Коммуникации у системі управления

Перегортай ниже!

1.

ВВЕДЕНИЕ

.

1.1. Обгрунтування і актуальність обраної теми За визнанням, комунікації величезне значення для успіху роботи і представляють жодну з складних проблем менеджменту. Фактично це свого роду «кровоносна система» єдиного організму фірми. Ефективно які працюють керівниками вважають тих, хто ефективним у комунікаціях. Менеджери повинні досконало володіти мистецтвом комунікації, оскільки, умовно кажучи, виконують роботу «чужими руками». Роль комунікацій очевидна як у малих фірмах, і у потужних компаніях і корпораціях. Від ефективності комунікаційних зв’язків і взаємодій залежить не лише підприємства, як господарюючого суб'єкту на ринку, але й людей, працівників даному підприємстві, але в глобальному рівні, і добробут країни загалом. Досвід як Російських, і закордонних компаній показує, що ефективність комунікацій залежить, передусім, від психологічного настрою колективу. Там де керівник використовує метод «батога і палиці» спостерігається знервованість і розрізненість колективу, а наслідком цього — погана продуктивності праці, висока плинність кадрів, відсутність ініціативності, постійні плітки, заздрість сусідам т.п. Всі ці факти що неспроможні привести нічого іншому крім загасання підприємства міста і зрештою навіть банкрутства. Але якщо керівник проводить збори на колективі, де обговорюються ті чи інші проблеми розвитку, застосовує методи заохочення за ініціативу, працю й т. п., створює умови для вільного висловлювання свою думку, нехай навіть збігається з думкою керівництва, то цьому випадку персоналу легко працювати цьому підприємстві. Люди усвідомлюють у разі свою значимість і намагаються використовувати весь свій потенціал і інтелект для досягнення процвітання організації. Такою підприємстві співробітники впевнені у своїй майбутньому, у цьому, що й проблеми можна відкрито обговорити зборах, внести якісь ідеї, які вони морально і матеріально винагороджені. Таким підприємствам легше винести економічні та політичні кризи країні, т. до. в споєному колективі співробітники допомагатимуть одна одній пережити труднощі. Усе це віддавна усвідомили закордонні та багато вітчизняних менеджери. Але як домогтися ефективних комунікацій? Як придбати навики й уміння управляти комунікативними процесами? — ось головні запитання, які турбують сучасних російських керівників. У межах вищесказаного актуальність обраної теми підкреслюється досвідом зарубіжних і вітчизняних керівників, їх зацікавленістю в вивченні комунікаційних зв’язків та його ефективному развитию.

1.2. Розвиток комунікацій у системі керування Бо у нашій країні появу Мельниченка і становлення комунікацій (як і всього менеджменту) сталося нещодавно (10 років — це невелике період), то величезну роль подальшому розвитку грає правильний підхід до вивченню досвіду компаній зарубіжних і сучасних російських підприємців. У Росії її комунікації зазнали корінну зміну. Від адміністративнокомандної системи країна різко перейшла до ринкових відносин. Коли раніше управління підприємством переважно полягала у тому, що з керівництва підлеглих надходили накази, які можна було уточнити, не обговорити, ініціативність каралася, а кмітливі працівники було неможливо просунутися службовими щаблями, то сьогодні керівники воліють інший підхід до роботи з підлеглими. Ініціативність тепер вітається, проводяться загальні колективні зборів, у яких обговорюються проблеми розвитку фірми, вислухуються прохання, пропозиції підлеглих, застосовуються як моральні, а й матеріальні заохочення. Природно в обох описаних мною ситуаціях є винятку. Так при командно-адміністративної системі були підприємства з налагодженими комунікаціями, але переважали переважно з розрізненими комунікативними потоками, без зворотного зв’язку та т.д. Ось і тепер є фірми, де організація керівництва перебуває в низький рівень, помилково побудовано комунікації. У цьому роботі характеризуються як погані комунікації (у тому, щоб усвідомити, як і треба керувати підприємством), і ефективні комунікації, налагоджені потоки і зворотні связи.

2. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА: «КОМУНІКАЦІЇ У СИСТЕМІ УПРАВЛЕНИЯ».

