Інформація в менеджменті сфери послуг

Інформація в менеджменті та пп основні форми

Важливим чинником функціонування соціотехнічної системи є внутрішні і зовнішні інформаційні процеси. Їх раціональна організація — запорука ефективного управління виробничо-господарською діяльністю. Інформація, яка надходить і циркулює в середині організації, утворює змістове наповнення комунікативних процесів між працівниками та її зовнішнім середовищем.

Інформація є пов’язуючою основою процесу управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуацій та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримує змогу діяти свідомо та аргументовано.

Процес управління потребує постійного засвоєння та оброблення інформації, необхідного для підтримання стабільності та розвитку виробничо-господарської організації. Достовірна інформація про стан соціотехноекономічної системи та її взаємозв'язки із зовнішнім середовищем забезпечує її раціональне функціонування, збереження цілісності, якісної специфіки. Непоінформованість породжує суб'єктивізм, необґрунтовані рішення та дії, несумісні з ефективним управлінням. [10, 222−224 c.].

До появи і розвитку кібернетики, обчислювальної техніки й інформатики поняття «інформація» трактували як відомості, які передаються усним, письмовим чи іншим способом, у тому числі за допомогою технічних засобів. Тепер, зберігаючи первинний зміст, інформацію трактують як загальнонаукове поняття (спільне для усіх наук), яке охоплює обмін відомостей між людьми, людиною і автоматом (ЕОМ), автоматом і автоматом, передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму.

Згідно з технологічним підходом поняття «інформація» визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об'єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів. Сучасна теорія інформації на основі поняття «статистична ймовірність» трактує інформацію як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій. Американський вчений Норберт Вінер (1894−1964) стверджував, що інформація — це визначення змісту, одержаного із зовнішнього середовища в процесі пристосування до людських відчуттів. [13, 142−145 c.].

Згідно із Законом України «Про інформацію» (із змінами, внесеними згідно із Законом № 1642-ІІІ (1642−14) від 06.04.2000 // ВВР, 2000, № 27, сст.213.) інформацією є документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Отже, інформація відображає стан та зміни певної системи, в нашому випадку певної організації. Різноманітність станів системи породжує різноманітність інформації. У цьому розумінні рух інформації характеризує рух системи. [15, 213 сст.].

Багато фахівців інформацією вважають відомості про об'єкт, сприйняті, зрозумілі та оцінені як корисні для вирішення конкретних завдань.

Розробка організаціями стратегічних планів, забезпечення підтримки діяльності співробітників, ідентифікація проблем, що виникають, та взаємодія з іншими організаціями багато в чому визначаються рівнем якості інформації. Один із способів огляду якості інформації полягає в оцінці її характеристик з точки зору їх значення для організації. В число значимих відмінних властивостей інформації входять час, зміст та форма Вимоги до корисної інформації за відповідними ознаками (Додаток 2).

Інформаційне забезпечення покликане задовольняти всі потреби управління процесами, які відбуваються у соціально-економічній системі. Для цього в багаторівневій системі менеджменту для кожного рівня встановлюють:

• · Загальну номенклатуру даних, що характеризують якісно та кількісно об'єкти управління;
• · Періодичність надходження даних, які відображають динаміку соціально-економічних процесів;
• · Оперативність оброблення даних із метою формування нової інформації, управлінських впливів;
• · Строки доведення прийнятих рішень до об'єктів управління.

Загальна номенклатура даних, які використовують у менеджменті, охоплює такі категорії:

• · Кількість та професійно-кваліфікаційний склад трудових ресурсів, які реалізують господарсько-фінансові процеси в системі;
• · Матеріальні ресурси, необхідні для функціонування галузей діяльності;
• · Стан основних засобів;
• · Норми та нормативи використання ресурсів для здійснення господарської та виробничої діяльності об'єктів управління;
• · Стан предметів праці в галузях діяльності (наприклад, у торгівлі - обсяг товарних залишків, реалізація товарів за певний період та ін.).

Групи даних виражають у системі конкретних показників, які містять кількісну або якісну характеристику об'єкта управління, явища чи процесу, що в них відбуваються. Як інформаційна одиниця, показник складається з найменування та кількісного значення. Найменування показника відображає його зміст та встановлює зв’язок із завданнями планування, обліку, контролю, аналізу відповідного явища або процесу. Воно утворюється з бази та конкретної частини. База показника відображає його основний зміст, а конкретна частина — реальний стан чи зміни об'єкта, явища чи процесу управління в просторі та часі, а також позначення їх одиниць.

Базу та конкретну частину показника використовують для пошуку, вибору та різноманітного групування соціально-економічних процесів чи явищ. [14, 87 c.].