Організація документообігу

Організація документообігу на предприятии.

Документообіг — рух документів з їх отримання чи створення до завершення виконання, відправки чи здачі до справи. .

Документи, вступники на підприємство проходять:. первинну обробку;. розгляд;. реєстрацію;. розгляд руководством.

Після цього вхідні документи передаються конкретним исполнителям.

Служба документационного забезпечення управління (ДОП), яка може бути представлена для підприємства як самостійним структурним підрозділом (канцелярія, загальний відділ, секретаріат), і окремим співробітником (секретар — референт) має приймати до опрацювання лише правильно оформлені документи, мають юридичної чинності й надіслані в повному комплекті (за наявності додатків). Інакше надіслані документи повертаються автору з певним супровідним листом, де вказуються причини возврата.

Конверти від вступників документів знищуються окрім тих випадків, коли лише з конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються по призначенню документи із позначкою «особисто «на адресу громадських организаций.

Попереднє розгляд документів проводиться працівником служби ДОП з єдиною метою розподілу які поступили документів на: «щоб їх на розгляд керівнику підприємства; щоб їх у структурні підрозділи розміщуються чи конкретним исполнителям.

Без попереднього розгляду передаються за призначенням документи, адресовані безпосередньо структурних підрозділах чи посадовим особам. На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства міста і документи, містять інформацію з найбільш важливих питань діяльності предприятия.

Обробка і передачі документів виконавцям має здійснюватися в день надходження енергоносіїв до служби ДОП. Якщо він повинен виконуватися кількома підрозділами чи посадовими особами, його розмножують в потрібній кількості экземпляров.

Документи, підлягають відправлення до іншої організацію, сортують, упаковують, оформляють їх як вивішення й складають у відділення зв’язку. Перед упаковкою служба ДОП зобов’язана перевірити правильність оформлення документів, наявність всіх додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів тощо. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доопрацювання. На замовлену кореспонденцію складається опис розсилки, яка підписується працівником служби ДОП і датируется.

Вихідні документи повинні оброблятися і вирушати щодня регистрации.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційної форме.

Служба ДОП повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види й розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються службою ДОП і доводяться до керівника підприємства розробки заходів із вдосконалення роботи з документами.

Реєстрація документов.

Реєстрація документів — фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставления у ньому індексу із наступною записом необхідної інформації документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, потребують обліку, виконання й подальшого використання їх у довідкових цілях, (організаційнорозпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та т.д.). Реєструються вхідні, вихідні та внутрішні документы.

Проте, в повному обсязі документи підприємства реєструє служба ДОП. Документи спеціальних (функціональних) систем документації (планові. бухгалтерські, фінансові та ін.) реєструються у підрозділах. У службі ДОП цих документах ставиться лише дата надходження. Перелік документів, що підлягали реєстрації в службі ДОП, дано при застосуванні 47.

Реєстрація документів має бути лише однократної. Вступники документи реєструються щодня надходження, відправлені та внутрішні - в день підписання чи затвердження. При передачі зареєстрованого документа вже з підрозділу інше вона повинна реєструватися повторно.

При реєстрації документи діляться сталася на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основний діяльності, накази з особового складу, акти ревізій, протоколи засідань, звіти, доповідних записок тощо. Порядкові реєстраційні номери (індекси) присвоюються документам не більше кожної зареєстрованим групи. До складу індексу документа входять: порядковий номер не більше реєстрованого масиву документів; індекс за номенклатурою дел.

Наприклад: 218/08−17, где.

218 — порядковий реєстраційний номер, 08−17 — номер справи в самісінький яке буде підшитий документ або його копія (для вихідних документів). До складу індексу можуть додатково входити номери (коди) з класифікаторів кореспондентів, структурних підрозділів, питань роботи і т.д.

Для внутрішніх документів зазвичай застосовується проста порядкова нумерація, наприклад: наказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Як реєстраційних форм, залежно від обсягу реєстрованих масивів документів, використовують реєстраційні журнали чи регистрационно-контрольные картки (РК). Журнали зручні при порівняно невелику кількість реєстрованих документів, оскільки пошук інформації з журналу досить тривалий за часом. З іншого боку, за журналом неможливо вести контролю над виконанням документів, необхідно вдруге реєструвати поставлені для контролювання документи на контрольних карточках.

