Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

• — Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України».
• — Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту розміщують з лівого боку від назви організації. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.
• — Зображення нагород відтворюють на бланках згідно з законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів назви організації та структурного підрозділу.
• — Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію.
• — Назва організації вищого рівня зазначається скорочено, а в разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю.
• — Назва організації-автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче від повної, окремим рядком у центрі.
• — Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо.) Їх розміщують нижче від назви організації або структурного підрозділу.
• — Назва виду документа має відповідати переліку документів, які використовують у організації. У листі назву виду документа не зазначають.
• — Дата документа — це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, а також день написання листа, наказу; день фіксації вчинків у протоколах, актах; день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності - число, місяць, рік: 10.05.2011, а також у послідовності - рік, місяць, число: 2011.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати: 29 січня 2011 року.

Дату документа ставлять нижче від назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці:

а) на бланку:

«02» лютого 2011 року № 713.

б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування _______ О. Н. Захарченко.

(підпис)

У разі підписання документа двома особами підписи розміщуються так:

Головний інженер Головний механік.

• (підпис) М. С. Симонов (підпис) В.Г. Олексієнко
• 18.04.2011 18.04.2011

У розпорядчих документах дата оформлюється так:

НАКАЗ.

• 21.06.2011 № 17 м. Запоріжжя
• — Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук; включає в себе три пари арабських цифр: № 09−17/80, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою, третя — порядковий номер документа за журналом обліку.
• — Місце складання або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту довідкові дані про організацію, і розміщують на рівні або нижче від реквізитів дата та реєстраційний індекс документа.
• — Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.
• — Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

Зразки:

— Адресат — організація або структурний підрозділ без зазначення посадової особи, назву подають у називному відмінку:

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України або Запорізький національний технічний університет.

— Адресат — керівник підприємства, установи або його заступник:

Директорові Запорізького феросплавного заводу п. Тищенку С.Г.

вул. Рекордна, 5, м. Запоріжжя, 69 035.

— Адресат — кілька посадових осіб (не більше 4):

Президентові АТ «Кобза».

Директорові з комерційних питань Начальникам виробничих відділів.

— Адресати — однорідні організації:

Директорам металургійних об'єднань України.

• — Якщо адресатів більше 4 осіб, додають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.
• — Відповідь на скарги, заяви тощо можна адресувати із зазначенням лише прізвища, якому передує поштова адреса, оформлена за правилами надавання послуг поштового зв’язку:

вул. 8 Березня, м. Запоріжжя, 69 028.

Петренкові.

— Адресат — фізична особа:

Стеценко Сидір Миколайович вул. Героїв Сталінграда, 8, кв. 17,.

м. Запоріжжя, 69 002.

— Гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження; розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ Ректор ЗНТУ.

• (підпис) С.Б. Бєліков
• 01.03.2012

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа в називному відмінку:

ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол зборів.

трудового колективу ЗНТУ.

01.02.2012 № 3

Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати:

Відділ статистики Шевченко Л.Л.

Прошу підготувати відповідь на лист.

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці нижче від реквізиту адресат (не на тексті).

— Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання про що?, кого?, чого?. Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Зразок:

Про нагородження студентів-переможців Х Міжнародного конкурсу ім. П.Яцика.

— Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої було створено документ. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

— Відмітка про наявність додатка розміщується під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 3с. у 3 прим. (для тих документів, що мають додатки, згадувані в тексті);

Додаток: відповідно до списку на 2с. (для документів, у яких є список додатків при їх великій кількості).

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.

Зразок:

Додатки: 1. Додаток про виконання плану ремонтних робіт.

на І квартал 2012р. на 1 арк. в 1 прим.

• 2. Графік ремонтних робіт на ІІ квартал 2012р. на
• 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2011 № 171/01−04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їх аркушів не зазначають:

Додаток: методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланнями на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка:

Додаток 1.

до наказу Міністерства охорони здоров’я України.

20.01.2012 № 25

Підпис складається з трьох елементів: назви посади особи, яка підписує документ (повної, в якій вказано назву установи, якщо документ складений не на бланку; скороченої, якщо документ написано на бланку); особистого підпису та його розшифрування (друкуються без дужок ініціали й прізвище особи, що підписала документ:

Ректор (підпис) С.Б. Бєліков У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У цьому випадку обов’язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписує документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: Виконувач обов’язків, Заступник.

Підписувати документ із прийменником за або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Документи, складені комісією, підписуються із зазначенням не посади, а з розподілом їх обов’язків у складі комісії (подаються в алфавітному порядку):

Голова комісії (підпис) М. П. Власенко Члени комісії: (підпис) С.П. Андрієнко.

• (підпис) К.В. Мироненко
• (підпис) О.К. Пилипчук

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації, то підписи цих осіб з однаковою посадою розташовують на одному рівні:

Генеральний директор Ректор ЗНУ ПАТ «Енергоатом» ________І.В. Сиваш ________Г.А. Іваненко.

• (підпис) (підпис)
• 20.01.2012 22.01.2012

Якщо один документ підписують кілька осіб з того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _____________ А. В. Коваль.

(підпис) Головний бухгалтер _____________ В.Н. Олексієнко.

— Гриф погодження розміщують нижче від реквізиту підпис. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження:

ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра освіти і науки, молоді та спорту України.

• (підпис) В.С. Осика
• 05.02.2011

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління.

Національного банку України.

• 23.01.2011 № 2
• — Візою оформлюють внутрішнє погодження документа.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче від реквізиту підпис на останньому аркуші документа:

Начальник юридичного відділу.

• (підпис) В.І. Кравченко
• 18.09.2012

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають у організації.

— Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Печатка прикладається так, щоб вона охоплювала частину слів найменування посади особи, що підписує документ.

— Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів Згідно з оригіналом, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту підпис:

Згідно з оригіналом Секретар (підпис) С.П. Гордієнко.

26.06.2012

Відмітку про надходження роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа); розташовується праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа, коротку довідку про виконання, слів До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця:

До справи № 03−4.

Відповідь надіслано 13.05.2011 № 03−12/113.

Виконавчий директор (підпис) С. О. Вакуленко.

14.05.2011.

Дані про виконавця зазначають зліва внизу, вказавши прізвище та службовий телефон:

Климчик 221−14−68.

Інформація про розмноження документа містить такі дані: індекс друкарки (перші літери та прізвище), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Т.Г. Климчик 221−14−68, 8, 10.07.2010.