Я вам пишу…

Я Вам пишу…

Елизавета Ионова.

" Якщо ваше слово досить важливі у тому, щоб бути написаними, вони також справді важливі настільки, щоб бути написаними правильно! «(з) Д. Герріс.

Более-менее засвоївши, що лист треба розпочинати з вітання, а закінчувати прощанням, не забуваючи у своїй вказати адресу, яким потрібно доставити чисті й чудові рядки, ми кинулися в обійми епістолярній стихії, — адже нині у тому, щоб перемовитися кількома словами з ріднею — приятелями, зайве натужно дряпати пером аркуш паперу. І все на кшталт добре, проте іноді для всіх нас доводиться писати листи у справі. Щоб цю складну справу виявилося взаємовигідним, потрібно і лист скласти відповідним чином. Як саме? Нині мені вам розповім.

Правила упорядкування та оформлення ділових листів на цілому збігаються зі спільними правилами поштового етикету, однак у цій галузі є свої тонкощі, які треба й, наскільки можна, дотримуватися їх.

1. Перш ніж розпочати писати лист, чітко сформулюйте мета, яким ви хочете домогтися у вигляді відправки цього листа. Наприклад, ви бажаєте написати в редакцію будь-якого видання (неважливо якого — електронного чи паперового). Що ви маєте намір зробити? Поінформувати? Вказати на допущену неточність? Надіслати доповнення? Подякувати редакцію до праці? Запропонувати свій матеріал? тощо. З відповіді питання «Яка мета листи? «прямим чином, слід зміст поля Subject (Тема).

2. Не нехтуйте заповненням поля Subject (Тема)! Саме з цього полю оцінюють змістовність листи, виробляють сортування повідомлень, пошук і освоєння т.п. Звісно ж, що полі Subject (Тема) має відповідати змісту листи (перше) і «бути значимим (друге). Наприклад, ви з проходженням аутентифікації при зверненні до поштовому ящика на сервері Mail.Ru. Якщо ви хоч напишіть лист у службу технічної підтримки, на полі Subject (Тема) якого «буде стояти «Проблеми з поштою », результат приблизно такий ж, коли б ви залишили це полі порожнім. Ні, його, ясна річ, прочитають і належним чином відреагують, проте вже зроблять це ті негаразд швидко, як могла у випадку, якби тема вашого листи було сформульовано належним чином, наприклад, як «проблеми проходження аутентифікації «.

Якщо з якомусь приводу ведеться тривала листування, то ній неминуче піднімаються нові запитання. Я раджу вам писати нове лист на вирішення окремої проблеми. Марно писати щодо одного й тому самому листі щось на кшталт: «У статті такий-то допущена така-то неточність і, до речі, із доставкою в таку й таку місцевість ви також тим » ! Це дві різні речі, якими займаються різні люди. І тут ваш лист дуже просто переспрямувати людині, компетентному у цій галузі, ніж ваш адресат, з що ви ведете листування щодо іншого питання. Ви лишень виграєте від прийняття цього.

Також поштовий етикет рекомендує змінювати тему листи на зміну обговорюваного питання. З іншого боку слід, що ваша адресат листується лише з вами і, щоб відновити дискусію повністю, може звернутися до побудові ланцюжків. Там їх побудова найчастіше ведеться за темі повідомлення.

Однією з способів коректною зміни теми сполучення дискусії (наприклад, в mail-листе) є такий: < «нова тема «(was: «колишня тема »)>.

3. Якщо уже ми заговорили про реальний зміст, давайте розвинемо думку до конца.

3.1. Отже, зміст листа має бути гранично компактним у тому разі, якщо є гарячим шанувальником східної манери висловлювати своїх поглядів («Про незрівнянний ім'ярек, так триватимуть дні твого комп’ютера нескінченно. Прийми мої щирі запевнення у відданості твоєму журналу, так додасться в нього безліч читачів тощо. »). Пам’ятаєте: це ділова листування. Отже, в ваших ж інтересах викласти суть проблеми те щоб вас зрозуміли правильно і відреагували в стислі терміни. Усі котрі мають великим задоволенням выслушивают/читают подяки й похвалу на свою адресу, але, будь ласка, робіть це окремим листом.

Будьте короткі і намагайтеся, аби вміст вашого листи максимально відповідало заявленої темі.

3.2. Максимально конкретизуйте причину свого звернення. Наприклад, коли ви пишете щодо, має ставлення до будь-якої статті, то будьте ласкаві, зазначте, про яку статті ви кажете, приведіть її повна назва і номер газеты/журнала/выпуска, у якому у неї розміщена. Якщо ви хоч пишете адміністратору будь-якої системи про негаразди, зазначте, що сталося, коли, що насамперед ви зробили до того, як відправити повідомлення. І далее.

