Шляхи вдосконалення ведення управлінської документації в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта»

Створення альбому уніфікованих форм документів (далі - Альбом форм документів), що є логічним продовженням Класифікатора уніфікованих форм документів (КФД) є доцільним в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта». Альбом форм документів (АФД) підприємства, установи, організації будь-якої форми власності є сукупність уніфікованих форм документів, застосовуваних у діяльності підприємства відповідно до Класифікатора уніфікованих форм документів.

Слід зазначити, що згідно із закріпленим в ДСТУ 2732:2004 визначенням, уніфікована форма (службового) документа — це стандартний формуляр службового документа, встановлений відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі.

Альбом форм документів — це сукупність послідовно розміщених (послідовність розміщення визначається КФД) бланків документів із реквізитами, обов’язковими для конкретного виду номіналу документа та уніфікованим текстом.

Доцільно Альбом форм документів розробити одночасно з підготовкою КФД і розглядати перший як доповнення до останнього. Метою створення АФД є регламентація форми і змісту документів, які використовуються в організації. Розроблення Альбому форм документів призначене для Уніфікації документів на підприємстві.

Зведення форм документів до єдиної форми слугує для:

• ? визначення інформації, необхідної і достатньої для вирішення конкретних завдань управління (змістовна уніфікація);
• ? встановлення оптимального складу реквізитів і показників для кожної форми документа, вилучення показників, які дублюються або не використовуються (формальна уніфікація);
• ? уніфікації тексту виду номіналу документа.

Розроблення уніфікованих форм документів складається з таких етапів:

• ? формування об'єкта уніфікації - вихідного масиву документів відповідно до функцій управління і завдань (згідно з КФД);
• ? аналіз документів і підбиття підсумків цього аналізу (загальний висновок за результатом аналізу);
• ? створення шаблонів уніфікованих форм і формування Альбому форм документів.

Уніфікації підлягають усі створювані на підприємстві документи, незалежно від кількості і частоти їх використання.

Формування вихідного масиву документів здійснюють на основі вивчення архіву документів підприємства та документів поточного діловодства. Для цього аналізують документацію підприємства щонайменше за три останні роки діяльності, а саме:

• ? документи, які становлять правову основу діяльності підприємства: законодавчі й нормативно-правові акти вищих і галузевих органів державної влади і управління, які регламентують різні аспекти функціонування підприємства;
• ? організаційно-правову документацію підприємства, зокрема, його статут або положення про підприємство, положення про його структурні підрозділи, колегіальний орган, штатний розпис, колективний договір;
• ? правила внутрішнього трудового розпорядку, посадові інструкції працівників;
• ? розпорядчу документацію підприємства: накази, розпорядження, рішення колегіальних органів управління з основної діяльності тощо;
• ? комплекс нормативно-методичної документації з діловодства, яка визначає склад та технологію обробки документів: інструкцію з діловодства, правила складання та оформлення документів, інструкції (процедури) з виконання певних технологічних операцій роботи з документами, номенклатуру справ тощо.

Склад реквізитів розроблюваних форм документів повинен відповідати встановленим вимогам, а саме: ДСТУ 4163−2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» .

Для впорядкування і мінімізації інформаційних документопотоків ці стандарти унормовують питання проектування уніфікованих форм документів з управління, визначають основні вимоги побудови формуляра-зразка таких документів, принципи проектування форм документів. Правила розмітки формуляра-зразка документів закріплені в ДСТУ 3844−99 і передбачають побудову структурної сітки документа, тобто виокремлення зони постійних реквізитів та додаткових. Формуляр-зразок має складатися з «суттєвої» частини документа (призначена для розміщення постійних реквізитів) і «оформлювальної» частини формуляра-зразка, в якій розміщують реквізити, що забезпечують надання документам юридичної сили, з обов’язковим додаванням реквізитів «Дата документа» і «Підпис» з дотриманням вимог, закріплених в ДСТУ 4163−2003.

Оскільки розроблення Альбому уніфікованих форм документів досить складні процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок, для цього необхідно залучити (на договірних засадах) спеціалізовані організації, що займаються удосконаленням організації управління.

Створення АФД сприяє заощадженню часу, який витрачається на підготовку документів, за рахунок оптимізації складання тексту документа та його оформлення.

Уніфікація текстів документів з управління полягає у встановленні єдиної форми мовного вияву, яка найточніше передає зміст постійно повторюваних управлінських ситуацій чи дій.