Цих недоліків позбавлені РК, дозволяють оперативніше вести інформаційно-довідкову роботи й здійснювати контролю над виконанням документів без повторної реєстрації. РК друкується у кількох примірниках, що дозволяє створити кілька довідкових (з питань діяльності, по кореспондентам тощо.) і контрольну картотеки.

Встановлено наступний обов’язковий склад реквізитів для реєстрації документів:. автор (кореспондент);. назва документа;. дата документа;. індекс документа;. дата надходження документа (для вхідних документів);. індекс надходження документа (для вхідних документів;. заголовок документа або його короткий зміст;. резолюція (виконавець .зміст доручення, автор, дата);. термін виконання;. позначка про виконання (коротка запис вирішення питання сутнісно, дата фактичного виконання й індекс документа — відповіді);. номер дела.

У разі потреби склад обов’язкових реквізитів то, можливо доповнений такими:. виконавці;. розписка виконавця отриманні документа;. хід виконання;. докладання і др.

Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах визначається саме підприємство. Зразки реєстраційних журналів і карток дано у додатках 48 і 49.

Реєстрація документів — відповідей має проводитися на реєстраційних формах ініціативних документів. Документом — відповіді присвоюється самостійний порядковий реєстраційний номер не більше відповідного реєстраційного массива.

Контроль виконання документов.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Контроль виконання включает:

. постановку документа на контроль;

. перевірку своєчасного доведення документа до исполнителя;

. попередню перевірку і регулювання ходу исполнения;

. облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування руководителя.

Основна мета організації контролю виконаннязабезпечення своєчасного і більш якісного виконання документів. Контроль здійснюють керівники, служба ДОП та відповідальні виконавці. Служба ДОП контролює организационно-распорядительные документи. Документи інших систем контролюються відповідними підрозділами чи сотрудниками.

Терміни виконання обчислюються календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а які поступили — з дати поступления.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади управління, і навіть центральних функціональних і галузевих органів управления.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується з тексту документа чи резолюції руководителя.

Зміна терміну виконання роблять лише за вказівкою керівника у порядку: типові терміни — ухваленням нової акта, індивідуальні - керівником, що їх установил.

Документ вважається виконаним і звільняє з контролю після виконання завдань, доручень, питань, повідомлення результатів зацікавленим організацій та осіб чи іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються саме в письмовому відповіді чи самому документе.

При організації контролю виконання використовуються екземпляри РК, які заповнюються при реєстрації документов.

Службою контролю здійснюються такі операції: формування картотеки контрольованих документів; напрям картки контрольованого документа (пункту завдання) в подразделение-исполнитель; з’ясування в структурному підрозділі прізвища, імені, по батькові й телефону виконавця; нагадування підрозділу — виконавцю про терміні виконання; отримання інформації про перебіг і результатах виконання; запис ходу і результатів виконання картці контрольованого документа; регулярне інформування керівників стану війни і результатах виконання; повідомлення про перебіг і результатах виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегіальних органів; зняття документів з контролю у вказівкою керівників; формування картотеки виконаних документов.

Картки контрольованих документів (контрольна картотека) систематизуються за термінами виконання документів, по виконавцям, групам документов.

Перевірка ходу виконання складає всі етапи до закінчення терміну у порядку: завдань наступних років — не менше десь у рік; завдань наступних місяців цього року — не менше десь у місяць; завдань, доручень поточного місяці - щодесять днів, і поза п’ять днів до закінчення срока.

Систематизація документов.

Задля більшої правильного формування та обліку справ для підприємства має складатися номенклатура дел.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це систематизований перелік заголовків справ Росії із зазначенням термінів їх збереження, оформлений у порядку. У номенклатуру справ охоплюють усі документи, які утворюються у діяльності підприємства, крім технічної документації і більшістю друкованих видань. При складанні номенклатури справ підприємствам необхідно враховувати вимоги до номенклатурі справ, які у Державної системі документационного забезпечення управління. Основних правилах роботи відомчих архівів, переліках документів з термінів зберігання. Номенклатура справ підприємства розробляється фахівцем, відповідальних організацію роботи з документами.

Номенклатура справ уточнюється наприкінці кожного календарного року, передруковується, розглядається й утверджується керівником підприємства, вводять у дію з початку наступного календарного года.

