Форми реєстрації документів
В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки. Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500−600… Читати ще >
Форми реєстрації документів (реферат, курсова, диплом, контрольна)
Для реєстрації документів застосовують карткову і журнальну форми.
Журнальну форму реєстрації документів можна використовувати в установах з обсягом документообігу до 500−600 документів на рік.
При картковій формі реєстрації всіх документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку, придатну для опрацювання ПК. Реєстраційно-контрольні картки виготовляють в необхідній кількості примірників. Кількість примірників визначають за кількістю картотек, які ведуть в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
В установах, де довідкові картотеки ведуть в структурних підрозділах, реєстраційно-контрольні картки складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картку передають разом з документом). У разі взяття документа на контроль виготовляють три примірники картки.
Реєстраційно-контрольні картки групують в довідкові картотеки, які створюють на кожен календарний рік.
Довідкову картотеку складають з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцем, кореспондентами або термінами виконання. Другу частину картотеки використовують для пошуків виконаних документів з певного питання.