2.1. Комунікації - поняття, види, їх характеристика Комунікація (латів. communicatio), буквально що означає «загальне» чи «поділюване усіма». У практичному плані - це процес обміну ідеями і інформацією між двома і більше людьми, що веде до взаємному розумінню. Цілі комунікацій:. Забезпечення ефективного обміну інформацією між суб'єктами і об'єктами управління.. Удосконалення міжособистісних взаємин у процесі обміну.. Створення інформаційних каналів обмінюватись інформацією між окремими працівниками та групами і координації їх завдань і безкомпромісність дій.. Регулювання і раціоналізація інформаційних потоків. Комунікації поділяються ми такі види: міжособистісні чи організаційні комунікації з урахуванням усного спілкування; комунікації з урахуванням письмового обміну. Міжособистісні комунікації своєю чергою діляться на: формальні чи офіційні. Дані Комунікації визначаються політикою, правилами, посадовими інструкціями певної організації та здійснюються за формальним каналам; неформальні комунікації, які йдуть загальними правилами певної організації; здійснюються відповідно до усталеним системі особистих відносин між працівниками організації. Типова інформація, передана каналами неформальних комунікацій: майбутні скорочення виробничих робочих, нові заходи для покаранням за запізнення, зміна у структурі організації, прийдешні переміщення і підвищення, докладний виклад спору двох керівників на останньому нараді на збуті, кому призначає побачення після праці та т. буд. Серед формальних організаційних комунікацій виділяють: вертикальні, коли така інформація переміщається з однієї рівня ієрархії на інший; горизонтальны між різними підрозділами, призначених для координації діяльності різних підрозділів. Вертикальні комунікації своєю чергою поділяються на: висхідні, коли така інформація передається знизу вгору (з нижчих рівнів на вищі). Цей тип комунікацій містить інформацію, необхідну менеджерів з оцінки тієї сфери діяльності, яку вони несуть відповідальність; спадні, здійснювані згори донизу. Цей тип комунікацій безпосередньо пов’язані з управлінням Мінпаливенерго і контролювати працівниками. Міжособистісні комунікації ділять на: вербальні (словесні); невербальні, покликані здійснити обміну інформацією не залучаючи слів, приміром, із допомогою жестів, інтонацій голоси, міміки і т.д. Вербальні і вербальні форми комунікацій який завжди і обов’язково виключають одне одного. Зазвичай, інтерпретація одержувачем послання будується як на словах, а й у таких елементах, як жерсть! і виразу обличчя. що супроводжують слова передавальної стороны.

2.2. Комунікаційний процес, поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика Комунікаційний процес — це процес обміну інформацією між двома чи більш людьми. Його мета — забезпечити передачу й розуміння інформації, що є предметом обміну. Якщо взаємне розуміння не досягається, то комунікація все-таки відбулося, отож, що обидві сторони грають у ній активну роль. Комунікаційний процес — це взаємодія сукупності елементів. Існує чотири базових елемента комунікаційного процесу: 1. Відправник — обличчя, котре генерує ідею чи собирающее інформації і передавальне її; 2. Повідомлення — безпосередньо інформація; 3. Канал — засіб передачі (усна передача, наради, телефонні переговори, письмова передача, службові записки, звіти, електронна пошта, комп’ютерні мережі); 4. Одержувач (адресат) — обличчя, якому призначена інформація, і яке інтерпретує її. Комунікаційний процес обміну інформацією між включає взаємозалежні етапи: 1. Зародження ідеї, або відбір інформації; 2. Вибір каналу передачі; 3. Передача повідомлення; 4. Інтерпретація повідомлення. Наприклад, генерального директора торгової фірми вирішив обговорити з менеджерами магазинів питання про стан і поліпшення якості торгового обслуговування населення в нараді. У разі генерального директора — відправник, яка має зародилася ідея; інформацію про стані людини і поліпшенні якості торгівлі - повідомлення; нараду — це канал інформації; одержувачі — менеджери магазинів, які інтерпретують повідомлення з допомогою цього ж наради дають зворотний зв’язок генерального директора. При організації комунікаційних мереж для підприємства необхідно хочуть враховувати специфіки різних типів і каналів комунікацій кожному з етапів комунікаційного процесу. Формування комунікаційних процесів, і навіть вибір засобів і каналів комунікацій здійснюються для підприємства після проектування його організаційної структури відповідно до обраної сферою діяльності, прийнятої виробничої програмою і структурою менеджменту. Комунікаційні рішення, містять регламент комунікаційних процедур, повинні встановлюватися кожному за ієрархічного рівень менеджменту і доводитися до конкретної посадової лица.

