Діловодство у бухгалтерії

1. Бухгалтерські документи та його призначення. 2. Вимоги до змісту і складання бухгалтерських документів. 3. Класифікація бухгалтерських документів. 4. Бухгалтерські документи документообігу. 5. Збереження бухгалтерських документів.

Список литературы

.

1. Бухгалтерські документи та його значение.

Бухгалтерський облік є документальним. Віддзеркалення господарських операцій на рахунках роблять лише виходячи з документації. Документ — це письмове доказ справжнього здійснення господарської операції, і права їхньому вчинення. Якість бухгалтерського обліку залежить, передусім, від правильності і своєчасності складання документів. Роль і значення документів великі. Вони є для попереднього і наступного контролю над збереженням майна, за законністю і доцільністю господарських операций.

Попередній контроль здійснюється керівними працівниками організацій під час підписання документа, виходячи з якого відбувається певна господарська операція (приймання і видача матеріалів, виплата грошей із каси тощо.). Підписуючи документ, працівник перебирає відповідальність за законність і доцільність даної господарської операції. Це покладає кожного працівника, який підписав документ, особисту відповідальність за дане дозвіл. Наступний контроль виробляється, переважно, у вигляді документальних ревізій, шляхом перевірки у бухгалтерії усіх отриманих документів, і навіть при аудиторської проверке.

Документація як засіб оформлення господарських операцій документами і обгрунтування бухгалтерських записів одна із елементів методу бухгалтерського обліку. З документацією тісно пов’язані інші елементи методу бухгалтерського обліку, зокрема, рахунки і інвентаризація. Документи є основою наступних записів операцій на системі рахунків. Вони широко йдуть на аналізу господарську діяльність організації, для оперативного керівництва та управління господарською діяльністю, оскільки служать виправданням тих чи інших дій оперативних працівників. Підставою відбиття господарських операцій на системі бухгалтерського обліку може лише правильно оформлені документи. На підставі документів ведеться повсякденне нагляд рухом товарнотих матеріальних цінностей, готової продукції, коштів, встановлюються законність і доцільність операцій. Важливе значення мають документи при ревізії фінансово-господарську діяльність, при аудиторської перевірці, під час розгляду кримінальних та цивільних справ у процесі дізнання, слідства й суду, набуваючи юридичної чинності доказательства.

У організаціях у виконання фінансово-господарської діяльності відбуваються різноманітні операції. Тому різняться документи, якими вони оформляються. Розмаїття документів пояснюється також особливостями в облікової роботі. Для вибору найбільш раціональних форм, видів під час оформлення тих чи інших операцій всі документи класифікують (групують) з кількох ознаками: — за призначенням, — усе своєю чергою відображення операцій, — за способом охоплення операцій, — за кількістю дисконтних записів, — за місцем составления.

Ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік «від 21.11.96 г. № 129- ФЗ говорить: «Усі господарські операції, проведені організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні документи приймаються до врахування, якщо вони складено формою, котра міститься в альбомі уніфікованих форм первинної облікової документації, документи ж, форма яких немає передбачена у тих альбомах, повинні містити обов’язкові реквізити ». У роботі організацій створюються документи з різним питанням виробничої, господарської, фінансової та суспільної діяльності. Це накази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми, довідки та інших. Бухгалтерські документи групуються за такими розділах учета:

. сільськогосподарська продукция;

. праця та її оплата;

. кошти і нематеріальні активы;

. материалы;

. роботи у капітальному строительстве;

. роботи будівельних машин і механизмов;

. роботи у автомобільному транспорте;

. результати инвентаризации;

. касові операции;

. торгові операции.

Документування управлінської діяльності залежить від фіксації у різний спосіб (за встановленими формам) відповідної інформації, тобто. створенні документів. Первинні і зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. У разі організація зобов’язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, здійснюють контроль відповідно до законодавством Російської Федерації, суду й прокуратури (ст. 9 Федеральний закон «Про бухгалтерському обліку «від 21.11.96 г. № 129-ФЗ, в ред. від 28.03.2002 г. № 32-ФЗ). Документи необхідні, здобуття права протягом визначеного часу можна було користуватися необхідної управлінської інформацією найбільш різних целей.

Рішення поставленої перед бухгалтерським урахуванням завдання забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів і показників діяльності організацій цілях достовірної оцінки їхньої фінансового і майнового становища стало зростання обсягу інформації та, своєю чергою, підвищенню вимог до її якості. Це встановлення дієвого контролю над достовірність облікової інформації, як найважливішого джерела до ухвалення обгрунтованих управлінські рішення. У цьому дослідження проблем вдосконалення документації і документообігу набуває як наукове, а й практичного значення. Так було в різних нормативних документах, зокрема й у Положенні ведення бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності (утв. Наказом МВ РФ від 29 липня 1998 р. № 34H), в Положенні по бухгалтерського обліку «Облікова політика організацій «(ПБУ 1/98) (утв. Наказом МВ РФ від 9 грудня 1998 р.), не раз названо і підкреслюється важливість раціональної організації документообігу і необхідність її дотримання. Проте залишаються відкритими питання упорядкування та аналізу документації і документообігу з метою підвищення ефективності цих процесів. Гострота проблеми підтверджується тим, що сьогодні організація бухгалтерського обліку й контролю має забезпечити достовірну інформацію як по витраті бюджетних коштів, а й у кожному виду прибутків і витрат від підприємницької й інший діяльності. Цілковита й достовірна інформація повинна бути сформована про всіх сторони економічної і заполітизованість господарської діяльності і в середині організацій, і у їхніх взаєминах коїться з іншими господарськими організаціями та з фінансово-кредитної системой.

Практика переконує, що перебудова бухгалтерського облік і звітність невіддільні від упорядкування документації і документообігу. Посилення ролі первинних документів як бухгалтерського обліку випливає речей, що майже 90% яка потрібна на управління інформації становить облік своєї діяльності - роботу з документами. Специфічною особливістю бухгалтерського обліку у єдиній системі облікового спостереження є суцільне за охопленням, безупинне за часом, документальне по реєстрацію ЗМІ й узагальнююче для вимірювання відбиток врахованих об'єктів і процессов.