Розробка уніфікованих текстів — найвищий рівень уніфікації тексту в і водночас — одна зі складових упровадження уніфікованих форм документів (УФД) та уніфікованих систем документації (УСД). Номенклатурний перелік яких міститься в Державному класифікаторі управлінської документації ДК 010−98.

Використовувана в реальній системі документування уніфікована форма документа є практичним матеріальним підсумком побудови ієрархії уніфікованих систем документації. Вона наповнена конкретним змістом — постійною інформацією — текстом, що відповідає певному варіантові управлінської дії. Уніфікований текст, як зазначено в ДСТУ 4163−2003. може бути організований у вигляді трафаретного тексту, анкети, таблиці, або поєднання цих форм залежно від характеру і призначення документа. Постійна інформація, відтворюючи сутність управлінської дії, яка покладена в основу загальної теми документа, включається у форму — бланк того чи іншого різновиду документа. Змінна інформація, конкретизуючи тему, висловлену постійною інформацією, вноситься під час заповнювання відповідної уніфікованої форми документа. Також у вигляді таблиці формують Класифікатор уніфікованих форм документів, застосовуваних на підприємстві.

Форма документа з’являється як результат упорядкування тієї або іншої діяльності, організації тексту, що повинна забезпечити юридичну повноцінність майбутнього документа, уніфікації його тексту, необхідних віз, відбитків печаток, підписів та ін.

Розроблення, ведення, внесення змін до АФД і КФД? контроль за їхнім застосуванням, здійснює служба діловодства. До АФД і КФД з дозволу директора дирекції додають затверджені і введені в дію нові форми документів, доцільність яких вмотивована практичною потребою. Якщо зміни в чинному законодавстві, виробничих ситуаціях, сфері управління потребують створення нових видів і різновидів документів, їх назви з відповідними характеристиками також мають бути внесені до АФД і КФД.

Враховуючи потреби конкретного підприємства, можна внести до АФД для зразка реальні документи з уніфікованими текстами, створені відповідно до певних функцій управління, завдань, ситуацій. Такий комплексний підхід до документування управлінських функцій передбачає наявність в АФД уніфікованої форми документа (тобто його формуляра) із зазначенням усіх реквізитів, як положення про структурний підрозділ.

Як доповнення можна додати до АФД приклад оформлювання положення про структурний підрозділ, структуру організації, наказ про затвердження функціональних обов’язків керівного складу, розподіл (перерозподіл) повноважень, наказ про створення нового структурного підрозділу, представництва тощо.

Отже, для уніфікованих форм документів повинні бути відповідні зразки взаємопов'язаних форм документів, уніфікованих текстів. Форма посадової інструкції відповідно до Збірника форм може бути такою.

На доповнення до форми слід додати конкретний приклад посадової інструкції з уточненням особливостей оформлення всіх реквізитів, передусім віз, грифів погодження, ознайомлення, які потребують наявності особистого підпису працівника і дат, що зазначаються «від руки». Окрім інформації, що зазначена в наведених прикладах зразків в Альбомі форм мають бути розміщені:

• ? зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції;
• ? заповнена форма повідомлення про зміни істотних умов праці;
• ? приклад оформлення додаткової угоди до трудового договору у зв’язку її зміною істотних умов праці;
• ? приклади пропозиції наявної в організації іншої роботи або посади;
• ? зразок наказу про внесення змін до локальних документів, припинення трудового договору (контракту), переведення на іншу посаду (роботу).

Звичайно, ці форми міститимуться в різних розділах КФД.

Суттєвим доповненням до АФД і КФД є Збірник типових та трафаретних текстів документів. Типові тексти, як правило, розроблюють для багатосторінкових документів: положень, посадових інструкцій, договорів тощо. Тексти односторінкових документів відразу вмішують у форми, створюючи зразки.

Кожен структурний підрозділ підприємства забезпечують примірником Інструкції з діловодства, АФД і КФД, Збірником текстів, а також супроводжувальними методичними рекомендаціям і щодо їх застосування. Кожне робоче місце слід автоматизувати, укомплектовувати електронною версією АФД, КФД і Збірника текстів.

Удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в Івано-Франківській дирекції УДППЗ «Укрпошта» в сфері управління. Тому вдосконалення інформаційного забезпечення комп’ютерних систем насамперед пов’язане з удосконаленням форми документів, з їхньою уніфікацією на основі стандартизації принципів і основних вимог.