Система контролю за на фінансові потоки

Система контролю за на фінансові потоки

Пьетро Арентино, провідний консультант Групи Компаній «Бэстконсалт».

Многие російські компанії чимало знають, що таке бюджетування. Та коли доходить до контролю виконання бюджету та взагалі його аналізу, більшість фірм має з безліччю питань: як здійснювати контроль, хто це робити, як оцінювати виниклі відхилення.

В основі концепції бюджетного контролю лежать два поняття: план і факт. Мета контролю та аналізу виконання планових бюджетних показників — управління відхиленнями, впливають на фінансові результати. У процесі контролю бюджетний контролер, по-перше, збирає, обробляє і аналізує інформацію про фактичних результати фінансово-господарської діяльності. По-друге, виявляє відхилення від планових значень і аналізує їх причини. По-третє, приймає управлінські рішення з коригуванні планів та бюджетів в допустимих випадках.

Чтобы здійснити цих функцій, важливо налагодити ефективну систему контролю.

Проверенные методи

В компанії може бути реалізований масу різноманітних методів контролю бюджету. Чимало їх ми є узкоспециализированными і складні (наприклад, метод «освоєного обсягу» з метою оцінки виконання бюджету проекту). Ми зупинимося двома загальноприйнятих засобах:

контроль бюджетів по отклонениям;

оперативный контроль платежів (казначейський контроль).

Бюджет компанії є фінансовий план дій зі досягненню рівня прибутковості. Тому основою системи контролю має бути контроль витрат. Для його реалізації використовується розрахунок відхилень, під час якого:

выявляют відхилення з урахуванням даних управлінського обліку (якщо забезпечена однорідність планових і фактичних даних);

оценивают відхилення з погляду впливу запланований результат;

определяют характер відхилень (наприклад, регулярне чи випадкове) та його причини, які може бути як внутрішніми, і пов’язані з непередбачуваними змінами зовнішніх умов;

подготавливают рекомендації і можливі управлінські рішення з урахуванням аналізу відхилень.

Эти функції, зазвичай, виконують фінансово-економічні служби: планово-економічний відділ, або відділ бюджетного планування (залежно від організаційної структури підприємства).

Чтобы виявити відхилення, фахівці фінансово-економічної служби постатейно порівнюють фактичні і планові дані. А щоб оцінити вплив відхилень на запланований результат, вони використовують розрахунок частки окремих статей. Приклад (див. таблицю) представлений розрахунок відхилень фактичних величин від планових: по дохідним статтям (реалізація з товарів) використовується формула «факт» — «план», по видатковими статтям — формула «план» — «факт».

Мы бачимо, що ця компанія отримала на 50 000 рублів менший прибуток, що було заплановано. Щоб співаку визначити впливом геть це відхилення дохідних і видаткових статей, потрібно розрахувати питому вагу за такою формулою:

(«отклонение за 57-ю статтею"/ «відхилення за прибутком») x 100%.

В стовпці «Відхилення» ми маємо дані, що свідчать про тому, що отримана фактична прибуток на 25 відсотків нижчі запланованої. Це своє чергу, на 60 відсотків обумовлена тим (стовпець «Питома вага»), що збільшилися постійні витрати. І, відповідно, на 40 відсотків — тим, що зменшилася реалізація.

На основі даних розрахунків фахівець фінансово-економічної служби підготовляє аналітичну записку рекомендацій виправлення поточну ситуацію наступного звітному періоді. Наприклад, за даними розрахунках, підприємству необхідно збільшити продажу на 20 000 карбованців і знизити витрати на статті «Охорона» на 10 000 рублів, а, по статті «Заробітну плату» — на 30 000 рублів. У цьому у підприємства є резерв 10 000 рублів на додаткові видатки за оренду.

Контроль відхилень за своєю природою є «контролем фактично доконаною операції». Він здатний запобігти одиничного факту фінансово-господарську діяльність, який призводить до несприятливого зміни. Але він ефективний на тривалих бюджетних періодах, якщо проводиться на регулярної основі. Тобто, контролюючи відхилення, що у місячних бюджетах, можна встигнути прийняти управлінське рішення і выравнить показники по року. Наприклад, компанію з підсумкам дев’яти місяців отримує даних про перевитраті коштів за статтями «Видаткові матеріали» і «Реклама». Відповідно, необхідно ухвалити коригування до бюджету 4 кварталу: зменшити витрати по відповідних статей, встановивши жорсткі ліміти чи контроль казначейського виконання бюджету. У результаті дозволить усунути що виник перевищення.