2.3. Інформації в комунікаційному процесі Інформація — предмет праці процесі управління; є способом комунікації для людей. Інформація, використовувана для комунікаційного управління, підрозділяється на: базову, формовану незалежно від даної управлінської завдання; поточну, регулярну чи разову, спеціально що збирається для даної управлінської завдання. Поточна інформація, своєю чергою, підрозділяється на: документовану, фиксируемую в документах (рахунках, дисконтних, бухгалтерських та інших документах); недокументированную (телефонні розмови, наради, міжособистісні контакти, плітки тощо. буд.) По аспектам комунікаційного управління інформація класифікується економічну, організаційну, соціальну, технічну. Розвиток інформаційними потребами організацій істотно змінило вимоги до інформаційного забезпечення комунікаційних процесів. 2.4. Міжособисті й організаційні комунікації, поняття, перепони, їх характеристика. Міжособистісні комунікації - це комунікації, які відбуваються для людей. Організаційні комунікації - це комунікації, які відбуваються всередині організації між її співробітниками. Міжособистісні комунікації може бути як співробітників однієї фірми, і співробітників різних фірм, наприклад, фірм-партнерів. Організаційні комунікації зачіпають тільки один конкретну фірму і містять у собі частина міжособистісних комунікацій, які виникають між співробітниками даної фірми. У водночас міжособистісні комунікації містять у собі організаційні комунікації. Таким образів, перепони, які під час міжособистісних і організаційних комунікаціях, за своєю сутністю практично нічим немає друг від друга. Комунікація вважається успішною, якщо одержувач інформації розуміє її зміст адекватно тому змісту, що у неї вкладає відправник, т. е. Менеджер. Інакше має місце безуспішна комунікація. Чинники, які зменшують можливості успішної комунікації, називаються комунікаційними бар'єрами (перешкодами). Розрізняють комунікаційні бар'єри макро — і мікрорівня. Макробарьеры комунікацій перешкоджають успішної комунікації загалом. До таких бар'єрам ставляться:. перевантаження інформаційних мереж, і спотворення інформації;. потреба в дедалі більше складної інформації;. інтернаціоналізація ділових контактів, і зростання ролі іноземної мов тощо. Микробарьеры комунікацій перешкоджають успішної комунікації у конкретних вузьких сферах. До них належать:. ставлення джерела (відправника) інформації до одержувачу (адресата);. ставлення адресата до джерела інформації;. сприйняття одержувачем інформації багатозначних слів;. відсутність зворотний зв’язок. Усі перепони, що у процесі міжособистісних і організаційних комунікацій теж можна у вигляді схеми. (Схема 1) Утруднюють комунікації також упереджені уявлення людей, заперечливі нові театральні ідеї з їх новизну, здавалося б з першого погляду сумнівною чи з стійкого думки, породженого певними умовами (стереотипи). Через війну спотворюється сприйняття повідомлення, уповільнюється, і спотворюється процес зворотний зв’язок, знижується результативність даного сообщения.

Схема 1. Класифікація перепон у процесі комунікацій. [pic].

2.5. Ефективність комунікацій в менеджменті Ефективність комунікацій вказаних у параграфі 2.1. видів різна. Дані зарубіжних досліджень показують, що результативність горизонтальних зв’язків сягає 90%, вертикальних — 20−25%, (т. е. стільки що йде від дирекції інформації сягає робітників і правильно розуміється ними). Інакше кажучи, виконавці здатні реалізувати своїх функцій, маючи лише п’ятого частиною призначеної їм інформації. Недостатню ефективність вертикальних як висхідних, так і спадних комунікацій підтверджують дані про те, що найближчий начальник робочих (бригадир), залишаючи кабінет першого керівника підприємства, виносить лише 30% інформації, а управляючий цехом — близько сорока%. Комунікації знизу вгору ще більше неефективні, оскільки до начальства доходить не понад десять% інформації. Це переконливо свідчить про існування невикористаних резервах у створенні комунікацій, можливостях їх якісного поліпшення. Успіх комунікаційних процесів органічно пов’язані з нормами етичного поведінки, як з боку одержувача, і із боку відправника інформації. Також особливу роль ефективності комунікацій грає побудова повідомлень. Необхідно дотримуватися при побудові повідомлення таку послідовність: від посиленої уваги до інтересу, від інтересу до основних положень, від нього — до запереченням України і питань, далі до висновку і заклику до дії. Щоб запобігти ситуації бути незрозумілим співрозмовником, слід йти до простоті повідомлення, використовувати словниковий склад повсякденної промови навіть за спілкуванні з освіченим і проникливим людиною. Одночасно слід враховувати, що до собі підірвати, якщо спробувати навести лише одне помилковий чи спотворений факт із сотні, хоча 99 можуть відповідати дійсності. Російські менеджери виділяють Десять Заповідей успішної комунікації. 1. Перед комунікацією чітко визначте ідеї, вкладені в послання. 2. Проаналізуйте справжню мета кожної комунікації. 3. Проаналізуйте все фізичну й людське оточення за будь-якої комунікації. 4. Проконсультуйтесь коїться з іншими у разі планування комунікації. 5. Зверніть найпильнішу увагу на інтонацію й основне зміст повідомлення. 6. Скористайтеся можливостями, що вони видаються, включити в повідомлення щось корисне та цінне щодо його одержувача. 7. Постійно тримайте до поля зору те, як спрацьовує комунікація. 8. Встановлюйте комунікацію як сьогодні, а й у завтра. 9. Домагайтеся, щоб справи установки не суперечили словами. 10. Учіться вмінню слухати іншого. Слід зазначити, що незадовільний стан внутриорганизационных комунікацій загрожує серйозні наслідки, зокрема, психологічного характеру й у адміністрації, й у рядових працівників. Досвід видатних менеджерів, практика функціонування процвітаючих компаній свідчить у тому, що ефективне керівництво вимагає отлаженных коммуникаций.

