Организация ділової коммуникации

КОНТРОЛЬНА РАБОТА.

Організація ділової коммуникации.

У, а р і а зв т 1.

1. Візитна картка — невід'ємний елемент сучасної ділової комунікації. Залежно від призначення використовуються кілька основних типів візитних карток: Варіант А. На візитною картці вказується прізвище, ім'я, по батькові, посаду, найменування організації, її поштову адресу, робочий (при необхідності - домашній) телефон, факс, адресу «Інтернет ». Виготовляється білому картоні (глянцевий, матовий чи тиснений), розміром 9(5 див. Текст друкується виразним чорним шрифтом. Єдине дозволене колірне пляма — це логотип фірми у верхній лівому кутку. У високопоставлених муніципальних чиновників можливо наявність герба міста, у вищих посадових осіб державні органи управління — державного герба. Нагорі - назва фірми (установи) де працюють власник. По центру — ім'я та прізвище (в англомовному варіанті) чи прізвище, ім'я і по батькові (російський, український варіант). Під ними — зайнята посаду. У лівому нижньому розі - адресу фірми, у правому — телефони. Поруч із телефонами можуть друкуватися оптимальні годинник для зв’язку. Допускається виготовлення двосторонніх карток — російсько-англійських, україно-англійських тощо. Цей тип карток використовується при состовшемся знайомство та свідчить про виявлений інтересі й можливості продовження контактів. Варіант Б. Картка містить прізвище, ім'я і по батькові, посаду зазначенням найменування фірми (установи) й визначити місця її дислокації (міста). Використовуються, переважно, для представницьких цілей. Вручення такий картки свідчить, що хазяїн просто подає себе для полегшення спілкування при даної конкретної зустрічі, та розвитку контакту не передбачається. Варіант У. «Дамська «картка — візитівка, використовувана дружиною високопосадовця в представницьких цілях. Містить прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання (місто). Варіант Р Спільна чи сімейна візитівка. На картці вказується прізвище, імена і по батькові подружжя, і навіть їх домашня адреса і телефон. Застосовується, переважно, на неофіційних зустрічах (сімейні прийоми, раути тощо.), де планують наявність досить великої кількості сімейних пар, можливо, незнайомих між собою. Вручення такий картки припускає можливість розвитку контакту на неофіційному рівні - телефонного дзвінка, вітальної листівки чи візиту додому. Варіант Д Візитна картка фірми, підприємства, організації, або відділу. Використовується з метою поздоровлення партнерів від імені фірми у дні загальнонаціональних чи професійних свят. Варіант Є Візитна картка торгової, сервісною фірми із зазначенням реквізитів для зв’язку, годинами роботи, схемою під'їзду і коротким переліком товарів та послуг. Використовується в рекламних цілях комівояжерами, розповсюджувачами продукції, сервісними фахівцями, що працюють за виклику і т.д.

У практиці ділової комунікації є безліч варіантів вищенаведених основних типів карток, і навіть картки, використовувані поза ділової сфери — картки журналістів, спортсменів, діячів мистецтв, церкві та т.д. Тут припустимі відхилення від стандарту — різні шрифти, колір і фактура картону (чи іншого матеріалу), зміст реквізитів, додаткові написи, малюнки, кольорові фото власника і пр.

Приклад візитної картки керівника середньої ланки державного підприємства для іноземного партнера:

| | Chernobyl NPP | | | |Department of Office Procedures | | | |Alexander | | | |Z h e m з h u z h n і k o v | | | |Chief | | | |255 190, Slavutich, | | | |phone 380(4 479) 25 746 | | | |Kiev region, Ukraina | | | |fax 380(4 479) 25 651 | |.

2. Переговори — це човникова взаємозв'язок, призначена для досягнення угоди у вигляді ділового спілкування, коли обидві сторони мають збіжні і супротивні інтереси. Переговори є основним засобом отримати бажане з інших людей.

Види переговорів можна класифікувати різноманітні признакам.

