РОЗДІЛ 1. Організація документообігу на підприємстві

Основні поняття, види і форми документів. Вимоги до змісту і оформлення

Слово документ походить від латинського слова «docere» (знати, свідчити). Буквальний переклад слова «document» — свідоцтво, свідчення, посвідчення, джерело.

Згідно закону України «Про інформацію» документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Первинний документ — це документ, що містить в собі вихідну інформацію.

Вторинний документ — це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв’язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.

Найбільш значимими є наступні властивості:

• 1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
• 2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
• 3) структурованість — тісний зв’язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.

Визначають наступні основні ознаки документа:

• 1) наявність семантики змісту, тобто документ є носієм думки, що передається знаками; сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа (повідомлення), є його обов’язковою ознакою;
• 2) стабільна матеріальна (речова) форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання й надати можливість багаторазового використання та переміщення інформації в просторі й часі;
• 3) за ознакою призначеність для використання в соціальній комунікації статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в просторі й часі, а отже, документи є носіями інформації, спеціально створені людиною для забезпечення певних комунікаційних цілей;
• 4) завершеність повідомлення, тобто документ не може бути повноцінним через фрагментарне незавершене повідомлення.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

• 1. Текст викладати від третьої особи. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.
• 2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
• 3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення.
• 4. Використовувати синтаксичні конструкції.
• 5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення.
• 6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
• 7. Уживати прямий порядок слів у реченнях.
• 8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну.
• 9. Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму.
• 10. Уживати інфінітивні конструкції.
• 11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу.
• 12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами.
• 13. Віддавати перевагу простим реченням.

Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежать від якості оформлених документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити. Термін «реквізити» походить від лат. requisitum, що означає «потрібне, необхідне». Такими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

• — назва документа (форми);
• — дата і місце складання;
• — назва підприємства, від імені якого складено документ;
• — зміст та обсяг господарської операції;
• — одиниця виміру господарської операції;
• — посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• — особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити:

• — ідентифікаційний код підприємства чи особи;
• — номер документа;
• — підстава для здійснення операції;
• — дані про документ, що засвідчує особу;
• — інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку. Такі документи, як правило, є причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

• — первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
• — документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.
• — у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
• — записи в первинних документах роблять чорнилом темного кольору, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
• — вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• — у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;
• — кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
• — керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
• — забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
• — складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом «виправлено» і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
• — підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;
• — у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов’язковим зазначенням номера;
• — відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
• — первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Велике значення у виконанні цих вимог мають уніфікація та стандартизація документів. Під уніфікацією документів розуміють розробку єдиних зразків документів для оформлення однотипних господарських операцій на підприємствах, в організаціях і установах незалежно від виду діяльності та форм власності. Так, уніфіковано всі банківські та касові документи, бланки авансових звітів та посвідчень на відрядження, товарно-транспортних накладних, розрахунково-платіжних відомостей, податкових накладних та інших документів. Уніфікація документів забезпечує широту використання, можливість всебічного опрацювання на ПЕОМ, масове тиражування бланків, що здешевлює їхню вартість.

Під стандартизацією документів розуміють встановлення для бланків однотипних документів однакових, найбільш раціональних розміру і форми із завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими тиражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

Розробляє і затверджує типові форми первинного обліку Державний комітет статистики (Держкомстат) України.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тисяч документів представлено на рисунку 2.1.

Рисунок 2.1 — Схема документообігу для підприємств з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів

Схеми руху документів затверджує керівник служби діловодства.

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).