Державне регулювання документаційного забезпечення

Московский Державний Университет Филиал Казанський комерційний інститут торговли Контрольная работа по предмета: Основи документационного забезпечення управления.

по темі: Державне регулювання документационного обеспечения.

Выполнила:

студентка 4 курса заочного отделения факультет менеджмента Билалова Марина.

Преподаватель:

Ассистент Снегина Казань, 2002.

План.

Государственная система документационного забезпечення управління. Основні становища. 3.

Документирование управлінської діяльності. 7.

Унификация і стандартизація управлінських документів. 17.

Список літератури. 19.

Государственная система документационного забезпечення управління. Основні положения.

Государственная система документационного забезпечення управління (ГСДОУ) — сукупність принципів, і правил, які єдині вимоги до документування управлінської роботи і роботи з документами органів управління, на підприємствах (об'єднаннях), у державних установах і громадських організацій організаціях.

ГСДОУ включає у собі справжні Основні становища, загальносоюзні, галузеві і республіканські нормативні і методичні документи з питань документационного забезпечення управления.

Основная мета ГСДОУ — впорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення умов ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та інформації, вдосконалення роботи апарату управления.

В розвиток Основних положень ГСДОУ розробляються та затверджуються нормативні і методичні документи з вдосконаленню документационного забезпечення управления:

загальносоюзні - Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР і Державний комітет СРСР з стандартам:

галузеві - міністерствами й СРСР і союзних республик;

республіканські - Совітами Міністрів союзних республик.

Нормативні документи міністерств та з питань документационного забезпечення управління нічого не винні обмежувати прав підвідомчих організацій, наданих їм Законом СРСР «Про підприємствах, у СРСР «та інші законодавчими актами.

Документационное забезпечення управління у організації здійснюється спеціальної службою, що була безпосередньо керівнику организации.

Должностные особи організацій під час роботи з документами керуються вимогами Основних положень ГСДОУ й положення прийнятих у її розвиток загальносоюзних, галузевих і республіканських нормативних і методичних документів.

Общие вимоги до документів і службам документационного забезпечення поширюються на все системи документації органів управління Союзу РСР, союзних і автономних республік, суду, прокуратури, арбітражу, і навіть установ, організацій та підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки і микрографии .

Общие вимоги до документів і службам документационного забезпечення є нормативно-методичної базою для вдосконалення на єдиної основі документационного забезпечення управління і підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм документів, підвищення його якості, робіт служби документационного забезпечення з урахуванням наукову організацію праці та впровадження новітніх технічних средств.

Общие вимоги розроблено у відповідно до законів СРСР і союзних республік, що встановлюють порядок організації і діяльності державної машини, актами вищих органів управління з питань ухвалення, й оформлення управлінські рішення, здійснення контролю над виконанням документів, вдосконалення методів управління і організаційних структур та його інформаційного забезпечення, державними стандартами у сфері документації і автоматизованої обробки інформації з урахуванням досвіду практичного використання уніфікованих систем документації і загальносоюзних класифікаторів техніко-економічній информации.

Единые вимоги всім системам документації впроваджуються шляхом видання державних, республіканських і галузевих стандартів, і інструкцій з питань документационного забезпечення управлінської діяльності, які враховують специфіку республіки (галузі), і навіть галузевих уніфікованих систем документації, типових номенклатур справ, типових переліків документів з термінів їх хранения.

На основі підвідомчі організації розробляють нормативні акти, організуючі документационное забезпечення управления.

Учреждения державної архівної служби СРСР надають міністерствам та відомствам організаційно-методичну допомогу у впровадженні ГСДОУ, у створенні системи документационного забезпечення, узгоджують типові і галузеві нормативні документи з системі документационного забезпечення, вказаних у п. 1.5, розробляють методичні документи з окремим питанням документационного забезпечення управления.

Документирование управлінської деятельности.

Документування управлінської діяльності охоплює всі, які стосуються записи (фіксації) і оформленню яка потрібна на здійснення управлінських дій інформації в різних носіях за встановленими правилам.

Документування складає природному мові (рукописні, машинописні документи, зокрема телеграми, телефонограми, машинограммы), і навіть на штучних мовами з використанням нових носіїв (перфокарти, перфоленты, магнітні стрічки, карти, диски, кристали і др.).

Состав управлінських документов Состав управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком рішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків коїться з іншими організаціями та закріплюється в табелі документов.

Единство правил документування управлінських дій всіх рівнях управління забезпечується застосуванням ГСДОУ, уніфікованих систем документації (УСД) і Загальносоюзних класифікаторів техніко-економічній інформації (ОКТЭИ).

УСД — комплекс взаємопов'язаних документів, створених за правилами та санітарним вимогам, містять інформацію, необхідну управління у певній сфері деятельности.

УСД призначені від використання як і умовах застосування коштів обчислювальної техніки, і при традиційних методах обробки информации.