Будьте максимально конкретні і точні в відношенні сообщаемых у листі фактів.

3.3. Текст, набраний всуціль ПРОПИСНИМИ літерами чи курсивом читається досить котрі й повільно, і написане подібним чином дуже погано сприймається. До речі, відправка листів на html-формате вважається поганою манерою (Йдеться ділової листуванні, та не письмах-рассылках). Прописними літерами можна назвати найважливіші місця у листі. Пам’ятаєте у тому, що написане прописними літерами сприймається як крик. Використовуйте красивості шрифту лише там, де це необхідно більш точної передачі смысла.

3.4. Електронна пошта — повноцінний засіб зв’язку, надає своїм користувачам можливість практично миттєвою доставки повідомлень, проте настільки швидке, як телефон. Утримуйтеся від відправки повідомлень, написаних у стані гніву чи якогось невдоволення. Дайте письма вылежаться хоча б 10 хвилин. Засвідчую, здебільшого ви знайдете свій лист кілька різким не зовсім підхожим до відправки в такому вигляді. Як визначити рівень різкості листи? Про, це надзвичайно просто. Уявіть, що цього листа отримано вами. Як ви пройдете крізь усе гаму почуттів від бажання проігнорувати повідомлення чи провчити нахабу до наміри спокійно запитання, задані у листі, похваліть себе за терпіння і відправте лист. Зрозуміло, у редакції, у його зміст не викликала в вас роздратування. Будьте коректні стосовно своєму адресата!

3.5. Постарайтеся писати слова бо їх написання закріплено у Словнику. До речі, граматичними правилами також варто нехтувати. Випадки, коли кома, поставлена в тому місці, де прогнозував зробити автор, повністю змінювала сенс повідомлення, зустрічаються не лише у казках. Намагайтеся не використовувати сленговые чи жаргонні слівця — вони теж мають мінімум дві значення, а офіційна листування — та область, в яка повинна сяяти своїм умінням грати словами.

Перед відправкою уважно перечитайте своє лист для виявлення пропущених слів, слів і займенників, спожитих в тому відмінку тощо.

3.6. Не вмикайте до тексту листи якихось особистих чи таємних відомостей. Вашого листа то, можливо читано багатьма людьми. Це по-перше. По-друге, слід у тому, ваш лист (і навіть прізвище і електронна адреса) можуть опублікувати, коли ви не зробите ніяких покликаних унеможливлювати позначок («Не для публікації «тощо.). Якщо вже ви цього зробили, не ображайтеся на небажану популярність.

4. Вибирайте правильні адресата. Якщо по прочитанні статті якесь програмному продукті ви запитували (уточнення, доповнення etc.), то лист найкраще направити автора статті або ж автору програми, яку ви прочитали, але ще не журналісту, адресу якого зазначений під інший статтею, розміщеної тій самій сторінці. Розумію, що шукати простіше не там, де втратили, в якому було, де ліхтар світить, проте вже правильний вибір адресата допоможе вам вирішити вашу проблему найшвидше і ефективно. Лист з аналогічним запитанням про умовах розміщення варто посилати менеджеру, який займається цим питанням, чи адресу редакции/администрации проекту. Лист про проблеми, які виникають за працювати з будь-якої системой/программным продуктом слід спрямовувати до служби технічної підтримки. Протест проти спаму слід відправляти за адресою abuse@. І всі подібне.

Якщо ви утрудняєтеся з адресата, то направляйте лист на адресу адміністрації (редакції, авторської групи тощо.). І тут раджу звернути особливу увагу до пункту 2 справжніх правил.

Підказка: контактна інформація зазвичай зазначена в вихідних даних видання чи сторінці «Контакты/Обратная зв’язок », якщо йдеться про Інтернет-проект.

5. Там, коли може бути, намагайтеся заповнювати полі To (Кому) так:. Навіщо це треба? По-перше, відразу видно, кому адресовано лист. По-друге, більшість поштових програм вміє підставляти ім'я адресата після вітання. Якщо ім'я не прописано, як і вищенаведеному прикладі, ви ризикуєте отримати звернення виду «Здрастуйте, ivp ». Це неприємо. Деякі люди взагалі відповідають подібні листи. Людина, що й ким би він працював, проти неї за показ такої логін, який йому подобається. І шістдесятирічний професор справді може мати адресу виду [email protected], проте на лист, першої рядком якого «буде «Чудово, walking_death! «ви, швидше за все, не дождетесь.