Ці якісних змін документування і документационного обслуговування фінансово-господарську діяльність організацій потребують удосконалення форм, методів і технології роботи з документами.

2. Вимоги до змісту і складання бухгалтерських документов.

Документы складаються із окремих елементів (показників), котрі називають реквізитами (від латів. reguisitum — необхідну, необходимое).

Сукупність реквізитів документа визначає його форму. Щоб документ відповідав своєму призначенню, повинен бути складено в відповідність до формою, прийнятої для цієї категорії документів. Від повноти і забезпечення якості оформлення документів залежить їх доказова (юридична) сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженням конкретних фактов.

Усі реквізити поділяються на обов’язкові та створює додаткові. Відповідно до вимогами Положення ведення бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності Російській Федерації, затвердженого Наказом Міністерства Фінансів РФ від 29.07.98 г. № 34H (у редакції Наказу Міністерства фінансів РФ від 24.0З.2000г. № 31H), первинні документи повинні утримувати такі обов’язкові реквизиты:

. найменування посад осіб, відповідальних скоєння господарської операції, і правильність її оформления;

. особисті підпис розшифровки (включаючи випадки створення документів із засобів обчислювальної техніки). Принаймні потреби у зміст документа можуть бути включені додаткові реквізити: Державний герб Російської Федерації, емблема організації, найменування вищестоящої організації, індекс підприємства зв’язку, поштовий, телеграфний адресу, номер, посилання індекс і дату вхідного документа, гриф обмеження доступу до документа, резолюція, позначка про контроль, візи, печатку, прізвище музиканта, і номер його телефону, позначка про перенос даних на машинний носій та інші, на розсуд організації. Сукупність розміщених у встановленої послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

Формуляр для певного виду документів називається типовим (наприклад, для наказів, протоколів тощо.). Такий формуляр характеризується встановленим набором реквізитів, розміщених у суворої последовательности.

Склад і розміщення реквізитів закріплені в ГОСТі на Формулярзразок. Усі первинні документи має бути складено в останній момент скоєння господарської операції, якщо це пояснити неможливо по будь-яким причин — безпосередньо після закінчення операції., Документування активів, зобов’язань та господарських операцій ведеться в валюті Російської Федерації - в рублях і російською мові. Якщо документи складено на інших мовами, вони повинні мати порядковий переклад на російській мові. Записи в первинних документах можуть виготовлятися чорнилом, пастою кулькових ручок, хімічним олівцем, засобами оргтехніки і автоматизації. Вільні рядки, графи і колонки підлягають обов’язковому прочеркиванию. Первинні і зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях. У разі організація зобов’язана виготовляти за свої гроші копії таких документів на паперових носіях й інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, здійснюють контроль відповідно до законодавством Російської Федерації, суду й прокуратури (ст. 9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ «Про бухгалтерському обліку »). Форми первинних дисконтних документів, що застосовуються оформлення господарських операцій, якими не передбачені типові форми первинних дисконтних документів, і навіть форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності повинні затверджуватися наказом керівника організації разом із облікової політикою. Документи з фінансовим, кредитним і грошовим операціям повинен мати підписи керівника організації та головного бухгалтера чи уповноваженими ними особами. Список осіб, котрі мають першої та другої підписи, оформляється наказом по організації. Без підписи головного бухгалтера грошові і розрахункові документи, фінансові та кредитні зобов’язання вважаються недійсними і мають бути прийняті до виконання (ст. 7 п.3 ФЗ від 23 лютого 1996 р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік «у редакції від 23.07.98 г. № 123-ФЗ).

Первинні документи повинні складатися в останній момент скоєння операції, і якщо це можна, то безпосередньо після закінчення операції. За достовірність які у документі даних, доброякісність його складання відповідальні за це посадові особи, які підписали документ. На документах повинно бути не обумовлених виправлень, але в банківських і касових документах виправлення взагалі допускаються, навіть обумовлені. Помилки в документах виправляють зачеркиванием неправильної записи (однієї рисою, щоб було прочитати закреслене) і обумовлено підписами осіб, котрі підписали документ, із зазначенням дати виправлення. Комплекс документів определяется:

. колом питань, розв’язуваних організацією у процесі деятельности;

. порядком дозволу питань (з урахуванням колегіальності чи единоначалия);

. обсягом і характером зовнішніх економічних зв’язків. Будь-який управлінський документ повинен відповідати наступним требованиям:

. бути складеним по встановленої формі, а деяких випадках відповідати стандартам;

. видаватися відповідним компетентним органом чи посадовою особою, так само як та посадовцями, яким таке надається законом чи відповідним директивним указанием;

. видаватися на виконання норм правничий та не суперечити їм. Тексти документів рекомендується підрозділяти на дві основні частини. У першій його частині вказується підставу складання документа, на другий викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то першій його частині також рекомендується вказати підставу чи причину створення документа, тоді як у другий — прохання, рішення, розпорядження. У окремих випадках текст документа може містити лише заключну частину, наприклад, лист, прохання без пояснения.

Текст документа може бути ясним і точним. Упорядник повинен завжди пам’ятати, що документи повинні відповідати чинному законодавству, у разі потреби слід звіряти документи з і підзаконних актів. Особливо це враховувати в підготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах треба використовувати лише перевірені, достовірні факти. Документи можуть ілюструватися таблицями. В усіх випадках таблиці виносяться в додаток. Це можна зробити посиланням наприкінці документа чи кінці відповідного розділу, підрозділу, пункту, абзацу. Кожному тексту передує заголовок — стисле позначення її змісту. Значення заголовка у документі вкрай велике, позаяк у заголовку завжди можна короткий і точно висловити основну думку документа. Заголовок — це основний пошуковий елемент документа. Заголовок розташований у лівому верхньому розі документа під позначенням його номери і дати. Для документів, котрі мають великий обсяг чи що відбивають декілька питань, складаються підзаголовки. Правильно складений заголовок скорочує розгляд документа.