Загальносоюзні класифікатори є систематизовані переліки найменувань і кодів об'єктів класифікації і класифікаційних угруповань, розроблених і затверджених у порядку, обов’язкових до застосування забезпечивши автоматизації процесів обробки информации.

Порядок затвердження, впровадження, ведення та державній реєстрації УСД загальносоюзного призначення, уніфікованих форм документів інших рівнів управління і ОКТЭИ встановлюється Держстандартом СССР.

Управленческие документи з найменуванням, форми і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) про організацію та інших нормативних документів, що містить правила документирования.

В відповідність до чинним законодавством і компетенцією керівні органи видають такі розпорядницькі документы:

Советы Міністрів СРСР, союзних і автономних республік: постанови, розпорядження і 26 дають доручення; Міністерства РСР, союзних і автономних республік: накази, інструкції, вказівки; Державні комітети, комітети — і комісії: постанови, накази, інструкції, вказівки; Головні управління та управління за часів совєтів Міністрів СРСР, союзних і автономних республік: накази, інструкції, вказівки; Виконкоми Рад народних депутатів, їх управління і відділи: рішення, розпорядження (виконкоми); накази, інструкції, вказівки (правління і відділи); Адміністрація підприємств (об'єднань), установ, організацій: накази, інструкції, вказівки; Кооперативні організації - рішення. Громадські організації - постанови, розпорядження. Рішення, постанови і накази видають завжди, коли необхідно ухвалити нормативний чи індивідуальний акт по з основних питань компетенції організації. Розпорядження, вказівки видаються по оперативним питань, і в організацію виконання постанов, прийняття рішень та приказов.

Совместные розпорядницькі документи організацій, які видають однакові по формі документи (накази, постанови та інших.), видаються відповідної формі (наказ, постанову й др.).

Спільні розпорядницькі документи органів, повноважних видавати різні формою документи, видаються формі «спільного вирішення », що має правову силу розпорядницького документа кожної організації, яка приймала цей документ.

Доведение до підвідомчих організацій, структурних підрозділів документів вищих органів чи документів інші організації здійснено у формі, встановленої автором документа. Якщо спосіб не зазначений, організація це запитання вирішує самостоятельно.

Протокольні рішення колегіальних органів можуть доводитися до виконавців у вигляді, встановленої становищем про ці органах.

Розпорядливий документ то, можливо скасовано (змінено) розпорядницьким документом самої організації, або вышестоящей.

Дія розпорядницького документа можуть припинити відповідними компетентними органами.

Проекти документів, що зачіпають інтереси інші організації, повинні попередньо узгоджуватися з ними. Що стосується розбіжностей нині проектом прикладаються зауваження чи суть розбіжностей вказується в супровідному письме.

Ход обговорення запитань і рішення, прийняті на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах.

Протоколи оформляються виходячи з записи ходу заседаний, стенограмм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанов чи рішень, порядку денного, списків запрошених і др.).

Якщо хід засідання стенографується, то текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом із протоколом. У окремих випадках виступав повинен завізувати стенограму свого виступу. Якщо хід засідання записується на магнітну стрічку, зберігається відповідно до Основними правилами роботи державних архівів з кіно-, фотоі фонодокументами .

В межах своєї компетенції організації всіх рівнів управління можуть спрямовувати листи під час здійснення оперативних зв’язку з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими та інші організаціями та окремими гражданами.

Листи, зазвичай, повинні складатися у разі, коли неможливий чи утруднений бездокументный спосіб обміну: усні роз’яснення, вказівки (особисті чи телефоном), інструктування і др.

За необхідності термінової передачі складаються телеграми і телефонограммы.

Организации виходячи з положень про неї й інших актів, визначальних їх компетенцію, видають й інші документи: плани робіт, звіти, прейскуранти, стандарти, статути, становища, правил і ін., перелік яких міститься у Загальносоюзному класифікаторі управлінської документації (ОКУД) і галузевих табелях застосовуваних форм документов.

Проект управлінського документа потрібно узгодити з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів чи организаций.

Внутрішнє погодження проекту документа проводиться у наступному черговості: з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами, й за необхідності, громадськими організаціями; працівниками, відповідальними за дозвіл функціональних питань (головні, старші фахівці тощо.); з фінансовою підрозділом чи головний бухгалтер (бухгалтером); з допомогою юридичної службою; службою документационного забезпечення; із голови колегіального органу чи з його заступником керівника організації, ведающими питаннями, які у проекті документа.

Зовнішнє узгодження залежно від змісту документа має здійснюватися у наступній очередности:

з підлеглими і неподчиненными організаціями, коли останні виступають зобов’язаною стороною в правовідносинах, що виникають унаслідок видання правового акта, чи коли зміст документа зачіпає їх безпосередні інтереси; з організаціями та научно-производственными об'єднаннями, що проводять дослідження у сфері, у якій причетний зміст документа;

з громадськими організаціями — у разі необхідності чи передбачених документами цих органов;

з органами, здійснюють державний надведомственный контроль (нагляд) у сфері (санітарний, протипожежний і т.д.);

з вищестоящими органами загальної або галузевий компетенції - у разі, коли законодавством передбачається можливість скоєння управлінських дій, лише з дозволу цих органов.

