Пример посадовий інструкції секретаря-референта

ЗАО «РІНГО «ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ 01.03.96 № 3 секретаря-референта генеральний директор УТВЕРЖДАЮ Генеральний директор ЗАТ «РІНГО «Про. У. Ломів 01.03.96.

1. СПІЛЬНІ СТАНОВИЩА 1. Секретар-референт належить до категорії фахівців предприятия, принимается і звільняється директором. 2. Основними завданнями секретаря-референта є организационное и документационное забезпечення діяльності генеральний директор. 3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства. 4. У своїй діяльності секретар-референт руководствуется:

— законодавчими актами РФ; 1. Статутом підприємства; 2. Положенням про функціональних службах предприятия;

1. наказами (вказівками) керівництва підприємства; 2. нормативно-методическими матеріалами з організації делопроизводства;

— справжньої посадовий інструкцією. 5. На посаду секретаря-референта призначаються особи із вищою, средним специальным освітою і формуватимуться стажем роботи менш 1 роки або банку без стажу, но при умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів. 6. Секретар-референт повинна володіти вопросами:

— розвитку підприємства, його фінансово-господарську діяльність; 3. роботи з документами, складання документації; 4. організації управлінського труда;

3. застосування коштів обчислювальної й організаційної техніки; 4. перекладу службової документації на іноземну мову коммерческого партнера; 5. культури праці та службової етики; 6. охорони праці, техніки безпеки і протипожежної захисту; 7. надання первинної медичної помощи.

2. ФУНКЦИИ.

На секретаря-референта покладаються такі функції: 1. Інформаційно-довідкове обслуговування у документах підприємства. Методичне керівництво контроль над організацією делопроизводства в структурних підрозділах і філіях підприємства. 3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства. 4. Оперативно-организационное обслуговування керівництва. 5. Виконання машинописних, графическx, розмножувальних робіт Ведення й кадрової документації і врахування (у разі отсут ствия інспектора персоналу). 7. Ведення обліку робочого дня співробітників. 8. Ведення обліку відрядних удостоверений.

3. ПОСАДОВІ ОБЯЗАННОСТИ.

Секретар-референт повинен; 1. Здійснювати готувати необхідні документи, забезпечувати финан сово-хозяйственную діяльність підприємства. 2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію, контроль виконання документов, информационно-справочное обслуговування може й зберігання документної інформації. 3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, согласования и затвердження документів, експонованих на підпис керівництву підприємства. 4. Здійснювати контроль виконання документів і майже доручень руководства, принимать оперативні заходи, створені задля вчасна й якісне их выполнение. 5. Здійснювати організацію підготовки, прийняття рішення й доведення их до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, предо ставляемых керівництву, давати із них компетентні укладання. 6. Здійснювати оперативну зв’язок із сторонніми організаціями (як ком мерческими, і державними) й окремими громадянами з питань теку щей діяльності підприємства (телефон, факс, електронна пошта тощо. п.). 7. Вести прийом відвідувачів. 8. Виконувати роботу з документационному забезпечення кадрової деятель ности предприятия:

8. оформлення наказів з особового складу; 9. оформлення особистих карток форми Т-2 чи особистих дел;

— оформлення трудових книжок; 10. оформлення і ведення трудових контрактів (договорів); 11. оформлення відрядних документів; 12. оформлення лікарняних листів; 13. ведення табеля обліку робочого дня; 14. видача довідок про виробничий стаж і зарплате.

3.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт. 10. Використовувати ПЕОМ як автоматизації діловодства. 11. Проводити щорічний відбір документів на архівне зберігання чи на уничтожение. • 12. Виконувати окремі доручення посібники з профілю финансово;

хозяйственной діяльності підприємства. 13. Вести табель явки співробітників роботу і передавати табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА.

Секретар-референт проти неї: Вимагати від функціональних служб необхідні матеріали, а также объяснения про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва. Розглядати документи і їх виконання руководителям и фахівцям підприємства. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з на рушением встановлених правил їхнього складання і оформлення (ГОСТ 6.38−96),.

международных правил оформлення документів (ISO). Візувати документи управлінської діяльність у рамках своей компетенции. Вносити в руки керівництва пропозиції з поліпшення доку;

ментационного забезпечення діяльності підприємства, вдосконаленню форм и методів управлінської праці з урахуванням застосування електронної техніки. Вимагати від керівництва створення нормальних умов выполнения служебных обов’язків і збереження всіх документів, які виникають в деятель ности підприємства. 2. Працювати з документами, мають гриф «КТ «чи «Конфіденційно ». 3. Приймати рішення на межах своєї компетенції. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з во просам перевірки виконання документів, доручень і її уявлення необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Секретар-референт відповідає за: 1. Якість документів, наданих на підпис керівництву підприємства. 2. Зверхнє, халатне ставлення до своїх посадовим обов’язків. 3. Збереження документації, розголошення відомостей, мають гриф «Кон фиденциально «чи «КТ » .

0. Заст. директора підпис З. Р. Сегедин Юрисконсульт підпис О.С. Васильєва 28.02.96.