Документальне оформлення господарських операцій з обліку грошових коштів в касі

ТОВ «Псьол» розрахунки готівкою проводить у касі.

Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

• — негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтеру касових документів;
• — виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових касових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих документів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;
• — погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повного їх використання;
• — встановлення Наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підписів цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій за не підписаними документами.

Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства.

При документальному оформленні готівкових розрахунків з юридичними та фізичними особами ТОВ «Псьол» може застосовувати:

• — прибуткові і видаткові касові ордери;
• — касові й товарні чеки;
• — розрахункові квитанції;
• — проїзні та інші документи, що підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, одержання (повернення) коштів;
• — рахунок-фактуру;
• — договори, угоди, контракти;
• — акти закупівлі товарів та ін.

Розрахунки готівкою, що проводяться безпосередньо в касі ТОВ «Псьол», оформляються прибутковими і видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96р. № 51.

З лютого 1996р. діють:

• — прибутковий касовий ордер (форма КО-1);
• — видатковий касовий ордер (форма КО-2);

готівка каса облік грошовий.

• — журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма КО-3);
• — касова книга (форма КО-3);
• — книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (форма КО-5).

Одержуючи прибуткові касові ордери або видаткові документи, касир ТОВ «Псьол» перевіряє:

• — наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, уповноважених ним;
• — правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• — наявність перелічених у документах додатків.

Якщо хоча б однієї із перелічених умов не дотримано, касир повертає документ до бухгалтерії для відповідного оформлення.

Для того, щоб видати гроші з каси, їх потрібно, насамперед, оприбуткувати до неї.

Перше правило, яке слід запам’ятати абсолютно кожному бухгалтеру при розрахунках з готівкою, — це те, що всю готівку, що надходить до каси підприємства, необхідно своєчасно і в повній сумі оприбутковувати.

Під оприбуткуванням готівки розуміється її облік у касі підприємства на повну суму фактичних надходжень (у касовій книзі, книзі обліку розрахункових операцій).

Приймання готівки до каси ТОВ «Псьол» проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Квитанція до прибуткового касового ордера, завірена підписом головного бухгалтера, касира, печаткою підприємства, видається на руки особі, що здала гроші.

Перелік касових операцій, що оформляються прибутковим касовим ордером, наведено в табл.2.

Таблиця 2. Касові операції, що оформляються прибутковим касовим ордером.

Видача готівки з каси ТОВ «Псьол» проводиться за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть долучатися заявки на видачу грошей, рахунки тощо.

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявках, рахунках і таке інше є дозвільний надпис керівника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов’язковий.

Для своєчасного одержання в установі банку необхідної суми готівки ТОВ «Псьол» повинно у встановлені банком строки попередити (письмово або усно) установу банку про суму коштів у банкнотах та розмінній монеті, що передбачається для отримання.

У разі видачі окремій особі грошей за видатковим документом, касир вимагає пред’явлення документа, що засвідчує особу одержувача, перевіряє його найменування і номер, ким і коли він виданий. Якщо видатковий документ складений на видачу грошей кільком особам, то одержувачі також пред’являють зазначені документи, які засвідчують їх особу, і розписуються у відповідній графі платіжних документів.

Розписка в одержанні грошей може бути зроблена тільки власноручно у темному кольорі чорнилом або пастою кулькових ручок із зазначенням одержаної суми (гривень — літерами, копійок — цифрами). У разі одержання грошей за відомістю сума літерами не вказується, а лише цифрами.

Видача грошей особам, яких немає в списковому складі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю на підставі укладених договорів.

Видача грошей особам, що залучаються на сільськогосподарські і вантажно-розвантажувальні роботи, а також для подолання наслідків стихійного лиха, може проводитися за відомістю. Відомості складаються окремо за кожною організацією, працівники якої були направлені на вказані роботи, і засвідчуються (крім підпису керівника і головного бухгалтера підприємства — організатора робіт) підписом уповноваженого відповідної організації.

Видачу грошей касир проводить тільки особі, вказаній у видатковому документі. Якщо видача грошей проводиться за дорученням, оформленим в установленому порядку, в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомістю, перед розпискою в одержанні грошей касир робить надпис: «За дорученням». Доручення залишається у касира і долучається до видаткового касового ордера або відомості.