Якщо засновником цього підприємства є державне підприємство, сдающее документальні матеріали в Центральний державний архів народного господарства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура справ узгоджується з його відомчим архівом і після схвалення експертної комісією іде узгодження з Центральної экспертно-проверочной комісією ЦГАНХ. Пересогласование номенклатури справ за ЦГАНХ РФ здійснюється разів у 5 років. Відомчий архів держпідприємства здійснює за упорядкуванням та використанням номенклатури справ, над формуванням і оформленням справ, в заснованому їм підприємстві. Номенклатура справ дочірнього підприємства візується обличчям, відповідальних організацію діловодства, підписується заступником директора, стверджується керівником підприємства. Заголовками розділів номенклатури справ є найменування підрозділів, які працюють у відповідність до затвердженої структурою і штатний розклад підприємства. Під час упорядкування заголовків справ треба враховувати, что:

— заголовок повинен цілком відійти відповідати смисловому змісту документів, группируемых у цьому деле;

— заголовок має бути коротким, чітко сформулированным;

— заголовки типу «Загальна листування», «Різні документи», «Довідкові матеріали» тощо. не допускаются.

Заголовки справ у процесі формування справ можуть уточнюватися. Склад заголовка справи утворює такі элементы:

— назва виду (листування, журнал тощо.) чи різновиду документів (накази, вказівки, протоколи, рішення і т.д.);

— назва підприємства або його структурного подразделения;

— -адресат чи кореспондент документа;

— стислий зміст документів дела;

— назва території (місцевості), з якою пов’язано зміст документів дела;

— дати (період), до яких належать документи дела;

— вказівку на копийность документів дела.

Назва виду заводимого діла чи різновиду документів вказується на початку заголовка, а слово «Копії» — наприкінці заголовка. Наприклад: «Накази директора підприємства з основний діяльності у 1993 рік. Копии».

У заголовках справ, виділені на угруповання документів однієї різновиду, ця різновид вказується у множині. Наприклад: «Протоколи нарад Ради колективу підприємства за 1998 год».

У заголовках справ, містять листування, вказується, з хто, і з якого питання (питанням) його ведуть. Наприклад: «Листування з Бизнес-Банком по питанням бухгалтерського обліку, звітності і втратити фінансове деятельности».

У заголовках справ, містять листування за однорідними кореспондентами, останні не перераховуються, а вказується їх загальну видове назва. Наприклад: «Листування з замовниками про усунення оплати рахунків предприятия».

У заголовках справ, містять планову чи звітну документацію, вказується період (місяць, квартал, рік) на (за) який складено документи, вид документа (план, звіт) і автор цих. Наприклад: «Річний план підприємства „Контакт“ по капітальним вкладенням на 1997 год».

У найменуваннях справ, містять організаційнорозпорядницькі документи, вказується вид документи й автор, наприклад: «Накази директора підприємства з особового складу за 1998 год».

У заголовках справ, містять документи різного виду стосовно питання, які пов’язані послідовністю діловодних операцій, як виду справи вживається термін «документи», тож під кінець заголовка в дужках вказуються основні різновиду документів, що їх згруповані у справі. Наприклад: «Документи про зарахування, здачі і списання майна, і матеріалів (акти, опису, ведомости)».

Справи з питань, не дозволеним впродовж року, є «переходять» і вносять у номенклатуру справ наступного року з тим самим индексом.

У номенклатуру справ підприємства також включаються довідкові картотеки, журнали обліку документов.

Номенклатура справ підприємства має складатися у тому кварталі попереднього року в новий календарний рік у встановленої формі. (див. додаток 50).

У графі 1. таблиці номенклатури справ вказується делопроизводственный індекс справи, який має включати: номер структурного підрозділи підприємства з класифікатору підрозділів чи номер напрями діяльності (за відсутності структурних підрозділів); порядковий номер справи всередині цього підрозділу чи деятельности.

У графі 2 вміщено у певної послідовності заголовки справ. Порядок розташування заголовків всередині розділів і підрозділів визначається важливістю документів, які входять у справа. На початку розташовуються заголовки справ, містять організаційно-розпорядчу документацію, далі - містять планові і звітні документи, потім інші заголовки у порядку спаду термінів зберігання документов.

Графа 3 «Кількість томів» заповнюється після закінчення календарного року. У графі 4 «Термін збереження і номер статті з переліку» вказується термін зберігання справи, номер стаття з посиланням на переліки чи приблизні номенклатури справ. У графі «Примітка» проставляються позначки: про незаведении справ («Не заведено»), про перехідних справах, про знищення справ, місці зберігання оригіналів. Після закінчення календарного року до номенклатури справ складається підсумкова запис про кількість заведених справ окремо постійного насилля і тимчасового термінів зберігання (див. додаток 51).

Приклад складання номенклатури справ дано при застосуванні 52.

