Сучасні вимоги до інформації та її вартість для організації

При розгляді інформації в сучасних умовах використовують наступні показники: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість, відкритість, своєчасність надходження.

Надлишкова інформація підвищує якість наступних управлінських рішень, але вимагає великих витрат часу для її передачі й аналізу. Недолік інформації ускладнює вироблення правильного рішення.

Вірогідність інформації - це показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим вона достовірніша. Перекручування може відбутися з об'єктивних і суб'єктивних причин.

Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача по відношенню до майбутньої прибутковості (споживча цінність) і цінність з погляду понесених витрат.

Насиченість інформації - це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через поліпшення емоційного настрою, зосередження уваги, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, то інформація сприймається як «суха».

Відкритість інформації характеризує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається тільки обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана досить широкому колу працюючих, але за умовою її збереження в секреті від працівників інших підприємств.

Своєчасність надходження інформації важливе значення для ефективного функціонування системи управління. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією фірмою, яка одержана із запізненням.

Впровадження техніки і технології у сферу обробки інформації привело до підвищення продуктивності порівняно з тим, що дали стандартизація і складальні конвеєри у виробництві на початку промислової революції.

Ефективність діяльності підприємства визначається правильністю прийнятих управлінських рішень. Відсутність при цьому необхідної інформації виявляється головною причиною помилок менеджерів.

Інформація є одним з ресурсів організаційної системи. Її відмінність від інших видів ресурсів у тому, що інформація не зникає у процесі переробки, але змінює свою корисність. Характеризується інформація формою представлення, обсягом, періодичністю надходження, часткою коригування, витратами на отримання і збереження.

Загальнодоступні світові інформаційні ресурси представляються насамперед по системі Internet. Основні сегменти інформації - це бази даних для масового користувача, професійні бази даних. Останні містять повнішу інформацію, мають багаторівневу структуру даних і розвинуту пошукову систему.

Контроль правильності інформації забезпечує в багатьох випадках «живучість» підприємства. Вірогідність даних — це у кінцевому рахунку доходи і витрати. [6, 147−150 c.].

При збереженні та переробці даних основними способами контролю є:

• · Дублювання (повторення процедур запису, алгоритмів обчислень, після чого проходить порівняння результатів);
• · Відстеження контрольних сум (по окремих записах і масиву даних у цілому обчислюється контрольна арифметична сума всіх реквізитів, що перевіряється після кожного етапу перезапису);
• · Перевірка макета даних (по окремих реквізитах перевіряється припустима значність, інтервал припустимого значення).

Політика безпеки — це конфіденційність, цілісність і готовність. Ймовірні погрози для управлінської інформації в каналах зв’язку, крадіжкою документації, знищення інформації, помилками в роботі тощо.

Перекручування інформації відбувається через випадкові помилки персоналу при первинному обліку, помилки при переробці інформації, пошкодження інформації комп’ютерними вірусами.

Погроза розкриття полягає в доступності інформації конкурентам, що може призвести до економічних втрат організації. Розкриття може відбутися на всіх стадія використання, переробки і передачі інформації.

Безпека інформації створюється комплексом спеціальних заходів щодо правил використання, доступності з боку персоналу, процедур комп’ютерної обробки. Заходами захисту можуть бути перевірка дійсності інформації, контроль доступу в приміщення, поділ повноважень, шифрування інформації, застосування цифрового підпису на повідомленнях, використання антивірусного захисту, контроль цілісності інформації, регламентування правил і способів захисту документів, наявність інструкції для користувачів інформації, обмеження доступу до архівів, скорочення привілеїв для користувачів інформації. Одним з найбільш розповсюджених способів захисту інформації є регламентування доступу до неї. Типовими варіантами при цьому можуть бути:

• · Дискретний доступ — по масиву даних формується правило, що визначає для кожної структурної частини даних сукупність персоналу й алгоритму переробки інформації для кожного користувача;
• · Мандатний доступ — по масиву даних вводиться система кодів, прив’язаних до процедур переробки інформації, тільки знання відповідного коду дозволяє користувачу зробити з інформацією відповідне перетворення.

Усю сукупність мір захисту інформації можна розділити на групи:

• · Перевірка дійсності інформації.
• · Контроль доступу.
• · Поділ повноважень.
• · Контроль цілісності інформації.

Відповідно до семіотичної теорії інформацією є повідомлення чи знання, що змінюють невизначеність. Але оскільки всієї інформації необхідної в тій чи іншій конкретній ситуації інформації, як правило. керівник не має, потрібна її купі ля. У зв’язку з цим постає питання про вартість інформації. Слід відзначити, що коли говоримо про вартість інформації, то маємо на увазі: по-перше, грошовий вираз, по-друге, та ціна, яка їй на даний момент притаманна. [3, 239−241 с.].

Розглянемо підходи до визначення вартості інформації, які використовуються в системах управління за пропозиціями американського економіста Дж. Кантера.

