Организация служб діловодства

Организация служб делопроизводства.

Кирсанова М.В.

1. Організаційне побудова служби делопроизводства.

Существует три форми організації діловодства: централізована, децентралізована і смешанная.

При централізованої формі організації діловодства всі з обробці документів зосереджуються (централізуються) на єдиній для установи центрі — канцелярії, загальному відділі або в секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; причому у кожному їх виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не варто плутати децентралізовану форму організації діловодства, коли він делопроизводственные операції виконуються у різних структурних підрозділах установи, з організаційної структурою служби діловодства, має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи тощо. При змішаної формеоперации виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентрализованно (справочно-информационное обслуговування, зберігання документів, формування дел).

Форму організації діловодства вибирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування реєструють безпосередньо в підрозділах), а й у територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, у різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. Здебільшого установ і закупівельних організацій використовують змішану форму організації делопроизводства.

Наиболее раціональної формою організації окремих діловодних процесів і операцій є централізація, оскільки він позволяет:

снизить вартість діловодних операцій;

улучшить організацію праці діловодного персоналові та, зокрема, впровадити його нормування;

обеспечить спеціалізацію і взаємозамінність працівників;

использовать прогресивні і продуктивні технічні засоби;

обеспечить єдність організаційного й методичного керівництва.

В сучасних умовах повністю централізувати делопроизводственное обслуговування можна лише порівняно невеликих установах. У великих установах слід йти до доцільною централізації окремих функцій діловодства, як-от приймання і відправка документів, реєстрація і контроль виконання документів, стенографирование і друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво делопроизводством.

В невеликих установах, які мають загальних відділів, відділів діловодства, делопроизводственное обслуговування здійснює секретар-референт руководителя.

Если організація чи установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурне підрозділ, відповідальна за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства тощо. Діяльність цього структурного підрозділи відбивається у спеціально разрабатываемом становищі (див. прилож. 1.1).

С метою регламентації діловодного процесу, визначення прийомів і способів створення і методи обробки документів мають у організації відділи діловодства розробляють інструкції з діловодства, які засновуються наказом керівника установи (див. прилож. 1.2).

2. Поділ функцій між підрозділами діловодства і исполнителями

Основой організації праці діловодного персоналу є глибоке і чітке поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається у нормативні документи — положеннях про діловодних підрозділах і посадових інструкціях їх работников.

Положение про відділі діловодства розробляє керівник відділу й запевняє керівник установи. Положення про структурному підрозділі відділу розробляє керівник цього підрозділу спільно, з керівником відділу, а стверджує керівник відділу, керуючий справами чи керівник іншого підрозділи, до складу якої входить відділ делопроизводства.

Положение про відділі або його структурному підрозділі входять такі разделы:

общие становища;

основные функції і завдання;

обязанности, правничий та відповідальність керівника (цей пункт має місце у тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

организация роботи;

управление підрозділом.

Положение повинна утримувати чіткі формулювання, які припускають суперечностей у питанні тому, хто й що робити, кому підпорядкований тощо. Пункти становища, що визначають взаємовідносини відділу діловодства коїться з іншими підрозділами, мають бути узгоджені з тими подразделениями.

При розробці норму закону про відділі діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (за необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретними умовами роботи даного апарату управління та її діловодної службы.

Для кожного працівника відділу діловодства розробляється посадова инструкция, которая визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі і відданість забезпечує умови щодо його ефективнішої роботи (див. прилож. 1.3).

Инструкция складається з таких разделов.

Общая часть. Устанавливаются основні завдання працівника (наприклад, осн9вная завдання діловода — реєстрація документів), порядок заміщення посади (тобто. ким призначається і звільняється з посади даний працівник), професійні вимоги до працівника (рівень освіти буде, стаж роботи, повинен знати…, мусить уміти…), обличчя, якому безпосередньо підпорядкований працівник, основні документи і матеріалів, якими зобов’язаний керуватися працівник у своїй деятельности.

Функции работника. Определяются предмет ведення або ділянка роботи, закріплений за співробітником, перелік видів робіт, з яких складається виконання покладених функцій (наприклад, реєстрація документів може складатися з цих робіт, як заповнення карток, ведення картотеки, видача довідок і т.д.).

Обязанности работника. Указываются обов’язки, пов’язані з підготовкою документів, отриманням, обробкою й видачею інформації, які передбачають обов’язкове використання деяких форм і методів роботи (наприклад, періодичний контролю над формуванням справ у структурних підрозділах, проведення інструктажів тощо.), потребують дотримання термінів виконання конкретних дій, що визначають порядок виконання доручень, етичних норм, які необхідно дотримуватися у колективі. Іноді у цьому підрозділі описуються елементи технології виконуваних работ.