Формування дел.

При формуванні документів мають у справи використовуються такі ознаки закладу справ. Підставою для угруповання документів по НОМІНАЛЬНОМУ ОЗНАКОЮ служить назву їхнього різновиду. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки тощо. При формуванні документів мають у справи з предметно-вопросному ознакою в основі беруть їхній вміст. Наприклад: «Документи з управлінню» (акти, довідки)". Авторський ознака передбачає угруповання у справи документів одного автора. Наприклад: «Протоколи виробничих нарад підприємства „Контакт“ за 1997 рік». Для угруповання листування використовується КОРРЕСПОНДЕНСКИЙ ознака. Причому у заголовку справ вказується кореспондент, з яким ведеться листування, розкривається зміст питання. Наприклад: «Листування з підприємствами про взаємних розрахунки 1997 рік». Об'єднання на справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: «Листування з підприємствами Східного Сибіру з питань поставки продукції». Угруповання документів за певну період здійснюється за хронологічного ознакою. Наприклад: «Квартальні звіти про основний діяльності підприємства міста і капітальних вкладеннях». Плановозвітні документи групуються у справи по номінальному. авторському, предметно-вопросному і хронологічного признакам.

Справи формуються відповідно до номенклатурою справ підприємства. У справу повинні поміщатися документи, які своєю змістовної частиною відповідають заголовку дела.

При формуванні справ необхідно дотримуватися такі вимоги: документи постійного насилля і тимчасового термінів зберігання необхідно групувати у справи роздільно; оригінали відокремлювати від копій; річні плани і звіти — від квартальних і місячних, затверджені штатні розкладу підприємства — від проектів; включати у справу з одному примірнику кожного документа.

Кожен документ, поміщений у справа, має бути оформлений згідно з вимогами державні стандарти та інших нормативних актов.

У справу групуються документи одного календарного року, крім перехідних справ (наприклад, особисті справи, не напівзачинені при закінченні календарного года).

Річ повинна утримувати трохи більше 250 аркушів, при товщині трохи більше 4-х сантиметров.

Додатка до документів, незалежно від дати їхнього затвердження чи складання приєднуються до документів, до яких относятся.

Документи, уміщені у справа, повинен мати підписи, дату, індекс, заверительную напис, оцінку «У справу». Документи у справі повинні розташовуватися у порядку: спочатку поміщають основний документ і які стосуються нього докладання, потім у хронологічному порядку йдуть документи, які з мері вирішення питання. Забороняється підшивати в справа неисполненные документи, розрізнені екземпляри документів, документи, підлягають поверненню, дублюючі документы.

Склалися певні правила угруповання документів мають у справи з видам і хронології. Статути, становища, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Накази по основний діяльності групуються окремо від наказів з особового складу; справжні екземпляри наказів по основний діяльності систематизуються і підшиваються у справи разом із додатками в порядку їх номерів. Документи до наказам по основний діяльності групуються і підшиваються і зберігаються в особи, яке готувало їх проекти. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановленими термінами їх збереження. Документи, є основою видання наказу з особового складу, підшиваються в особисті дала співробітників чи утворюють самостійне справа додатків до даних приказам.

Затверджені підприємством плани, звіти, кошторису, ліміти, титульні списки групуються окремо від своїх проектів. Планові і звітні документи зберігаються у справах саме цього року, до якого ставляться за змістом, незалежно від часу на їхнє складання чи дати надходження. Наприклад, план на 1998 рік, складений 1997 року, може бути віднесено до 1998 року, а звіт за 1997 рік, складений 1998 року, до 1997 року. Перспективні плани, розраховані підприємством кілька років, формуються у справі першого року, а звіти з виконання перспективних планів — у справі останнього року стабільна. Документи у фінансових звітах необхідно розташовувати у певному послідовності. Наприклад, документи звіту фінансового діяльності підприємства, що складається з балансу, пояснювальній записки і додатків до нього, мають настільки впорядковане: пояснювальна записка до звіту, потім баланс і наприкінці - докладання. Лицьові рахунки працівників підприємства по заробітної плати групуються в самостійні справи і містяться у них гаразд алфавіту прізвищ. Протоколи засідань Ради колективу і нарад від керівництва підприємства групуються за хронологією і порядку номерів. Документи, підготовлені до засіданням аж, поміщаються після протоколів в послідовності розгляду вопросов.

