відображення наявності та руху активів, капіталу, зобов’язань і процесів господарської діяльності, а також способів і технічних засобів запису операцій в облікових регістрах.

Ознаками форм бухгалтерського обліку є:

Зовнішній вигляд і будова регістрів хронологічного і систематичного (синтетичного і аналітичного) обліку:

взаємозв'язок облікових регістрів;

способи і технічні засоби запису господарських операцій в облікових регістрах.

За час існування бухгалтерський облік пройшов довгий шлях розвитку і при цьому на кожному його етапі застосовувалися різні форми, за якими можна простежити історію розвитку господарської діяльності й бухгалтерського обліку.

Розвиток форм обліку прогресує на принципах послідовного вдосконалення староіталійської форми бухгалтерського обліку, яку було викладено у 1494 р. італійським ученим-математиком Лукою Пачолі у праці «Трактат про рахунки і записи», виданий у Венеції. Ця форма складалася із трьох книг: Пам’ятної книги (меморіалу), в якій фіксуються господарські операції на момент їхнього здійснення; Журналу, куди переносяться операції із Пам’ятної книги з позначенням кореспондуючих рахунків; Головної книги, куди щоденно записували з журналу господарські операції для систематизації за рахунками.

У зв’язку зі зростанням обсягу діяльності, збільшенням кількості господарських операцій виникла потреба розмежувати синтетичний і аналітичний облік.

У ХІІІ столітті почали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, за якої суворо розмежовувалися касові й некасові операції. Ця форма використовувалася і в Росії.

На початку ХХ століття на зміну книжним формам прийшли карткові та копіювальні, в яких для обліку використовували картки і листи.

Отже, сучасними формами бухгалтерського обліку, що використовуються на підприємствах, організаціях і установах України є: меморіально-ордерна, журнально-ордерна, спрощена, автоматизована (комп'ютерна) (остання більш розповсюджена в Україні та світі).

Суть меморіально-ордерної форми полягає в тому, що на підставі первинних документів складають меморіальні ордери, в яких указують кореспонденцію рахунків за здійсненою операцією та її суму з обов’язковим посиланням на документ, що служить підставою для записів. Меморіальні ордери складають на спеціальних бланках або безпосередньо в документі, якщо на ньому відтворено форму ордера.

Ця форма обліку передбачає подальшу реєстрацію меморіальних ордерів у реєстраційному журналі, де ведеться хронологічний облік господарських операцій. Аналітичний облік ведеться в регістрах аналітичного обліку, за даними яких складається оборотна відомість за аналітичними рахунками. Синтетичний облік ведеться у Головній книзі, на основі якої складається оборотна відомість за синтетичними рахунками, бухгалтерський баланс та інші звітні форми.

Схему меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку подано на рис. 2.4.1.

Рис. 2.4.1. Схема меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку

На підприємствах і в організаціях, що мають невелику кількість синтетичних рахунків, може застосовуватись один із спрощених варіантів меморіально-ордерної форми обліку, який прийнято називати формою «Журнал-Головна».

Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку базується на застосуванні журналів-ордерів і відомостей аналітичного обліку, які є основними обліковими регістрами та основою обліку, охоплюють увесь процес господарської діяльності. Кожний регістр виконує певну функцію, а всі регістри тісно пов’язані між собою.

Основними обліковими регістрами за журнально-ордерною формою є журнали, відомості аналітичного обліку та Головна книга. Кожен із цих регістрів є своєрідним нагромаджувальним регістром, в якому накопичуються певні господарські операції у передбачених розрізах (за рахунками, статтями витрат тощо).

Усі журнали-ордери мають контрольно-шахову форму і побудовані за кредитовим принципом, тобто рахунок, до якого ведеться даний журнал-ордер, кредитується із зазначенням в окремих графах рахунків, що дебетуються в кореспонденції з ним.

У разі застосування журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку меморіальних ордерів не складають і реєстраційного журналу не ведуть, а кореспондуючі рахунки зазначають безпосередньо на самих документах. Господарські операції записують безпосередньо до відповідного журналу в хронологічному порядку в міру надходження виправдних документів. Якщо за операціями є значна кількість документів, їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім до відповідних журналів-ордерів. Підсумки журналів-ордерів переносяться до Головної книги, побудованої на відміну від журналів-ордерів за дебетовою ознакою, в якій знаходяться кінцеві залишки за всіма рахунками, необхідні для складання балансу за звітний період.