Прийняття рішень, інноваційна політика, створення сприятливого психологічного клімату, стимулювання людей — все це потребує детальної інформації. І коли її немає, коли запановує інформаційний хаос, організації загрожує крах. 3. ПРАКТИЧНА ЧАСТИНА: «ХАРАКТЕРИСТИКА І ДОСВІД РОБОТИ РОСІЙСЬКОЇ ФИРМЫ 000.

«АГАТ-ТУР».

000 «Агат-Тур» існує російському ринку вже 6 років. Статутний діяльністю є надання туристичних послуг, і навіть екскурсійних поїздок столицею Росії - Москві. У штаті фірми працює 6 провідних менеджерів, у підпорядкуванні яких міститься від 2 до запланованих 4 молодших менеджерів і помічників. Ці співробітники утворюють 6 відділів 000 «Агат-Тур» Очолює фірму Генеральний директор, у підпорядкуванні яка має понад 25 відсотків людина. Щомісяця (наприкінці місяця) старші менеджери у вигляді доповідають про виконану роботу керівнику організації. Також у цьому доповіді можливі пропозиції, побажання, прохання як самих старших менеджерів, і тих менеджерів, які наводяться в них у підпорядкуванні. Попередньо прохання й інтереси молодших менеджерів обговорюються зі своїми начальниками — провідними (старшими) менеджерами. У такий спосіб фірмі організовані висхідні вертикальні комунікації. Керівник, розглянувши, доповіді менеджерів, на початку наступного місяці організовує з допомогою секретаря збори, у якому в кожному пункту доповідей наказує подальшу роботу, і навіть розпоряджається і передає інформацію, який надійшов щодо нього із зовнішнього середовища. А на цьому зборах присутній головний бухгалтер фірми щоб одержати інформації про вироблених витратах чи майбутніх витратах, доходи і т.п. Таким чином налагоджені вертикальні спадні комунікації. Горизонтальні комунікації в 000 «Агат-Тур» переважно протікають неформальним образів, безпосередньо через спілкування співробітників. Якщо одному відділу необхідна якась інформація від іншого відділу, то такий запит і що надійшла у відповідь інформація проходить через керівника фірми, створюючи таку схему:

Відділ, А Керівник Відділ У запит розглянутий запит розглянутий відповідь відповідь Схема 2. Також спадні і висхідні комунікації здійснюються на щорічних зборах всього колективу 000 «Агат-Тур», де обговорюються успіхи, досягнення, невдача Італії й перспективи як фірми і співробітників. Неформальні комунікації поширюються на святкуваннях днів народжень, зустрічі «року», «8 Березня» колективних поздоровленнях з новонародженою дитиною. Щороку до організації відзначається «дня народження ОOO «Агат-Тур» — дата реєстрації. На дані заходи прийнято збиратися всім колективом. На фірмі організуються спільні поїздки до екскурсійні тури Росією, де половина вартості путівки оплачується фірмою. Такий системою комунікацій керівник огородив себе зайвих пліткою і пересудів, організував ефективну передачу формальної (ділової) інформації між відділами, скоротив, наскільки може бути, відплив інформації. У водночас забезпечив увагою своїх підлеглих і надав різні шляхи для «зворотний зв’язок». Також підлеглі з допомогою таку організацію комунікацій бачать у начальників не лише наказуючих керівників, а й просто людей; це досягається на колективних праздниках.

4. ВИСНОВОК: ВИСНОВКИ, ПРОПОЗИЦІЇ І РЕКОМЕНДАЦІЇ, СПРЯМОВАНІ НА.

ПОДАЛЬШЕ УДОСКОНАЛЕННЯ СИСТЕМИ КОМУНІКАЦІЙ У УПРАВЛЕНИИ.

