Как оформити первинні документи, щоб уникнути санкцій

Как оформити первинні документи, щоб уникнути санкций

Д.В. Кислов, експерт журналу «Російський податковий кур'єр », канд. экон. наук.

Все господарські операції організації оформляються виправдувальними документами. Ці документи має бути складено з огляду на вимоги законодавства. Адже інакше відповідні витрати платника податків може бути не прийнято з метою оподаткування. Про найбільш типових помилках під час оформлення «первинки» про те, як його уникнути, читайте у статті.

Пункт 1 статті 252 НК РФ визначає, що видатками зізнаються обгрунтовані і документально підтверджені витрати. Тобто витрати, підтверджених документами, оформленими відповідно до законодавством Російської Федерації. З норм пункту 1 статті 11 НК РФ, під законодавством Російської Федерації у разі слід розуміти бухгалтерське законодавство. Таку позицію поділяють Федеральна податкова служба у листі від 05.09.2005 № 02−1-07/81 й Мінфін Росії у листах від 07.04.2006 № 03−03−04/1/327 і південь від 27.04.2006 № 03−03−04/1/404. У цих листах прямо зазначено, що первинні облікові документи, які складено відповідно до вимогами бухгалтерського законодавства, є які підтверджують документами й у цілей оподатковування прибутку.

Как наказує стаття 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерському обліку» (далі — Закон про бухгалтерський облік), все господарські операції організація повинна оформляти виправдувальними документами. Останні служать первинними дисконтними документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.

Обратите увагу: первинні документи приймаються до врахування, якщо вони складено по формі, котра міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Документи, форма що у цих альбомах не передбачена, повинні мати ряд обов’язкових реквізитів:

наименование і дату складання документа;

наименование організації, від імені якої складено документ;

содержание господарської операції, і її вимірювачі в натуральному і грошах;

наименование посад осіб, відповідальних скоєння господарської операції, і правильність її оформлення;

личные підписи зазначених лиц.

Следовательно, для будь-якого документа передбачена уніфікована форма, саме її й потрібно використовувати під час оформлення господарських операцій. Використання документа довільній форми кваліфікується як порушення законодавства. Те саме стосується й випадку, як у документі, форма якого передбачена в альбомах уніфікованих форм, відсутні обов’язкові реквізити.

Какие санкції загрожують фірмі, якщо первинні документи оформлені з нарушениями Статья 120 таки Податкового кодексу передбачає відповідальність за грубе порушення організацією правил обліку доходів населення і (чи) витрат і (чи) об'єктів оподаткування. Покарання — штраф 5000 крб., якщо порушення припадають на одному податковому періоді, чи 15 000 крб., якщо порушення відбувалося протягом кількох податкових періодів. Та якщо самі діяння призвели до у себе заниження податкової бази, то штраф становитиме вже 10% від суми несплаченого податку, але з менш 15 000 крб. У цьому під грубих порушень правил обліку прибутків і витрат розуміється, зокрема, відсутність первинних документів, рахівниць-фактур чи регістрів бухгалтерського обліку.

Если необхідні первинні документи фірма оформлені, але у них містяться окремі недоліки, відповідальність за грубе порушення правил обліку доходів і (чи) витрат і (чи) об'єктів оподаткування не застосовується. Проте помилково вважати, що первинні документи можна складати абсолютно довільно. Адже того, наскільки правильно оформлені такі документи, у що свідчить залежить обгрунтованість подтверждаемых витрат.

Если вимоги законодавства оформленню первинних документів не виконані, то при податкову перевірку відповідні витрати неможливо знайти прийнято з метою оподатковування прибутку, оскільки де вони підтверджені документально.

В цій ситуації у платника податків виникне недоїмка з податку. З іншого боку, організації доведеться заплатити пені, і навіть штраф за 57-ю статтею 122 НК РФ в розмірі 20% від суми несплаченого податку.

ПРИМЕР.

ООО «Альфа» придбало й оплатило у вересні 2006 року документ-бланк у сумі 29 500 крб. (включаючи ПДВ 4500 крб.). Постачальник видав організації рахунок-фактуру і накладну. Причому накладна на канцтовари було виписано за формі № ТОРГ-12, але в бланку застарілої форми.

Бухгалтер ТОВ «Альфа» прийняв документи до врахування. З підпункту 24 пункту 1 статті 264 НК РФ видатки документ-бланк входять у склад інших витрат, що з виробництвом і які реалізацією. Тому податкову базу з податку прибуток за 9 місяців 2006 року зменшено на 25 000 крб. (вартість канцтоварів з відрахуванням ПДВ).