Права работника. Определяются права працівника щодо реалізації доручених йому функций.

Взаимоотношения (связи за посадою). Вказуються підрозділи і працівники, яких виконавець отримує ще й яким передає інформацію, терміни передачі, хто притягують до виконання тих чи інших документів, з ким вони погоджуються і т.д.

Оценка работы. Перечисляются критерії, дозволяють оцінити рівень виконання працівником своїх і обов’язків, використання правий і т.д. Основними критеріями є якість праці та своєчасність її выполнения.

Должностную інструкцію підписує начальник відділу діловодства й запевняє керівник чи заступник, який курує відділ делопроизводства.

3. Організація роботи секретаря-референта

Главная постать діловодного процесу — секретар-референт. Його найважливіша завдання, що реалізується і під час багатьох функцій, — надання максимальної допомоги керівнику та економія його времени.

Состояние діловодства і загальна культура обслуговування керівників, фахівців у значною мірою визначається якістю праці секретаря-референта, яке, в своє чергу, залежить від рівня її організації. Насправді секретар-референт або веде повністю (чи значною мірою) діловодство апарату управління чи великого структурного підрозділу цілому, виконуючи у своїй функції секретаря керівника, або виконує лише функції секретаря керівника. Переважає перший тип секретарско-референтской діяльності. Праця секретаря-референта характеризується широтою і розмаїттям виконуваних функцій і операцій. По-перше, секретарская діяльність вимагає вміння швидко переключатися з однієї виду роботи з інший: реєстрація документів, телефонні переговори, машинопис, роботу з факсом, прийом відвідувачів, і т.д. По-друге, секретар-референт протягом робочого дня спілкується з відносно великим колом осіб. По-третє, секретар-референт крім доручень безпосереднього керівника з роду своєї діяльності нерідко повинен виконувати доручення інших. Такий стан створює додаткові складнощі у роботі секретаря-референта, і тому його обов’язки, і права мали бути суворо визначено й закріплені в посадовий инструкции.

Наличие посадовий інструкції — найважливіша передумова раціональної організації секретарської діяльності. Розглянемо особливості посадовий інструкції секретаря-референта (див. прилож. 1.4).

В розділі «Загальні засади» може бути суворо обмежений коло осіб, яким безпосередньо підпорядкований секретар. Оптимальний рішення — безпосереднє підпорядкування секретаря-референта одній особі. Має бути наведено максимально повний перелік інструктивно-методичних документів, якими керується секретар-референт своєї діяльності, довідкових та інших пособий.

Следует визначити вимоги як до професійної грамотності секретаря-референта, до його професійному вмінню (наприклад, друкувати, оформляти документи, користуватися множної технікою, володіти комп’ютером і т.д.).

В розділі «Функції і завдання секретаря-референта» необхідна за спільний план викласти головних напрямків діяльності секретаря-референта. Например: прием і реєстрація документів; розгляд документів; контролю над виконанням документів; доставка документів; відправка всіх видів службової кореспонденції; приймання і передача телетайпограмм; прийом і що передача телефонограм; облік явки співробітників працювати; виконання машинописних робіт; організація прийому відвідувачів; ведення протоколів (стенограм) нарад у керівника; оформлення аркушів тимчасової непрацездатності; оформлення і реєстрація відрядних посвідчень; контролю над формуванням справ у підрозділах; контролю над станом робочого місця керівника; виконання доручень керівника і т.д.

С вичерпної повнотою слід визначити обов’язки секретаря з кожної з виконуваних ним функцій (діловодство, машинопис, зв’язок, прийом відвідувачів, обслуговування керівника тощо.). При перерахування обов’язків, які мають викладатися ясно, чітко й недвозначно, доцільно вказувати дії, які з тих чи інших умов чи результатів виконання встановлених обязанностей.

В розділі «Відповідальність секретаря-референта» слід зазначити відповідальність, яку несе секретар за неповне чи неправильне виконання своїх обов’язків, за неправильне використання або невикористання своїх прав. При цьому варто пам’ятати, що у апараті управління немає робіт, за виконання яких хто б несе ответственность.

Помимо роботи з документами секретар здебільшого виконує функції, пов’язані улаштуванням прийому відвідувачів, підготовкою й участю у проведенні нарад і засідань, веде телефонні переговори, займається машинописью і «ксерокопированием документов.

Организация прийому відвідувачів — одну з найважливіших функцій секретаря. За її виконанні секретар зобов’язаний виявляти тактовність, вміння розпочинати контакти з відвідувачами, самостійно розв’язувати деякі питання. Слід розрізняти три групи осіб, із якими керівник підтримує постійні чи разові контакти, — це установи, представники інші організації, громадяни, яких керівник приймає під час вирішення питань, які стосуються компетенції очолюваної ним учреждения.

