Планування та формування планування

Ефективне функціонування персоналу передбачає наявність чітко сформульованої та обґрунтованої кадрової політики.

Кадрова політика визначає завдання, пов’язані з ставленням організації до зовнішнього оточення (ринок праці, стосунки з державними органами), а також завдання, пов’язані з ставленням до персоналу своєї організації (участь в управлінні, система винагород, вирішення соціальних питань, удосконалення системи професійного навчання).

В управлінській практиці виділяють чотири типи кадрової політики в умовах кризи:

1. Пасивна — керівництво підприємства не має чітко вираженої програми дій стосовно персоналу, і в умовах кризи на підприємстві кадрова робота зводиться до ліквідації негативних наслідків кризи.

Кадрова служба не має прогнозу кадрових потреб і не володіє засобами оцінки персоналу. У плані фінансового оздоровлення кадрова проблематика, як правило, відображена на рівні інформаційної довідки про персонал без відповідного аналізу кадрових проблем і причин їх виникнення.

• 2. Реактивна — керівництво підприємства здійснює контроль за симптомами кризової ситуації (виникнення конфліктних ситуацій, відсутність достатньо кваліфікованої робочої сили для вирішення завдань, відсутність мотивації до високопродуктивної праці) і вживає заходи до локалізації кризи. Кадрові служби підприємств володіють засобами діагностики. У плані фінансового оздоровлення, як правило, кадрові проблеми на даний момент виділяються і розглядаються спеціально, накреслюються можливі шляхи їх вирішення.
• 3. Превентивна — керівництво підприємства має обґрунтовані прогнози розвитку ситуації, однак не має засобів впливу на неї. Кадрова служба підприємства володіє не лише засобами діагностики персоналу, але й методами прогнозування кадрової ситуації на середньотерміновий період. У плані фінансового оздоровлення є короткотерміновий і середньотерміновий прогнози потреби в персоналі.
• 4. Активна (раціональна) — керівництво підприємства має якісний діагноз, а також обґрунтований прогноз розвитку ситуації і засоби впливу на неї. Кадрова служба підприємства володіє засобами прогнозування кадрової ситуації на середньостроковий та довгостроковий періоди. У плані фінансового оздоровлення є короткостроковий, середньостроковий і довгостроковий прогнози потреби в персоналі. Крім того, складовою частиною плану є програма кадрової роботи з варіантами її реалізації.

Концепцію довгострокової, орієнтованої на майбутнє кадрової політики, можна реалізувати з допомогою кадрового планування на основі узгодження інтересів роботодавців і найманих працівників. Для організації важливо мати в потрібний час, в потрібному місці, у певній кількості та з відповідною кваліфікацією такий персонал, який необхідний для вирішення виробничих завдань, досягнення мети діяльності. Кадрове планування повинно створювати умови для мотивації більш високої продуктивної праці та задоволення роботою. Людей приваблюють насамперед ті місця, де створені умови для розвитку їх здібностей і гарантований високий і стабільний заробіток. Слід пам’ятати, що кадрове планування ефективне тоді, коли воно інтегроване в загальний процес планування в організації.

Кадрове планування повинно дати відповіді на такі запитання:

• * скільки працівників, якої кваліфікації, коли і де будуть використовуватися в організації;
• * як можна залучити потрібний і скоротити зайвий персонал без нанесення соціального збитку;
• * як найкраще використовувати персонал відповідно до його здібностей;
• * як забезпечити розвиток персоналу для виконання нових робіт і підтримування його знань відповідно із запитами виробництва.

Аналіз і проектування робочих місць є попередньою умовою планування потреби в персоналі.

Аналіз робочого місця дозволяє визначити:

• * час, необхідний для виконання основних виробничих операцій;
• * операції, які необхідно включити до виробничого процесу:
• * організацію робочого місця, яке дозволить підвищити продуктивність праці;
• * доцільний режим роботи для даного робочого місця;
• * характеристики особистості, притаманні робітникові для виконання виробничої операції;
• * використання інформації, отриманої в результаті аналізу робочого місця, для розроблення програми управління персоналом.

Виділяють такі стадії аналізу робочого місця:

• * аналіз структури організації і місця кожного робочого процесу в ньому;
• * визначення мети аналізу робочого місця і як буде використовуватися інформація про нього;
• * відбір типових робочих місць;
• * вибір методу аналізу робочих місць і його використання з метою збору необхідних даних;
• * опис робочого місця та створення його специфікації;
• * використання інформації для проектування робочого місця;
• * оцінка та впровадження проекту модифікованого робочого місця.

Будь-які стандарти для опису робочих місць (процесів) відсутні, але, як правило, вони охоплюють такі розділи: найменування посади; короткий опис посадових функцій; дії робітника під час виконання своїх посадових функцій (опис виконуваних завдань, опис використовуваних матеріалів, рівень контрольованості дій працівника і контролю, що здійснюється з його боку відносно інших працівників); умови праці та виробниче середовище (температура, освітлення, рівень шуму та шкідливі впливи на робочому місці); соціальне оточення (інформація про розміри робочої групи та стосунки між працівниками).

Інформація про існуючі робочі місця може бути використана для вибору оптимального поєднання робочих елементів, обов’язків і завдань працівників.

Трудомісткість окремих видів робіт є вихідною базою для планування потреби у персоналі. Планування та організація забезпечення підприємств персоналом — це система різноманітних форм і методів роботи, спрямованих на своєчасне і якісне компонування організацій персоналом, що створює необхідні умови для успішного виконання виробничої програми та соціального розвитку працюючих.

Процес планування охоплює три етапи:

• 1. Оцінка наявних ресурсів («кадровий аудит», який передбачає перевірку відповідності персоналу організації її меті та цінностям).
• 2. Розрахунок потреби в різних категоріях працюючих на певний час. Так, вихідними даними для визначення необхідної кількості робітників, їх професійного та кваліфікаційного складу є: виробнича програма; норми виробітку: заплановане зростання продуктивності праці: структура робіт.
• 3. Вироблення програми забезпечення потреби в персоналі.

Формування кількісного та якісного складу персоналу здійснюється за допомогою набору та відбору персоналу.

Набір полягає у створенні необхідного резерву кандидатів на всі посади та робочі місця, з якого організація відбирає найкращих для неї працівників. При цьому враховується: вихід на пенсію; звільнення у зв’язку з закінченням договору про найм; розширення сфери діяльності організації тощо.

Набір проводять із зовнішніх і внутрішніх джерел. До засобів зовнішнього набору належать: публікація оголошень у газетах і професійних журналах, звернення до агентств працевлаштування, усна реклама тощо. Однак більшість організацій надають перевагу внутрішньому наборові, який передбачає просування по службі працівників своєї організації. У кожній конкретній ситуації зовнішній та внутрішній набір має свої переваги та недоліки.

На етапі відбору персоналу керівництво організації відбирає найкращих кандидатів з резерву, створеного під час набору. Ефективний відбір персоналу — це одна з форм попереднього контролю якості людських ресурсів. Найбільш широко вживаними методами збору інформації для прийняття рішення про відбір конкретного кандидата на робоче місце є випробування, співбесіди, тестування. Ці методи можуть забезпечити керівництво обширною інформацією про можливості конкретного працівника, однак не можуть дати відповіді на важливе запитання: чи буде людина повністю реалізувати свої знання і можливості в конкретній виробничій ситуації? Позитивна відповідь на це запитання залежить від побудови та функціонування ефективної мотиваційної системи.