Види листів. 
Формування навичок письма на основі листа (офіційного і неофіційного) у старших школярів загальноосвітньої школи

В реальному житті, ми усвідомлюємо причину написання якоїсь інформації: ми пишемо комусь або для когось. Ці фактори довгий час нехтувались при навчанні писемному мовленню. Учні завжди повинні усвідомлювати той факт, що вони пишуть для когось: наприклад, один одному, вчителю, вигаданій людині. Такий підхід сам по собі також не вирішує всіх проблем, які зустрічаються при написанні творів, але він мотивує учнів до написання і доводить, що письмо — це форма спілкування.

Чудовою вправою, в якій чітко усвідомлюється мета написання, є написання листів. Написання листів нерідко використовується на уроках іноземної мови для тренування вмінь і навичок писемного мовлення. Які ж види листів існують взагалі і які ми рекомендуємо використовувати на уроках англійської мови в середній школі для розвитку вмінь і навичок писемного мовлення? [23] Листи розподіляються на два загальних види: неофіційні і офіційні (informal and formal). Обидва види листів присутні в навчальному процесі. Спочатку, розглянемо види ділових листів.

Офіційні листи

Лист — це основний «інструмент» службово-ділового листування, що здійснюється між різними підприємствами (організаціями, установами). Відповідно до одного з визначень діловий (службовий) лист являє собою писемне звернення до посадової особи (що представляється ним підприємству, організації, установі), підготовлене відповідно до правил листування. Приступаючи до вивчення загальних питань підготовки ділових листів, не можна не згадати перш за все про різноманітність їх видів. Це спонукає автора зробити спробу класифікації ділових листів в залежності від їх змісту. Спираючись на класифікаційний критерій, вдалося виділити до 30 видів ділових листів, у тому числі:

• 1) листи-прохання;
• 2) листи-повідомлення;
• 3) листи-запити;
• 4) листи-заяви;
• 5) листи-підтвердження;
• 6) листи-пропозиції (оферти);
• 7) листи-додатки;
• 8) інформаційних листів;
• 9) короткі письмові повідомлення (повідомлення, нагадування і т.п.);
• 10) листи-привітання;
• 11) листи-запрошення;
• 12) листи-вибачення;
• 13) листи-листівки;
• 14) листи-резюме.

Спробуємо коротко охарактеризувати перераховані вище види листів.

Листи-прохання — це чи не найпоширеніша група ділових листів. І легко зрозуміти, чому — зрештою, далеко не завжди ми відчуваємо себе зручно при необхідності звертатися до кого-небудь з проханням особисто або, наприклад, по телефону.

Письмове прохання в значній мірі спрощує вчинення цієї процедури. Тим не менш, вдаючись до допомоги листів-прохань, не забувайте про необхідність дотримуватися два головних правила (про решту буде сказано далі).

По-перше, ніколи не починайте лист зі слова «Прошу» — розсудливо і тактовніше спочатку пояснити мотиви вашого звернення (навіть якщо ви попередньо обговорили всі деталі з адресатом). По-друге, не поспішайте дякувати адресата заздалегідь, так як для цього існує особливий вид листів — вдячних.

Листи-повідомлення — також досить поширена форма ділового листа. Основне призначення такого листа — цілеспрямована передача цілком конкретної інформації, розпочата з ініціативи автора (організації-відправника). Із зазначеної причини саме листи-повідомлення у багатьох випадках дають початок тривалого листування. Лист-повідомлення припустимо почати безпосередньо зі слова «Повідомляю» або одного з його синонімів («Направляю», «Висилаю» або «Уявляю»). Не забувайте крім відповідної інформації повідомити адресату і про те, що при необхідності він може звернутися до вас за отриманням додаткових відомостей (часто позначка про це робиться в кінці тексту).

Листи-запити в більшості випадків передають всю подальшу роботу з укладання різних угод між партнерами по службово-діловому листуванню. Вони призначені, як випливає з назви, для запиту відповідної інформації. Підкреслимо, що листи-запити припускають обов’язкову реакцію адресатів у вигляді письмової відповіді по суті і в термін, прямо встановлений або автором запиту, або нормативно-правовим документом.

Переважно всього починати такі листи зі слів «Прошу (просимо) вас (Вас) повідомити …», хоча при цьому буде зовсім не зайвим попередньо пояснити, чим викликаний ваш запит. На відміну від прохання в кінці тексту можна в тактовної формі висловити адресату своє побажання щодо термінів надання які вас цікавить.

Лист-заява має на меті офіційно й оперативно проінформувати адресата про позицію автора (організації-відправника) ділового листа тому чи іншого питання (висловити своє ставлення до його суті і порядку дозволу). Наприклад, підтвердити свої наміри щодо реалізації раніше узгоджених планів співробітництва.

Лист-заява може мати кілька сценаріїв і представляти собою в залежності від обставин декларацію про наміри, підтвердження, заява ad hoc (тобто заяву з конкретного приводу — наприклад, на підтримку ділового партнера та ін.).