У разі видачі грошей особі, що не має змоги через хворобу або з інших поважних причин підписатися особисто, за її письмовим дорученням за неї може підписатися інша особа, але тільки не працівник бухгалтерії або каси цього підприємства. На видатковому касовому ордері вказується найменування, номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей і особу, яка розписалася за отримання грошей.

Оплата праці, виплата допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний надпис про видачу грошей за підписами керівника і головного бухгалтера підприємства або осіб, ними уповноважених, із зазначенням строків видачі грошей і суми літерами.

В аналогічному порядку можуть оформлятися і разові видачі грошей на оплату праці (у разі відпустки, хвороби і таке інше), а також видача депонованих сум і грошей під звіт на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, кільком особам.

Разові видачі грошей на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковими касовими ордерами.

Після закінчення встановлених строків оплати праці, виплати допомог через тимчасову непрацездатність, стипендій і премій касир повинен:

• а) у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено оплату праці, виплату допомоги через тимчасову непрацездатність, стипендій або премій, поставити штамп або зробити відмітку від руки: «Депоновано»
• б) скласти реєстр депонованих сум.
• в) у кінці відомості зробити надпис про фактично виплачену суму і недоодержану суму виплат, які підлягають депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити надпис своїм підписом. Якщо гроші видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться надпис: «Гроші за відомістю видавав (підпис)». Видача грошей касиром і роздавальником за однією відомістю забороняється;
• г) записати в касову книгу фактично виплачену суму і проставити на відомості штамп: «Видатковий касовий ордер № __» .

Бухгалтерія робить перевірку зазначок, зроблених касирами у платіжних відомостях, і підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми підлягають здаванню до установи банку і на ці суми складається один загальний видатковий касовий ордер.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають бути заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують гроші, забороняється. Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.|.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов’язаний перевірити:

• а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі — дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;
• б) правильність оформлення документів;
• в)наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом «Оплачено» із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Таблиця 3. Касові операції, що оформляються видатковим касовим ордером.

Здачу готівки на рахунки в банках касир ТОВ «Псьол» оформляє видатковим касовим ордером.

Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити первинний документ «Заява про внесення готівки», який може одержати в оператора банку.

Цей документ складається з двох частин.

На кожній частині зазначаються: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача і одержувач, призначення внеску. У правому верхньому кутку першої та другої частин зазначаються номер свого поточного рахунка та сума цифрами. Та ж сума записується словами у такому порядку:

— починати запис потрібно у притик до початку відведеного для цього поля з великої літери;

_ місце, що залишилося на полі, потрібно прокреслити горизонтальною лінією.

Нам відомо, що готівка понад встановлений ліміт підприємства має здаватися в установу банку для зарахування на рахунки.

Здача наявних коштів у банк особисто представником ТОВ «Псьол» оформляється заявою на переказ готівки.

Цей первинний банківський документ складається з двох частин: заяви і квитанції. Касир банку, приймаючи готівку, при відповідності сум підписує заяву і квитанцію до неї, ставить на квитанції печатку і видає особі, яка здала гроші.

Видачу наявних засобів з каси підприємства для здачі їх в установу банку оформляють видатковим касовим ордером з відображенням цій операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здачу виторгу в установу банку, є квитанція до заяви на перерахування готівки з підписами бухгалтера і касира установи банку, завірена печаткою (штампом) установи банку.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до передачі у касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплату заробітної плати, реєструються після її видачі.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися з використанням технічних засобів. При цьому в машинограмі.

Відповідно до про Положення № 637 касир ТОВ «Псьол» виконує такі вимоги щодо ведення касової книги:

• а) її аркуші обов’язково нумерують, прошнуровують і скріплюють печаткою підприємства;
• б) кількість аркушів у касовій книзі завіряють підписами керівника і головного бухгалтера підприємства.

Аркуш касової книги складається з двох частин: з горизонтальною розміткою і без неї. Обидві частини аркуша нумерують однаково. Та його частина, на якій є горизонтальна розмітка, — перший примірник. Відомості до нього записують кульковою або чорнильною ручкою з чорнилом темного кольору. Записи починають на лицьовій стороні цієї частини аркуша після слів «Залишок на початок дня», яка залишається в касовій книзі.