Приклад 1. Система стратегічного планування. Ціною інформації буде вартість її придбання на стороні. А за граничну вартість інформації приймається величина економії, отримана від її застосування.

Приклад 2. Складські системи. Деяка інформація дозволила створити систему, що дає економію на товарних запасах обсягом 200 тис. дол. США. Витрати на функціонування системи складають 15% загальних витрат на зберігання. Вартість інформації в цьому випадку визначається як 0,15*200 000=30000 дол.

М. Бронников вважає, що підхід до визначення вартості нової інформації для управління компанії з точки зору оцінки можливого прибутку чи економії від її використання недостатньо обґрунтований, і може застосовуватися лише в деяких випадках.

На практиці ж більшість компаній підходить до оцінки витрат на інформацію, виходячи перш за все з своїх реальних можливостей і ціни на послуги «продавців» інформації, наприклад, компаній, що проводять маркетингові дослідження. Якщо підходити до потреби системи в інформації як до функції від здатності до її переробки, то поняття «вартість інформації» і відповідно «ціна інформації» набувають іншої суті. Ціною інформації буде той параметр, який характеризує її важливість для споживаючої системи. Критерієм важливості в даному випадку виступає не економія від використання добутої інформації, не додатковий прибуток від її застосування, а те, настільки вона ефективно може бути перероблена в системі. Такий критерій задається самою системою, тим, настільки вона добре пристосована до переробки інформації. [1, 123−124 с.].

Розширення сфери застосування нових технологій стає можливим завдяки інноваціям, що збільшують невизначеність майбутнього. Оскільки більшість наслідків їх практичного застосування є несподіваними та не передбачуваними, це підвищує роль релевантної інформації, здатної зменшити неозначеність та підняти значущість індивідуальної поведінки в нестандартній ситуації.

Важлива роль у функціонуванні інфраструктури підтримки інновацій, забезпечення руху до інформаційного суспільства і його стійкого розвитку відводиться приватному капіталу. Як показує досвід країн з розвинутою економікою, нову мультимедіа-систему формулює не уряд, а бізнес. Масштаби інвестицій в інфраструктуру не дозволяють будь-якому уряду вирішити цю проблему самостійно через великі капітальні вкладення. У зв’язку з цим органам влади на державному і регіональному рівнях доцільно сконцентрувати увагу на розробці і реалізації заходів стимулювання і підтримки вітчизняного виробника в інформаційній сфері, передусім компаній, що створюють високотехнологічну та наукомістку продукцію, а також підприємств, що реалізують інновації і надають інформаційні послуги.

Однією з провідних задач інформаційного забезпечення підприємств з кінця 90-х років було створення й підтримка технологічної основи, що відкриває можливість для багатофункціональних систем щодо обслуговування потреби організаційної спільноти, що об'єднана в мережі. Такою основою є інфраструктура інформаційних технологій (ІТ). У міру того, як дедалі більша кількість організацій стає залежною від інтеграції технічних засобів, програмного забезпечення, інформації та засобів комунікації для внутрішньої інтеграції з постачальниками і споживачами, формування ресурсів інфраструктури стає стратегічною необхідністю.

На сьогодні існують декілька визначень інфраструктури ІТ. Так Т. Девенпорт і І.Ліндер визначають її як «частина потенціалу організації, призначена для загального користування. Вона включає всі тротуари, алеї і магістралі, за допомогою яких обробляються електронна інформація, стандарти його ефективного використання, навички застосування як технології, так і інформації».

Узагальнюючи різні підходи до визначення інфраструктури ІТ, можна вважати її інтегрованим набором технічних компонентів у сукупності з людськими здібностями, що формує спільно використовувану основу для забезпечення внутрішніх і зовнішніх ділових функцій організації. [11, 47−51 c.].

Управління людськими ресурсами на підприємстві починається з оцінки внутрішнього і зовнішнього середовища, тобто ефективно і правильно організованої роботи з відповідною інформацією. Зокрема, менеджери повинні знати, як досліджувати соціальні та економічні фактори, такі як мотивація співробітників, бажання клієнтів, ефективність власних зусиль тощо. Система досліджень має розподілятися на чотири рівні:

• · Збір інформації. Для цього необхідно спочатку виділити об'єкти дослідження, наприклад, пов’язані з ринком, організацією в цілому, відділом в якому працює менеджер, співробітниками та власною діяльністю;
• · Документація — повинна об'єктивно відображати процеси, які спостерігаються (за рахунок правильного вибору об'єктів дослідження та їх опису). Для фіксації кількісних даних з метою виявлення тенденції застосовують контрольну карту;
• · Аналіз — статистичний аналіз, метод порівняння; аналіз якісних вимірювань. Фокусування на покращенні параметрів — головний принцип аналізу;
• · Інформація про хороші результати підвищує рівень мотивації співробітників і корпоративну культуру. Окрім того, якщо співробітники знають про ключеві фактори успіху, вони краще розуміють свою роль в організації.