До речі, про вітаннях. Найбільш доречними є такі: «Здрастуйте », «Добра доби », «Вітаю вас ». Їх можна вживати і імені адресата.

(У Лебедєва я вичитала, що вважає вітання «Добра доби «некоректним. Ну, скільки людей, стільки й думок.).

6. Хай там хотілося проявити оригінальність, я раджу оформити полі From (Від) у традиційній манері. Імена «Сам-знаешь-кто », «Красуня «та інші не додадуть у адресата бажання швидше ознайомитися із вмістом вашого листи а, навпаки, наштовхнуть його за думка про тому, що ніякої особливої цінності дане message з не представляє.

7. Ще кілька слів про ввічливості. Те, що електронного листа від не можна торкнутися руками, значить, що ваша адресат як і невловимий. У електронному листуванні як і слід вживати слова «спасибі «і «будь ласка » .

8. Підпис — ще одну важливу місце листи. Трапляється отже під час проходження через поштові шлюзи спотворюються ім'я відправника й назва повідомлення. І тут підпис — єдиний спосіб вірно ідентифікувати автора листи. Рекомендована довжина підписи становить від 4 сьомої рядків. У ті рядки має входити власне ім'я автора листи, і контактна інформація (адресу електронної пошти, номер телефону, факсу, icq uin тощо.). Іноді сюди ж включають cookies, т.зв. «девізи всього «- кумедні і повчальні фрази, узяті з різних джерел. Хороша «кука «додасть вашому письма зачарування, проте постарайтеся у доборі фраз дотримуватися наступних рекомендацій:

* фрази нічого не винні бути надто довгими — 1000 знаків це забагато.

* фрази нічого не винні утримувати у собі образливий підтекст (уникайте цитат, які можуть опинитися зачепити політичні, релігійні й інші власні вподобання ваших адресатів). Щоб не «проколотися «на чимось, намагайтеся підбирати нейтральні висловлювання.

* теж рекомендується використовувати цитати, прив’язані до визначеної місцевості - незрозумілі адресата, тільки викличуть роздратування.

9. Настав час поговорити про відповідях. Почати з того, что:

9.1. Марно очікувати негайної відповіді на свій лист. Якщо відповідь не прийшов у протягом хвилин десять, це отже, що адресат вас ігнорує. Нормою вважається отримання відповіді протягом трьох днів. Письмо-уведомление у тому, ваш лист у час розглядається, також вважається відповіддю. Не відписка, це службове повідомлення, спрямоване вам у тому, яка має підтвердити отримання листа й роботу з питань, порушеним у ньому.

9.2. Акуратно використовуйте цитування. Залишайте фрагменти вихідного листа на обсязі, у якому вони необхідні підтримки нитки листування, але з більше. Немає нічого більш абсурдного, ніж лист на 5−12 кілобайтів, що було квотинг (quoting — цитування (анг.)) вихідного з припискою «Спасибі! «чи «Повністю із Вами згоден! » .

Будь ласка, не видаляйте значки цитування «> «, автоматично розставлені поштової програмою разом із ініціалами автора висловлювання. у великій листуванні лише з ним найчастіше можна було зрозуміти, хто що говорил.

9.3. Дякувати можна й потрібно! Але це слід робити особистим листом, у якому власне подяку, а чи не багаторазово процитована дискусія.

9.4. Якщо у відповідь важливе вам лист все неприходить, подумайте, чи достатньо інформації ви вказали в вихідному листі. Можливо, адресат неспроможна допомогти вам — настільки загальним було ваш лист. Продублируйте ваше звернення, виставте пріоритет, відмінний від Normal, якщо це справді важливо.

9.5. Відповідаючи на офіційний лист, дотримуйтеся вказаних у ньому вимог до відповідальності. Наприклад, служба роботи з авторами серверу Subscribe.Ru вимагає цитувати попередню листування.

10. Чи варто використовувати смайлики в офіційної листуванні? Не гадаю, що смайлик буде доречний в офіційному запиті, проте… залежить від вас. Смайлики служать висловлення емоцій в електронному вигляді, є кілька сотень комбінацій символів, виражають різні відтінки висловлювання людського особи, описаних у спеціальних словниках. Я рекомендую використовувати найбільш поширені смайлики, щоб вашому співрозмовнику більше не довелося сушити мізки з того, що ви хотіли висловити таких: —=:*)~.

Заключение

: Будь ласка, передусім пам’ятаєте у тому, що електронна пошта — засіб зв’язку коїться з іншими людьми. Ви пишете людині, а чи не комп’ютера. Будьте точні і коректні, і тоді ваше листування сприятиме успішному вести справи, вирішенню труднощів і налагодженню контактів.

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із російського сайту internet.