3. Класифікація бухгалтерських документов.

Бухгалтерські документи як носії інформації підлягають Єдиної системі класифікації і кодування (ЕСКК). Код заміняє назва об'єкту і служить засобом його ідентифікації. Він вказується з метою спрощення обробки облікової інформацією первинних дисконтних документах.

Приміром, є такі коды:

. 5001 — видача коштів із каси на заробітну плату;

. 5002 — видача, коштів із каси під отчет;

. 5003 — видача коштів із каси на відшкодування перевитрати по авансовому звіту; У прикладі при кодування господарських операцій використаний принцип, коли дві цифри коду позначають рахунок бухгалтерського обліку, на якому було враховані передані активи, а дві інші дані - безпосередньо код операції з даному балансовому рахунку. Така кодифікація зручна при автоматизованої обробці інформації. Класифікації мають силу стандарту, тому обов’язкові всім суб'єктів господарювання. Важлива роль делеунификации, стандартизації, та упорядкування документів належить чинним Держстандартам, ЕГСД, міжгалузевим типовим проектним рішенням (ТПР), пакетів прикладних програм (ППП), комплексної автоматизації обробки даних бухгалтерського обліку з застосуванням ЄС ЕОМ. Єдиний державний регістр підприємств і закупівельних організацій (ЕГРПО) передбачає угруповання організацій за галузями і видам діяльності, формам власності і организационно-правовым формам, територією Росії й т.д. У процесі управління організацією потрібно швидка і якісна обробка всієї вихідної документації, рух якої по визначеними маршрутами від місця складання чи надходження у організацію до передачі їх для зберігання архів або відправлення зацікавленим юридичним чи фізичних осіб. Це рух прийнято називати документооборотом.

Відповідно до Положення документи і документообігу у бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерство фінансів СРСР від 29 липня 1983 г. № 105, під документообігом у бухгалтерському обліку розуміється «рух первинних документів (створення чи одержання інших підприємств, установ, прийняття до врахування, обробка, передача у комп’ютерний архів) ». У стандарті «Діловодство і архівну справу. Терміни та засобами визначення ГОСТ 16.487−83 », затвердженому Постановою Держстандарту СРСР від 31 жовтня 1983 г. № 5231, записано, що документообіг — це «рух документів мають у організації з їх створення або отримання до завершення виконання чи відправлення ». Цю ухвалу не змінювалась було точно повторений й у однойменному російському стандарті ГОСТ Р 51 141−98. Правила документообігу й технологія обробки облікової інформації затверджуються керівником організації у складі прийнятої нинішнього року облікової политики.

Федеральним законом «Про бухгалтерський облік «від 2.1.11.96г. N!!129-ФЗ визначено вимоги головного бухгалтера по документального оформлення господарських операцій та уявленню в бухгалтерію необхідні документи і відомостей обов’язкові всім працівників організації. Головні бухгалтери встановлюють графіки уявлення усіх документів, хто стверджує керівники організації. Виписки з графіка про конкретні строки подання у бухгалтерію документів вручаються всім посадовим і материально-ответственным лицам.

Бухгалтерські документи классифицируются:

. по назначению;

. порядку составления;

. змісту господарських операций;

. способу відображення господарських операцій;. місцеві составления;

. способу заповнення. За призначенням документи діляться на розподільні, виправдувальні, бухгалтерського оформлення, комбіновані. Розпорядницькі документи — ті, які містять розпорядження на виконання тій чи іншій господарської операції (накази, розпорядження, доручення, платіжні доручення банку на перерахування грошей, чеки на отримання від грошей і ін.). Виконавчі (виправдувальні) — ті, які підтверджують факт скоєння господарської операції (накладні отримання матеріалів, акти, квитанції та інших.). Бухгалтерського оформлення — це документи, створені в бухгалтерії організації на підготовку дисконтних записів (бухгалтерські довідки, довідкирозрахунки, відомості розподільні, группировочные та інших.). Комбіновані - документи, що водночас містять розпорядження і підтвердження про виконання чи містять відомостей про виконанні та ознаки бухгалтерського оформлення (авансовий звіт, расчетно-платежная відомість і др.).

По порядку складання документи бувають первинні і зведені. Первинні - складаються кожну окрему господарську операцію у час скоєння (табелі обліку робочого дня, прибуткові витратні касові ордера, вимоги, і ін.). Зведені - складаються з урахуванням первинних документів (звіт касира, звіт складу і др.).

За вмістом господарських операцій документи діляться на грошові, матеріальні, розрахункові. Грошові документи відбивають наявність і рух коштів (прибуткові витратні касові ордера, чеки, облігації та інших.). Матеріальні документи відбивають наявність і рух майна організації (матеріально-виробничих запасів, основних засобів та інших.). Розрахункові документи відбивають розрахунки організації коїться з іншими юридичними і фізичними особами (розрахункові чеки, авансові звіти, платіжні вимоги і платіжні доручення і др.).

По способу відображення господарських операцій документи діляться на разові і накопичувальні. Разові документи призначені відбиття одній або кількох операцій в останній момент їх здійснення (накладні, наряди, касові ордера та інших.). Накопичувальні документи складаються протягом визначеного періоду часу шляхом нагромадження однорідних повторюваних записів (лимитнозабірні карти, табелі обліку робочого дня і др.).

За місцем складання документи бувають зовнішні та внутрішні. Зовнішні документи надходять з інших організацій (виписки банку, tobaphoтранспортныe накладні, рахунків-фактури та інших.). Внутрішні документи складаються у самій організації (товарні звіти, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові витратні касові ордера). По способу заповнення документи поділяються на складені ручним способом і складені з допомогою технічних средств.

Класифікація бухгалтерських документів то, можливо представленій у вигляді наступній схеми: схема № 1 «Класифікація бухгалтерських документов».

[pic].

Движение документів завжди відбиває сформовану у створенні організаційну структуру апарату управління і схему розподілу обов’язків між структурними підрозділами й окремими працівниками, тому вдосконалення документообігу невіддільне від раціоналізації формування організаційних структур управления.

