Порядок виправлення помилок в документі

При заповненні первинних документів та облікових регістрів можливі помилки. Помилки виникають з різних причин: внаслідок втоми, недбалості працівника, несправності калькулятора або комп’ютера. Однак у тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітів підчистки й необумовлені виправлення не допускаються.

Помилки можуть бути:

• — локальні - перекручування інформації тільки в одному обліковому регістрі (наприклад, неправильно проставлена дата);
• — транзитні - якщо помилка автоматично проходить через декілька облікових регістрів, наприклад, перекручування запису будь-якої суми у журналі реєстрації операцій веде до помилок на рахунках, в оборотній відомості і балансі [2, c.18].

Найчастіше помилки трапляються:

• — в тексті операції, що призводить до неправильної кореспонденції рахунків — бухгалтерської проводки;
• — при записах сум, якщо записавши суму в дебет одного рахунка, бухгалтер забуває записати її в кредит другого рахунка і навпаки. Буває, що, записавши суму до журналу, він забуває рознести її по бухгалтерських рахунках. Інколи, записавши суму у регістри синтетичного обліку, бухгалтер забуває про аналітичний облік. Цю групу помилок можна легко проконтролювати шляхом правильного застосування методу подвійного запису.

Помилки виправляють:

• 1) коректурним способом виправляються помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, створених ручним способом, тобто неправильні текст або цифри закреслюються і над закресленим надписуються правильні текст або цифри. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
• 2) способом «сторно» виправляються помилки в облікових регістрах за минулий звітний період. Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, до якої помилка (кореспонденція рахунків, сума) вписується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком мінус, а правильний запис (кореспонденція рахунків, сума) робиться чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис й відображаються правильні суми та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Виправлення помилки має бути супроводжено надписом «Виправлено» та підтверджено підписом осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення [1, c. 62].

У документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.