Методические рекомендації для роботи бэк-офиса

РефератДопомога в написанніДізнатися вартістьмоєї роботи

Методические рекомендації для роботи бэк-офиса (реферат, курсова, диплом, контрольна)

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ПО РОБОТІ БЭК-ОФИСА.

Як відомо, брокерско-дилерская компанія (інвестиційний інститут) організаційно підрозділяється втричі напрями: — Торгові підрозділи («Фронт-офис»), — Бэк-офис, — Бухгалтерия.

Місце бек-офісу в брокерських і дилерських компаніях визначається її основним функціональним призначенням, що містить у собі: оформлення договорів і виконання зобов’язань за угодою, внутрішній облік операцій із цінними паперами, цінних паперів і надходження коштів (власних і клієнтських), формування достовірної звітності про стан власного портфеля компанії та коштів, виділених з його формування, і навіть звітності про стан коштів і портфелів клієнтів, тобто. формування звітності, яка потрібна на прийняття правильного управлінського рішення, надання клієнтам компанії періодичної звітності про проведених над його рахунок роздрібних операціях і про залишках що належать клієнту коштів та обігу цінних бумаг.

Як очевидно з перелічених вище функцій, бэк-офис належить до основному, а чи не до допоміжному «виробництву», тобто. якого є не обслуговуючим підрозділом, а підрозділом, що забезпечує основну діяльність компании.

Тому, ми вважаємо неправильним положення про те, що бэк-офис не «дає» прибутку, оскільки розмір прибутку залежить тільки від вартості проданого «товару», а й від швидкості його звернення, що забезпечує бэк-офис. До того компанію від імені як торгового відділу, і бек-офісу продає клієнту «якісне» виконання його доручень отже, забезпечує компанії хорошу репутацию.

Бэк-офис, виконуючи вищевказані функції, заносить інформацію в систему взаємозалежних регістрів внутрішнього обліку, які забезпечують здійснення оперативного обліку операцій із цінними паперами. Облік операцій в бек-офісі відбиває етапи проходження операцій та стану цінних паперів. Він грунтується більш широкої, ніж у бухгалтерії, інформаційної базі, тому система книжок та журналів обліку бек-офісу існує незалежно від бухгалтерии.

Структура бек-офісу визначається розмірами компанії, змістом потребують і обсягом операцій. Невеликі можуть мати бэк-офис, в повному обсязі формально окремий від бухгалтерії. Досить великих компаній мають окремий бэк-офис з поділом на функціональні групи, відповідальні за певні напрями роботи, пов’язані з виконанням документів та їхні урахуванням, оскільки з етап проходження угоди пов’язані з формуванням, отриманням і відправкою певних документов.

Процес виконання й обліку оборудок із цінними паперами загалом включає у собі: 1. Документарное оформлення угоди. 2. Безпосереднє виконання зобов’язань за угодою, саме: перереєстрація (постачання) цінних паперів, організація своєчасної оплати за договором. 3. Контроль над виконанням угоди. 3. Внутрішній облік операцій та етапів їхнього перебігу. 4. Передача первинних документів мають у відповідні підрозділи. 5. Оперативна передача достовірних зведені дані на відповідні підрозділи до ухвалення оперативних управлінські рішення. 6. Формування відповідної регулярної звітності клієнтам і контролюючим органам.

З аналізу технологічного процесу видно, що він безпосередньо пов’язані з технологією проходження документів, тобто. з документообігом. ГОСТ визначає документообіг як «рух документів мають у організації з їх створення, або отримання до завершення виконання чи відправлення». Управління документообігом у процесі виконання зобов’язань за угодою таки є одним із основних цілей, завдань, які бэк-офисом.

Процес проходження документів за угодою жорстко регламентований і гранично короткий. Саме тому від якості організації документообігу залежить як робота самого бек-офісу, але й компанії, у цілому, т.к. саме документообіг за угодою є складовою частиною основний діяльності брокерських і дилерських компаний.

А, щоб розробити конкретну організаційну структуру бэкофісу компанії та оптимальний процес документообігу, необхідно знайти й проаналізувати проведені операції, розбити їх у етапи, визначити документи, із якими пов’язаний той чи інший етап виконання угоди, та був «побудувати конвеєр» проходження документів, більшість серед яких є основою записів в регістрах внутрішнього учета.