Управлінська документ підписується чи стверджується керівником організації, або замещающим її службовим обличчям відповідно до його компетенцією, встановленої правовими актами (статут, або становище про організацію, структурному підрозділі, посадова інструкція, наказ розподілу обов’язків і др.).

Дві або як підписи проставляються у разі, якщо на зміст документа відповідальні кілька посадових лиц.

Документи грошового, матеріального чи кредитного характеру, службовці основою приймання й видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, і навіть які змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання коїться з іншими організаціями, підписують керівник організації та гол. бухгалтер (бухгалтер);

спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх организаций.

Документи, складені комісією, підписують усіх членів комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем.

Розпорядження, лунаючи керівником колегіального органу на единоначальном порядку, мають одну подпись.

Право підписи розпорядчих документів мають у формі вказівок чи розпоряджень може надаватися заступника керівника, головного інженера, керівникам структурних подразделений.

Затверджувані документи (інструкції, становища, статути і др.)подписывает посадова особа, відповідальне право їх подготовку.

Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, зборів, наради) і секретарь.

Доповіді, доповідних записок, довідки інші документи інформаційного, довідкового чи аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо разрешаемые у яких питання не за межі його правий і компетенції, встановлених посадовий инструкцией.

Документы — докладання може бути трьох видов:

— затверджувані чи запроваджувані на дію відповідним розпорядницьким документом (додатку до правових актів, мають самостійне значение);

— поясняющие чи що доповнюють зміст іншого документа;

— щоб їх листом до інших организации.

На додатках до розпорядницьким документами та додатках, доповнюють чи пояснюючих зміст іншим документом, у правому верхньому розі печатают:

Додаток до вирішення исполкома Свердловского областного.

Ради народних депутатов.

.. .. ... N. .. .. .

За наявності кількох додатків вони нумеруються. При розсилання додатків без розпорядчих документів на додатках проставляється гриф затвердження із зазначенням найменування розпорядницького документа, його дати й номери (див. п. 2.3.2.4).

Склад реквізитів і Порядок оформлення документів — додатків має відповідати вимогам уніфікованої системи документації, до якої належить документ — приложение.

В цілях зменшення кількості застосовуваних форм документів міністерства та відомства розробляють галузеві табелі документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань організацій. У табель включаються документи як традиційні, і створювані засобами обчислювальної техніки. Табель підписується відповідальних його впорядкування і стверджується керівником відомства. Ведення табеля, внесення змін до нього здійснюється службою документационного забезпечення. Упорядкування документів, не вказаних у табелі, запрещается.

Унификация і стандартизація управлінських документов.

Унификация документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Стандартизация документів — форма юридичного закріплення проведеної уніфікації й досяг рівня її обов’язковості. Встановлено такі категорії стандартов:

государственные стандарти (ГОСТ).

отраслевые стандарти (ОСТ);

республиканские стандарти (РСТ).

Уніфікація документів проводиться з метою зменшення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткістю їхнього обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменною та суміжних функцій Управління, ефективнішого використання обчислювальної техники.

Работа по уніфікації включає:

разработку УСД, здійснювану міністерствами й, відповідальними за відповідні системи документации;

внедрение міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД:

внедрение розроблених ОКТЭИ;

ведение УСД і ОКТЭИ з підтримки достовірності інформації та їх подальше развитие;

разработку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відбивають специфіку галузі й які у УСД, а також їхніх державну регистрацию;

разработку галузевих класифікаторів техніко-економічній інформації, що відбивають специфіку отрасли.

Организационное і методичне керівництво уніфікацією і стандартизацією документів, координацію робіт контроль здійснює головна організація по координації вживлення і ведення УСД і ОКТЭИ в республіці. На галузевому рівні роботу веде головна організація для впровадження і ведення УСД і ОКТЭИ в отрасли.

Основные правила роботи відомчих архівів. — М., 1986.

Типовое положення про віданні діловодства за пропозиціями, заявам і скаргам громадян, у державних органах, на підприємствах, у державних установах та організаціях. Затверджене Постановою ДКНТ СРСР, Держстандарту і Главархива СРСР від 30 листопада 1981 р. N 463/162/298.

Почтовые правила. — М.: Міністерство зв’язку СРСР, 1985.

Указ Президії Верховної ради СРСР від 31.03.80 N 1812-х.

Указ Президії Верховної Ради РРФСР від 29.01.81 N 173.

Основные правила роботи державних архівів з кіно-, фотоі фонодокументами. — М.: Головархів СРСР, 1980.