Понятие документ, кореспонденції і діловодстві. 
Уніфікація і стандартизація документів. 
Система документации

Діловодство (традиційне визначення) — розмах що з обробкою информации.

Діловодство (збрешемо.) — це галузь діяльності що з організацією роботи з офіційними документами.

ПОДІЛ 1.

Поняття документі, кореспонденції і діловодстві. Уніфікація і стандартизація документів. Система документації. План:

1. поняття про документе.

2. види документов.

3. функції документів. Системи документации.

4. Правила оформлення управлінських документів. Поняття «реквізити» документів. 1.1.

Документ — зафіксоване на матеріальному носії інформації з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати (различить).

Поняття діловодства виходить з понятті документирования.

Документування — запис інформації в різних носіях по встановленим правилам.

Документування регламентований процес записи інформації на папері чи іншому носії який би її силу.

Створення документів може здійснюватися природному чи штучному мовами з допомогою нових носіїв інформації. При документування природному мові створюються текстові документи. При документування на штучних мовами створюються документи на машинних носителях.

Кошти документування — знаряддя використовувані людиною для створення документов:

— прості кошти (ручки, карандаши).

— механічні і електромеханічні (пишучі машинки, магнітофони, фоно кіно України й відео техника).

— кошти автоматизації (комп'ютерна техника).

Залежно від використовуваних коштів документації розрізняють способи документування (кіно фото фоно документування, електронне і текстовий документирование).

Документування передбачає дотримання встановлених правил записи інформації, специфічних кожному за типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної чинності створюваним документам.

Юридична сила — властивість офіційного документа, сообщаемое йому чинним законодавством, компетенцією який видав оформление.

Юридична сила документа забезпечується які встановлені кожної різновиду комплексів документов.

Реквізит — обов’язковий елемент оформлення документа (найменування виду документа, адресат, дата, подпись).

Сучасні вимоги до оформлення організаційної розпорядчої діловодства (ОРД) зафіксовані у гос. госте (ГОСТ Р6.30−97).

Державним стандартом встановлено як склад реквізитів (29) а й зони і послідовність їх розміщення на документе.

Формуляр — сукупність реквізитів документів і майже схему їхнього рассположения на документе.

Наявність формуляра встановленого в гос. стандарте забезпечує єдність документування і єдність документації як у межах одного підприємства, і у в цілому. У такому суспільстві документ є основним носієм управлінської, статистичної, наукової, технічної, й інший соціальнозначимої информации.

Документи — носії первинної інформації. Саме документах інформація фіксується вперше. Це властивість дозволяє відрізняти документи з інших джерелах інформації (книжок, газет, журналів) містять перероблену вторинну информацию.

Стандартизація — це діяльність із встановленню норм, правив і характеристик з метою обеспечения:

— безпеки продукції, робіт та надаваних послуг; життя і здоровья.

— технічною відсталістю та інформаційної сумісності, а як і взаимозаменяемой продукцией.

— економії всіх видів ресурсов.

Усі Держстандарти, які діють території нашої країни обьединены на єдину державну систему стандартизацію — ієрархічно організованою системою класифікації та тіла ГОСТов.

З метою зменшення кількості що застосовуються у діяльності установи документів, типізації їх форми, зниження трудових, тимчасових і матеріальних витрат за підготовку і обробку, досягнення информации.

Сумісності автоматизованих баз даних в народному господарстві триває робота по уніфікації документів і майже створенню уніфікованих систем документації (УСД).

УДС — сукупність взаємозалежних уніфікованих форм документа, які забезпечують документоване уявлення даних у певних видах господарської деятельности.

У основі створення УСД лежить метод уніфікація — встановлення однаковості складу і форм управлінських документів створюваних під час вирішення однотипних управлінських завдань. Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічній із соціальної інформації, які забезпечують интегративную автоматизоване опрацювання данных.

Державну систему документованого забезпечення управления.

(ГСДОУ) — це сукупність принципів, і правил які єдині вимоги в документації управлінської роботи і роботи з документами органів управління на предприятиях.

Основна мета ГСДОУ упорядкування документа обороту організації зменшення кількості і підвищення кількості документів, створення найсприятливіших умов застосування технічних засобів і сучасних технологій збору., обробки та аналізу информации.