Наприклад розглянемо операції з купівлі-продажу акцій (бездокументарних корпоративних цінних паперів приватизованих предприятий).

Етапи, і навіть перелік й ті види документів, пов’язані з тим або іншим суб'єктам етапом, залежить від характеру контрагента (фізичне, юридична особа, підприємець, резидент чи нерезидент), та умовами виконання зобов’язань за угодою (наприклад, хто перереєстровує цінних паперів) і південь від місця укладання угоди (визначать лад і процедуру підписання і виконання договору), від місця обліку прав по цінних паперів (реєстратор, депозитарій, номінальний власник), а також наявності рахунки системі обліку прав по цінних паперів і др.

Спочатку розглянемо угоду щодо покупки цінних паперів в юридичного особи — резидента, закладену в ВПС (Російської Торговельної Системі), в результаті якої цінних паперів буде переведено на раніше відкритий лицьової рахунок у системі обліку реєстратора. У разі ми виникає зобов’язання щодо оплаті, у контрагента — на поставку цінних паперів. У цьому «готує» договір, реєструє угоду й проводить перереєстрацію прав по цінних паперів контрагент.

Виконання нами зобов’язань з цієї угоді (купівля — перереєстровує контрагент) може бути розбитий ми такі основні этапы:

1. Укладання угоди торговим отделом.

2. Відправлення підтвердження сделки.

3. Підписання договори та передатного распоряжения.

4. Передача необхідні перереєстрації документов.

5. Одержання від контрагента копії документа про перерегистрации.

6. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату ЦБ.

7. Передача контрагенту факсимільного зв’язком копії документа про оплате.

8. Одержання від контрагента оригіналу документа про перерегистрации.

Залежно від порядку виконання зобов’язань (предпоставка чи передоплата) зміниться порядок проходження этапов.

Розглянемо як виглядатимуть етапи виконання угоди купівлі в разі, якщо перереєстрацію прав по ЦБ перебирає покупець (купівля — перереєстровуємо мы):

1. Укладання угоди торговим отделом.

2. Відправлення підтвердження сделки.

3. Підписання договори та передатного распоряжения.

4. Одержання від контрагента необхідні перереєстрації документов.

5. Передача реєстратору необхідні перереєстрації документов.

6. Одержання від реєстратора рахунку за оплату услуг.

7. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату счета.

8. Оплата рахунку за перерегистрацию.

9. Передача реєстратору платіжного доручення оплату услуг.

10. Одержання від реєстратора документа про перереєстрації ЦБ.

11. Передача контрагентові копії документа про перерегистрации.

12. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату ЦБ.

13. Передача контрагенту факсимільного зв’язком копії документа оплату. Аналогічно розглянемо етапи виконання угод із продажу цінних бумаг.

Продаж — перереєстровуємо мы:

1. Укладання угоди торговим отделом.

2. Одержання підтвердження сделки.

3. Оформлення договору ЄС і передатного распоряжения.

4. Підписання договори та передатного распоряжения.

5. Одержання необхідні перереєстрації документов.

6. Реєстрація угоди інвестиційному институте.

7. Передача реєстратору необхідні перереєстрації документов.

8. Одержання від реєстратора рахунку за оплату услуг.

9. Підготовка службової записки в бухгалтерію оплату счета.

10. Оплата рахунку за перерегистрацию.

11. Передача реєстратору платіжного доручення оплату услуг.

12. Одержання від реєстратора документа про перереєстрації ЦБ.

13. Передача контрагенту копії документа про перерегистрации.

14. Одержання від контрагента факсимільного зв’язком копії документа про оплате.

15. Кошти надійшли на наш розрахунковий счет.

Продаж — перереєстровує контрагент:

1. Укладання угоди торговим отделом.

2. Одержання підтвердження сделки.

3. Оформлення договору ЄС і передатного распоряжения.

4. Підписання договору ЄС і передатного распоряжения.

5. Передача необхідні перереєстрації документов.

6. Реєстрація угоди інвестиційному институте.

7. Одержання від контрагента копії документа про перерегистрации.

8. Одержання від контрагента факсимільного зв’язком копії документа про оплате.

