Напрямки підвищення ефективності керівної діяльності на підприємствах

Ринкова економіка, що грунтується, головним, чином, на конкуренції і свободі підприємців, а не на ієрархічній підлеглості соціально-економічних процесів волі центру, вимагає якісно вищого рівня, діяльності менеджерів.

Якщо не так давно, від керівника будь-якого рівня вимагалось вміло виконувати рішення (плани), що приймались «зверху», не несучи при цьому економічної відповідальності за наслідки такого виконання, то тепер керівник цілком самостійно приймає рішення в межак своїх повноважень та існуючих законодавчих обмежень і повністю відповідає за результати, своєї діяльності.

Необхідність ефективно управляти викликає потребу спеціальної підготовки керівних кадрів, проведення серйозних монографічних досліджень діяльності керівників різних ієрархічних рівнів з тим, щоб створити сучасну наукову базу, у тому числі еталони-зразки вмілого розв’язання конкретних управлінських задач.

Нині в Україні дуже мало керівників, які б мали вузівську управлінську підготовку. І це не дивно, якщо врахувати позицію деяких керівників в недалекому минулому. Міністр вищої і середньої спеціальної освіти колишнього СРСР досить категорично висловлювався з приводу того, що вища школа не може готувати керівників. І це тоді, коли в розвинутих країнах щороку готують десятки тисяч менеджерів.

Для забезпечення ефективного управління економікою в нашій країні необхідно оволодівати найновішими знаннями, розвивати у кожного менеджера навички ефективної діяльності в сфері управління, критично вивчаючи кращий вітчизняний і зарубіжний досвід, способи і методи прийняття оптимальних господарських рішень (табл. 1.2).

Приступаючи до раціоналізації праці керівників (менеджерів) як умови підвищення її ефективності та якості, не слід забувати про характерні особливості цього виду праці:

• — успішна діяльність керівника вимагає більших і різноманітних знань у порівнянні з іншими видами діяльності;
• — праця керівника характеризується більшою організаційною свободою і самостійністю, високою складністю і нестабільністю, а тому її важко оцінювати і нормувати;
• — втрати від низької якості праці керівника більш значні, вони можуть зростати, якщо розглядати ієрархічну піраміду управління знизу вверх;
• — висока відповідальність, ймовірний характер праці і часті стресові ситуації вимагають віднесення роботи керівника до категорії важких видів діяльності.

Умови успішної керівної діяльності включають:

• — створення ефективної системи і механізму управління;
• — правильне визначення цілей і пріоритетів у роботі;
• — формування ефективного колективу, досягнення взаємодії між працівниками і координація їх діяльності;

— вміла організація роботи людей, створення спонукальних мотивів, забезпечення розвитку людей, зміцнення їх єдності, підтримання ентузіазму;

— постійне удосконалення способів, методів і прийомів виконання управлінських операцій.

Керівництво — це насамперед робота з людьми. Тому особливо відповідальні завдання стоять перед менеджерами у питаннях формування справжніх трудових колективів. Кожна група працівників залежно від стилю взаємовідносин може діяти як коаліція або як співдружність. Коаліція — це група людей із загальнилаи інтересами, члени якої мають індивідуальні, не зовсім співпадаючі інтереси, тоді як співдружністю називають групи із повністю співпадаючими інтересами, члени яких будують свої відносини за принципами співдружності. Для цього повинен розвиватись дух колективізму, виконання взаємних зобов’язань, відповідальності, справедливого стимулювання і точного врахування індивідуального вкладу кожного працівника.

Таблиця 1.2 — Критерії діяльності менеджерів Японіі, США і Украіни.

Причини низької, недостатньої ефективності роботи керівного персоналу мають різноманітний характер, до того ж вони в неоднаковій мірі обумовлюють успішність роботи різних підприємств.

Назвемо деякі з них:

• — відсутні чіткі цілі і орієнтири в роботі;
• — слабка регламентація роботи персоналу, а звідси — не чіткий розподіл обов’язків, прав і відповідальності працівників;

— мало уваги надається плануванню і координації роботи керівників та спеціалістів, підтриманню належного рівня трудової і виконавської дисципліни;

• — надмірне втручання безпосереднього керівника в роботу підлеглих, або його слабкий контроль за роботою підлеглих;
• — недостатність необхідної інформації, відсутність зворотного зв’язку, коли працівник не знає результатів своєї праці;

— надмірна сухість і неувага керівника до запитів підлеглих.

