Класифікація документів. 
Особливості управлінської документації

" КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ — це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: * спосіб фіксації інформації; * зміст; * назва; * вид; * складність; * місце складання; * термін виконання; * походження; * гласність; * юридична сила; * стадія виготовлення; * термін зберігання; * рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• * письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
• * графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
• * фотой кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кінота фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
• * фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на: * організаційно-розпорядчі; * фінансово-розрахункові; * постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• * організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);
• * розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
• * довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);
• * з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);
• * особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

* накази; * положення; * протоколи; * розпорядження; * вказівки; * інструкції; * правила; * статути; * звіти; * ордери; * плани; * службові листи; * заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

• * типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;
• * трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;
• * індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:
• * прості, що містять інформацію з одного питання;
• * складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

• * внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;
• * зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

• * термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;
• * нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

• * службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);
• * офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• * звичайні,
• * для службового користування (ДСК);
• * таємні;
• * конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• * справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: * чинні; * нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;
• * фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• * оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;
• * копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: * відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); * витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); * дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• * документи постійного зберігання;
• * документи тривалого (понад 10 років) зберігання;
• * документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:
• — організаційно-розпорядча;
• — стандартів та технічних умов;
• — планова;
• — звітно-статистична;
• — конструкторська;
• — технологічна;
• — розрахунково-грошова;
• — з ціноутворення та ін.