Ключевые методи контролю за фінансової дисципліною

Ключевые методи контролю за фінансової дисциплиной

Стивен Брегг (Steven Bragg), фінансовий консультант компанії Ernst & Young фінансовий директор чотирьох компаний Существуют тисячі видів належного контролю за активами, які можна використовуватиме підтримки фінансової та звітної дисципліни у компанії. Поданий перелік містить найпоширеніші заходи контролю, що у більшості організацій. Він то, можливо доповнене додатковими контролюючими заходами у разі, коли потенціал втрати активів вважається надмірно високим, причому зворотне справедливо за іншими случаях.

Направления контролю следующие:

1. Гроші. Вважається, що з готівкою рясніє проблемами контролю, що призводить до, можливо, надмірним заходам контролю. Хоча нижче перераховані багато потенційні напрями контролю, де варто намагатися створити такий набір заходів, який збалансує на нього з досягнутим підвищенням неї контролю. Заходи следующие:

Проводите раптові перевірки сейфа з деньгами.

Лимитируйте суми готівки на дрібні расходы.

Проводите выверку банківських счетов.

Обновляйте картки подписей.

2. Інвестиції. Плагіат інвестиційних фондів є областю, де якась особистість має найкращу можливість вкрасти великі суми фінансових коштів компанії розмістити в невідповідні інвестиції з великим ризиком втрат. Наступні заходи контролю покликані обмежити ці риски:

Устанавливайте ліміти на инвестиции.

Требуйте дозволів перевести коштів із одного рахунку за другой.

3. Кредиторська заборгованість. Заходи контролю необхідні у сфері кредиторської заборгованості у тому, аби знати, що працівники не отримують платню від клієнтів і далі приховують ця посадова злочин, подчищая записи про кредиторської заборгованості цих клієнтів. Найпоширеніші заходи контролю следующие:

Сравнивайте отримані оплати з проводками кредиторської задолженности.

Сверяйте залишки кредиторську заборгованість, періодично надсилаючи бланк підтвердження клієнтам, котра засвідчує суму, що вони заплатили компании.

Требуйте врегулювання списання простроченої задолженности.

Требуйте схвалення кредитов.

4. Інвентаризація. Компанія може мати дуже багато товару, що надійну систему контролю необхідна просто у тому, щоб забезпечити якусь рівень захисту взагалі. Отже, майже всі нижченаведені заходи контролю рекомендуються задля забезпечення високої рівня точності обліку товаров:

Проводите інвентаризацію. Якщо ніхто й не проводив облік товарно-матеріальних запасів, то поступово їх насправді буде відхилятися від дисконтних записів, і з часом накопичені різночитання будуть нарастать.

Контролируйте доступом до облікованим даним про стан товарних запасов.

Требуйте заповнення форм на списання в відходи і переділ брака.

Ограничивайте доступ на склад.

Отделяйте запаси, належать клиентам.

5. Аванси службовцям. Службовці можуть просити аванси має значення черговий зарплати чи на оплату витрат у майбутньої відрядженні. У кожному разі, легко втратити слід авансу. Перелічені нижче заходи контролю необхідними здобуття права забезпечити зрештою повернення аванса:

Постоянное відстеження всіх виданих авансов.

Требуйте дозволів на виплату всіх авансів работникам.

6. Основні кошти. Купівля і продаж основних засобів вимагає якихось особливих заходів контролю, і при отриманні відповідних дозволів для проведення угоди, а також належний облік коштів, що з основними фондами. Усі нижченаведені заходи контролю треба використовувати задля досягнення цих целей:

При закупівлях основних засобів повинні матись належні попередні дозволу.

Удостоверьтесь, що проводяться правильні розрахунки амортизации.

Удостоверьтесь, що списання основних засобів міг би належно санкціоновано.

Удостоверьтесь, що це платіжні документи, пов’язані з продажем основних засобів, правильно оприходованы.

Удостоверьтесь, основні кошти утилизируются.

7. Кредиторська заборгованість. Це з найпоширеніших областей, де відбувається неправильне використання активів, і навіть область, у якій найімовірніше виникнення транзакційних ошибок.

Сравнивайте вироблені платежі з накладными.

Сравнивайте номери рахунків, отримані від поставщиков.

Устанавливайте обмеження на купівлі по кредитним картам.

Требуйте схвалення керівництвом всіх позик і погашень долга.