Основні становища ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльністю, роботи з документами, механізації і автоматизації роботи з документами.

1.2.

Розрізняють такі види документов:

— За призначенням (кошти фіксації фактів (авто протоколи, звіти) і кошти передачі документів (лист, телеграмма)).

— За походженням (службові та особисті документы).

— За формою (індивідуальні, типові, трафаретные).

— По термінів виконання й зберігання (постійні, довгострокові, временные).

— За місцем складання (внутрішні і внешние).

— По найменуванням (прокази, укази, отчеты).

— По стадіям створення (виписки, відпустку, оригінали). 1.3. у соціальному плані будь-який документ полифункционален, тобто. виконує безліч функцій, що дозволяє йому задовольняти різні людські потребности.

Серед функцій документа виділяються спільні смаки й специфические.

СПІЛЬНІ ФУНКЦИИ:

— інформаційна (будь-який документ створюється задля збереження інформації т.к. необхідність зафіксувати інформацію — причина появи документов).

— соціальна (документ є социально-значимым об'єктом, оскільки кожен документ породжена тій чи іншій соціальної потребностью).

— камунифактивная (документ виступає як засіб зв’язок між окремими елементами громадської структури зокрема, між учреждениями).

— культурна (документ — засіб закріплення і передачі культурних традиций).

СПЕЦИФІЧНІ ФУНКЦІЇ: — управлінська (документ є інструментом управління. Цією функцією наділені звані управлінські документи спеціально створювані для реалізації цілей управления).

— правова (документ є способом закріплення та правових і правовідносин в обществе).

— функція історичного джерела (документ виступає як джерело історичних даних про розвитку суспільства). 1.3.

Системи документації - сукупність документів взаємозалежних по ознаками походження, призначення виду сфери діяльності єдиних вимог до оформлению.

Управлінські документи становлять ядро управлінської документації. Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як у межах всього держави, і у окремої організації. Управлінські документи становлять об'єкт делопроизводства.

Організація роботи з документами — передбачає організацію документообігу установи, зберігання документи й їх використання у поточної діяльності учреждения.

Документообіг установи — це сукупність взаємозалежних процедур щоб забезпечити рух документів мають у установа з їх створення виконання чи отправки.

З метою раціональні організації документа обороту всі документи діляться на документальні потоки (не реєстровані і реєстровані; вхідні, вихідні і внутренние).

Документопоток — сукупність документів виконують певне цільове призначення процесі документооборота.

Система зберігання документів — це сукупність коштів, засобів і прийому обліку, і систематизації документу з метою їхньої пошуку це й використання в поточної діяльності установи. 1.4.

Під час упорядкування документів використовуються наступний склад реквизитов:

01 — герб РФ.

02 — герб суб'єкта РФ.

03 — емблема організації, або товарний знак.

04 — код организации.

05 — код форми документа.

06 — найменування организации.

07 — довідкові дані про организации.

08 — найменування виду документа.

09 — дата документа.

10 — реєстраційний номер документа.

11 — посилання реєстраційний номер і дату документа.

12 — місце складання чи видання документа.

13 — гриф обмеження доступу до документу.

14 — адресат.

15 — гриф затвердження документа.

16 — резолюция.

17 — заголовок до тексту.

18 — позначка про контроле.

19 — текст документа.

20 — позначка про наявність приложения.

21 — подпись.

22 — гриф узгодження документа.

23 — візи узгодження документа.

24 — печать.

25 — позначка про замиренні копии.

26 — позначка про исполнителе.

27 — позначка про виконання документи й напрямі їх у дело.

28 — позначка про вступ документа в организацию.

29 — позначка для автоматичного пошуку документа.

1. — поміщають на бланках документа відповідно до становищем про державному гербі РФ.

2. — завадять на бланках документа відповідно до правовими актами суб'єктів РФ.

3. — емблему організації, або товарний знак поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (Положення про організацію) якби бланку вже сьогодні є герб РФ чи герб суб'єкта РФ, то емблему не воспроизводят.

4. — код організації розставляють по загальноросійському класифікатору предприятий.

5. — код форми документа розставляють по загальноросійському класифікатору управління документации.

6. — найменування організації має відповідати найменуванням, закріпленому установчому документа. Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, як його закріплено у статуті і мають нижче найменування російською. Приклад: ООО.