Организуя прийом співробітників, доцільно дотримуватися наступних рекомендаций.

Руководитель повинен інформувати секретаря-референта про особу, які можна їм прийнято у час без попередньої домовленості. Прийом інших працівників керівник, зазвичай, здійснює в встановлені годинник, про які секретар-референт зобов’язаний інформувати відповідний контингент співробітників. За бажання керівника секретар-референт може вести попередню запис працівників, що дозволить скоротити час очікування прийому; а з цього метою секретар-референт може запросити працівника по телефону.

Если працівник наполягає на необхідності зустрічі з керівником у не відведений прийому час, секретар-референт зобов’язаний доповісти звідси керівнику, повідомивши прізвище працівника і істота даного його питання; надалі секретар-референт діє відповідно до вказівкам керівника, інформуючи про неї сотрудника.

Организуя прийом інших установ, секретар-референт зобов’язаний з’ясувати, узгоджена чи заздалегідь (письмово чи телефоном) зустріч даної особи з керівником. Якщо зустріч узгоджена, то секретар інформує керівника прибуття даної особи, за необхідності нагадує йому про це й в подальшому вступає у відповідність до його вказівками. Якщо попередньої домовленості був, секретар з’ясовує, з якої організації прибуло дане обличчя, його прізвище, істота питання й, оцінивши одержану інформацію, може направити та людина в структурне підрозділ. Якщо само вважають може вирішити лише керівник, секретар-референт доповідає керівнику та чи діє у подальшому відповідно до його указаниями.

Ни за жодних обставин секретар-референт ні спрямовувати прибулих осіб до без попереднього повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар-референт має чітко вказувати назву прізвище, посаду, организацию.

Во час прийому слід переключити телефон керівника на секретаря-референта.

Если в заздалегідь призначені прийому час керівник відсутня з причин, відомим секретарю-референту, то секретар-референт зобов’язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його (затримки) і узгодити час наступній встречи.

Существенно відмінні від викладених обов’язки секретаря з організації прийому громадян. У вона найчастіше він виконує такі функции:

ведет реєстрацію громадян, які хочуть бути прийнятими керівником, причому у реєстраційної формі (картці) вказуються інформацію про відвідувачі і надані ним документи. Досвідчений секретар-референт може зазначити відсутність документів, необхідні розгляду справи;

обеспечивает лад у приймальні під час прийому (регулює черговість, підбирає по вимозі керівника необхідні документи, запрошує працівників апарату і т.д.);

при необхідності веде запис розмови керівника з особою, прибуваючим приймання, робить позначки про перебіг розгляду справи в самісінький картці чи журналі.

Значительную частину робочого дня секретаря-референта займають телефонні переговори. У цьому для економії робочого дня керівника секретар-референт повинен переадресовувати телефонні виклики, якщо може бути, інших працівників апарату управління. Дуже живуча тенденція звертатися до керівників з другорядними питаннями. Секретарю-референту вимагають досвіду, такт і авторитет, щоб чітко й, головне, з користю для справи регулювати телефонні звернення до руководителю.

При відсутності керівника секретар-референт записує посаду, прізвище, телефон абонента й можливості цікаві для це запитання, та був доповідає руководителю.

Секретарь-референт телефоном зобов’язаний дати вичерпну інформацію про годиннику прийому, наявності чи відсутності керівника робочому місці, а окремих випадках — про місце його перебування і часу возвращения.

В кожному установі то, можливо коло відомостей, котрі за телефону не повідомляються. І тут секретар-референт рекомендує абоненту звернутися до письмово чи лично.

Стиль телефонної розмови має бути коротким і тактовним, а зміст — вичерпним, не допускає подвійного чи превратного толкования.

При підготовці та проведенні наради функції секретаря-референта може бути следующими:

информирование запрошених про місце, часу, порядку денному, докладчиках тощо. (із метою використовуються телефон, радіо, безпосередні особисті контакти, гучномовна зв’язок, оголошення, запрошення, лист оповіщення тощо.);

подготовка списку його учасників і забезпечення запрошених необхідними матеріалами і письмовими приладдям;

оформление доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;

регистрация його учасників і доповідь керівнику про кількість учасників, оглядачів, спізнившись, відсутніх, причинах неявки тощо.;

ведение протоколу чи стенограми наради;

подбор матеріалів керівникові;

выполнение оперативних доручень керівника, отриманих у ході наради;

оформление протоколу (стенограми), його розмноження і розсилання учасникам наради, контролю над виконанням прийнятих рішень.

Качество секретарського обслуговування прямо залежить від рівня підготовки секретаря-референта. У Росії її створена розвивається мережу навчальних закладів початкового професійної освіти, здійснюють підготовку цієї категорії работников.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із сайту internet.