Підбиваючи підсумки з упевненістю сказати; що здійснення комунікацій — це що з'єднує процес, необхідний будь-якого важливого управлінського дії, у якому роль менеджера одну з найважливіших. Насамперед менеджер може бути відмінним психологом, котрі можуть вгадати найменші зміни настрої колективу Психологічний чинник — одне з найважливіших чинників успішних комунікацій. По-друге, менеджер повинен мати ораторським майстерністю й умінням переконувати. Риторика спілкування в розвинених компаніях слід за одному із перших місць у розвитку комунікацій. Від уміння спілкуватися із підлеглими залежить передусім майбутнє підприємства, а разом із і майбутнє кожного окремо взятої співробітника. Менеджер мусить уміти знайти спільну мову із замкненими і необщительными людьми, соціальній та потрібну призупинити потік промови базік, щоб дати висловитися іншим співробітникам. Основні висновки з цій роботі можна як наступній таблицы.

Таблиця 1.

|Тип комунікацій |Етапи процесу |Канали комунікацій | | |комунікацій | | |Міжособистісні |Зародження ідеї, або отбор|Устная передача | | |інформації | | |За підсумками письмового |Вибір каналу передачі |Наради | |спілкування |інформації | | |Формальні |Передача повідомлення |Телефонні переговори | |Неформальні |Інтерпретація повідомлення |Письмова передача | | |одержувачем | | |Вертикальні |Реалізація повідомлення |Службові записки | |Горизонтальні | |Звіти | |Вербальні | |Електронна пошта | |Невербальні | |Комп'ютерні мережі |.

Отже, можна дійти невтішного висновку, що взаємної допомогу й кооперації керівництва та персоналу неможливо налагодити ефективну взаємодію комунікацій для підприємства. Як рекомендацій пропоную знамените висловлювання Л. Якокка: «Усі господарські операції за кінцевому счёте зводити до позначенню трьома словами: люди, продукт, прибуток. У першому місці стоять люди. Коли ви немає надёжной команди, те з інших чинників малий, що вдасться». Також, мій погляд, у організаціях слід розвивати і вдосконалити спадні формальні вертикальні комунікації, підвищувати ефективність неформальних комунікацій між керівниками і подчиненными.

5. БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК.

1. Батаршев А. В. «Організаторські і комунікативні якості особистості» (Для ділових людей). — Таллінна: Центр інформаційних і соціальних технологій «Регалис», 1998. 2. Кричевський Р. Л. «Якщо ви керівник» — М.: Видавництво «СПРАВА», 1996. 3. Ладанов І.Дз. «Практичний менеджмент» — М.; Видавництво «Элник», 1995. 4. Матвєєва А., Хорошавина М. «Сім нот менеджменту»: Настільна книга керівника / Під ред. У. Красновой й О. Привалова. — 2-ге вид. — М.: ЗАТ «Журнал Експерт», 1997. 5. «Менеджмент»: Дайджест основних розділів і тих / Під ред. О. К. Казанцева — Спб.: СПбГИЭА, 1997 6. «Менеджмент організації»: Навчальний посібник / Під ред. 3.П. Румянцевій, Н. А. Саломатина. — М.: ИНФРА-М, 1997. 7. «Основи менеджменту»: Навчальний посібник — 2-ге вид. — М.: Видавничий Будинок «Дашков і Ко», 2000. 8. «Основи підприємницької діяльності»: Навчальний посібник / Під ред. В. М. Власовой. — М.: «Фінанси і статистика», 1995. 9. «Управління організацією»: Підручник для вузів / Під ред. О. Г. Поршнева і ін. — 2-ге вид. — М.: ИНФРА-М, 1998. 10. Юкаева В. С. «Управлінські рішення»: Навчальний посібник. — М.: ИВЦ «Маркетинг», 1999.

ЗМІСТ 1.

Введение

.

1. Обгрунтування і актуальність обраної темы…1.

2. Розвиток комунікацій у системі управления…2 2. Теоретична частина: «Комунікації у системі управления».

1. Комунікації: поняття, види, їх характеристика…4.

2. Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика…6.

3. Інформації в комунікаційному процессе…8.

4. Міжособисті й організаційні комунікації: поняття, перепони, їх характеристика…9.

5. Ефективність комунікацій в менеджменте…11.

3. Практична часть.

Характеристика й досвід роботи російської фірми ТОВ «Агат-тур»…15.

4.

Заключение

.

Висновки, пропозиції з рекомендації, створені задля подальше вдосконалення системи комунікацій в управлении…17.

5. Бібліографічний список…19.