Вплив зовнішніх факторів на організаційну структуру управління Центру «Торгпреса»

Керівнику будь-якої організації, незалежно від ії розміру або ж місця на регіональному рівні, слід врахувати вплив зовнішнього середовища, оскільки організація як відкрита система залежить від зовнішнього світу у відношенні поставок ресурсів, енергії, кадрів, споживачів, конкурентів. Оскільки від керівника залежить виживання організації, він повинен вміти виявити значущі фактори в оточенні, що вплинуть на його організацію. Тому організації вимушені прилаштовуватись до середовища, щоб вижити і зберегти ефективність. Організація весь час знаходиться під прямим або непрямим впливом зовнішніх факторів [20, с. 115] До факторів прямого впливу, у прикладі з центром, слід віднести постачальників, трудові ресурси, закони і провадження державного регулювання, споживачів і конкурентів, а до факторів непрямого впливу — стан економіки, науково-технічний прогрес, політичні зміни.

Проаналізуємо вплив цих факторів на організаційну структуру Центру.

З точки зору системного підходу організація — це механізм перетворення входів у виходи. Основні різновиди входів — це матеріали, обладнання, енергія, капітал і трудові ресурси. Так, Центр «Торгпреса» має справу з декількома постачальниками товарів, з поліграфічним підприємством та різними видавництвами, тому потрапляє в залежність від їх дій. Гарний приклад — забезпечення енергією, водою, опаленням що організація одержує від держави — монополіста та за монопольно-високими цінами. Це в свою чергу підвищує фактичну собівартість на утримання 1 в. м приміщень поштового зв’язку та кіосків, що знижує прибуток підприємства. Аналогічним чином з матеріалами, якщо Центр «Торгпреса» буде позбавлений популярних періодичних видань, друкованої продукції, марок, знаків поштової оплати, та товарів споживання, що користуються значним попитом то покупці підуть до конкурентів. Для росту і процвітання фірми потрібні також постачальники капіталу. В Україні таких потенційних інвесторів декілька: банки, акціонери, інвестиційні компанії. Для Центру найбільш зручним інвестуванням є кредити банку, які використовуються для розширення торгових можливостей організації. Що до трудових ресурсів, то будь-якій організації потрібні працівники певних спеціальностей і кваліфікацій для реалізації задач, що пов’язані з досягненням поставлених цілей, тобто для ефективності організації як такої. Без людей, що здатні ефективно використовувати матеріали, обладнання, енергію і капітал, все перераховане стає непотребом. Навіть розвиток деяких галузей в сучасний час стримується через дефіцит спеціалістів. Тому основною турботою сучасної організації є відбір і підтримка талановитих та кваліфікованих спеціалістів.

Також слід врахувати вплив такого фактору, як закони і провадження державного регулювання. Адже взаємодія між покупцями і продавця ми кожного ресурсу і кожного продукту знаходиться під впливом багаточисельних правових обмежень. Кожна організація має визначений правовий статус і це визначає, яким чином організація може вести свої справи і які податки повинна сплачувати.

Як зазначалося, Центр є юридичною особою і в своїй діяльності керується Законами України, Постановами ВРУ, Указами КМУ, постановами, розпорядженнями і наказами Міністерства зв’язку і об'єднання поштового зв’язку «Укрпошта», а також статусом ОППЗ «черкасипошта», його наказами, розпорядженнями та іншими актами. Також організації повинні дотримуватися вимог органів державного регулювання. Ці органи забезпечують примусове виконання законів у відповідних сферах своєї компетенції, а також вводять власні вимоги, що мають силу закону. Господарська діяльність Центру, як і будь-якої організації що займається торговельною діяльністю періодично контролюється і перевіряється такими державними органами як КРУ, ПІ, а на місцевому рівні проводиться комплексна ревізія фінансово-господарської діяльності філій по затвердженому плану не частіше ніж 1 раз на рік. Перевірка здійснюється спеціальною комісією від управління ОППЗ «Черкасипошта».

Також впливовими факторами є споживачі і конкуренти. Саме виживання і виправдане існування організації залежить від здатності знаходити споживача результатів ії діяльності і задовольняти його запити. Споживачі вирішуючи, які товари та послуги для них бажані і за якою ціною, визначають для організації майже все, що відноситься до результатів ії діяльності. Тим самим необхідність задоволення потреб споживачів впливає на взаємодію організації з постачальниками матеріалів та трудових ресурсів. Споживачі здійснюють значний вплив на структуру організації. Організація повинна визначити і прийняти рішення про те, як, коли і де надавати послуги.

Центр «Торгпреса», як зазначалося вище, охоплює своєю діяльністю значну частину споживачів, частково забезпечуючи періодичними виданнями, марками та знаками поштової оплати, друкованою продукцією та товарами народного споживання населення Черкаської області в цілому, а основні роздрібні мережі організації забезпечують вказаною продукцією населення м. Черкаси, Сміли, Золотоноши та навколишніх сіл.

Крім того керівництво кожної організації розуміє, якщо не задовольняти потреби споживачів на тому ж рівні, як це роблять конкуренти то організація довго не протримається в своїй діяльності. В багатьох випадках не споживачі, а конкуренти визначають які послуги можна продати і за якою ціною. Важливо розуміти, що споживачі - не єдиний об'єкт конкуренції організацій. Вони можуть конкурувати за трудові ресурси, матеріали, капітал і право використовувати певні технічні нововведення. Від реакції на конкуренцію залежать такі внутрішні фактори, як умови праці, оплата праці і характер відносин керівників з підлеглими.