Дотримання термінів здачі документів має особливо важливого значення при автоматизації дисконтних операцій на централізованої бухгалтерії, оскільки це пов’язані з рівномірної завантаженням машин і з термінами випуску машинограмм. Практика переконує, що порушення термінів здачі документів призводить до того, що вступники із запізненням машинні регістри не використовуються через втрату ними оперативного значення й актуальності. Первинні документи повинні як своєчасно складатися, а й утримувати достовірні дані. Останнє невіддільне від правильною теорією і раціональної організації первинного обліку, якісного складання документації з заповненням всіх необхідних реквізитів, зокрема чітке заповнення в первинних документах встановлених шифрів, мають принципове значення при механізації дисконтних операцій на централізованих бухгалтериях.

Бухгалтерські документи, пов’язані з допомогою кошторисів витрат за бюджету, спеціальним та інших засобам, підписуються керівником організації та головний бухгалтер (чи його заступниками). У централізованих бухгалтеріях банківські документи (чеки і платіжні доручення), і навіть видаткові касові ордера і платіжні (расчетноплатіжні) відомості на зарплатню за термінами і сумам виплат з каси підписуються керівником організації (розпорядницькі написи), при якому створена централізована бухгалтерія, чи іншими уповноваженими особами та головний бухгалтер або його заступником. Інші документи, службовці основою видачі грошей, товарно-матеріальних цінностей, а також які змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання організації підписуються керівниками обслуговуваних громадських організацій і головним бухгалтером централізованої бухгалтерії чи його заступниками. Усі банківські операції проводяться через бюджетні (поточні) рахунки тих організацій, у яких створено централізовані бухгалтерії. У окремих обслуговуваних організаціях з більший обсяг операцій із дозволу вищестоящої організації можуть бути збережені бюджетні (поточні) счета.

Централізація обліку виконання кошторисів витрат вимагає вдосконалення обліку. Замість книжок залучатися накопичувальні відомості. Це й дозволило відмовитися від великої кількості меморіальних ордерів кожну операцію, зменшити кількість записів в регістрах синтетичного і аналітичного обліку. Відпала потреба у складанні окремих оборотних відомостей. Централізація бухгалтерського обліку пред’являє високі вимоги до оформленню первинної документації, яка з обслуговуваних організацій. Не можна забувати, що спотворення хоча самого показника при автоматизованої обробці призводить до зміни показників у багатьох взаємозалежних документах, що їх складання виходить з однієї й тієї ж вихідної інформації, або послідовному використанні результатной інформації одного завдання як вихідної на вирішення інший. Практика переконує, що почнеться впровадження автоматизованих системам управління має поєднуватись із упорядкуванням інформаційної бази, удосконаленням документационных процесів. Найбільша ефективність від використання електронної обчислювальної техніки можна досягти при упорядкування всієї вихідної інформації, масовим носієм якої є первинні документи, здатні фіксувати факт скоєння господарської операції. До жалю, здебільшого інформація про основний рахунок і фінансової діяльності організацій та структурних підрозділів використовується далеко в повному обсязі, а деяких випадках немає вообще.

Серед головних причин може бути низький рівень класифікації і кодування документів, стандартизації, та уніфікації, і навіть незадовільний їхній стан, збір, обробка і збереження. Ці причини породжують протиріччя між порівняно великим, безупинно зростаючим обсягом інформації та малою величиною коефіцієнта корисного використання інформаційних джерел, має тенденцію до їх зниження. Вихідні даних про матеріальні цінності, виробленні, використанні машин і обладнання вона найчастіше заносять у первинні документи вручну. У оперативному управлінні діяльністю організацій процес обробки інформації починається з скоєння господарських операцій, їх кодування і фіксації в первинних документах. Недосконалість цих дій неминуче веде до нераціонального використання ЕОМ рахунок збільшення обсягу работ.

4. Бухгалтерські документи і документооборот Весь процес складання, перевірки, обробки, угруповання і відображення документів мають у відповідних регістрах має здійснюватися по певним планом. Задля більшої правильності і своєчасності оформлення всіх операцій документами потрібно попередньо встановити порядок руху документов.

Шлях проходження документів від часу їх виписки до передачі у архів називається документообігом. Раціональна організація документационных процесів передбачає максимальне прискорення руху документів з допомогою оптимальної послідовності руху, і обробки документів. Важливо домагатися скорочення пунктів, прохідних тим чи іншим документом, і часу перебування (затримки) документа у кожному їх. Для цього він переважають у всіх структурних підрозділах організацій варто проектувати маршрути проходження документів, встановлювати конкретні терміни перебування документи від кожного виконавця, і навіть здійснювати дієвий контроль за проходженням документів маршрутом. Це можна, если:

. види, форми, утримання і структура первинної документації визначено з урахуванням наявності матеріально-технічної бази системи створення, збирання та опрацювання документации;

. впроваджена єдина система класифікації і кодування документів, і навіть внесення можливих изменений;

. терміни створення і методи обробки документів визначено, з графіка документообігу. За підсумками аналізу документопотока організацій, обслуговуваних центральної бухгалтерією, виявлено причини зростання обсягів облікової інформації, зумовлені двома основними чинниками: об'єктивними — залежними від зростання масштабів та складності діяльності організацій корисною і суб'єктивними — залежними від форми і методу реалізації функцій у діяльності учреждений.

Друга ж група причин вимагає поглибленого аналізу комплексів документів, необхідних і достатніх документування господарських процесів кожному рівні управління, і навіть технології роботи з документами в централізованої бухгалтерії й у обслуговуваних установ з моменту створення (отримання) документа до здачі у комп’ютерний архів. Було виявлено невиправдано великі непрямі втрати робочого дня в результаті нераціональної практики проходження документів мають у установах, обслуговуваних централізованої бухгалтерією, коли він основна їх маса проходить через керівників організацій неодноразово. Про це свідчить показником кратності проходження документів через керівників організацій, обслуговуваних центральної бухгалтерией.