9. Кошти надійшли на наш розрахунковий счет.

10. Одержання від контрагента оригіналу документа про перерегистрации.

Тепер з прикладу варіантів «Купівля — перереєстровує контрагент» і «Продаж — перереєстровуємо ми» визначимо перелік необхідні документи, із якими пов’язаний той чи інший етап виконання сделки.

Під час проведення операцій із цінними паперами у межах договору з клієнтом для подання посередницьких послуг процес виконання доручення клієнта включає у випадку додатково до перерахованому такі этапы:

1. Укладання договору для подання посередницьких услуг.

2. Одержання від клієнта доручення сделку.

3. Підтвердження ухвалення доручення сделку.

4. Передача трейдерові розпорядчої записки на висновок сделки.

5. Укладання сделки.

6. Повідомлення клієнту про взяття сделки.

7. Підтвердження клієнтом одержання повідомлення про взяття сделки.

8. Виконання угоди за дорученням клиента.

9. Звіт клієнту про виконання доручення із фотографією копій документів, підтверджують витрати на виконання поручения.

10. Підтвердження клієнтом доцільності витрат за виконання поручения.

11. Виставляння клієнту рахунків-фактури на винагороду за надані услуги.

12. Періодична звітність клієнту стану війни і русі коштів й ринок цінних бумаг.

Етапи, і навіть перелік й ті види документів, пов’язані з тим або іншим суб'єктам етапом залежить від характеру клієнта (фізичне, юридична особа, підприємець, резидент чи нерезидент), від місця обліку прав по цінним паперам, що належить клієнту, та умовами виконання зобов’язань по договору для подання посередницьких послуг і т.п.

Отже, з викладеного вище видно, у процесі своєї роботи бэк-офис стикається з більший обсяг документів, які у обов’язковому порядку необхідно систематизувати у тому, щоби вчасно знаходити потрібний документ, зданий в архив.

Усі (копії документів), які проходять угоді доцільно формувати в «справа» під номером, відповідним номера договору. «Річ» підколювати в папку, що містить опис що у ній справ, і пойменовану відповідно до ухваленій у компанії систематизацією (по емітентам, за видами операцій та т.п.).

«Справи» клієнтів доцільно формувати за договорами для подання посередницьких послуг із фотографією до кожного дорученням клієнта документів з його виконанню й відповідної отчетности.

У процесі своєї роботи, компанія виходячи з укладених угод, які забезпечували проведення операцій із цінними паперами, взаємодіє зі безліччю інших (крім клієнтів — і контрагентів) сторонніх організацій (реєстратори, депозитарії, клірингові компанії та ін.). У процесі взаємодії з-поміж них відбувається обмін документами, не пов’язаними безпосередньо з виконанням угоди, а необхідні проведення відповідних звірок, упорядкування необхідної звітності тощо. Документи з взаємодії зі сторонніми організаціями також доцільно формувати в «дела».

Як зазначалося, конкретна організаційну структуру бек-офісу компанії визначається змістом потребують і обсягом проведених операцій. З аналізу процесу виконання й обліку угод, можна виділити такі основні ділянки, пов’язані з виконанням етапів угод: ділянку, зайнятий оформленням договорів, ділянку, який би перереєстрацію прав по ЦБ, ділянку, який би оплату ЦБ і постачальники послуг сторонніх організацій, пов’язаних з виконанням угод, ділянку, який би контролю над виконанням зобов’язань за договорами, що відстежує витрати й доходи за операціями із цінними паперами і яка формує звітність про стан власного портфеля компанії та коштів, виділених з його формирование.

При наданні компанією посередницьких послуг необхідний ділянку, що відстежує виконання посередницьких договорів і яка формує звітність про стан коштів і портфелів клиентов.

Інформація етапи формування відповідних документів, про реквізитах здобутих і сформованих документів, і навіть етапи виконання зобов’язань за операціями із цінними паперами і за договорами на надання посередницьких послуг, відбивається у внутрішньому обліку кожному ділянці принаймні проходження на ділянці первинних документів і майже виконання відповідних етапів. Інформація накопичується і систематизується в дисконтних регістрах, виходячи з яких проводиться контроль і формується відповідна отчетность.

Показати весь текст

Заповнити форму поточною роботою