Наприклад, методами (стратегічним підходам): жорсткий, коли обидві сторони, зайнявши крайні позиції, завзято відстоюють їх, застосовуючи тактичні прийоми, щоб запровадити супротивника у оману щодо істинних цілей, і роблять невеликі поступки, необхідних продовження переговорів; м’який, коли кожна гілка сотон розглядає іншу як дружню; принциповий, коли боку зорієнтовані для досягнення розумного результата.

Можна класифікувати по стилям поведінки, визначальним двома основними чинниками: що кожна з сторін передбачає як кінцевого результату, як і поводяться партнери у процесі обговорення вопросов.

І за першому, і з другому чинникам є купа перехідних стилів, проте, якщо крайні позиції, вимальовуються такі стили:

| |Стиль, який базується «в становищі «. Переговори | | |будуються на принципі «виграш — програш », тобто., | | |передбачається, чим більше домагається один бік,| |класифікація по |тим більше коштів має поступитися інша. Такі переговори | | |обмежуються однієї вигідною домовленістю воднораз. | |кінцевому |Стиль, який базується «на інтересі «. Переговори | |результату |будуються на принципі «виграш — виграш », | | |передбачається можливість досягти взаємовигідного | | |угоди довгострокового характеру. | | |Стиль «з глибоким змістом «- об'єктивний, прямий і | | |ясний, велике значення приділяється точності й діють дословной | | |інтерпретації. Передбачається, що проблеми, є| | |предметом переговорів, має вирішуватися логічним шляхом| |класифікація по |(левосторонне-мозговой стиль). | |поведінці |Стиль «з глибоким контекстом «- стиль, який базується | |партнерів |на підвищеній увазі щодо поведінки партнера, спробах | | |чуйно й тонко, на інтуїтивному рівні розгадати його. | | |Активно використовуються натяки, двозначності, | | |образність, описовість. Велика увага приділяється | | |місцеві, час проведення переговорів, обстановці й | | |атрибутики (правосторонне-мозговой стиль). |.

Відповідно до вищезазначеного, проведення переговорів диктуються обраним стилем не можуть бути назавжди і безповоротно заданими. Наприклад, побажання пунктуальності у часі. З погляду особи, котрий використовує стилі «на інтересі «, «з глибоким змістом », нарешті, елементарно вихованого людини, запізнення для переговорів, порушення спочатку встановленого регламенту — неприпустимі. Проте, під час використання стилю, яке грунтується «в становищі «, відступу від пунктуальності (іноді підкреслено демонстративні) можуть бути лише тактичним кроком, і, зрештою, сприяти досягненню поставленої мети (успіх переговорів такою метою може і бути!). З використанням стилю «з глибоким контекстом «відступу від пунктуальності також можуть нести певну навантаження — дестабілізують партнера, примушуючи його цим повніше розкриватися, допускати висловлювання і дії, що дають його істинні намерения.

Так само, залежно від цілей переговорів і обраного виходячи їх (цілей) стилю їх проведення, можна застосовувати як узвичаєні правила, і «антиправила ». Например:

1. Побудова та підтримка працюючих відносин. Офіційні відносини з можливості скоріш слід переводити у неформальні, можливо — дружні. Це полегшує спілкування, розуміння партнерів, стимулює продовження та розвитку ділових контактів. Але якщо партнер по переговорам об'єктивно незацікавлений у вашій успіху і процвітанні, особливо коли явно сильніше у сфері - ваші спроби можуть розцінити їм, його союзниками і навіть вашими союзниками як вияв слабкості, невпевненості, і, отже, дадуть підстави посилити тиск на вас.

2. Відділення відносин від дискусії з суті. За нормального, доброзичливому спілкуванні невдоволення будь-якої ситуацією на повинен поширюватися щодо людини, який з цієї ситуацією. Проте за певних умов то, можливо тактично вигідно уявити партнера та її дії головна причина виникнення небажаної ситуации.

3. Відмова від позиційного торгу. Можна поступитися сутнісно якогоабо питання заради демонстрації «доброї волі «, збереження добрих відносин. Позиція має самі недоліки, що і у першому пункте.

