Інформаційні технології автоматизованого офісу

У міру розвитку засобів комунікації автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців та управлінців, які побачили в ній можливість підвищити продуктивність своєї праці.

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками та наказами), а лише доповнити її.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу — організація та підтримка комунікаційних процесів як усередині організації, так і з зовнішнім середовищем на базі комп’ютерних мереж та інших сучасних засобів передачі та роботи з інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються практично всіма службовцями організацій на різних рівнях управління. Особливо вони привабливі для групового вирішення проблем, тому що вони дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів та інших офісних працівників, дають їм можливість справлятися зі зростаючим обсягом робіт. Проте ця перевага є другорядним у порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу в якості інструменту для вирішення проблем, поліпшення прийнятих менеджерами рішень в результаті їх більш досконалої комунікації здатне забезпечити економічне зростання фірми.

В даний час відомо декілька десятків програмних продуктів для комп’ютерів і некомп’ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопочта, комп’ютерні та телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, а також спеціалізовані програми управлінської діяльності - ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д. Також широко використовуються некомп’ютерні засоби: аудіо-та відео конференції, факсимільний зв’язок, ксерокс та інші засоби оргтехніки.

Теоретично визначаються три різні моделі офісу: інформаційна, комунікаційна та системна.

Інформаційний процес включає в себе чотири види діяльності: генерування інформації, її зберігання, поширення і сприйняття. Початок процесу — генерування інформації (інформаційних документів), закінчення — сприйняття, інтерпретація та пов’язані з цим дії. Інформація втрачає сенс, якщо немає циклу інтерпретації. Ці два процеси (генерування та інтерпретація) викликають зміну і переробку інформації. Передача в просторі і в часі не повинна змінювати змісту інформації і запропонованих інформацією дій. Генерування та інтерпретація містять творчу, слабо алгоритмізуемо і формалізованих функцію, виконуються за участю людини, її розуму і саме тому не можуть бути повністю автоматичними.

В електронному офісі різноманітні технічні засоби забезпечують прийом і видачу трьох основних видів інформації: мови, даних, зображень у статиці і динаміці. Отже, людина може максимально використовувати всі свої способи сприйняття (слух, дотик, зір), відчуваючи тактильні і механічні дії (коли йде робота у віртуальному кіберпросторі).

Розвинені інформаційні потоки забезпечують можливість організації не тільки електронних діалогів, але і полілогу, тобто широкого обміну інформацією з кількома джерелами або партнерами.

Інтертекст — взаємодія між текстами — призводить до виникнення нових ідей та образів, оскільки зіставлення посилює інформаційну виразність тексту і оголює протиріччя. Комп’ютер як компонент інформаційних мереж стає найважливішою складовою частиною глобального полілогу, нового динамізованого способу об'єднання множинних різнорідних потоків інформації.

Інформатизація забезпечує інтеграцію професійної та інформаційної діяльності, а також докорінну зміну, професійного стилю роботи. Постановка проблеми в діалоговому режимі і її негайне інформаційне забезпечення дозволяють різко скоротити час виконання завдання, створити зворотний зв’язок, отримати можливість оцінювати результати і змінювати умови рішення в процесі взаємодії з комп’ютером.

Сам комп’ютер в мережі стає засобом організації колективної (групової) роботи. І це ще один результат побудови електронного офісу: виникає неможливий раніше ефект групової взаємодії, у тому числі і для дистанційно розподілених партнерів.

Розвиток інформаційної технології та її апаратно-програмного забезпечення створило умови еволюційного інформаційного насичення робочих місць в офісі. Ускладнення і посилення динаміки функціонування господарських об'єктів економіки викликають необхідність отримання і обробки великих потоків інформації з безлічі різних джерел.

Інформаційні потоки (мова, зображення, текст, дані)! повинні інтегруватися на автоматизованому робочому місці в офісі. Розглянемо зазначені види інформаційних повідомлень канали передачі (зв'язку), за якими вони надходять.

Мовні повідомлення. Такі повідомлення виникають при вербальному спілкуванні співробітників як всередині офісу, так і ззовні через телефонну мережу. Телефон як найважливіший засіб вербальній комунікації вдосконалюється. Його функції значно розвинулися з моменту початку експлуатації в 1878 р.

В даний час телефонна система зв’язку виконує двояку роль в офісі: вона забезпечує мовне спілкування і здійснював комутацію ряду технічних засобів офісу з віддаленими абонентами Функції сучасного телефону надзвичайно різноманітні (Телефон виступає в ролі: автовідповідача; визначника номер абонента, що дзвонить (у тому числі і повідомлення про номер голосом) кошти автодозвону по зайнятому номеру в міських і міжміських мережах; блоку захисту номер телефону від його визначення зовнішніх абонентом; пристрою універсальної захисту від дзвінків небажаних абонентів. У сучасний телефон вбудовані блоки пам’яті та управління, що дозволяють розвинути функції записної книжки, калькулятора, годин, музичного супроводу, охоронної сигналізації та ін Телефонний зв’язок колективна, тому вона порівняно дешева, однак часом буває недоступна через зайнятість ліній зв’язку і абонента іншими абонентами. Нові можливості телефонного зв’язку для подолання цієї незручності та розвитку телефонного сервісу забезпечує система радіо-пейджинг.

Можливості пейджерів у міру розвитку цієї технології зв’язку зростають. Вони:

• — Забезпечують конфіденційність переданих повідомлень;
• — Приймають і накопичують у пам’яті не одне, а кілька повідомлень;
• — Забезпечують можливість передачі групових повідомлень відразу групі власників пейджерів і багато іншого.

Аудіоконференції. Використовують аудіозв'язок для підтримки комунікацій між територіально віддаленими працівниками або підрозділами фірми. Використання аудіоконференції полегшує прийняття рішень.

Паперові документи. До них можуть бути віднесені різноманітні канали передачі паперових повідомлення та їх комбінацій (Телетайпна зв’язок, телексний зв’язок, телефаксні зв’язок та ін.) отримані паперові документи потім можуть піддаватися в офісі різній обробці, наприклад скануванню або копіюванню.

Електронна пошта дозволяє передавати й обробляти отриману кореспонденцію за допомогою комп’ютера. На практиці часто використовується для пересилки ділових документів, графіків, таблиць, фотографій і т.д.

Система інформаційного обміну телекс. Ця інформаційна система дозволяє підготувати і автоматично пересилати величезні потоки інформації різних абонентам. Система обміну телекс поступово вбирає в себе переваги телеграфу і телетайпа і покращує з. У міру розвитку системи в неї включається також можливості факсимільного зв’язку.

Інформаційна система телетекст. Телетекст — це своєрідна електронна газета або електронних бюлетень, в яких безперервно передаються сторінки тексту з газет, журналів, агентств та служб.

Інформаційна система відеотекст. Ця система розширює можливості отримання інформації та свободи вибору, а також об'єднує можливості телефону, комп’ютера і телевізора.

Автоматизація управлінської діяльності стає все більш привабливою для менеджерів усіх рівнів не тільки тому що підтримує внутрішньо-фірмову зв’язок персоналу, але і також тому що надає їм нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.