9. Виручка. Основною проблемою контролю, що з виручкою, є забезпечення здобуття права все відвантаження супроводжувалися своєчасної відправкою рахунків. Збій контролю у цій галузі можуть призвести до великої недостачу виручки й загрози загальної ліквідності компании.

Сравнивайте все виставлених рахунків з реєстром отгрузок.

Сравнивайте використані знижки з дозволеним поверненням товаров.

Выявляйте відвантаження товарних зразків у реєстрі отгрузок.

10а. Собівартість проданих товарів. У компанії є багато способів втратити контроль над своїми витратами у сфері собівартості проданих товарів, оскільки він має численний персонал й велику частина витрат компанії. Застосування запропонованих нижче заходів контролю у виробничій сфері буде дуже залежати від гаданих вигод, що буде отримано від своїх використання, проти тими масштабами, у яких заважатимуть плавної роботі виробничого подразделения.

Сравнивайте вартість всіх виконаних робіт з плановими затратами.

Сравнивайте планову потреба у робочої сили з фактичним виробничим персоналом.

10б. Видача зі складу відповідно до специфікаціям. Надійним виглядом контролю за матеріальними витратами є вимога використання специфікації сировини й матеріалів кожному за виробленого вироби, і навіть вимога видавати ресурси з сировинних запасів, виділені на виробництва цих виробів, з кількостей, вказаних у специ-фікаціях сировини й материалов.

Делайте закупівлі з урахуванням рамкових закупівельних ордерів і що з ними поставок.

Отклоняйте все купівлі, які були заздалегідь одобрены.

11. Витрати поїздки і розважальні заходи. Звіти службовців про витрати можуть включати десятки позицій, за якими просять відшкодувати витрати, причому, деякі може суперечити політиці компанії щодо компенсації витрат. Щоб з’ясувати, що це статті «сірих витрат» виявлено, багато бухгалтери витрачають необгрунтовано багато робочого дня на детальне вивчення звітів про витрати. Насправді, щоб зробити ці звіти «чесними», загалом буде досить кілька меншою форми контролю, наприклад, аудиту звітів про расходах:

Выборочно перевіряйте звіти про расходах.

Издайте інструкцію, що стосується дозволених расходов.

Требуйте візування керівниками всіх звітів про расходах.

12. Витрати зарплатню. Заходи контролю, використовувані щодо заробітної плати, охоплюють дві області — запобігання переплат службовцям і запобігання шахрайства, що з випискою платіжних чеків на неіснуючих працівників. Для обох видів контроля:

Требуйте схвалення всіх понаднормових годин, відпрацьованих персоналом з погодинної оплатой.

Требуйте схвалення всіх змін — у оплате.

Выдавайте гроші безпосередньо получателям.

Направляйте списки виплат із зарплати керівникам подразделений.

13. Витрати офіс, меблі. Хоча відносно невеличка стаття, такий вигляд контролю покликаний з’ясувати, що працівники розсудливі у придбаннях обстановки для офісних помещений:

Сравнивайте вартість меблів службовців до нових норм компанії. Службовці можуть придбати меблі за ціною, набагато перевищує ту, через яку її можуть купити розсудливий менеджер. Цю проблему вирішити, видавши інструкцію, яка встановить максимальну вартість меблів на одне службовця, і проводячи їх у життя у вигляді періодичних внутрішніх аудитів фактичні витрати. Іншим засобом його реалізації є санкціонування стандартного набору меблів, купованого снабженцами, причому будь-яка меблі поза цього вимагає спеціального разрешения.

14. Головне. Деякі регулярні платежі постачальникам базуються на довгострокових контрактах. Більшість наступних заходів контролю пов’язані з наявністю повного уявлення щодо умов цих контрактів, щоб компанія нічого не робила неправильних за величиною платежей:

Отслеживайте зміни у контрактних издержках.

Отслеживайте час поновлення контрактов.

Требуйте схвалення щодо різноманітних рівнів грошових зобов’язань, належних їх контракта.

Представленный набір які рекомендуються заходів контролю охоплює лише найпоширені з них. Їх слід доповнювати, аналізуючи процедури, використовувані компанією, щоб побачити, чи необхідно в додаткові заходи контролю (чи їх скороченні), залежно від цього, як структуровані ці процедури. Заходи контролю будуть також істотно різнитися за галузями: наприклад, казино встановлюють багаторівневий контролю над обробкою готівки, оскільки це грошовий бізнес. Отже, представлені заходи контролю слід розглядати лише як основу всеосяжного комплексу заходів контролю, які мають задовольняти специфічним потреб кожної компании.

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із сайту internet.