Нижче викладено дещо модифіковані нами ознаки слабкого керівника, сформульовані Р. Разаускасом (Вільнюс).

• 1. Завжди зустрічається із непередбаченими обставинами, оскільки не здатний передбачити їх, відчути їх наближення і підготуватися до них.
• 2. Переконаний, що знає справу і вміє її робити краще від усіх, тому все старається робити сам.
• 3. Зайнятий деталями, бере участь у всіх справах, через що ніколи не має часу. Приймати відвідувачів, тримаючи в одній руці телефонну трубку, а іншою підписуючи телеграму і в той же час консультуючи співробітника, що стоїть біля столу — ось стиль його роботи.
• 4. Письмовий стіл його завжди завантажений паперами. Причому зовсім не зрозуміло, які з них важливі, які термінові, а які зовсім не потрібні.
• 5. Працює по 10−14 годин. Засиджується на роботі допізна, іноді працює навіть уночі.
• 6. Не вміє працювати з діловою кореспонденцією: завжди носить непрочитані папери з роботи додому, а з дому — на роботу.
• 7. Прийняття рішення старається відкласти на завтра: адже питання може бути вирішене само по собі, або його вирішить хтось інший.
• 8. Ніколи нічого не вирішує до кінця, тягар невирішених питань лягає на його плечі, тисне на психіку.
• 9. Все бачить білим або чорним, для нього не має відтінків, напівтонів, нюансів.
• 10. Схильний з мухи робити слона. Випадковим, другорядним справам надає надто великого значення, не здатен відрізнити головне від другорядного.
• 11. Старається приймати найкраще рішення замість того, щоб прийняти здійсненне.
• 12. Надмірно прямолінійний, що часто заважає досягати згоди, взаємоприйнятного компромісу.
• 13. Фамільярний з підлеглими: поплескує по плечу або обіймае за талію, старається таким чином набути репутацію хорошого керівника.
• 14. Готовий до будь-якого компромісу, щоб уникнути відповідальності, схильний звалювати свою вину за помилки на інших, шукає «козлів відпущення» .
• 15. Працює за принципом «відкритих дверей», до нього в кабінет йде хто хоче, коли хоче і з будь-якого приводу.
• 16. Коли колективу присуджується премія або нагорода, він перший у списку, в президії займає місце у першому ряду.

Ефективне керівництво передбачає наявність у керівника цілого ряду рідкісних якостей інтелектуального і морального порядку. Тут потрібна також енергія і воля. Ще Наполеон казав, шо управління вимагає більш твердого характеру, ніж ведення війни.

Основні риси менеджерів, що досягають великих успіхів:

• — впевненість у своїх силах і здатність приймати ефективні рішення за будь-якого рівня невизначеності результатів;
• — уміння при маневруванні не випускати з поля зору найважливіші моменти; керівництво підлеглий банк
• — інстинктивне відчуття найбільш суттєвого у кожній справі;
• — уміння встановлювати потрібні ділові контакти;
• — ефективна комунікабельність як у листах, так і особистих контактах;
• — прагнення підвищувати кваліфікацію;
• — здатність зберігати врівноваженість і спокій.

На доповнення до основної бази спеціальних знань, близьких до певної менеджерської роботи, менеджерам потрібні три ключові навички, щоб успішно виконувати різні службові функції. Це, перш за все, технічні (технологічні) навички, що визначають розуміння способів і прийомів виконання певних робіт при здійсненні управлінської діяльності. Навички спілкування з людьми — навички, що пов’язані із можливостями менеджера добре працювати з іншими (членами групи, лідером), оскільки менеджер досягає мети через діяльність останніх. Нарешті, концептуальні навички — навички, пов’язані із можливістю бачити організацію як ціле, розрізняти взаємовідносини між частинами організації і розуміти, як організація підходить до розв’язання загальносистемних проблем.