Другим наслідком є неконкретність резолюцій керівників організацій, обслуговуваних централізованої бухгалтерією. Великі втрати часу під час роботи з документами спостерігаються на середній рівень управління організацій (начальники відділів, майстра навчальні і досвідчених майстерень), де виконуються невластиві посадових осіб арифметичні розрахунки, вручну виписується численна документація, виконуються функції кур'єрів тощо. З метою упорядкування документації і, отже, підвищення ефективності оперативно керувати слід ширше використовувати складання документів по принципу обліку відхилень фактичних даних від нормативних чи договорных.

Використовуючи методи зіставлення і врахування відхилень, ЕОМ можуть видавати точні інформацію про невиконаних в цілому або частково поставках з потрібною ступенем деталізації. При включенні до умов договору необхідних даних ЕОМ можуть визначати розміри втрат перезимувало і санкцій на користь бюджету чи споживачів. Сигнали про зриві поставок багаторазово повторюються надалі до їх виконання (чи скасування. Пам’ять ЕОМ допускає внесення різного роду корективів і уточнень в форми, і навіть може вести реєстрацію таких змін, наприклад, невмотивовані зміни постачальників чи порушення тривалих договірних зв’язків. З огляду на вплив перелічених проблем на вдосконалення документационных процесів, у крупних централізованих бухгалтеріях для упорядкування документопотоков, підвищення оперативності отриманні необхідної інформації доцільно створювати централізовані інформаційні служби й організувати кільцеву систему збирання й розноски документації між обслуживаемыми установами. Механізація і автоматизація документационных процесів комплексно з упорядкуванням первинної документації є основою високоефективної організації бухгалтерського обліку. Дослідження свідчать, що у деяких випадках близько 75% документів надходить до виконавців, пройшовши максимум інстанцій. Час проходження документів часто довше, необхідне исполнения.

У результаті загальні терміни виконання документів невиправдано великі. Дотримання термінів здачі правильно оформлені документи для подальшого опрацювання в бухгалтерію чи обчислювальну встановлення та термінів випуску машинограмм має важливого значення для оперативності і забезпечення якості обліку. Спостереження показують, що порушення однієї зі сторін (бухгалтерією чи обслуживаемой нею організацією) є обопільним узгоджених графіків призводить до з того що вступники із запізненням машинні регістри не використовуються за непотрібністю. Це означає, що у основі організації автоматизованого бухгалтерського обліку мусить бути закладено якісна підготовка і своєчасна здавання документів. Дослідження, проведені у організаціях, показали, що про основний рахунок і підприємницької діяльності організацій та структурних підрозділів використовується далеко ще не повністю, а деяких випадках не використовується взагалі. Серед головних цього може бути низький рівень класифікації і кодування документів, стандартизації, та уніфікації, і навіть способів їх створення, збору, опрацювання і збереження. Ці причини породжують протистояння між порівняно великим, безупинно зростаючим обсягом інформації та малою величиною коефіцієнта корисного використання інформаційних джерел, мають тенденцію до їх зниження. Наявність інформації який завжди гарантує можливість ухвалення правильного рішення. Її слід обробити, систематизувати, проаналізувати й оприлюднять висновки як нової чи вторинної інформації сприятимуть прийняттю оптимального рішення. На жаль, доводиться констатувати, що бухгалтерські архіви досліджують вона найчастіше з низки он погано. У групі тих установах, де є, й у централізованих бухгалтеріях архіви є купу необробленої, зовсім не систематизованої інформації. У більшості бухгалтерій не передбачена посаду архивариуса-специалиста з обліку, що займається відтворенням запасів інформації, здатного по першому вимозі надати документи, необхідних контролю чи економічного аналізу фінансової та господарської деятельности.

Випискою документів зайнято дуже багато обліковців, комірників, інженерно-технічних і медичних працівників, Т.к. вихідні даних про матеріальні цінності, виробленої і відпущеної продукції, використанні машин і устаткування заносять у первинні документи вручну. Час, затрачуване на рукописне складання документа, приблизно 80 раз більше швидкості мислення та в 20−25 разів більше нормальної швидкості промови. Таке недосконалість у складанні та їх обробки документів причина наявності помилок в економічних відомостях, які від структурних підрозділів у централізовану бухгалтерію. Відсутність чіткої організації у русі первинної документації неминуче призводить до необгрунтованої завантаженні обчислювальної техніки, збільшує обсяг підготовчих робіт (особливо ручних) знижує оперативність дії автоматизованих системам управління. Ієрархічне побудова АСУ вимагає суворої ув’язування інформації між різними рівнями. Це призводить додаткових вимог глибшої проробки питань вдосконалення документационных процесів. Узагальнення практики дозволяє дійти невтішного висновку, що вадами існуючих документационных процесів в бухгалтеріях являются:

. відсутність єдиної науково-обгрунтованою класифікації документів однієї й тієї ж виду в організаціях (за форматом, оформленню, термінології, написанию);

. невиправдане дублювання як розписування окремих документів, і які у них реквизитов;

. недосконалість способів упорядкування та розмноження документов;

. нераціональність традиційно сформованих в організаціях маршрутів документів. У установах робота з удосконалювання документационных процесів невіддільні від аналізу сформованого документообігу. За підсумками проведених досліджень доводиться, що у практиці часто ототожнюють поняття «вдосконалення документообігу «і «скорочення кількості документів ». Не лише у кількості документів і майже обсягом звітності. Важливо, потрібні чи дані документи і, як ефективно їх використовують з метою контролю та оперативно керувати діяльністю організації, і навіть упорядкуванням і наступного обробки. Часто буває доцільніше йти шляхом уніфікації документації, систематизації і. машинної обробки звітності. Дослідження засвідчили, що вдосконалення документації і документообігу в організаціях передбачає проведення комплексу організаційних мероприятий:

. методичне забезпечення — розробка положень про документообігу як і організаціях, і у підрозділах (посадових інструкцій до працівників, пов’язані зі створенням і обробкою документів, програм проектирования);

. матеріально-технічне забезпечення — виготовлення нових бланків документів, установка відповідного оборудования;

. навчання співробітників працювати з документами, організації семінарів, інструктажів. Ефективність роботи з документами в бухгалтерії визначається поруч факторов:

