Аналіз використання інформаційних технологій

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управлінця на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні бази даних про наслідки господарської діяльності та використовувати їх для формування редагування і друку вихідних документів, квартальних, піврічних і річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям, ланкам управління щодо ефективності роботи, підвищувати ефективність праці аудиторів, ревізорів.

Мікроекономічний механізм повинен сприяти виконанню конкретних завдань, що стоять перед підприємством у конкретний період, у конкретній ситуації, і одночасно відповідати інтересам усіх зацікавлених осіб. Ефективність цього процесу пов’язана з функціонуванням сфери, що обслуговує систему управління підприємствами та становить основу його інформаційного забезпечення — сферою бухгалтерського обліку.

У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоречностей та недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх інформаційних технологій. Серед них слід виділити такі:

• * використання різноманітних програмних засобів як нових, так і застарілих, значно ускладнює обслуговування інформаційної системи та знижує ефект її впровадження;
• * усунення окремих недоліків різноманітних програмних засобів може перейти в повсякденну проблему, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;
• * відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Сьогодні багатьох керівників не задовольняє рівень автоматизації на підприємстві. Фізично і морально застарілі інформаційні системи, різноманітний набір програм та окремих автоматизованих робочих місць не в змозі забезпечити керівників оперативною і достовірною інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень.

Недосконалість системи управління призводить до зниження прибутковості діяльності підприємства, нестійкого становища на ринку товарів і послуг. Витрати на обслуговування і доробку інформаційних систем автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка заказаних інформаційних бухгалтерських систем досить дорога і займає багато часу при відсутності гарантії очікуваного результату.

Тому досить актуальною залишається проблема дослідження можливостей програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку і прийняття на їх підставі ефективних управлінських рішень. Перед науковцями стоїть завдання розробки та вдосконалення бухгалтерського обліку на підприємствах, галузях народного господарства як основного джерела інформаційного забезпечення користувачів усіх рівнів в умовах використання інформаційних технологій.

Інформаційні бази мають забезпечувати як мінімум шестирівневу функціональну обробку інформації.

I. Загальні організаційні принципи побудови підприємства: проектування автоматизованої системи управління під специфіку конкретного підприємства; оптимізація бізнесу, процесів відповідно до нової або існуючої системи управління; визначення облікової політики підприємства; удосконалення організації документообігу, складання звітності, бухгалтерського, складського та інших видів обліку; створення єдиного інформаційного простору для всіх служб управління.

II. Оперативні принципи управління підприємством: управління закупками — матеріально-технічне забезпечення, управління реалізацією — збут продукції, управління бартерними операціями та взаєморозрахунками, управління запасами — рух і наявність матеріальних цінностей та малоцінних і швидкозношуваних предметів, управління консигнаційними операціями, управління реалізацією через торговельні комплекси з використанням сучасних реєстрів розрахункових операцій, управління договірними зобов’язаннями, розрахунками з постачальниками і покупцями, управління фінансами підприємства, здійснення моніторингу, управління витратами виробництвом, управління проектами, управління собівартістю продукції — товарів, послуг, управління персоналом, обліком кадрів, управління автотранспортом тощо.

Вирішення завдань бухгалтерського, податкового обліку відбувається без додаткових витрат, шляхом вторинної обробки даних оперативного управління.

Таким чином, первинним є управління, а бухгалтерський облік — необхідний засіб для контролю, складання документів.

ІІІ. Комплексна обробка інформації відповідно до національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку: готівкові та безготівкові операції підприємства, облік валютних операцій, облік товарно-матеріальних цінностей, облік необоротних активів, облік праці і заробітної плати, облік фактичних витрат, ведення головної книги та складання Балансу, ведення податкового обліку, формування консолідованої звітності, формування бухгалтерської та фінансової звітності за міжнародними стандартами.

Контролюючі функції: контроль за виконанням планів, проектів, контроль за кошторисом витрат, контроль за взаємними фінансовими зобов’язаннями, контроль за використанням ресурсів підприємства, контроль якості, можливість виставлення рекламацій.

V. Аналітичні функції: аналіз виконання планів і використання ресурсів, аналіз фінансової і господарської діяльності, аналіз ефективності використання оборотних засобів, аналіз фактичних витрат (собівартості) і зіставлення їх з плановими, аналіз ефективності маркетингових заходів і рекламних заходів.

VI. Технічні можливості інформаційних бухгалтерських програм: невибагливість до комп’ютерних систем, технічних можливостей комп’ютера, швидкість виконання поставлених завдань, обробки оптимального потоку первинних документів для підприємства, редагування бухгалтерських форм, обмін даними з іншим програмним забезпеченням, обмін інформацією через мережу, надійний захист і збереження інформації, можливість замінити програму (поновити версію).

Крім функціональних можливостей, комп’ютерний облік повинен відповідати єдиній прийнятій методологічній основі сучасного бухгалтерського обліку та забезпечувати:

• * ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;
• * взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліку;
• * суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;
• * зменшення ручної, монотонної праці;
• * контроль за достовірністю введених даних, цілісністю господарських операцій;
• * формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

В комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку технологія ведення господарських операцій і створення реєстрів може проводитися за допомогою таких компонентів: по-перше, за допомогою бухгалтерських проведень, по-друге, за допомогою господарських операцій і, по-третє, за допомогою первинних документів.