Є й інші проведення переговорів, застосовувані у цьому чи іншому поєднанні залежно від конкретної історичної ситуації. Найбільш загальні з них такі: Поясніть ваші інтереси. У цьому будьте точним, особливо у деталях, це викликає довіру; наполегливо доводьте серйозність ваших турбот; обгрунтовуйте законність та юридичну правомірність ваших інтересів. Визнайте свої інтереси частиною проблеми. Це дозволяє розраховувати на взаємність: інший бік, швидше за все, проявить у відповідь на повагу до вашим інтересам. Обговоріть спільні мети. З метою досягнення спільних інтересів слід обговорювати то, чого бажано досягти, інакше, що у минулому. Будьте конкретні, але гнучкі. Обмірковуючи свої інтереси, бажано виробити кілька конкретних підходів їхнього реалізації, щоб зуміти зманеврувати залежно від що складається переговорів обстановки, і виробити готовність до сприйняття і швидкої проробки нових ідей. Будьте тверді, захищаючи свої інтереси. Успішні переговори вимагають одночасно твердості й відкритості. Необхідно заздалегідь визначити для себе, і за можливості, тримати у секреті «останній кордон оборони «- умови, нижче від яких переговори вам втрачають сенс. «Тримати оборону «необхідно на далеких підступах до цього рубежу, пропорційно і навіть прогресивно збільшуючи опір з наближенням щодо нього, аби в з іншого боку постійно складалося враження, що, при невеличкому збільшенні тиску ви, скоріш, зірвете переговори, ніж уступите ще крок. Отже, іноді вдається нав’язати умови, значно більше вигідні, ніж заздалегідь позначена собі «програма-мінімум ». Шукайте взаємну вигоду. Рідко коли час переговорів один бік отримує явні переваги перед інший. Отже, взаємний інтерес частіше всього закладено спочатку. Сторона, яка перша знайде взаємний інтерес, одержить перевагу: є вибрати партнера з кількох можливих, випередити конкурентів, прийняти ініціативу і т.д. Шукайте об'єктивні критерії. Будь-який предмет переговорів можна оцінити по деякою взаємоприйнятній шкалою. Знайшовши таку шкалу й пересвідчившись, що ваші інтереси справді стоять стільки, скільки ви продекларували, ви отримуєте можливість аппелировать до здоровому глузду, логіці, життєвим цінностям вашого контрагента, а, за необхідності, і до третіх осіб — як прибічникам, і противникам, з метою створення вигідного вам суспільної думки. Будьте відкритими для доказів. Один законний критерій (ваш) ні виключати існування інших. Вихід тут можливо, у вигляді компромісу, звернення до третейського судді ит.п. Не піддавайтеся тиску. Ніколи не можна слідувати тиску, лише обраному принципу. Противна сторона повинна усвідомити, що є певні принципи, що ви порушити не можете, й подальше нарощування тиску призведе лише у зриву переговорів, причому, з її вини. 3. Директору фірми «стар «.

Шановний пане директор!

Я я дуже радий можливості висловити своє захоплення високим професіоналізмом і ефективністю Вашої фірми, виявленими і під час нашого попереднього замовлення про поставки ксероксів для Чорнобильської АЭС.

На жаль, непередбачене збільшення обсягу копіювальних робіт призвело до прискореного вичерпання ресурсу поставленої Вами техніки. У неперервному зв’язку з цим, ми хотів би прискорити висновок контракту про поставки Вами комплекту витратних матеріалів для зазначених ксероксів з розрахунку потреби роком, з початком поставки із серпня 1997 года.

Будемо вдячні за швидке виконання нашого заказа.

Щиро Ваш.

С.К.Парашин.

Генеральний директор

Чорнобильської АЭС.

Direktor firm «Star «.

Bayker str. 226-b.

London, England.

Dear Sir,.

We are very glad to have an opportunity to express my admiration for …

…

…

…

Prompt execution of the order will be appreciated.

Sincerely yours,.

P. S. Parashin.

General Direktor.

Chernobyl NPP.

кр190 620.