Журнали відкриваються за кредитом низки бухгалтерських рахунків (наприклад журнал 1 — за кредитом рахунків 30, 31, 33; журнал 2 — за кредитом рахунків 50, 60).

За деякими рахунками з метою посилення контрольних функцій поряд із журнальними записами кредитових оборотів одночасно ведуть відомості дебетових оборотів. Так, відомість 1.1 ведеться за дебетом рахунка 30, відомість 1.2 — за дебетом рахунка 31, а 1.3 — за дебетом рахунка 33. У випадках, коли потрібну аналітичну інформацію за об'єктами обліку на окремих рахунках (запасів, витрат, доходів тощо) безпосередньо в журналах відобразити неможливо, то попередньо дані первинних документів у потрібному аналітичному розрізі групуються у допоміжних відомостях, з яких підсумки записуються до журналів.

Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, залежно від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою і змістом.

На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів у них. За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів.

В облікових регістрах, показники яких переносять до Головної книги або до інших облікових регістрів, роблять позначку про це у відповідному рядку регістру.

Головна книга використовується для узагальнення даних журналів, взаємної перевірки правильності записів за окремими рахунками і складання фінансової звітності. До Головної книги заносяться із журналів підсумки оборотів із кредиту рахунків.

Головна книга ведеться протягом календарного року. На кожний синтетичний рахунок у Головній книзі відводять окрему сторінку. Для перевірки правильності складання облікових регістрів застосовують оборотну відомість за рахунками бухгалтерського обліку, яка складається з даних оборотів на рахунках Головної книги після занесення до неї оборотів з усіх журналів.

Інформація облікових регістрів використовується для складання фінансової звітності.

Нижче розглянемо порядок ведення облікових регістрів журнальної форми.

Облік операцій про наявність і рух грошових коштів, грошових документів та коштів у дорозі здійснюється в Журналі 1 за кредитом рахунків 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти» і відомостях 1.1, 1.2, 1.3 до цього журналу. Записи у Журналі 1 та відомостях здійснюється на підставі звітів касира, виписок банку і доданих до них документів.

Облік розрахункових операцій за кредитом рахунків 18 «Довгострокова дебіторська заборгованість та інші необоротні активи», 34 «Короткострокові векселі одержані», 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 38 «Резерв сумнівних боргів», 51 «Довгострокові векселі видані», 62 «Короткострокові векселі видані», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 68 «Розрахунки за іншими операціями» ведеться у Журналі 3 розділ І, а за кредитом рахунків 17 «Відстрочені податкові активи», 52 «Довгострокові зобов’язання облігаціями», 53 «Довгострокові зобов’язання з оренди», 54 «Відстрочені податкові зобов’язання», 55 «Інші довгострокові зобов’язання», 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями», 64 «Розрахунки за податками та платежами», 67 «Розрахунки з учасниками», 69 «Доходи майбутніх періодів» — у Журналі 3 розділ ІІ. Записи у Журналі 3 здійснюються на підставі підсумкових даних відомостей 3.1 — 3.6 та первинних документів. Відомість 3.1 призначена для аналітичного обліку розрахунків з покупцями та замовниками на рахунку 36, відомість 3.2. — для аналітичного обліку розрахунків із різними дебіторами на рахунках 37, відомість 3.3 — для аналітичного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками на рахунку 63, відомість 3.4 — для аналітичного обліку виданих та отриманих векселів 18, 34, 51, 62; 3.5 — для аналітичного обліку розрахунків за іншими операціями на рахунку 68, відомість 3.6 — для аналітичного обліку розрахунків підприємства з бюджетом за рахунком 64 за всіма видами платежів, включаючи прибутковий податок із працівників підприємства, фінансові санкції, що справляються в дохід бюджету.

Облік операцій про наявність та рух основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, а також капітальних та фінансових інвестицій здійснюється в Журналі 4 за кредитом рахунків 10, 11, 12, 13, 19 (розділ І), 14, 15, 18, 35 (розділ ІІ). Аналітичний облік фінансових інвестицій ведеться у відомості 4.2. Для довгострокових і короткострокових фінансових інвестицій ведуться окремі відомості.