Предположим, у квітні 2007 року у ТОВ «Альфа» було проведено виїзна податкова перевірка. Перевіряючий інспектор звернув увагу до неправильно оформлену накладну і вважав, організація вони мали права врахувати вартість канцтоварів у складі витрат, які зменшують оподатковуваний прибуток.

По результатам перевірки було нараховані:

налог з прибутку — 6000 крб. (25 000 крб. x 24%);

пени з податку прибуток — 400 крб.;

штраф через несплату (чи неповну сплату) прибуток внаслідок заниження податкової бази, сума якого складають 20% від несплаченої податок (п. 1 ст. 122 НК РФ), — 1200 крб. (6000 крб. x 20%).

Итого 7600 крб. (6000 крб. + 400 крб. + 1200 крб.).

Как оформити первинні документи у різних ситуациях В практиці фінансово-господарську діяльність нерідко виникають ситуації, які чинне законодавство регламентує над повною мірою. Тому, щоб уникнути помилок під час оформлення первинних документів, треба зазначити, які конкретної випадку є офіційні роз’яснення. Розглянемо ситуації, що викликають у платників податків найбільше питань.

Документы складено іноземною языке Первичные облікові документи, які складено іноземною мовою, повинен мати переклад. Так було в листі ФНП Росії від 10.12.2004 № 03−1-08/2472/16 говориться про тому, що ідентифікувати показники рахунки-фактури, заповнені іноземною мові, з відповідними показниками первинних дисконтних документів, оформлених російською, виходячи з яких здійснюється відвантаження товарів (робіт, послуг), неможливо. Отже, податковий орган немає права підтвердити правомірність і обгрунтованість відрахувань сум ПДВ, вказаних у счете-фактуре, окремі показники якого заповнені на іноземною мовою. Мінфін Росія також згоден, що переклад первинних документів російською мовою обов’язковий (див., наприклад, листа від 04.04.2005 № 03−03−01−04/1/148). Отже, якщо в організації будь-які документи, що підтверджують витрати, залишаються російською мовою, це були відповідні витрати не беруться до визначенні податкової бази податком з прибутку.

Предположим, що переклад документів російською мовою організація є. Які вимоги висуваються до такому перекладу? Чи має він бути завірений нотаріально?

В листі Мінфіну Росії від 20.03.2006 № 03−02−07/1−66 роз’яснюється, що чинне законодавство Російської Федерації не регламентує порядок перекладу первинних дисконтних документів з іноземних мов російською. Такий переклад може виконати як професійний перекладач, і співробітник фірми. Тому організація вправі самостійно визначити обличчя, який зробить переклад первинних дисконтних документів російською мовою.

Расходы перевести первинних документів, є ділової документацією організації, з іноземних мов можна взяти в зменшення оподатковуваного прибутку. Підстава — підпункт 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.

Использование факсимиле

Минфин Росії у тому-таки листі від 26.10.2005 № 03−01−10/8−404 зазначив, як і законодавство про бухгалтерський облік, і законодавство про податки і зборах коштів використання факсимільного відтворення підписи під час оформлення первинних документів і майже рахівниць-фактур.

Не менш категоричні і працівники податкові органи. Вони вважають, що використання факсимільного відтворення підписи й печатки з допомогою механічного чи іншого копіювання на счете-фактуре заборонена (див., в частковості, лист ФНП Росії від 14.02.2005 № 03−1-03/210/11 і лист МНС Росії від 21.04.2004 № 03−1-08/1039/17).

Подтверждение факту командировки

Обратимся до листа Мінфіну Росії від 06.12.2002 № 16−00−16/158. Що стосується оформлення відряджень тут зазначено, що може видати наказ (інший розпорядливий документ), у якому встановлено перелік документів, є основою напрями працівника в службову відрядження. У частковості, це то, можливо наказ про відряджанні (форма № Т-9 чи № Т-9А) і (чи) командировочне посвідчення (форма № Т-10). На думку фахівців фінансового відомства, паралельне складання цих двох документів за одним й тому факту господарську діяльність недоцільно. Хоча обидва закони передбачені в цьому альбомі уніфікованих форм.