Можна послатися на зарубіжний досвід. Ефективний менеджер сучасної фірми доступний для підлеглих, тон обговорення навіть гострих проблем у нього завжди доброзичливий, в його полі зору завжди знаходяться потреби працюючих, питання мотивації високопродуктивної праці. Сучасний менеджер не терпить кабінетного стилю роботи, завжди знаходиться серед людей, на місцях виробництва, обговорює і вирішує більшість невідкладних питань. У той же час він терпеливо відноситься до відкритої незгоди, охоче делегує повноваження, будує відносини на довірі, в критичні моменти не старається шукати винуватого, віддає перевагу усній інформації перед письмовою.

Відомий спеціаліст у галузі НОП і управління М. П. Керженцев ще в 20-тих роках писав: «Корінна хвороба відсталих народів полягає у зневажливому ставлені до часу. Цією хворобою ми продовжуемо хворіти» 3 урахуванням цього заслугoвують на увагу поради по організації праці менеджерів, сформульовані американським спеціалістом з менеджменту Алленом Лейкеном.

• 1. Щоденно обдумувати нові заходи щодо економії свого часу і часу співробітників у відповідності із специфікою підприємства. Для цього серед інших кроків слід доручити помічнику, референту, секретарю або спеціально виділеному, співробітнику систематично інформувати про всі новинки у цій галузі, які з’являються у пресі і т. п.
• 2. Хай першим вашим заняттям ранком на початку роботи стане визначення точного графіка дня і пріоритету питань, які ви збираєтесь розглядати.
• 3. Малоістотні, другорядні питання потрібно накопичувати і присвячувати їм 3−4 години щомісяця.
• 4. Один раз на місяць слід перевіряти стан виконавчої дисципліни і ступінь усвідомлення відповідальності ваших підлеглих шляхом скрупульозної перевірки виконання одного із важливих завдань. Будь-яка перевірка повинна закінчуватись відповідними висновками.
• 5. Завжди носіть при собі блокнот для запису вдалих ідей, задумів або важливих спостережень.
• 6. Якомога більше справ доручайте для виконання підлеглим; для розв’язання специфічних задач використовуйте спеціалістів.
• 7. Не примножуйте кількість кореспонденції, позбавляйтеся непотрібної інформації.
• 8. Не працюйте у вихідні дні.
• 9. Вирішивши важку і важливу задачу, нагароджуйте себе вільним часом, щоб розвіятися.
• 10. Не розпилюйтеся, концентруйте увагу і зусилля на одному фундаментальному цдя данаго моменту питанні.
• 11. Перегортайте книги, періодику, звіти, доповіді швидко, відшукуючи roловні думки і висновки.
• 12. Аналізуйте свої звички і схильності, щоб вони не входили у протиріччя з інтересами справи.
• 13. Використовуйте «години очікування» для вирішення дрібних питань (відправляючись на нараду чи прийом, захопіть із собою декілька паперів з такими питаннями).
• 14. Не витрачайте час на ремствування і терзання з приводу невдач.
• 15. Запам’ятайте: для важліивих справ у вас є досить часу.

У книжці англійських консультантів з управління Майка Вудкока і Дейва Френсіса «Раскрепощенный менеджер» викладені не позбавлені інтересу міркування щодо індивідуальної діяльності менеджера. Вони спрямовані на використання і розвиток потенціалу керівника, оцінку особистих обмежень ефективності і відшукання шляхів їх подолання.

На думку авторів, найчастіше бар'єрами зростання управлінської майстерності менеджера, є:

• — побоювання нових ситуацій, які, на думку деяких менеджерів, підвищують ризик у роботі, можуть спричинити їм біль або налякати;
• — невіра у власні сили щодо можливості здійснення змін; - недостатність умінь та навичок для того, щоб змінити самого себе.

У монографії пропонується складати особистий план розвитку менеджера, яким передбачається з’ясування обмежень росту, оцінка та обговорення їх, подолання перепон, набуття нових умінь і впровадження нових методів роботи.

У спеціальній літературі викладені інші поради шодо ефективної роботи менеджерів: як працювати з важкими підлеглими, приймати відвідувачів, проводити такі організаційні заходи, як збори, засідання і наради, здійснювати оперативний контроль на місцях виробництва та ін.