Как не потонути в інформаційних потоках

Как не потонути в інформаційних потоках

Существует два виду інформаційних потоків: горизонтальні, між рівними за службовим становищу працівниками, і вертикальні, між різними рівнями ієрархії, наприклад, між начальником та його підлеглим. Кожен вигляд має свої психологічні особенности.

Федор Андрійович Кузин, професор, член-кореспондент Міжнародної академії психологічних наук.

Что таке інформаційні потоки? Інформаційні потоки — це шляху передачі інформації, щоб забезпечити існування соціальної системи (підприємства, установи), усередині якої вони рухаються. Інакше кажучи, це процеси передачі інформації задля забезпечення взаємозв'язку всіх його ланок соціальної системы.

Существует два виду інформаційних потоков:

1) горизонтальні (між рівними за службовим положенню й статусу працівниками чи групами працівників, наприклад, між начальниками отделов);

2) вертикальні (між працівниками чи групами працівників, які перебувають в різних рівнях ієрархії, наприклад, між начальником і подчиненным).

В своє чергу, вертикальні інформаційні потоки поділяються на спадні (від керівництво до рядовим працівникам за ієрархії) і висхідні (від нижчестоящих працівників до вышестоящим).

Каждый вид інформаційних потоків має свої психологічні особенности.

1. Горизонтальні інформаційні потоки Чаще за все вони мають неформального характеру. Горизонтальні інформаційні потоки є найефективнішими, з комунікативної погляду. Вони зберігається приблизно 90% відомостей. Тобто втрата інформації під час передачі у такий спосіб мінімальна. Пояснюється це тим, що для людей, які є одному рівні службової ієрархії, психологічно легше зрозуміти одне одного, якщо вони вирішують однотипні завдання й стикаються з подібними проблемами.

2. Спадні інформаційні потоки Они можуть і формальними, і неформальними. З погляду їхнього комунікативної ефективності, ситуація так: що більше передатних ланок проходить спадна інформація, тим вона розгубився й змінюється. Йде об'єктивний процесу перекручування отриманих відомостей. У практичній роботі менеджер повинен виходити із те, що кожне передатну ланку «забирає» до 50% котра надходить інформації. Парадокс у тому, що, отримувана згори, не приховується і спотворюється кимось спеціально чи свідомо; просто повноті передачі перешкоджають комунікативні бар'єри. Що таке комунікативні бар'єри і вони бувають, ми ще поговоримо трохи згодом, а наразі зупинимося на укладанні, що з спадних інформаційних потоках спостерігається ефект «зіпсованого телефона».

К яким психологічним наслідків можуть призвести неорганізовані, неефективно налагоджені спадні інформаційні потоки?

Вызвать у підлеглих стійке почуття «гвинтика»; їх потреба у повазі, визнання нічого очікувати задоволена.

Породить чутки (ними завжди заповнюється інформаційний вакуум).

Вызвать відчуття страху, невпевненість у майбутньому.

Привести до зниження мотивації на роботу.

И, навпаки, повна, своєчасна і точна інформація, тобто добре налагоджений і організований інформаційний потік, підвищує продуктивності праці на 10−30%. Не варто нехтувати таким резервом. Нині ж кілька слів про висхідних інформаційних потоках.

3. Висхідні інформаційні потоки Они дуже рідко бувають неформальними, це потребує роз’ясненні. Спотворення інформацією такому потоці може становити 90%! І, найцікавіше, інформація, що у ньому є, найменше аналізується! Коли підприємстві, в фірмі чи установі не організований приплив ідей знизу, отже, змогу його інноваційного розвитку значно обмежені. І, навпаки, добре налагоджений процес надходження ідей від підлеглих значною мірою підвищує ефективності роботи підприємства. Які ж організувати висхідний інформаційний потік, як налагодити приплив ідей знизу? На це є кілька радикальних способів. Проте головне стратегічний напрям не в посиленні інтенсивності, а встановленні конфіденційності. (Неформальна, конфіденційна, інформація найменше искажается!).

