Раціоналізація організації ділових нарад

Ділова нарада — один із самих відповідальних видів діяльності керівника і важливий фактор організації керування.

Нарада — це форма організованої, цілеспрямованої взаємодії керівника з колективом за допомогою обміну думками.

Ефективність нарад залежить від того, як ними керують. Для підвищення ефективності нарад необхідно враховувати, що в залежності від ступеня плановості, характеру розглянутих питань, призначення, психологічних особливостей проведення і тривалості наради можуть бути різного типу: 1) планові і непланові (у випадку крайньої необхідності); 2) поточні (присвячуються обговоренню ряду взаємозалежних питань) і цільові (по одному чи групі взаємозалежних питань)[30,с.160−162].

По призначенню розрізняють інформаційні наради, оперативні (для обміну інформацією з метою оцінки дійсного положення на об'єкті керування і вироблення рішень по подальшому керуванню); дискусійні (з метою колективного обговорення виниклих проблем); навчальні (з метою повідомлення додаткових професійних знань);роз'яснювальні (у ході яких керівництво прагне переконати співробітників у правильності проведеної їм політики і неминучості початих кроків); проблемні (для вироблення методу рішення існуючих проблем).

При підготовці будь-якої наради необхідно: 1) чітко й однозначно визначити тему наради і її ціль; 2) ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань; 3) заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, що можуть обговорюватися в ході дискусії; 4) якомога раніше послати запрошення учасникам; 5) вибрати приміщення для засідань з гарною вентиляцією, звукоізоляцією і нормальною температурою (біля +19 °С).

Рис. 3.2 — Типове планування кімнати нарад для ділових зустрічей:

1- стіл для нарад; 2 — стільці; 3 — екран; 4 — шафа для проекційної апаратури; 5 — столи для нарад; 6 — шафа для макетів; 7 — стіл журнальний; 8 — крісло для відпочинку; 9 — квіткарка Типове планування кімнати нарад і ділових зустрічей представлені на рис. 3.2.

На практиці ефективність нарад значно зменшується по різних причинах (нечіткість мети наради, недооцінка техніки проведення наради, порушення педагогічних принципів переконання й ін.).

Як показало дослідження невисока ефективність традиційних нарад досліджується. Наприклад, на японських підприємствах можна запропонувати «наради без нарад», суть яких полягає в наступному:

• 1. При виникненні проблеми, що вимагає колегіального рішення, перший керівник формулює її в письмовому виді.
• 2. Його секретар підбирає необхідні матеріали і вихідні дані для рішення цієї проблеми; складає список посадових осіб, що повинні взяти участь у пошуку найкращого рішення.
• 3. Керівник розглядає всі ці матеріали, вносить свої пропозиції, і потім секретар письмово чітко формулює задачу, дає перелік матеріалів, що потрібні для рішення проблеми, і пропонує співробітникам вибрати свою точку зору і викласти її.
• 4. Матеріали розмножуються і розсилаються обличчям, що повинні прийняти рішення.
• 5. Перший керівник призначає одного зі своїх заступників відповідальним за збір, узагальнення, аналіз підготовчих рішень, що і готує доповідь керівнику по цьому питанню. Фахівці вважають, що «наради без нарад» дають можливість у спокійній обстановці знаходити оптимальні рішення, виключають конфлікти, зменшують утрати робочого часу.

Економічна ефективність в результаті проведення ділових нарад.

Таблиця 3.3 — Вихідні дані для розрахунків:

Розрахунок :

1. Економія робочого часу складає:

• 2. Умовне вивільнення керівників:
• 3. Умовна економія ЗП з нарахуванням:

Отже, із розрахунків видно, що захід є економічно доцільним.