В іншому листі Мінфіну Росії — від 28.10.2005 № 03−03−04/2/90 наводиться думка, що й наказ керівника організації про відряджанні працівників оформлений по уніфікованої формі № Т-9а, то тут для підтвердження витрат у цілях оподатковування прибутку Основних напрямів багато і оформляти командировочне посвідчення необов’язково.

Отметим, що на даний час і стаття 252 таки Податкового кодексу дозволяє мати у ролі виправдувальних документи, побічно що підтверджують вироблені витрати (зокрема і віддав наказ про відрядженні).

Однако, на думку автора, до такого допущенню треба ставитися вкрай обережно. Для визнання у податковому обліку відрядних витрат організація повинен мати документ, дозволяє однозначно очікувати, що працівник справді був у відрядженні. Наказ керівника організації про відряджанні працівника ним перестав бути. Адже відрядження можна було відкладена чи скасовано. З іншого боку, працівник міг перебувати у ній менше днів, ніж це обумовлено наказом про відряджанні.

Таким чином, щоб надалі повністю уникнути суперечок з податковими органами, доцільно мати на руках командировочне посвідчення з оцінками тих організацій, куди поїхав у відрядження працівник.

Списание ГСМ

ГСМ списуються виходячи з касових чеків, отримані від АЗС, і шляхових листів, складених по уніфікованої формі № 3 «Подорожній лист легкового автомобіля». Вона затверджена постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 № 78.

В відповідно до пункту 2 постанови форма № 3 обов’язкова для юридичних осіб всіх форм власності, здійснюють діяльність із експлуатації автотранспорту. Відповідно до вказівкам щодо застосування і заповнення даної форми вона є первинним документом з обліку роботи легкового автотранспорту. Дорожній лист видається лише на день чи зміну. На довший його можна зробити лише у разі відрядження, коли водій виконує завдання на протягом періоду, перевищує одну добу (зміну).

Однако Мінфін Росії у тому-таки листі від 20.02.2006 № 03−03−04/1/129 роз’яснив, що форму для № 3 обов’язкова тільки для автотранспортних організацій. Решта організації можуть розробити свою форму колійного аркуша чи іншого документа, що підтверджує вироблені витрати на вигляді ПММ. У цьому формі повинні утримуватися все обов’язкові реквізити, передбачені пунктом 2 статті 9 закону про бухгалтерський облік.

В пойменованому листі Мінфін Росії зазначив, що шляховий лист, розроблений організацією, можна складати протягом місяця, якщо вона періодичність дозволить забезпечити належний облік відпрацьованого водієм часу й витрати ПММ. І тут щомісяця складені шляхові листки будуть підтверджувати вироблені витрати.

Кроме того, на утвердження обгрунтованості витрати ПММ у формі колійного аркуша, самостійно розробленої організацією, обов’язково має бути відбито інформацію про конкретному маршруті і пункт призначення. Якщо такі дані відсутні, організація зможе довести, що автомобіль побутував у службових цілях, отже, і документально підтвердити Витрати ПММ з оподаткування прибутку.

Аналогичная позиція відбито у ряді листів Мінфіну Росії, наприклад, у листах від 16.03.2006 № 03−03−04/2/77 і зажадав від 07.04.2006 № 03−03−04/1/327.

Как виправити первинні документы

Как бути, тоді як первинному документі все-таки допущено помилку? Звернімося до закону про бухгалтерський облік. У пункті 5 статті 9 записано, що виправлення в первинні документи можна вносити лише з узгодження з учасниками господарських операцій. Причому виправлення повинні прагнути бути підтверджені підписами осіб, які запевнили цих документів. До того ж обов’язково має бути проставлено дата внесення виправлень.

Многие бухгалтери при виправленні помилок користуються спеціальним коректором. Цього робити в жодному разі не можна. Як у пункті 4.1 Положення документи і документообігу у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 № 105, в первинних документах підчистки і неоговоренные виправлення не допускаються.

Неверные дані слід акуратно закреслити, а поруч вписати правильні. З іншого боку, виправлення помилки має супроводжуватись написом «Виправлено» і підтверджуватися підписами відповідних на осіб із зазначенням дати внесення. Така вимога пункту 4.3 Положення документи і документообігу у бухгалтерському обліку.

В касових і банківських документах заборонена ніяких виправлень. Про це мова й у Законі про бухгалтерський облік, й у Положенні ведення бухгалтерського обліку, і бухгалтерської звітності Російській Федерації, затвердженому наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н.

Список литературы

Для підготовки даної роботи було використані матеріали із сайту internet.