. уніфікація і стандартизация;

. застосування єдиних методів та способів документирования;

. запровадження єдиних норм, правил, що регламентують організацію документных робіт. Використання документів вимагає їх класифікації, що дозволяє правильно формувати номенклатуру справ України та наступне їх використання у оперативних, контрольних і аналітичних цілях. Зручність доступу до інформації в що свідчить визначається особливостями її структурування, тобто. якого блоку віднести ті чи інші документи. У справжніх умовах розширюється число користувачів облікової інформацією, особливо зовнішніх (інвесторів, кредиторів), що, своєю чергою, перетворює, бухгалтерську документацію і бухгалтерську звітність організації у найважливіший джерело достовірної і найнадійнішою інформації про показниках діяльності організацій з оцінки його фінансового і майнового становища. Це встановлення дієвого контролю якості облікової інформації, від рівня достовірності якої залежати ефективність прийнятих управлінських решений.

5. Збереження бухгалтерських документов Согласно Положення ведення бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності Російській Федерації, затвердженого Міністерство фінансів РФ від 29.07.98 г. № 34H (у редакції Наказу Мінфіну РФ від 24.0З.2000г. № 31H), на головного бухгалтера покладено відповідальність забезпечення схоронності документів мають у період роботи з ними за своєчасну передачу у комп’ютерний архів. Відомо, що до деяких первинним документами та облікованим регістрам доводиться звертатись і кілька років після їх створення (наприклад, під час проведення судово-бухгалтерської експертизи, проведенні документальної податкової перевірки чи ревізії). Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські баланси і звіти підлягають обов’язковому зберігання відповідно до встановленим порядком, які забезпечують швидкість і зручність пошуку необхідного документа. Терміни зберігання бухгалтерських документів встановлено «Переліком типових документів, які виникають у діяльності організацій, з термінів зберігання », затвердженим Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15 серпня 1988 року, з урахуванням змін, внесених Державній податковій службою РФ і Федеральної архівної службою 27 червня 1996 года.

Терміни зберігання документів диференційовані залежно від своїх значимости:

. термін 1 рік встановлено для зберігання листування про конкретні строки надання бухгалтерської і втратити фінансове отчетности;

. 5 років зберігаються квартальні баланси і звіти органи~аций з пояснювальними записками, протоколи засідань з розгляду затвердження квартальних балансів і звітів, головна книга, контрольні книжки, журнали, відомості, допоміжні тогочасні книги й картотеки системного і позасистемного обліку, шахові журнали, касові книжки, тогочасні книги й картотеки підзвітних осіб, оборотні і накопичувальні відомості по аналітичним і синтетичним балансовими рахунках, касові виправдувальні документи, акти документальних ревізій фінансовогосподарську діяльність організацій корисною і матеріали до них, первинні документи до них, первинні документи, здатні фіксувати факти совершения;

. 10 років зберігаються річні баланси і звіти організацій з пояснювальними записками, передавальні і розділювальні баланси, ліквідаційні баланси з додатками і пояснювальними записками, протоколи засідань комісій з розгляду й ухваленню річних бухгалтерських балансів і звітів, інвентарні опису, сличительные відомості, протоколи засідань інвентаризаційних комісій з розгляду сличительных відомостей, інші матеріали з приводу інвентаризації будинків, споруд, книжки з обліку будинків та сооружений;

. 75 років зберігаються лицьові рахунки робітників і службовців. За відсутності лицьових рахунків розрахункові відомості видачу зарплати мусить зберігатися також у протягом 75 років. Паспорти будинків, споруд й устаткування зберігають до списання з балансу. При припинення діяльності організації документи, пов’язані з нарахуванням і виплатою зарплати персоналу, підлягають обов’язкової здачі в державні архіви. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інших документів облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (з зазначенням термінів їх користування) мусить зберігатися організацією щонайменше 5 років тому після року, де вони використовувалися упорядкування бухгалтерської звітності востаннє. Для зберігання однорідних документів заводяться справи в самісінький відповідність до номенклатурою. Номенклатура справ маєш бути у кожному структурному підрозділі, включаючи бухгалтерію. Номенклатури справ структурних підрозділів об'єднують у зведену номенклатуру всієї організації. У справи повинні поміщатися документи, які своєю змістовної частиною відповідають заголовку справи. Документи, що вміщені у справа, мають бути оформлені. відповідно до вимогами нормативних актів. Принципи формування справ бухгалтерського архива:

V первинні документи зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського учета;

V кожна партія первинних документів за поточний місяць, належить тому чи іншому регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, у якій вказується місяць і рік, шифр синтетичного рахунки, номери документів і майже кількість листов;

V касові документи, авансові звіти, виписки банки з що відносяться до ним документами, інших документів (наприклад, рахунків-фактури) мали бути зацікавленими підібрані в хронологічному порядку і після закінчення поточного місяці переплетені. У папці має міститися до 250 аркушів, завтовшки трохи більше 4 див. Документи постійного насилля і тимчасового термінів зберігання групуються у справи окремо; окремо зберігаються річні плани і звіти — від квартальних і місячних; оригінали — окремо від копій; до справи має бути включено по одному примірнику кожного документа. За наявності справі документів за кілька місяців їх поділяють листами папери із зазначенням місяці. Після складання заголовків справ України та встановлення термінів зберігання кожного справи виробляється систематизація заголовків. Вони номенклатурі повинні прагнути бути перебувають у певної послідовності, з важливості документів та їхні взаємозв'язку. Склалися певні правила угруповання у справи за видами документів та їхні хронології. Першими поміщають справи з організаційно-розпорядчими документами вищих організацій, потім справи із організаційнорозпорядчими документами самої організації (становища, накази, розпорядження, статути, інструкцією, і т.д.) З додатками до них. Накази по основний діяльності групуються окремо від наказів по особового складу. Документи до наказам по основний діяльності групуються і підшиваються окремо. Накази з особового складу групуються у справи в відповідно до встановлених термінами їх збереження. Документи, є основу створення наказу з особового складу, підшиваються в особисті справи співробітників чи утворюють самостійне справа додатків до даних наказам. Звітні документи зберігаються у справах саме цього року, до якого ставляться по своїм змістом, незалежно від часу на їхнє складання чи дати отримання. Так, звіт за 2001 рік, складений 2002 року, може бути віднесено до 2001 году.