Итак, підвищення висхідних потоків можна использовать:

1. Систему дій, які охоплюють терміном «політика «відкритих дверей». Це — готовність керівника будь-якого рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників. Девіз такої політики: «Двері мого кабінету завжди вам відкриті». Однак можете запитати, як і співвідноситься з ресурсом часу керівника. Справді, ану ж бо підлеглі вирішать, що у кабінет шефа можна входити завжди, коли заманеться. Цього годі було боятися. Якщо ваші співробітники зайняті справою, вони відвідують кабінет керівника набагато рідше, чому ви думаєте. З іншого боку, ви можете використовувати деякі прийоми, дозволяють впорядкувати що така контакты:

Установите час зустрічі («Це дуже цікава ідея, але зараз зайнятий. Заходьте до мене завтра о 14-й, потолкуем, добре?»).

Используйте письмові форми викладу інформації («Мені подобається це ідея. Викласти їх у формі службової записки чи вільної формі, і тоді ми надамо справі хід. До якому терміну ви зможете це? Чудово, я чекаю…»).

Оценивайте і заохочуйте конкретні ділові пропозиції (Про «кей! У цьому сенс, що ви пропонуєте конкретно?).

2. Систему дій, звану «виведенням управління межі кабінету». Ця система називається ще «видимим управлінням», «управлінням шляхом обходу робочих місць», чи (жартома!) управлінням шляхом ходіння всюди. Звісно, вона не має свої плюси та «мінуси. Обхід підприємства, установи — хороший спосіб ознайомитися з станом справ безпосередньо. Проте робити це часто. Важлива не частота, а регулярність. Модифікований спосіб «видимого управління» отримав назву «список особистих подій співробітників за 24 години». Суть її у тому, що шеф використовує якісь події у особистому житті підлеглих (народження, весілля тощо. буд.), щоб виявити до них увагу: сам поздоровляє їх. Ви також подзвоніть, поздоровте, запросіть поговорить.

При використанні цих двох тактик ефективність висхідних інформаційних потоків зростає до 40%, але це — хороший резерв як для вдосконалення стилю управління, але й підвищення якості роботи підприємства у целом.

Давайте у фіналі узагальнимо сказанное.

Для здобуття права зробити управлінське спілкування повноцінним і ефективнішим і перетворити їх у чинник успішного управління, необхідно дотримуватися два условия:

организовать інформаційні потоки;

на кожному управлінському «поверсі» мати достатньо часу в обробці котра надходить інформації та її аналізу.

Заканчивая розмова про спілкування і потребу керувати та його зв’язку й про інформаційних потоках, зупинюся одному вигляді інформаційних потоків, який можна б назвати «внешним».

Внешний інформаційний потік — це, яка надходить фірму (підприємство, установа) ззовні й що йде з фірми зовні. У цьому, що така процес відбувається, годі сумніватися: бо жодна соціальна система має не може існувати без обміну з зовнішнім світом. І такі потоки теж мають специфічні особливості. По-перше, їх практично неможливо контролювати. Ви знаєте, яка інформація (важлива чи поганий, негативна чи позитивна, секретна чи відкрита) йде з вашої фірми чи організації. По-друге, зовнішній інформаційний потік майже піддається свідомому регулювання. Єдиний засіб керування їм — використовувати такий потік до створення «образу підприємства», його іміджу очах суспільної думки. Постарайтеся зробити, щоб у засобах масової інформації регулярно з’являлися матеріали про вашої фірмі, мають вигідний вас характер. Якщо фірма велика, організуйте відділ зв’язків із громадськістю, чи пресс-отдел. Якщо фірма невеличка, займайтеся цим самі й не нехтуйте можливістю інформувати суспільство у тому, що ваші справи йдуть прекрасно.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.