Робота з поштою (діловою кореспонденцією)

• 1. Використовуйте для попередньої фільтрації і сортування пошти секретаря чи довіреної співробітника.
• 2. Не витрачайте час на випадкову пошту, безжалісно викидайте.
• 3. Сортуйте пошту за ступенем важливості («реагувати відразу», «прийняти рішення після обговорення», «кошик для сміття», «зберегти в архіві»).
• 4. Фіксуйте важливі місця і робіть помітки з обробки і відповідної реакції (наприклад, «Перевірити інформацію», «Відповісти ствердно», «Вислати типовий відповідь N» і т. п.).
• 5. Не накопичуйте пошту — читайте і обробляйте її на початку дня один раз в 1−3 дні.
• 6. Заведіть необхідні варіанти типових (стандартних, в які підставляється Ф. І. О. адресата) вихідних листів.
• 7. Введіть у практику диктування (а також доручення «чистового оформлення» і відправку) листів секретареві або довіреній співробітнику.
• 8. Намагайтеся відповідати на листи якомога швидше. По можливості, висилайте негайну відповідь, використовуючи електронну пошту.

Робота з книгами та друкованою пресою (газетами, журналами)

• 1. Читайте тільки найнеобхідніше, не витрачайте надлишкове час на читання. Чим об'ємніше книга, яку ви плануєте прочитати, тим суворіше повинні бути ваші критерії оцінки доцільності (корисності, затребуваності) даної інформації.
• 2. Якщо існує така можливість, то використовуйте тямущих співробітників для реферування книг і преси. Доручайте їм робити виписки або короткі конспекти (обмеженого обсягу) з цікавої для вас теми.
• 3. Використовуйте небудь прості і зручні техніки раціонального читання (на відміну від технік швидкочитання вони не вимагають спеціальних довгих і трудомістких тренувань), наприклад, п’ятиступінчастий метод SQ 3R:

Survey — огляд структури тексту;

Question — питання, що задають мету читання;

Read — власне читання тексту;

Recite — узагальнення тексту, коротке виділення основних ідей;

Review — повторення, запам’ятовування основних ідей.

4. Щоб прочитана інформація не пропадала даремно, розробіть і використовуйте власну систему поміток у тексті, конспектування, виписок на картках і картотеку.

В цьому віпадку на допомогу приходять техніки динамічного читання.

Освоївши динамічне читання, ви самі зможете регулювати швидкість свого читання в діапазоні від 200−400 до 1000 слів на хвилину при ступеня засвоєння інформації 50−70%. Зрозуміло, що необхідна швидкість читання буде вибиратися вами в залежності від:

• 1) встановлення на бажану ступінь розуміння;
• 2) інформаційної щільності тексту;
• 3) організації подачі інформації в тексті (шрифт, структурування інформації, наявність схем, діаграм, малюнків);
• 4) глибини пізнань по темі тексту;
• 5) внутрішніх умов читання (ставлення до тексту, інтерес, ступінь зосередженості, стан пам’яті, настрій);
• 6) зовнішніх умов читання (обладнання та освітленість робочого місця, рівень шуму та ін).

Для освоєння швидкого і ефективного читання необхідно розвинути у себе комплекс навичок, кожний з яких є необхідним елементом техніки динамічного читання. Комплекс цей наступний:

• 1) зосередження на читанні;
• 2) відсутність регресій (повернення до вже надрукованого);
• 3) розширення активного поля зору до 10−14 см.;
• 4) відсутність зовнішньої і внутрішньої вокалізації (промовляння);
• 5) вертикальний рух очей по тексту;
• 6) розвиток фотографічної зорової пам’яті;
• 7) мотиваційно-логічна організація запам’ятовувати інформацію.

Як конспектувати, робити виписки.

• 1. Виписуйте тільки найнеобхідніше і пам’ятайте, що запис має сенс тільки для невеликих нотаток. В інших випадках використовуйте ксерокс, сканер, принтер.
• 2. Розробіть власну систему конспектування, до якої можуть входити:
• 1) особливі скорочення; 2) символічні позначки;
• 3) різні способи підкреслювання; 4) використання кольору;
• 5) «згортка» інформацією в таблиці, схеми.
• 3. Використовуйте власні коментарі, малюнки і схеми для поліпшення сприйняття і запам’ятовування інформації. Перетворення початкової інформації у малюнок або схему є розумової завданням, рішення якої в значній мірі підвищує запам’ятовуваність виписується інформації.
• 4. Визначтеся з форматом виписок: 1) записується лише ідея або смисл тексту в довільній формі; 2) виписується дослівна цитата (потрібно вказівку джерела, бібліографічна посилання); 3) конспект (включає в себе вказівку джерела, виписані цитати і / або переказ змісту тексту, а також власні коментарі).
• 5. Виписка — це дуже «маленька» одиниця зберігання інформації, тому головна проблема — не втратити виписку! Якщо виписка не «розміщується» в продуманої системі зберігання інформації (наприклад, в картотеці), швидше за все, вона буде швидко втрачена.