Теоретичні засади інформаційного забезпечення управління рекламною агенцією

Місце підсистеми інформаційного забезпечення менеджменту в системі управління підприємством

Менеджери організацій використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми. Вони залежать від інформації. Зазвичай люди не розрізняють інформацію і дані. Дані є характеристикою фактів і подій, джерелом інформації. Але самі по собі вони нічого не варті. Для того, щоб зрозуміти, як менеджери використовують інформацію, доцільно охарактеризувати інформаційні потреби в двох вимірах:

• 1) рівень, на якому використовується інформація;
• 2) тип використовуваної інформації.

Під системою інформаційного забезпечення зазвичай мається на увазі сукупність елементів забезпечення процесу управління, що дозволяє організувати своєчасне надходження необхідної кількості та якості інформації в усі управлінські ланки.

Елементами системи інформаційного забезпечення є:

• 1) інформація;
• 2) носії інформації (матеріальні предмети, на яких фіксується інформація);
• 3) канали руху інформації (комунікації);
• 4) технічні засоби перетворення інформації [1, 89].

Через те, що однією із властивостей інформації є багаторазовість використання, виникає потреба у створенні системи її збору, опрацювання, збереження й передачі. Роль інформації неоднакова на різних етапах процесу управління. В одних випадках важливі її обсяг, структура, можливості одержання, в інших — її рух, у третіх — можливості і терміни опрацювання. Вона подвійна. З розвитком виробництва її обсяг зростає. Це ускладнює інформаційні забезпечення. З іншого боку, збільшення обсягів підвищує можливість удосконалення управління на основі використання інформації, що фіксується на матеріальних носіях.

До інформаційних характеристик процесу управління належать кількість і якість інформації. Кількість або, іншими словами, обсяги інформації залежить від способів фіксації застосовуваних носіїв і технічних засобів.

Відповідно, показниками якості інформації є:

• 1) точність — ступінь відповідності реальним значенням досліджуваних показників;
• 2) повнота — співвідношення необхідних для процесу управління та отриманих повідомлень до моменту використання;
• 3) актуальність — час, протягом якого інформація старіє, своєчасність її збору, опрацювання;
• 4) цінність і корисність — ступінь відповідності поставленій меті в ситуації, що склалася [12, 56].

Між системою інформації і структурою управління в організації існує органічний взаємозв'язок і взаємозалежність. Обсяг, характер і об'єктивні потоки інформації визначають склад і взаємодію структурних підрозділів. Зайва і недостовірна інформація викликає ускладнення організаційної структури підприємства, збільшення трудових витрат управлінського персоналу. Погано організовані, уповільнені потоки інформації призводять до дублювання функцій, зниження відповідальності керівників і виконавців, порушення ритму функціонування системи управління.

Водночас багатоланковість у структурі управління, надмірне дроблення підрозділів, нечітка координація і зв’язок між ними не дозволяють налагодити ефективну, гнучку, динамічну систему інформації. Управлінська ієрархія може розглядатися як структура центрів прийняття рішень (комунікаційних центрів), з яких директивна, розпорядча інформація передається на рівень виконання рішень і до яких від виконавчого рівня йде зустрічний потік інформації. Обсяг інформації, що проходить у системі, тісно пов’язаний зі ступенем централізації процесів прийняття рішень. У багаторівневій системі рішення, що приймаються на вищих рівнях управління, торкаються більше комунікаційних центрів, ніж ті, які приймаються на нижчих рівнях. Занадто сильна централізація може перевантажити систему і створити затори в потоках інформації.

Ця проблема загострюється із зростанням управлінської вертикалі і може значно знизити швидкість прийняття рішень, а також пристосованість організації до мінливих умов функціонування. До того ж, при проходженні інформації через безліч адміністративно-управлінських ланок нерідко відбувається її перекручення.

Інформаційна система підприємства має такі властивості:

• 1) потоки інформації в системі управління, як правило, є більш складними і розгалуженими, ніж матеріальні потоки, пов’язані з безпосереднім виробничим або торговельним процесом;
• 2) жодна з функцій управління не може забезпечити підтримку заданих параметрів усієї системи без налагодженого постійного прямого і зворотного зв’язку потоків інформації;
• 3) інформаційна система є невід'ємною органічною частиною всієї системи управління, що забезпечує комплексність, ефективність взаємодії і взаємозв'язок усіх ланок підприємства [13, 46].

Якщо порівняти інформаційні потоки, об'єктивно зумовлені процесом нормального функціонування тих або інших систем управління, з фактичним станом, що склався в структурах управління підприємством, то в багатьох випадках можна виявити наступні негативні явища:

• 1) паралельність проходження однакової інформації. Ті самі дані і показники надходять у різні підрозділи та обробляються ними, а іноді навіть різними частинами одного підрозділу. Зв’язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною й аналітичною інформацією не завжди упорядкований;
• 2) відсутність єдності при формуванні інформації. Кожний підрозділ використовує свої планові і звітні показники, нормативно-довідкові дані, форми документів, маршрути їхнього руху;
• 3) невпорядкованість і нерегулярність інформаційних потоків;
• 4) повторюваність інформації. Нерідко ті самі масиви і види інформації надаються у вищі органи підприємства неодноразово (щодня, щомісяця, раз у квартал). Це переважно послідовно повторювані потоки інформації;
• 5) запізнення інформації. Швидкість опрацювання інформації наполовину ручним способом так відстає від ритму виробничого або торговельно-технологічного процесу, що найчастіше ця інформація не може бути використана. Недостатня оперативність при зборі та опрацюванні інформації ускладнює прийняття рішень по відхиленнях у процесі виробництва та торгівлі. Це знижує ефективність управлінської діяльності. Тим часом загалом час на передачу, опрацювання інформації та прийняття рішення в будь-якому випадку повинен бути меншим, ніж час, протягом якого можуть відбутися необоротні процеси на керованих об'єктах. Відсутність систематизованої облікової інформації, обмеженість оперативного аналізу показників роботи підрозділів підприємства унеможливлюють в прийнятний термін різноманітні розрахунки, пов’язані з прийняттям управлінських рішень. Одноваріантні рішення відбивають лише деякий фіксований рівень використання ресурсів;
• 6) недостатня надійність і повнота інформації. У багатьох випадках відсутність однакових вимог до умов збору інформації, а також регулярного, добре організованого обліку і звітності призводить до одержання випадкових даних, що не відображають реального стану справ. Через перевантаженість працівників обчислювальними роботами допускаються помилки у розрахунках, а потім і в прийнятих рішеннях. Їх виявлення та виправлення вимагає додаткових зусиль і часу;
• 7) зайві обсяги інформації. Зайва кількість планово-обліково та іншого видів інформації часто є наслідком невпорядкованості даних. Як наслідок, кваліфіковані фахівці відволікаються на пошук і опрацювання даних, показників і документів, не завжди викликаних необхідністю. Великий обсяг документів, що циркулює усередині фірми, часто свідчить про недостатньо чітке розмежування функцій і відповідальності за їх виконання. Це породжує тяганину, зайві витрати праці управлінського персоналу та збільшує час, необхідний для прийняття рішень;
• 8) непорівнянність інформації. Різні періоди одержання та опрацювання даних у різних підрозділах підприємства часто не дозволяють провести достовірний порівнянний аналіз планових і звітних показників.