Лицьові рахунки працівників організації з заробітної плати групуються в самостійні справи і вміщено у них же в порядку алфавіту прізвищ. Протоколи — засідань зборів акціонерів організації групуються по хронології і порядку номерів. Документи, підготовлені до засіданням аж, поміщаються після протоколів в послідовності розгляду питань. Листування гуртується за календарний рік і систематизується в хронологічної послідовності: документ-ответ поміщається на документзапитом. У справу підшиваються ті документи, передбачених у ньому номенклатурою. Якщо з’явилися нових документів, непередбачений номенклатурою, то заводиться самостійне справа, назва якого записується до номенклатури під резервним номером. Для справ, містять цінні документи, може складатися і в міру потреби постійно доповнюватися внутрішня опис, яка міститься у початку справи. Внутрішня опис може містити такі грифи: номери подшиваемых документів по порядку, індекси документів, дати складання документів, заголовки документів, кількість листів на документах. Коли буде визначено всі справи, заведені цього року, проводиться експертиза їх практичної цінності. Під експертизою розуміється робота з вивченню документу з метою визначення подальшій долі. Для організації та проведення роботи з експертизі цінності документів на підприємствах і організаціях створюються експертні комісії (ЕК), призначувані наказом керівника підприємства. У експертну комісію призначаються найкваліфікованіші працівники основних структурних підрозділів підприємства. Кількість членів комісії не має бути менше трьох. Головою комісії призначається одне із керівників предприятия.

У своїй діяльності експертні комісії керуються законодавчими актами, і навіть вказівками відповідних архівів і типовими переліками документальних матеріалів з термінів їх зберігання, номенклатурами справ України та вказівками керівництва підприємства. У разі жодних ускладнень експертизи цінності документів окремих категорій залучаються фахівці й консультанти. Рішення експертної комісії затверджуються керівництвом підприємства. Відбір справ на сталий розвиток і тимчасове збереження і виділення до знищення матеріалів з истекшими термінами зберігання проводять працівники підприємства. Перевірка правильності віднесення документів до справ з відповідними термінами зберігання проводиться експертної комісією шляхом полистного перегляду кожного справи. Не рекомендується визначати призначення документальних матеріалів лише з підставі заголовка на обкладинці справи. Відповідність заголовка справи дійсному складу та змісту його документів перевіряється полистно. На відібрані до знищення матеріали складаються акти, які підписуються членами експертної комісії і затверджуються керівником підприємства. Документи, підлягають знищення, разом із які належать до ним контрольно-обліковими картками здають у упакованому вигляді у контори по заготівлі вторинної сировини чи бумагоперерабатывающие фабрики. Підприємство немає права знищувати будь-які документи до того часу, поки не затверджена опис документальних матеріалів. Якщо підприємство у процесі своєї діяльності не створює документальних матеріалів, які підлягають передачу державні архіви, то відповідний архівний орган чи вищестоящі організації за власною ініціативою чи на прохання підприємства вирішує про надання їй права самостійно знищувати документальні матеріали, втратили практичного значення, після закінчення терміну зберігання. Справи, котрим відомчими і типовими переліками передбачені тимчасові терміни зберігання з позначкою ЕК, входять у самостійні акти (позначка ЕК означає обов’язковість перегляду документів експертної комісією). Справи цієї категорії у комп’ютерний архів, зазвичай, не сдаются.

Справи, відібрані експертної комісією підприємства до постійному зберігання, виділяють на окрему групу точно як і, як і справи для тривалого зберігання (понад 10 років). Опис складається кожну таку групу справ України та окремо — на справи, містять документацію з особового складу тривалого зберігання. З іншого боку, окрема опис складається на спеціальну документацію, наприклад, раціоналізаторські пропозиції, технічні і технологічні документи. Описи на справи постійного зберігання підприємства, можуть складати з двох варіантів з урахуванням їхньої структури та прийнятої форми діловодства. На підприємствах, із невеликим числом підрозділів, використовують централізовану форму діловодства; доцільно складати зведену опис попри всі справи постійного зберігання за певний період. Опис, що складається щороку й є частиною єдиної зведеної опису, називається річним розділом опису і складається з заголовного аркуша, початкового аркуша, описових статей і підсумковій записи. Якщо опис вносяться поспіль справи з змістом потребують і однаковими назвами, то заголовок першого їх вказується повністю, а замість інших аналогічних заголовків в опису пишеться слово «те ». Описи ведеться до того часу, поки документи ні передано у архів чи число одиниць зберігання, записаних в опис, не досягне чотиризначної цифри. Наступна опис має самостійну нумерацію. Закінчені опису посвідчуються обличчям, відповідальних діловодство, а річні розділи описів при цьому візуються керівником підприємства міста і підписуються головою експертної комісії. Річні розділи описів матеріалів постійного зберігання складаються чотири примірниках. Два примірника посилаються в архівний орган затвердження. Одне з цих примірників, затверджений архівним органом, повертається на підприємство. Описи на документальні матеріали тривалого зберігання складають у двох примірниках, що залишаються для підприємства. Описи на документальні матеріали з приводу особового складу і спеціальну документацію складаються кілька років із триваючою нумерацією справ. У цьому опису з особового складу посвідчуються інспектором з кадрів. Усі скорочення, прийняті опису, обов’язково мають бути. Скорочені слова мають в алфавітному порядку. Описи документальних матеріалів постійного насилля і тривалого зберігання друкують на пишучої машинці. В усіх випадках відбитки повинні прагнути бути чіткими, светоустойчивыми і несмазывающимися. Закінчену опис вставляють в тверду обкладинку і переплітають. Річні розділи опису не підшивають і переплітають, а зберігають для зручності користування у папці з клапанами і зав’язками. Для організації зберігання, обліку, і практичного використання закінчених діловодством документів для підприємства створюється архів. Архів підприємства приймає документи тільки після здійснення експертизи. Закінчені діловодством матеріали залишаються у протягом року у структурному підрозділі для поточної довідкової роботи. Прийом архівом документальних матеріалів з інших організацій оформляється актом здачі матеріалів. Усі, накапливающиеся у процесі діяльності підприємства або його структурних підрозділів, становлять документальний фонд підприємства, і, тому назва підприємства водночас є назвою документального фонду. Архів підприємства веде облік документальних матеріалів по фондам і одиницям зберігання. Задля більшої схоронності документів періодично у терміни, встановлювані керівником підприємства, але з менше десь у 10 років проводиться перевірка наявності і стан матеріалів. З цією метою наказом керівника підприємства створюється спеціальна комісія. З метою найбільш повного розкриття змісту документів, які у архіві, створюються каталоги документальних матеріалів. Каталог є довідником про всіх матеріалах, наявних у архіві. Залежно від змісту документів каталоги може бути предметними, тематичними, систематичними, по номенклатурі справ України та ін. Для розкриття змісту одиниць зберігання, сформованих з постанов, протоколів та інших документів, складаються покажчики змісту документальних матеріалів. Покажчики може бути тематичними, предметними, хронологічними і іменними. Категорично забороняється видавати документальні матеріали, які у архіві, до роботи поза організації. Видача документів з архіву роблять лише з розпорядження головного бухгалтера. У разі місце виданого документа займає лист-заместитель, а місце виданого справи — карта-заместитель. У заступників вказується коли, кого і який термін видано документ (чи справа), назва документа (справи), кількість виданих аркушів, розписка одержувача. З що зберігаються документів архів підприємства видає архівні довідки, копії та витягу. Архівної довідкою називається складання архівом і офіційно завірене підприємством письмове повідомлення у тому, які відома і у яких саме документах, які у даному архіві, є сутнісно запиту. Довідки може бути біографічними, що містять відомостей про певному особі, й тутешніми тематичними, які містять дані по якомусь питання чи темі. У тематичної довідці виклад дається в хронологічному порядку подій. Усім підприємствам, і установам довідки видаються основі письмового запиту. Окремим громадянам можуть видаватися архівні довідки біографічного характеру: про виробничий стаж, про мінімальну зарплату, про спеціальну освіту і т.п.