«СИГМА».

«SIGMA» Ltd.

7. — довідкові дані про організацію включають: поштову адресу, номер й інші інформацію про рішенню організації (номери факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, web — сторінка в інтернеті). Приклад: 352 290.

Краснодарський край.

Отрадненский р-н.

Вул. Мира.

АТ «ОГОНЕК».

Р/р 20 012 345 627 744 120 832.

Тел.:

Факс:

8. — найменування виду документа що складається чи виданого організації регламентується статутом й має відповідати видам документів передбаченої в УРД. Цей реквізит оформляється заголовними літерами і пишеться усім документах крім писем.

9. — датою документа є дата підписання чи утверждения.

Оформляється трьома парами арабських цифр, наступній послідовності: день, місяць, год.

10. — реєстраційний номер документа складається з його порядкового номери, що можна дополнять.

11. — посилання реєстраційний номер включає реєстраційний номер і дату, який дається ответ.

12. — вказують у разі якщо утруднено його визначення по реквизитам.

13. — гриф обмеження доступу для службового користування (СЕКРЕТНО), конфіденційно (комерційна таємниця) розставляється без лапок у правому углу.

14. — адресат при адресуванні до організації її повна назва вказують в називному відмінку, посаду у давальному падеже.

15. — гриф затвердження документа розставляється у правому верхньому розі документа. Документ може затверджуватися должестным обличчям чи спеціальним створив документом. При затвердженні документа должестным обличчям розставляється гриф затвердження, ідучи слово «УТВЕРЖДАЮ», найменування посади особи який підтверджує документ, особиста підпис і її розшифровка, її дата.

Приклад: УТВЕРЖДАЮ.

Гениральный директор

ЗАТ «ГРАНД».

Особиста підпис розшифровка подписи.

16. — резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі та включает:

— прізвище виконавця (кому поручается).

— зміст доручення (конкретні действия).

— термін исполнения.

— підпис керівника й час підписання. Приклад: Соловйову А. В. підготувати проект приказа.

До 18.09.01 особиста підпис 18.08.01 17. — заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок узгоджується найменуванням виду документи й може відповідати стосовно питань: про ніж, кого або когось, чого. Приклад: 1).об звільнення Іванова І.І. (в приказе).

2). АКТ списання продукції. 18. — позначка про контроль ставиться належним обличчям чи підрозділом, що забезпечує контроль підрозділи. Оцінку про контроль позначають на полі документа поруч із заголовком буквою «До» чи словом на штампі «контроль». 19. — текст документа зазвичай і двох частин. У першій частині вказується причини, підстави, мети складання документа. У другій висновки, прохання, пропозиції, розпорядження, накази. Якщо зміст документа вже не потребує поясненні текст містить одну заключну частина. 20. — тоді як додатку не вживалося з тексту то вказується його найменування, кількість листів, і примірників. За наявності кількох додатків всі вони нумеруються. Приклад: додаток 1: Контракт від 20.07.01 № 21, на 2л. в 3 экз.

2 АКТ прийому робіт від 15.09.01 № 17, на 1 л. в 17 экз.

Додаток до розпорядницьким документам має оформлятися у правому верхньому кутку і повинен мати оцінку «Додаток» із зазначенням назви розпорядницького документа, його дати й його реєстраційного номери. Приклад: Додаток 1.

До наказу директора ВАТ «ЭРА».

Від 01.04.2001 № 12 21. — підпис включає найменування посади особи який підписав документ (з зазначенням підприємства, якщо документ оформлений не так на бланку) особисту підпис і його розшифровку. У розшифровці підписи ініціали ставляться перед прізвищем. 22. — гриф узгодження документа складається з слова «УЗГОДЖЕНО», посади особи, з яким узгоджується документ (включає найменування організації, підпис її розшифровки і дати узгодження). Приклад: СОГЛАСОВАНО.

Начальник Департаменту образования.

Підпис її расшифровка.

18.09.01 23. — візи узгодження документа включає підпис визирующего, її розшифровки, дату, за необхідності посаду визирующего. Приклад: Юрист консулат.

Підпис її расшифровка.