Другу його половину, без горизонтальної розмітки, заповнюють під копіювальний папір таким чином. Перед тим як почати новий аркуш, його згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну його частину під ту, що залишиться у книзі. Якщо документів досить багато і потрібно перегорнути сторінку, треба відігнути відривну частину аркуша на лицьову сторону невідривної частини, переклавши їх копіювальним папером. Відривна частина аркуша касової книги і буде звітом касира.

Протягом дня касир ТОВ «Псьол» заносить до касової книги кожний оплачений документ. Закінчуючи робочий день, він:

• а) підбиває підсумок за операціями, проведеними за день;
• б) виводить суму залишку готівки у касі підприємства на початок наступного дня;
• в) передає до бухгалтерії як звіт відривну частину аркуша касової книги, додавши до неї відповідні прибуткові і видаткові касові документи.

Приймаючи звіт і документи, бухгалтер завіряє їх одержання підписом у касовій книзі. Якщо із каси підприємства видавали зарплату, пенсію, стипендію або дивіденди за відомостями, у касир при підбитті підсумків звертає увагу на одну важливу деталь: названі документи в касовій книзі необхідно зафіксувати після закінчення строків виплати та закриття вищезазначених відомостей. А до того слід показувати згадані суми у залишку за день, додатково виділяючи їх у рядок «У тому числі на оплату праці» .

Треба бути дуже акуратним, вносячи дані до книги, адже самостійних виправлень у ній робити не можна. Але якщо допущено помилку і без правок не обійтися, їх обов’язково завіряють підписами касира і головного бухгалтера або особи, яка його заміщає.

Книга обліку прийнятих і виданих касиром грошей (форма № КО-5) застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі (видавачу), яка виплачує заробітну платню, повернення готівки і оплачених документів. Книгу веде касир. Видача і повернення грошей і оплачених документів підтверджується підписами.

До первинних касових документів, які оформляються по операціях в національній валюті, також відносяться заява про внесення готівки, грошовий чек, повідомлення, заява про переказ готівки і повідомлення про отримання переказу.

Бланки касових документів виготовляються друкарським способом або з використанням комп’ютерної техніки з відображенням обов’язкових реквізитів, окрім грошових чеків, які виготовляються тільки друкарським способом.

Всі обов’язкові реквізити в касових документах слід заповнювати. Окрім обов’язкових, деякі касові документи можуть мати додаткові реквізити, необхідні для здійснення певних операцій з готівкою.

Касові документи, окрім грошового чека, виписуються в тій кількості, яка необхідна для учасників розрахунків. Виправлення в касових документах не допускаються. При записі грошових сум ставлять у касових документах між гривнями і копійками кому («,»), копійки позначають двома знаками. Якщо сума визначена в гривнях, то вказується «00» копійок.

Якщо суму, яка складається тільки з копійок, вказують прописом, то обов’язковим є напис «нуль» гривень. Найменування грошової одиниці можна вказувати як повністю, так і в скороченій формі.

Касові документи, після складання звіту касира та його оброблення в бухгалтерії, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально-відповідальною особою, на яку покладено обов’язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, які передаються під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера підприємства. До кінця робочого дня документи мають бути обов’язково повернені. Довідки за касовими документами видаються відповідним органам за їх вимогами у випадках, передбачених чинним законодавством, що підписані керівником і головним бухгалтером.

Касові документи можуть бути вилучені у підприємств за постановою слідчих, судових органів, прокуратури, арбітражного суду, рішенням державної контрольно-ревізійної служби і державної податкової адміністрації.

На місце вилученого справжнього документа підшиваються завірена матеріально-відповідальною особою копія вилученого документа, все листування про вилучення документа, протокол вилучення, розписка особи, яка одержала справжній документ або поштова квитанція про надсилання документа тощо.

У разі, якщо вилученню підлягають одночасно кілька касових документів з різними датами одного календарного року, на місце одного з вилучених документів долучається його копія, вимога на вилучення (протокол вилучення і таке інше), а замість останніх — тільки копії з відмітками про місцезнаходження вимоги.