Розгляд документів керівниками закладів та структурних підрозділів

Після попереднього розгляду документи подають керівникам установи і структурних підрозділів відповідно до затверджених посадових інструкцій та функціональних обов’язків. Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві.

У закладах 1 і 2 категорії секретар (референт) за необхідності підбирає документи, які можуть знадобитися керівникові під час розгляду кореспонденції.

Результати розгляду документів керівники відображають у своїх резолюціях.

Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

Вихідні документи, в тому числі виготовлені на ПК, обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного дня.

Кореспонденцію, скеровану за підписом керівника установи у вищі органи, відправляють тільки після реєстрації документів у канцелярії.

Під час приймання від виконавців вихідних документі" обов’язково перевіряють:

• — правильність оформлення документа і розміщення н ньому всіх реквізитів;
• — правильність зазначення адреси;
• — наявність усіх необхідних підписів на документі т додатках до нього;
• — наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;
• — наявність на документі відмітки про додатки;
• — відповідність кількості примірників кількості адресатів;
• — наявність посилання на вхідний документ;
• — відмітки про виконання та скерування у справу;
• — наявність прізвища виконавця, номер його телефону.

Працівники діловодства завіряють копії документів і роблять необхідний запис на реєстраційно-контрольних картках.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, і верхньому правому березі першої сторінки ставлять штамп «Підлягає поверненню» .

Документи, що надсилають одному і тому ж адресатові, вкладають в один конверт. На конверті проставляють і граційні номери всіх документів, які є в конверті, а п ОЖ вид відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв’язку.

Документи, адресовані постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах із заздалегідь надрукованою адресою одержувача та відправника.

В разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади і прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

На реєстраційно-контрольній картці або в журналі зазначають номер вихідного документа, дату реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій зберігатиметься його копія.

Документи, що доставляють кур'єром, передають місцевим адресатам під розпис у розносній книзі.

Вихідну кореспонденцію, скеровану в інші міста, і ні відправлення без розпису.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів залишають в установах, які є авторами цих документів. В інші и надсилають їх завірені копії.

Документи, виготовлені на ПК, надсилають із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копію того листа підшивають до справи на загальних умовах.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати канцелярії у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства певної установи.

Основні терміни та їх означення Документообіг — це рух документів в організації, установі з часу їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення.

Потік документів — сукупність документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Потік вхідних документів — сукупність документів, яку формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій.

Потік вихідних документів — сукупність документів, яку формують документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів — сукупність документів, яку формують документи, що створені і циркулюють В установі та не виходять за її межі.

Реєстрація документа — процес фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу та запис у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.