Такі довідки видаються виходячи з письмових заяв, у яких має бути точно зазначено, для якої мети або заради пред’явлення у який установа потрібно архівна довідка. Якщо архівна довідка складається виходячи з незаверенных документів, то у ній вказується: «незавершене копія », «непідписаний наказ «тощо. Архівні довідки складаються по встановленої формі. Ніякі відомості, котрі виступають поза межі запиту, в архівну довідку не включаються. Архівна копія дослівно відтворює весь текст справжнього документа, що зберігається архіві. Така копія завіряється. Архівної випискою називається дослівне відтворення частини тексту документа, стосується певному питання, факту чи особі. Архівна виписка завіряється і є посвідчення те, що оригінал зберігається в даному архіві. Справжні особисті документи, наприклад, свідоцтво про присвоєння кваліфікації, незатребувані свого часу трудові книжки, видаються їх власникам виходячи з письмових заяв. Бажано, щоб приміщення, у якому зберігаються документи, було ізольоване з інших приміщень. Він повинен бути сухим, безпечним в пожежному відношенні і гарантовано від затоплення. Вікна першого поверху слід обробити металевими гратами. Ніяких печей і димоходів в приміщенні повинно бути. Висвітлення лише електричне. Розподільні щитки, запобіжні пробки і рубильники годі було встановлювати в архівному приміщенні. Приміщення архіву устатковується необхідними протипожежними засобами, а співробітників заздалегідь розподіляються обов’язки у разі пожежі. Що стосується пропажі чи загибелі документів наказом керівника організації створюється комісія з розслідування цих фактів і виявлення винних. У склад комісії мають включатися працівники незацікавлених організацій, міліції, пожежного нагляду житлово-комунальній організації та ін. Результати сумлінної роботи комісії оформляються актом, що затверджується керівником організації, а копія акта передається в податковий орган. Відсутні документи слід відновити. Головний бухгалтер чи інший посадова особа організації вправі з вирішення і у присутності представників органів, які виробляють вилучення документів, зняти з нього копії із зазначенням основи, а дати вилучення. Вилучення первинних дисконтних документів, регістрів бухгалтерського обліку, документів, які свідчать щодо фінансово-господарської діяльності організації та про плановане скоєнні злочині, здійснюється з участю понятих і, зазвичай, у присутності законного представника організації. Вилученню підлягають копії документів, які підписуються представником бухгалтерії і посвідчуються печаткою організації. Про виробництво вилучення документів складається акт, у якому перераховуються вилучені документи, чи до акту додається опис з точним зазначенням найменування, кількості і індивідуальних ознак документів. Усі вилучені документи пред’являються зрозумілим та представнику організації, що має вироблено вилучення, що робиться запис в акті. Акт підписується співробітником органів, які виробляють вилучення документів, понятими і представником організації, що має вироблено вилучення. Копія акта про вилучення вручається організації, що має вироблено вилучення, під розписку. Там, коли є достатні підстави вважати, що оригінали документів знищать, заховані, виправлені чи замінені, може здійснюватися вилучення справжніх документів. При вилучення зазначених документів з нього виготовляються копії, що передаються організації, у якому вони вилучаються. Відповідальність за втрату органами дізнання, слідства, суду оригіналів документів настає відповідно до чинним законодавством Російської Федерації. При відмову представника організації, що має вироблено вилучення, від підписи чи запевняння печаткою копій вилучення документів і майже отримання копії акта про вилучення документів (копій) звідси виробляється запис в акті вилучення чи складається окремий акт, удостоверяемый підписами посадових осіб, які виробляють вилучення документів, і понятыми.

На жаль, доводиться констатувати, що бухгалтерські архіви в організаціях здебільшого ведуться плохо.