18.09.2001 24. — печатку запевняє справжність підписи должестного особи на документах передбачених відповідними нормативними актами; що засвідчують право особи, фіксують факти, пов’язані з фінансово-господарської діяльністю. 25. — позначка про замиренні копії необхідна при завіренні відповідності копії документа оригіналом. Позначка містить за вірчу напис «Правильно», посаду особи що завірила підпис, підпис і його розшифровка, дата замирення. Приклад: Верно.

Менеджер персоналу підпис її расшифровка.

18.09.2001.

Для замирення важливіших документів розставляється печатку. 26. — позначка про виконавця включає прізвище виконавця документи й номер його телефону. Оцінку про виконавця мають на на лицьовій стороні або за відсутності місця на зворотному боці другого аркуша документа в нижньому розі. 27. — позначка про виконання документи й спрямування його до справи включає такі дані: стислі дані про виконання, якщо відсутня документ, який свідчить про виконання або за наявності цього документу посилання його дату і номер документа. 28. — позначка про вступ документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа. Оцінку про вступ документа в організацію проставляють як штампа. Автоматичним нумератором або іншим суб'єктам способом у нижнього поля першого аркуша документа. 29. — позначка для автоматичного пошуку може охоплювати ім'я файла та інші даних про документе.

При друкуванні документів використовують 8 стандартних положень табулятора:

0. — від кордону лівого поля для друкуванні реквізитів «Заголовок до тексту», «Текст», «Позначка про наявність докладання», «Позначка про виконавця», «Позначка про виконання документи й напрями його до справи», «Підпис» і слів «ЗАВІРЕНО», «СЛУХАЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ»,.

«ПРЕДЛАГАЮ».

1. — з відривом 15 мм від лівого поля спершу абзацу в тексте.

2. — з відривом 48 мм від лівого поля упорядкування таблиць і трафаретних текстов.

3. — з відривом 72 мм від лівого поля упорядкування таблиць і трафаретних текстов.

4. — з відривом 96 мм від лівого поля для реквізиту «Адресат».

5. — з відривом 120 мм для реквізиту «Гриф затвердження» і «Гриф обмеження доступу до документу».

6. — з відривом 144 мм для розшифровки підписи на реквізиті «Подпись».

7. — з відривом 168 мм для друкування слів «Копія» при зняття копій з документа.

Бланки документов.

Окремі реквізити є обов’язковими кожному за документа не залежно з його виду. Відсутність реквізитів у документі лишає її юридичної сили. До обов’язковим реквізитам ставляться постійні реквізити, що входять до склад бланка документа. Ці реквізити заздалегідь наносяться на стандартний аркуш паперу типографным способом й утворять офіційний (фірмовий) бланк документа. ГОСТ встановлює 3 виду службових бланків для організаційно-розпорядчих документов:

— загальний бланк.

— бланк письма.

— бланк конкретної документа.

Загальний бланк використовується під час виготовлення будь-яких документів крім листів. Такий бланк включає найменування організації, якого додається герб, емблема, найменування вищих організацій. Особливе виділення листи як виду документи й розробка спеціального бланка для листів пов’язаний із специфікою листи покликаного забезпечити відправлення інші организации.

Інші види ОРД є, зазвичай, внутрішніми документами і вимагають адресної информации.

Бланк для листів включає реквізити «Найменування організації», «Довідкові дані організації», «Код організації». У бланку для листів позначаються місця для розташування реквізитів «Дата документа», «Реєстраційний номер», «Посилання на доту і реєстраційний номер документа». Бланк для листів може містити зображення герба і емблеми, найменування вищестоящої организации.

Бланк конкретної документа включає реквізити «Найменування організації», «Найменування виду документа», «Місце складання чи видання документа». Бланк конкретної документа може містити знак герба чи емблеми, найменування вищестоящої організації та код форми документа по ОКОД.

Організації суб'єктів РФ, зазвичай, використовують як державної мови як російський, а й національний мову, тому бланки цих організацій оформляються ви не. Там друкують такі реквізити бланка: «Найменування підприємства», «Довідкові дані про організацію», «Місце складання чи видання документа». Якщо правом підписи документа має як керівник організації, а й керівники структурних організацій, і навіть дожестные особи, то організація може мати бланки структурних підрозділів, і должестных осіб. При виготовленні службових бланків використовують 2 основних формату папери А4 (210 мм; 294 мм) і А5 (147 мм; 210 мм). Допускається використання бланків формату А3 і А6.