Оценка відхилень і аналіз

Перед тим як зробити аналіз відхилень бюджетних статей чи показників, необхідно визначити, які відхилення, передусім, важливі. Наприклад, для компанії немає потреби виробляти аналіз відхилення такого показника, як курс валют — це зовнішня середовище, яка керована підприємством. І, навпаки, показниками «виробнича собівартість» чи «собівартість реалізації продукції» можна управляти. І тому досить визначити структуру собівартості. Далі слід визначити межа допустимих відхилень. Як правило, його встановлюють у процентному відношенні до запланованої величині. Розмір даних відхилень може становити 10 відсотків, але у середньому варіюється лише на рівні трьох-п'яти відсотків. Визначення краю — це дуже оцінка. Зазвичай, компанії керуються питому вагу цієї статті. Якщо питому вагу статті «Заробітну плату» становить 30 відсотків від витрат, то планування стане точніше і межа допустимих відхилень становитиме 0,5−1 відсотка. При плануванні, наприклад, канцелярських витрат, складових 0,05−0,1 відсотка загальної величини витрат, межа відхилень може бути встановлений лише на рівні 5−10 відсотків.

Контроль виконання бюджетів, і аналіз зазвичай здійснюють планово-экономические служби. Для аналізу виконання бюджету використовують такі види аналізу, як ранжування, факторний аналіз, «план-факт «аналіз стану та інші.

Ранжирование застосовується у тому випадку, коли необхідно провести з порівняльного аналізу функціональних центрів відповідальності, бизнес-единиц, філій тощо. п. по статтями бюджету. У цьому виявляються найдохідніші і/або найбільш збиткові підрозділи чи напрямів діяльності. Наприклад, ранжування ефективно застосовується, коли порівнюються бюджети продажам за філіям.

Факторный аналіз призначений у тому, щоб виявити чинники, вплинули зміну значень аналізованих бюджетних статей чи показників. У цьому вигляді аналізу можна, наприклад, визначити вплив кожного з філій загальну суму реалізації товарів та послуг. Суть факторного аналізу зводиться до того що, щоб визначити причину відхилень показників та спробу виробити рекомендації з їхньої усунення. Вище ми розглянули приклад виявлення відхилень від запланованого результату. Було визначено питому вагу кожної статті у загальному зміні фінансового результату. Тим самим було ми провели факторний аналіз.

План-факт аналіз можна проводити як всіх основних, так окремих операційних бюджетів. Його головна мета — виявити причини відхилень, саме — які з показників, бюджетних статей, сценарних умов вплинули на виконання компанії.

Приведенные методи прості й ефективні в оцінці відхилень, тому їх застосовує більшість російських компаній.

Казначейский контроль

Существенная складова системи контролю — контроль казначейським виконанням бюджету. Те є контроль надходження й витрачання коштів, які заплановані у бюджеті руху коштів.

Оперативный контроль бюджету руху коштів, зазвичай, здійснює бюджетний контролер. Він, керуючись затвердженими лімітами коштів, визначає статті бюджету фінансування надпланових витрат. Фінансовий контролер оцінює кожну що надходить заявку за проведення розрахунків й з’ясовує, вбирається у вона ліміт з відповідній статті бюджету. Перевищення лімітів в бюджетному періоді може допускатися лише з спеціальному розпорядженню уповноваженого посадової особи. Звичайно їм є фінансовий чи генерального директора. Але коли мова про перерозподілі витрат між різними бюджетними статтями, повноваження, зазвичай, закріплюються за самими фінансовими контролерами.

Казначейский контроль часто-густо застосовується у холдингах, де управляюча компанія розпоряджається грошима філій. Самі філії лише ініціюють платіж, а фінансове управління головний компаній порівнює його суму з даними, закладені у бюджеті. І після цього приймають рішення оплату.

Пример

Филиалы однієї золотодобувної компанії, які працюють у різних регіонах, не розпоряджаються грошима, крім виплати зарплати персоналу. Усі інші витрати оплачує головна компанія, яка була в Москві. Існуюча система казначейського контролю регламентує усі фінансові операції рухом коштів. Та заодно має достатньої гнучкістю і передбачає можливість перерозподіляти за необхідності грошові потоки між різними філіями чи бюджетними статтями витрат. Система дозволяє збільшити ефективність використання коштів компанії. Наприклад, коли одному з філій виникла потреба оплатити незаплановані роботи про ремонт устаткування, компанії годі й говорити залучати додаткові кредити.

Однако слід зазначити, що не ця методика є дієвою. Типова помилка в такому вигляді контролю — жорстке закріплення лімітів як не глянь і неотлаженная система коригування бюджету. У разі підприємство позбавлене гнучкості і здатне швидкого реагування зміни. Підприємствам варто враховувати.

Пример

Так, бюджет одного металургійного заводу суворо регламентував витрати на списанню технологічних матеріалів виробництва продукції. Закупівля даних матеріалів розраховувалася з планованої величини списання. Потім технологія виробництва змінилася. У зв’язку з цим виникла потреба збільшити добові норми витрат і придбати дорожчі технологічні матеріали. У цьому обсяги виробництва мав залишатися тому ж рівні. Сума, зазначена в заявці для закупівлі матеріалів, була вищою встановленої. Тому фінансовий контролер, керуючись плановими даними, її скоротив. Адже коригування витрат на закупівлю було дозволено лише у разі збільшення обсягів виробництва. У результаті призвела до того, що у наступному звітному періоді знизилися обсяги виробництва.

.

Список литературы

Для підготовки даної праці були використані матеріали із російського сайту internet internet.