Автоматизація обліку розрахунків із заробітної плати

Автоматизація обліку розрахунків із заробітної плати починається із уведення даних, необхідних у разі нарахування зарплатні для всіх співробітників. Програма 1С: Бухгалтерія містить усі ці дані в довіднику «Співробітники».

Довідник призначений для зберігання інформації про працівників організації. Інформацію з цього довідника використовують для виписування первинних документів і ведення аналітичного обліку на бухгалтерських рахунках: 372 «Розрахунки з підзвітними особами», 373 «Розрахунки з робітниками і службовцями за іншими операціями» і 66 Розрахунки з оплати праці". Трирівнева структура довідника дає змогу об'єднувати співробітників у різні групи і підгрупи, наприклад, штатні і позаштатні працівники, відповідно до ділянки виробництва тощо.

У нижній частині вікна перегляду довідника «Співробітники», а також на закладках діалогової форми редагування елемента довідника розміщена кнопка «Історія». За її допомогою можна переглянути історію змін значень періодичних реквізитів для кожного співробітника. Періодичними є такі реквізити: «Тип співробітника» — його значення «1», якщо співробітник штатний і «0» — якщо сумісник, «Кількість дітей», «Кількість пільг», «Посада», «Оклад».

Діалогове вікно перегляду і редагування реквізитів конкретного елемента довідника (співробітника) має декілька закладок, на яких згруповані реквізити відповідно до їхнього призначення.

Закладка «Загальні» містить головні відомості про співробітника — його табельний номер (код), прізвище, ім'я, по батькові, стать, посаду. У випадку, якщо організація для співробітника є основним місцем праці, — треба згадати прапорець «Основний». Для співробітників, які працюють з програмою «1С: Бухгалтерія», у реквізиті «Код користувача» треба визначити ім'я користувача у такому ж вигляді, як воно задане в конфігураторі.

На закладці «Дані про заробітну плату» містяться дані, потрібні для нарахування заробітної плати і відрахувань із заробітної плати: місячний оклад (або погодинний тариф), розмір авансу, кількість дітей і кількість пільг за податком на доходи фізичних осіб, а також рахунок і стаття затрат, за якими списуватиметься сума нарахованої заробітної платні. Реквізит «Вид затрат» для заповнення обов’язковий.

У діалоговому вікні редагування елемента довідника є ще дві закладки: «Паспортні дані» і «Податкові дані». На закладці «Паспортні дані» вводять серію паспорта, його номер, ким і коли виданий документ, а також адресу співробітника і його контактний телефон. У реквізиті закладки «Податкові дані» розміщені індивідуальний податковий номер співробітника, назва й адреса податкової інспекції за місцем його проживання.

Операції нарахування і видачі зарплатні потрібно оформляти тільки за допомогою документів типової конфігурації. В іншому випадку 8-ДР не буде автоматично будуватися. У типовій конфігурації є два елементи, пов’язані з зарплатнею — «Нарахування зарплатні» і «Виплата зарплатні». Обидва ці документи відображені в журналі «Зарплатня».

Для введення початкових залишків з зарплатні, формування відомості авансу і розрахунково-платіжної відомості використовують документ «Нарахування ЗП». За його допомогою автоматично формують проведення відрахувань у фонди. Можна надрукувати декілька документів: розрахунково-платіжну відомість нарахування зарплатні, платіжну відомість авансу, розрахункові картки для співробітників і зведення відрахувань до фондів.

Для відображення в обліку виплати заробітної платні призначений однойменний документ «Виплата ЗП». Цей документ не тільки формує платіжні відомості, а й створює бухгалтерської проведення, що відображають факт виплати заробітної платні співробітникам.

Діалогову форму документа починають заповнювати з вибору періоду, за який виплачуватимуть зарплатню. Далі зазначають вид виплати (тут можливі три варіанти: «Основна заробітна плата», «Аванс» і «Внесення залишків»), а також рахунки обліку оплати праці. Для завдання відсотка від суми до видачі, що заплановано виплатити, призначений реквізит «Відсоток виплати». Значення реквізиту «Каса» потрібно вибрати з довідника «Рахунки нашої фірми». Воно повинно відповідати касі організації, через яку виплачують зарплатню.

Табличну частину документа можна заповнити автоматично за допомогою кнопки «Заповнити». У випадку автоматичного заповнення для документів з видом виплати «Аванс» або «Внесення залишків» потрібно вибрати один з документів «Нарахування ЗП», на підставі якого заповнюватиметься таблична частина документа. Для вибору будуть запропоновані всі документи «Нарахування ЗП», що мають таке ж значення реквізиту Вид виплати і введені у поточному місяці. Якщо ж у документі «Виплата ЗП» вид виплати задано як «Основна заробітна плата», то під час його автоматичного заповнення таблична частина заповниться значеннями поточного сальдо взаєморозрахунків зі співробітниками (тобто враховано заборгованість з зарплатні або переплата, що була в попередніх місяцях).

За допомогою кнопки «Друкувати» отримують друковану форму платіжної відомості для виплати заробітної плати.

Крім того, потрібно оформити також видатковий касовий ордер на суму виплаченої згідно з платіжною відомістю заробітної платні. Без цього ордера автоматично не сформується звіт за формою 8ДР.

Дані про розрахунки зі співробітниками з оплати праці можна отримати, використавши стандартні звіти. Зокрема, звіт «Аналіз рахунку за субконто для рахунка 66» дасть змогу отримати щодо кожного співробітника інформацію про суму нарахованої зарплатні, стягнені податки і суму до виплати. Для цього треба під час на лаштування параметрів звіту вибрати період звітності, рахунок 66 у полі «Рахунок», для реквізиту «Вид субконто 1» задати значення «Співробітники», а для реквізиту «Вид субконто 2» — «Місяць нарахування зарплатні»; для обох видів субконто вибрати прапорець «Розгортати». Наслідком цих дій буде звіт.

Загальні цифри, що відображають поточний стан розрахунків зі співробітниками з заробітної платні за певний період, можна побачити, сформувавши за цей період стандартний звіт «Оборотно-сальдова відомість».