Підготовка та презентація підсумкового звіту про дослідження

Вивчення даної теми вимагає перш за все ознайомлення з основними вимогами до звіту:

орієнтація на замовника, його потреби та проблеми;

повнота — представлення необхідної і достатньої інформації, яку потребує замовник чи потенційний читач;

точність — відповідальна обробка даних, логічність аргументації, вміла побудова фраз, грамотність;

ясність — чіткість організації звіту, логічна послідовність мислення, точність використання виразів і термінів, однозначність та зрозумілість мови;

виразність — акцентування головних результатів, вираження думок чітко і повно, без зайвих слів;

акуратність — дбайливість та охайність виконання.

Письмовий звіт може складатися з нижче вказаних частин:

Титульний аркуш. Тут указується тема звіту, назва організації, для якої він складений, та організації, що його представляє, дата складення звіту, можуть бути названі особи, для яких складено звіт і які його розробили.

Зміст. Перелік усіх розділів та параграфів із вказівкою на сторінки, де вони знаходяться у звіті.

Короткий огляд. Це найбільш важлива складова частина звіту, оскільки тут акцентується увага на всіх важливих моментах основної частини звіту. Тут має місце основна інформація, а також найбільш вагомі результати проведеного дослідження та рекомендації.

Структура короткого огляду може бути така:

вступ (хто дав санкцію на проведення дослідження і з якою метою, якою проблемою або гіпотезою керувався дослідник);

найбільш суттєві відкриття чи результати;

висновки та рекомендації.

Вступ — інформація, необхідна читачеві для того, щоб належним чином оцінити обговорення теми в основній частині звіту. Тут також слід пояснити терміни, які використані при складанні звіту, передісторію проведення даних досліджень, чітко визначити їх специфічні цілі.

Основна частина. Повинна містити детальні матеріали дослідження, його метод, результати та обмеження. До відома читачів необхідно довести, яким був проект дослідження і чому, які дані (первинні чи вторинні) були використані, як збирались первинні дані й визначалася вибірка.

Результати досліджень повинні бути викладені детально з використанням відповідних таблиць, діаграм, рисунків.

Обговорюючи обмеження, слід указати на міру точності розрахунків та можливості узагальнення одержаних результатів.

Висновки і рекомендації по кожному об'єкту дослідження чи проблеми.

Додатки — матеріали, які занадто складні, спеціалізовані або необов’язкові в основній частині звіту (копії опитувальних листків, форми реєстрації спостережень, карти для визначення вибірки, об'ємні таблиці, бібліографія тощо).

Часто замовники маркетингових досліджень бажають заслухати проміжні, а також фінальний звіти в усній формі. Принципові підходи до підготовки та представлення усних звітів аналогічні письмовим. Але існують і деякі особливості. При підготовці і поданні усного звіту про результати маркетингових досліджень слід дотримуватись таких вимог:

знати замовника: рівень його технічної підготовки, міру заінтересованості в результаті дослідження тощо;

правильно організувати презентацію;

використовувати ефективні наочні засоби та ілюстрації.

При проведенні презентації усного звіту про результати маркетингових досліджень слід дотримуватися наступного:

витримувати часові межі презентації;

витрачати не більше половини відведеного часу на офіційну презентацію;

надавати достатньо часу для пояснення інформації, яка міститься в таблицях, діаграмах тощо;

резервувати час для відповідей на запитання та дискусії;

використовувати зрозумілі слова і фрази;

звернути увагу на дикцію.

У процесі підготовки ілюстративних матеріалів необхідно дотримуватися правил:

таблиці та діаграми мають бути простими і зрозумілими, відбиваючими найважливіші результати проведених маркетингових досліджень;

наочні матеріали не повинні перевантажувати слухачів надлишком інформації;

техніка виконання наочних матеріалів повинна дозволяти користуватись ними всім присутнім;

поєднаність кольорів має бути гармонійною;

час на подання матеріалів повинен бути розподілений пропорційно.