Листування гуртується за календарний рік і систематизується в хронологічної послідовності: документ-ответ поміщається на документзапитом. Огляди, доповідних записок, акти, довідки інші документи, відбивають основний зміст діяльності підприємства, групуються в справі за умови, що вони стосуються однієї й тієї ж вопроса.

Підготовка документів до архівному хранению.

Документи підприємства, отложившиеся в діловодстві, надалі або залишаються на тривале архівне зберігання, або зберігаються стислі терміни і далі виділяються до знищення. Відбір документів за зберігання чи знищення є наслідком проведення експертизи цінності документов.

Роботу щодо організації та проведенню експертизи цінності документів повинна проводити постійно діюча експертна комісія (ЕК) підприємства, що у своїй діяльності керується Положенням про Архівному фонді Російської Федерації. Основними правилами роботи, відомчих архівів, типовими переліками документів з термінів зберігання, становищем про експертної комісії, номенклатурою справ підприємства. Зразкове становище про ЕК підприємства наведено при застосуванні 53.

Експертиза цінності документів постійного насилля і тимчасового термінів зберігання повинно бути щорічно. Відбір документів постійного зберігання проводиться виходячи з номенклатури справ підприємства з обов’язковим полистным переглядом справ. При полистном перегляді справ постійного зберігання підлягають Вилученню дублюючі екземпляри документів, чернетки, неоформлені копії документів і майже документи з тимчасовими термінами зберігання. Одночасно здійснюється і відбір документів і майже справ тимчасового (до 10 років) зберігання з истекшими термінами зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу, і навіть акти виділення справ до знищення. Форми описів і акта уніфіковані (див. докладання 54 і 55).

Справи входять у акт про знищення, якщо передбачений їм термін зберігання збіг до 1 січня саме цього року, у якому складено акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством в 1995 року, можуть бути включені в акт, який складено не раніше 1 січня 1998 року. Справи можуть знищити тільки тоді, як опису на справи постійного зберігання за період затверджено зміни й передано у відомчий архів підприємства. Описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу, і навіть акти виділення справ до знищення розглядаються на засіданні ЕК підприємства міста і погоджуються з відомчим архивом.

Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і з особового складу по закінченні календарного року, в якому заведено, на підготовку до передавання в відомчий архів, підлягають оформленню і опису. Оформлення справ виробляється обличчям, відповідальних роботи з документами. Повне чи часткове оформлення справ виробляється у залежність від термінів зберігання документів. Справи постійного зберігання підлягають повного оформленню, справи тимчасового зберігання — часткового. Повне оформлення передбачає: підшивку чи палітурка справи (на виборах 4 проколу в тверду обкладинку з картону); нумерацію листів на справі (чорним графітним олівцем у верхньому правом розі арабськими цифрами); складання для найцінніших справ внутрішньої опису документів справи (див. додаток 44); складання заверительной написи справи (див. додаток 45); внесення уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви структурного підрозділи, коли вона змінювалося, діловодного індексу, заголовка справи, дати й др.).

Внутрішня опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, що викликається специфікою даної документації (накази по основний діяльності підприємства, особисті, справи, справи на авторські свідоцтва). Внутрішню опис документів справи слід також складати на ділі постійного насилля і тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих по різновидам документів, заголовки яких немає розкривають його конкретний зміст документов.

На обкладинці справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання вказуються: найменування організаціїзасновника, найменування підприємства, найменування структурного підрозділи, індекс справи, номер справи (томи, частини), заголовок справи, анотація до документів справи (для справ постійного зберігання, містять особливо цінні документи), дата, кількість аркушів, термін зберігання справи (див. додаток 56).

З метою систематизації і закріплення переліку заголовків справ всередині фонду, й обліку складається опис справ. Опис є облікованим документом і основними видами научно-справочного апарату до документів, які забезпечують їх оперативний пошук. Описи складаються як у справи постійного зберігання, так тимчасової (понад 10 років). Опис складається у трьох примірниках: один передається разом із справами у відомчий архів, другий — додається в ролі підстави до протоколу засідання експертної комісії, третій — залишається як контрольного примірника в апараті предприятия.

На справи постійного, довгострокового термінів збереження і з особистого складу складаються окремі описи.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) підлягають часткового оформленню: справи допускається зберігати в скоросшивателях, листи не нумерувати, завірчі написи не складати, не проводити пересистематизацию документів мають у справі, володіючи їхніми у прямому (замість зворотного) хронологічному порядке.

У відомчий архів разом із справами передаються реєстраційні картки на документи з узгодження з архивом.