В прикладі з Центром слід зазначити, що дана організація не має конкурентів в сфері торгівлі марками, знаками поштової оплати, оскільки поштовий зв’язок і все, що з ним пов’язано є справою держави. Але існує велика кількість дрібних продавців деяких періодичних видань — газет та журналів певної тематичної спрямованості - їх точки розкидано по всьому місту і навіть, якщо ціна на ці видання однакова вони мають своїх постійних клієнтів, бо привертають увагу до себе вузькою спеціалізацією та доступністю, адже споживачу зручніше купувати там, де він частіше буває.

Що ж до товарів народного споживання, то їх купують в кіосках Центру споживачі, яким не вигідно іхати на ринок або базар (через дріб'язковість покупки або дефіцит часу), або вони просто полюбляють купувати речі в магазині. Хоча, слід зазначити, що ціни на ринку нижчі ніж у роздрібній мережі Центру, тому вказані товари пропонуються Центром для асортименту і «випадкового» покупця. В той же час Центр є майже монополістом у продажу деякої унікальної друкованої продукції, що має свого постійного споживача.

Розглянемо фактори середовища непрямого впливу. Середовище непрямого впливу складніше, ніж середовище прямого впливу. Керівництво вимушене приймати свої рішення на прогнозах про існування і вплив середовища, аналізуючи неповну інформацію, у спробах визначити можливі наслідки для організації.

Зміни в технологічному зовнішньому середовищі можуть поставити організацію в безнадійно програшне конкурентне становище. Технологічні нововведення впливають на ефективність, з якою можна виготовляти продукцію і продавати, на те як можна збирати, зберігати і розподіляти інформацію, які послуги і нові товари очікують споживачі від організації. Аналіз технологічного зовнішнього середовища може враховувати застосування ЕОМ в проектуванні і наданні товарів та послуг або досягнення в технології засобів зв’язку. Але не всі організації знаходяться під впливом швидкого науково-технчного прогресу. Центр належить саме до таких організацій, до мети діяльності даної організації входить впровадження нової техніки і передового досвіду, щодо розповсюдження преси, складних робіт, операцій по розрахунках з видавництвами, постачальниками і підприємствами. Значна кількість технологій грунтується на використанні комп’ютерів. Так, існують системи автоматичного складування і видачі товарів (САС) або «автоматичні склади» передбачають використання підйомно-транспортних пристроїв, якими керує комп’ютер, які закладають товар у склад: вилучають його звідти по наказу. Комп’ютер також стежить за тим, де саме знаходиться кожний товар. Ці системи не тільки виключають людську працю, а й дозволяють економити складські площі, прискорювати складські операції і покращувати контроль за матеріально-технічними запасами. Але для Центру дана система поки що недосяжна через свою високу вартість і мабудь дешевше утримувати 4-х сортувальниць, як це і є на сьогоднішній день. Тому всі технологічні новинки якими обмежується Центр — це пакети програм для ведення бухобліку.

Керівництво також повинно вміти оцінювати як вплинуть на структуру організації та ії діяльність загальні зміни стану економіки. Стан економіки впливає на вартість всіх вхідних ресурсів і здатність споживачів купувати певні товари та послуги. Зараз Україна переживає економічний спад, а отже зниження купівельної спроможності споживачів.

Зовнішні фактори здатні впливати і на стиль керівництва. Так як Центр є малою організацією створеною 2 роки тому, то не можна говорити про зміну стилю керівництва і методів управління за такий проміжок часу, тим більш що організацією управляє таж сама людина. Але з огляду на те, що організація управління залежить в значній мірі від ситуації, що складається на ринку товарів та послуг, інтересів споживачів, це вимагає неабиякої швидкості в реагуванні на обставини і гнучкості, щоб вигравати у даних обставинах.

Це не може впливати на стиль керівництва, а якщо врахувати що кількість адміністративно-управлінського персоналу 14 чоловік, то за таких умов управління не можуть бути тільки формальними.

Комерційний директор організації є одночасно і ії лідером, організація працює як згуртована команда, не дивлячись на ії поділ по відділам. Стиль керівництва нагадує консультативно-демократичний, бо директор виявляє значну, але неповну довіру до підлеглих. Існує двосторонне спілкування і деяка ступінь довіри між керівником і підлеглим. Важливі рішення приймаються директором, але багато конкретних рішень приймаються підлеглими.

В перший день робочого тижня або по мірі необхідності директор скликає весь управлінський персонал на півгодинні наради де вирішуються чергові питання, визначаються завдання на тиждень, виносяться догани тим, хто не виконав покладеного на нього завдання і дезорганізував роботу організації в цілому або ж завдав збитків організації.

В той же час керівник складає плани на півріччя і рік, що створює ряд важливих і часто суттєвих сприятливих факторів для організації. Адже стратегічне планування є єдиним способом прогнозувати майбутні проблеми і можливості. Стратегічне планування дає також основу для прийняття рішень. Знання того, що організація бажає досягнути, допомагає зорієнтуватися у напрямках діяльності. Приймаючи обгрунтовані і систематизовані планові рішення, керівник знижує ризик прийняття неправильного рішення через помилкову або недостовірну інформацію про можливості організації або зовнішнє середовище. Планування, оскільки воно необхідне для формулювання встановлених цілей, допомагає створити необхідну єдність загальної мети в організації [20, с. 258].

Характер бізнесу організації впливає на її структуру розмір та внутрішню культуру. Центр «Торгпреса» займається торгівлею і тому має в своїй структурі розгалужену роздрібно-торгівельну мережу в м. Черкаси, м. Сміла та м. Золотоноша, що вимагає існування торгового відділу. Так як Центр торгує пресою та товарами народного споживання, то необхідне їх постачання та складування, в цьому й полягають функції відділу експедитування. Наявність бухгалтерії, відділу кадрів та адміністративно — господарчого відділу необхідна кожній організації, особливо якщо вона займається комерційною діяльністю.