Стандартний початок такого листа: «Цим посланням заявляємо (заявляю) про …» Висновок включає в себе: «Просимо прийняти цю заяву до відома для …».

Листи-підтвердження відправляються за відповідною адресою, для того щоб підтвердити будь-який факт — наприклад, отримання листа, висланого раніше адресатом. Такі листи зазвичай готуються у відповідь на прохання («Прошу підтвердити …»), виражену автору (організації-відправнику) письма. Практично завжди листи-підтвердження починаються зі слів «Цим підтверджується (підтверджуємо, підтверджую)…» Іншою відмітною особливістю цього виду ділових листів є їх небагатослівність, стислість, обумовлена конкретністю приводу для написання.

Листи-пропозиції (оферти) мають на меті зробити адресату офіційну пропозицію щодо поставки (допостачання) тієї чи іншої продукції. Відмітна особливість оферти — виняткова конкретність і точність у викладі умов передбачуваної комерційної угоди (термінів, номенклатури продукції, її кількості, порядку розрахунків тощо).

Важливим є і вибір найбільш вдалої форми пропозиції. Зауважимо, що на практиці найменш ефективним виявляється варіант письмового звернення, що починається зі слова «Пропоную (пропонуємо)». Більш правильним вважається зробити невеликий комплімент адресату — послатися на його бездоганну репутацію. Зрештою, оферти роблять не для того, щоб написати ще одну ділову папір, а для того, щоб отримати ще одного замовника.

Листи-додатки виручають нас у всіх тих випадках, коли ми, відправивши послання, визнали неможливою вдаватися до постскриптум, і внаслідок цього частина важливої інформації виявилася недоступною для адресата.

Оскільки повернути вже відправлений лист «з півдороги» не можна, автор може відправити — що називається, навздогін — лист-доповнення.

Характерною особливістю такого листа є пряма вказівка на те, що воно є продовженням попереднього послання (при цьому видається вкрай бажаним послатися на конкретні ознаки листа — його дату, номер і т.п.).

Саме з цього і слід починати послання, наприклад, так: «Цей лист є доповненням до .».

Інформаційний лист — це результат логічного розвитку листування. Такий лист відправляється адресату в тому випадку, якщо контакт з ним вдалося встановити, і він не заперечує проти його подальшого розвитку. Такий лист інформує адресата про прагнення автора послання розвивати службові, ділові та особисті контакти, про окремі аспекти їх здійснення і т.п.

Особливо корисними інформаційні листи виявляються при встановленні первинного контакту з адресатом, якому надається певна кількість додаткової інформації (наприклад, про діяльність організації-відправника інформаційного листа) оглядового характеру.

На основі зазначеної інформації адресат у подальшому може запросити необхідні уточнення. Буде правильним спонукати адресата: «Ми будемо раді відповісти на Ваші запитання…».

Листи-вітання як і раніше вельми поширені в службово-діловому листуванні, оскільки далеко не завжди у нас є можливість привітати кого-небудь особисто або по телефону. Починати текст вітального послання рекомендується саме зі слова: «Вітаю …» («Вітаємо …»). Вітання зазвичай доповнюються побажаннями адресату всіляких благ.

Діапазон застосування листів-привітань дуже широкий. Залежно від характеру взаємовідносин, що склалися між автором і адресатом, вважається цілком доречним направляти вітання з наступним випадками:

• а) день народження адресата (у тому числі дата заснування організації-одержувача);
• б) державні свята;
• в) професійні свята;
• г) нагородження (в тому числі організації-одержувача).

Листи-запрошення мають на меті запросити адресата до участі в тому чи іншому діловому (службовому) або урочистому (пам'ятному) заході. Слід мати на увазі, що листи-запрошення не прийнято направляти за дріб'язкових приводів. Виняток становлять випадки, коли з якихось причин адресата не можна поінформувати інакше (якщо, приміром, останній тимчасово відсутній).

Листи-вибачення зустрічаються в службово-діловому листуванні порівняно рідко. Тим не менш, у багатьох випадках вони виявляються незамінними для принесення адресату формальних вибачень (неформальні вибачення все ж таки припускають пряме (вербальне) звернення).

Листи-листівки — епістолярна форма. Вона в найбільшою мірою придатна для ведення листування, безпосередньо не зачіпає аспекти службово-ділових взаємовідносин її учасників.

Листи-листівки рекомендується використовувати для коротких повідомлень особистого характеру переважно в періоди, коли особисті контакти між учасниками ділової переписки з яких-небудь причин утруднені. Такі листи завжди мають обов’язкове оформлення на листівці (ілюстрованої поштової картці, забезпеченій знаками поштової оплати).

Крім того, оскільки такі листівки прийнято відправляти поштою без конверта, при викладі змісту слід всіляко утримуватися від згадки справ конфіденційного характеру. [9].